Opinió i valoració de Hubstaff

Hubstaff (que comença a partir de 5 dòlars mensuals per usuari) s’assembla molt als fulls de càlcul guanyadors d’elecció dels editors, ja que ambdues eines es centren gairebé exclusivament en les funcions de seguiment del temps. Hubstaff divideix aquest focus enfocant una mica les funcions de monitoratge dels empleats, com ara el control de pulsacions de teclat, però en la seva majoria està centrat en el seguiment del temps. Tot i així, però, no arriba al màxim a les fitxes TS d'aquest departament, ja que es fa una mica millor quan es tracta de funcions més avançades.

Si bé les solucions de joc pur, com Hubstaff i TSheets apel·len a molts clients, d'altres solen desitjar un conjunt de funcions més ampli que es pugui estendre a la gestió de projectes (PM), la gestió de despeses o la facturació, per exemple. Entre les eines que s'inclouen en aquesta categoria s'inclouen Mavenlink i el nostre altre seguiment de temps Zoho Projects guanyador de la selecció d'Editors

Preu i plans

Hubstaff es va crear per proporcionar-vos una supervisió a nivell gran dels germans quan els treballadors treballen, què fan mentre treballen i què heu de pagar quan finalitzi la feina. El pla bàsic de 5 dòlars per mes us permet accedir a eines de seguiment de temps senzilles, a un gestor de programes de pagaments per a empleats, a una assistència 24 hores i a configuracions d'usuari que es poden gestionar de manera personalitzada. A més, aquest pla us permet fer un seguiment de si els vostres empleats estan o no treballant, permetent-vos enregistrar captures de pantalla mentre funcionen, així com controlar l’activitat del teclat i del ratolí durant els torns. De les eines que vam provar en el cercle de seguiment de temps, Hubstaff i Time Doctor són les úniques eines que van oferir aquest nivell de coneixement sobre com progressen els treballadors. Tot i que el control del teclat i la pantalla són útils (encara que abastin) les funcions per a un monitor de desplaçament, la implementació de Hubstaff deixa molt a desitjar (més endavant).

El pla Premium de 10 dòlars per usuari per mes inclou tot el que trobareu al pla bàsic, però també accedireu a la interfície de programació d'aplicacions (API) de Hubstaff per integrar l'eina amb un altre programari de tercers. El paquet Premium també inclou una lleugera eina de programació que permet als administradors poder assignar torns i delegar tasques des de la consola. Els clients premium també poden utilitzar l’eina per crear factures i fer pagaments amb PayPal de forma automàtica. Els clients que paguen anualment rebran dos mesos de franc (pels dos nivells de preus).

En comparació amb TSheets, el seu competidor més proper al nostre cercle, Hubstaff té un preu raonable, especialment si es tenen les funcions de control addicionals que no estan disponibles en eines competitives. TSheets ofereix un compte gratuït bàsic, així com un compte de 5 USD per usuari per mes que cobra una quota base de 20 dòlars mensuals per a equips amb menys de 100 usuaris i una tarifa base de 100 dòlars al mes per a equips amb més de 100 usuaris. La tarifa base, que Hubstaff no cobra, fa que els TSheets siguin lleugerament més cars que Hubstaff, fins i tot al nivell Premium de Hubstaff. Hubstaff té previst allunyar un pla de preus que agrupi el nombre d’usuaris en quantitats definides com 5, 10 i 15 i, en canvi, serà més exacte amb els preus d’acord amb el nombre d’usuaris. Per exemple, una empresa amb 17 usuaris jugarà per 17 usuaris en lloc d’arrodonir el número al preu per a 20 usuaris, que és de 99 dòlars per usuari al mes.

Si esteu més interessats en aquestes voluminoses solucions de gestió de projectes, haureu d’aconseguir una mica més d’efectiu. Mavenlink cobra 39 dòlars per usuari al mes pel seu pla més barat que inclou el seguiment de temps. Zoho ofereix el seu pla de seguiment de temps més barat a 20 dòlars mensuals per a 10 usuaris i 10 projectes (que és un tracte decent si necessiteu totes les funcions addicionals de PM). El pla de seguiment de temps més barat de Wrike costa 24, 80 dòlars per usuari al mes.

Característiques i interfície d'usuari

La interfície d'usuari de Hubstaff (interfície d'usuari) de Hubstaff està dissenyada amb una atractiva barra de navegació grisa i blava del ferrocarril esquerre que deixa molt espai a la part dreta de la pantalla per a l'entrada i anàlisi de dades. Quan inicieu la sessió per primera vegada al sistema, se us dirigirà al quadre de comandament principal, que us proporciona una visió general de quantes hores han treballat els vostres empleats aquell dia i quantes hores han treballat durant els darrers set dies. També veureu una llista de cada membre, les seves tasques més recents i el grau d’activitat que han tingut durant la setmana passada. Es tracta d’una sòlida visualització de dades de gestió de projectes que permet diferenciar de forma immediata entre els caps de treball i els comentaris, i que de seguida crida a l’atenció els projectes que estan rebent més que prou atenció i els projectes que es deixen de banda.

Vam convidar els usuaris a unir-se al nostre compte com a membres per a algunes de les nostres adreces de correu electrònic actives. Quan s'afegeixen correctament, els empleats es mostren com a "membres" que es mostren a la vista d'administrador. Però quan vam afegir un usuari a una de les nostres adreces de correu electrònic actives, l’usuari encara apareixia a Invites, però no apareixia a Membres. Hem rebut una notificació per correu electrònic de "Invitacions excepcionals". Tot i que ja vam acceptar la invitació per a una adreça de correu electrònic, no es va mostrar al sistema com es va acceptar. Hem fet clic a l’enllaç al correu electrònic, que ens portava a la llista de invitacions. A continuació, hem seleccionat Acció i Reenvia la invitació. Un representant de Hubstaff ens va dir que quan acceptem la invitació del nostre altre compte, hem de tancar la sessió de Hubstaff completament i iniciar la sessió des de l’altre compte. Un cop fet aquest pas, hem pogut afegir el nou membre amb èxit al nostre compte i haurem de fer el seguiment del temps des del compte separat.

Hi ha dues maneres d’afegir temps a Hubstaff: Podeu crear fulls de temps manuals amb hores passades treballades o bé podeu utilitzar la funció de cronòmetre. Anteriorment, Hubstaff només oferia la funció de cronòmetre a la seva aplicació d'escriptori. Ara podeu utilitzar el botó de cronòmetre a l’aplicació per a mòbils, a l’aplicació d’escriptori o al lloc web. Afegiu una tasca per treballar i, a continuació, feu clic al botó de fletxa del cronòmetre per començar a cronometrar el vostre treball. Per canviar les tasques, feu clic al menú desplegable del widget del temporitzador per canviar a una altra tasca. Per exemple per a "Nou treball del túnel del ferrocarril", volíem canviar les tasques de "Perforació a la roca inferior" a "Realització del treball elèctric". Un cop canviem el desplegable, el temporitzador es va aturar. A continuació, vam fer clic en la fletxa per començar el cronòmetre per a la tasca nova però relacionada.

Amb la funció de full de temps, registreu les vostres hores com probablement ho heu fet amb el bolígraf i el paper durant l’era analògica del seguiment de temps. Essencialment, treballau el vostre torn, afegiu temps al vostre full de temps i us inscriviu. Aquest és un mètode força normalitzat de seguiment del temps. Malauradament, com que Hubstaff no us permet afegir temps futur, no podeu utilitzar la plataforma com a planificador de canvis. Els administradors poden permetre als usuaris editar manualment fulls de temps enviats anteriorment i poden obligar els usuaris a requerir un motiu per assegurar-se que realment estan afegint hores treballades. Els administradors també poden recordar als usuaris que comencin a fer el seguiment del temps si no han entrat al sistema des de fa temps.

L'aplicació nativa realitzarà una foto a intervals aleatoris de fins a tres trets per hora, depenent de la freqüència amb què l'administrador vulgui espiar els treballadors. Les captures de pantalla es poden difondre parcialment per no registrar informació sensible a cada presa, però no es té prou amb la pantalla perquè encara tingui la idea de si la pantalla està en contingut relacionat amb el treball o relacionat amb el joc. Aquesta és una forma molesta i complicada de fer el seguiment manual del temps, sobretot si aneu de tasca a tasca durant tot el dia. Hubstaff hauria de trobar una manera d’afegir els elements de raspall a l’arquitectura basada en el núvol com ho va fer amb el cronòmetre per simplificar la facilitat d’ús.

La pestanya Planificacions permet assignar dates i hores perquè els treballadors treballin. Podeu definir un nombre mínim d’hores per treballar i una durada de pausa per dinar. Hubstaff també us permet establir un canvi recurrent. El programari d’informació de l’eina ha millorat des de la darrera revisió, però segueix buscant el d’eines més robustes com Zoho Projects. A Hubstaff tindreu accés a informes sobre temps treballat, percentatge d'activitat i diners invertits. Des de la darrera revisió, Hubstaff ha afegit una visió gràfica de tot un flux de treball. Aviat, Hubstaff té previst afegir la possibilitat d’estalviar filtres per a una cerca determinada en lloc de buscar membres per separat. Podeu visualitzar un informe sobre el temps i les activitats o informes sobre l’activitat setmanal, els pagaments, l’import que es deu, els pressupostos del projecte, els saldos d’extinció, les factures i molt més. Si el vostre objectiu és aprendre i evolucionar en funció de quan i de com gestionen el temps els vostres empleats, us convindria més treballar amb Zoho Projects.

Els administradors reben notificacions quan han arribat a límits pressupostaris i de personal setmanals. Les factures es calculen i es creen automàticament en funció del temps que treballava cada empleat, així com de la seva taxa de salari associada. Podeu configurar nòmines automàtiques mitjançant PayPal, que us permet automatitzar els pagaments en funció del temps rastrejat dins de l’eina. Tingueu en compte que els usuaris no han d’enviar temps per aprovar-los, de manera que es faran pagaments automàtics tant si els empleats tenien raó com si no tenien en compte el nombre d’hores que van treballar. No hi ha cap record per als gestors que revisin dos cops cada full abans que els pagaments automàtics surtin, així que si us preocupa fer pagaments falsos, podeu configurar els pagaments de PayPal com a manuals.

Com a part de la configuració de configuració, podeu controlar qui rep alertes sobre un usuari (administració, usuari, ambdós o no). Creiem que és intel·ligent que tant l’administració com l’usuari ho rebin. Mentrestant, a l’hora d’editar, Hubstaff permet establir un motiu per al temps d’edició. Potser això és útil quan les empreses necessiten guardar registres perquè no es facin auditories.

Seguiment dels empleats

Hem tocat com algunes de les funcions més importants de Hubstaff tenen un aspecte relatiu al seguiment del temps. Però la plataforma també té molts dels distintius de les eines de control dels empleats. Les funcions de control dels empleats de Hubstaff inclouen registre de pulsacions de teclat, supervisió d’URL i d’aplicacions, GPS i localització de pantalla, i captures de pantalla d’activitats.

Un cop hàgiu definit els usuaris i baixen l’aplicació de temporitzador a la seva màquina, l’aplicació d’escriptori no només fa el seguiment del temps, sinó que realitzarà captures de pantalla de manera aleatòria o a intervals personalitzats, com ara tres captures de pantalla per minut. Això no només s'aplica a la pantalla principal de l'usuari, sinó també a tots els monitors adjunts. Hubstaff no registra les claus, però fa un seguiment de l’activitat que es proporciona mitjançant el ratolí i el teclat, proporcionant als empresaris un càlcul de l’activitat que té l’empleat. Aquestes dades es converteixen en el tauler Hubstaff a la pestanya Activitat. Aquí és on podeu seleccionar un usuari al menú desplegable per veure les seves captures de pantalla correlacionades amb les dades de l’activitat.

Quan es tracta de monitoratge d’aplicacions i URL, Hubstaff va més enllà del simple seguiment del temps per veure quins llocs web i aplicacions van visitar o van obrir els empleats i quant de temps van tenir les seves sessions. El mòdul Informes pot executar consultes personalitzades en vectors com ara l’ús de l’aplicació mapejat amb temps i activitat. Hubstaff s’integra amb eines de gestió de projectes i tasques com Asana i Trello per filtrar els informes per projectes o tasques específiques per fer un seguiment de la productivitat.

Una característica única de control dels empleats que ofereix és el seguiment d’ubicacions GPS mitjançant l’aplicació mòbil de Hubstaff. Si bé l’aplicació per a mòbils en si mateixa no pot prendre captures de pantalla (el dispositiu mòbil) ni capturar l’activitat de l’aplicació mòbil i del lloc web, us permet fer un seguiment i registre de la ubicació dels empleats que treballen en el camp. Si bé la profunditat de les dades de control i de les funcions de vigilància no pot arribar a una potència de fàbrica com Teramind, la nostra elecció per a la supervisió dels empleats, Hubstaff té una selecció útil de funcions per als empresaris que desitgen una mica més de supervisió.

Accés mòbil

El seguiment del temps real a les aplicacions Android i iOS de Hubstaff és exactament el mateix que a l'aplicació d'escriptori, però l'aplicació per a mòbils ofereix una interfície especialment intuïtiva. L’aplicació mòbil permet als administradors supervisar els moviments mitjançant el seguiment GPS. Això us proporciona una visió general de la quantitat de moviments realitzats pel vostre empleat mitjançant la captura de dades d'ubicació en diferents etapes.

Al principi, no hem pogut iniciar el temporitzador d’una tasca, ja que no hem activat els Serveis d’ubicació per a Hubstaff. Un cop fet clic en Permet, vam poder començar a cronometrar el projecte Informes de SEO per a botigues XYZ.

El quadre de comandament mòbil a Hubstaff estava ordenat. La interfície de l'aplicació per a mòbils era força bona, però no es pot veure la columna Motius al full de temps. Hauríeu de desplaçar-vos amb la pantalla tàctil.

Quan feu clic a un element, podreu veure la quantitat de diners que es va gastar en funció de la quantitat de temps treballada. Al tauler principal, podeu fer un seguiment de la quantitat de temps i del cost tant per a membres individuals com per a equip. La interfície per a mòbils s’acostava a la qualitat dels TSheets, però aquesta darrera plataforma té un full de temps ben definit amb cada empleat separat per regles. També ens agraden les opcions de l'aplicació mòbil TSheets quant a Take Break, Clock In i Clock Out. Hubstaff té una funció de "pausa", però no es veia a les nostres proves.

Què hi falta

A finals de 2018, Hubstaff va publicar algunes actualitzacions que van tractar específicament algunes debilitats o omissions de funcions, com ara afegir un temporitzador web, definir opcions d’informació i afegir nivells d’activitat i monitorització de pantalla. A part del seu raspall de drenatge draconià i el seguiment de pulsacions de teclat, Hubstaff no fa una feina molt bona que permet una supervisió de canvis més profunda com les eines de gestió de projectes més grans. Per exemple, Hubstaff no permet el seguiment avançat. Si dirigiu una empresa de camions i us preocupa menys quantes hores va conduir un camioner que la distància recorreguda, no hi ha manera de gestionar-ho a Hubstaff. A diferència de Hubstaff, TSheets us ofereix la possibilitat de crear sis camps de seguiment avançat personalitzables addicionals. També podeu afegir una pregunta per a cada sortida de sortida (per exemple, "Hi va haver un incident? Sí. No") i el sistema obliga l'usuari a respondre a les consultes al final de cada torn o no podran fer un rellotge.

Tanmateix, Hubstaff és molt millor quan es tracta d’informar funcions. Antigament, podríeu afegir notes a un text buit arxivat, però ara aquests camps de notes apareixen als informes. Com la majoria de serveis, podeu exportar les dades en format CSV o PDF.

Per molt que Hubstaff tingui un seguiment del treball, l’eina no permet restriccions d’adreça IP, cosa que significa que els vostres empleats poden dir que treballen des de l’oficina, però en realitat poden estar treballant des d’un vaixell de creuer a les Bahames (tret que siguin ” utilitzeu l'aplicació per a mòbils per fer el seguiment del temps). Aquesta és una característica estàndard disponible en gairebé totes les altres eines que hem provat. Hubstaff tampoc permet que els administradors requereixin als usuaris que pugin una foto quan informin que funciona. Suposem que és excessiu fer que algú es faci un selfie just abans de començar a gravar la pantalla i controlar-ne les pulsacions, però TSheets us permet definir això com a requisit (cosa que té sentit, sobretot si feu un seguiment de les tasques realitzades fora d'un ordinador, com ara com a treballs de venda al detall, de construcció o d'entreteniment). El programari tampoc permet que els usuaris marquin a través d’una trucada telefònica, que és un element que els serveis com TSheets, VeriClock i Zoho Projects posen a disposició dels treballadors que no disposen d’un telèfon intel·ligent.

Una eina decent de seguiment de temps amb una mica de supervisió

Hubstaff és una eina fàcil de administrar, rica en funcions i de seguiment de temps. Si teniu diligència sobre el seguiment del comportament dels empleats mentre estigueu a peu de rellotge, llavors no hi ha cap programari millor que Hubstaff. Podreu registrar les captures de pantalla, fer el seguiment del volum de la tecla i els moviments de la ruta mitjançant el seguiment GPS.

Malauradament, si busqueu una plataforma que tingui més quilòmetres addicionals per habilitar la personalització, l'entrada de dades atípiques o una estructura d'informes més avançada, Hubstaff no serà adequat per a vosaltres. Tot i això, tot i que no es troba bé en els fulls TSHets, el molt millor Hubstaff és una opció sòlida per a una plataforma centrada en el seguiment del temps.