Implantació de bambú, pas a pas

BambooHR és la nostra elecció per als sistemes de gestió de recursos humans (RR). Disposa d'una interfície d'usuari magnífica i fàcil d'utilitzar (UI), una interfície de programació d'aplicacions (API) oberta que permet estendre l'eina a programari de tercers i una varietat de mòduls d'aplicació, com ara la gestió de projectes, el seguiment de sol·licituds (AT) i la nòmina, que us permeten ampliar les dades de recursos humans més enllà dels camps tradicionals.

Si heu llegit la nostra revisió de BambooHR i esteu interessats en conèixer com utilitzarà el sistema en les seves primeres quatre a sis setmanes, seguiu amb la seguretat: us hem cobert. Parlem amb l'empresa per oferir-vos una plantilla bàsica al procés d'implementació.

Tingueu en compte que BambooHR disposa de dos tipus de serveis d’implementació. Per als clients de més de 16 empleats, se'ls oferirà l'opció de comprar un paquet d'implementació. Aquest paquet ofereix un preu personalitzat que comença a 700 dòlars però augmenta fins a diversos milers de dòlars, depenent de quants empleats de la vostra empresa tingui previst entrar al sistema. Aquest és un procés guiat de quatre a sis setmanes i és el que detallarem.

Per a empreses amb 15 empleats o menys, BambooHR no proporciona un servei d’implantació complet. En canvi, la companyia ofereix un programa d’inici ràpid, que és essencialment una implementació guiada per a autoservei. Inclou quatre seminaris web que expliquen cadascuna de les funcions i temes rellevants de l’eina, així com correus electrònics de seguiment amb guies interactives. El programa d’inici ràpid costa 199 dòlars, però, si completeu el programa en tres setmanes, obtindreu un crèdit de 49 dòlars.

Introducció (una setmana)

Si heu optat per una implementació en coordinació amb BambooHR, el primer que heu de fer és convertir el vostre compte de prova en un nou compte net. Esborra totes les dades de prova i demostració i us dirigeix ​​a una enquesta d’implementació. Feu clic a la pestanya Introducció. Aquí, se us demanarà que introduïu informació de l'empresa, inclosos el vostre nom, correu electrònic, nom de l'empresa i dades de contacte principals. També se us demanaran preguntes específiques d’implementació, incloses quan tingueu previst habilitar l’accés dels empleats, si feu servir o no números d’identificació de l’empleat, serveis de tercers als quals vulgueu connectar-vos al sistema i quins mòduls voleu activa. Altres camps interessants inclouen si el vostre sistema haurà de tenir en compte les regulacions de dades estrangeres per als empleats internacionals i qualsevol conflicte que us impedeixi completar la integració en les properes quatre setmanes. També podreu afegir camps personalitzats al vostre sistema en aquest sondeig, de manera que tingueu a punt una llista si i quan decidiu començar a implementar el sistema.

Un cop completada l’enquesta, veureu una foto del responsable del projecte que us guiarà en aquest procés, així com una línia de temps aproximada de l’aspecte del procés d’implantació un cop que BambooHR hagi rebut i introduït les vostres dades. Quan estigueu preparats, envieu les dades del vostre empleat i de l'empresa al responsable del projecte. Les dades es poden enviar com a fitxer CSV o a qualsevol format de full de càlcul principal (però, no pot ser un fitxer de text o PDF). Si ja utilitzeu un sistema de recursos humans, podeu exportar les vostres dades i enviar-les directament a l’especialista en implementació de BambooHR.

Un cop rebudes les dades i entrades a BambooHR, espereu en la primera trucada amb un gestor de projectes. Durant aquesta trucada, comprovareu les dades del vostre sistema i discutireu tot el procés d’implantació des del principi fins al final. Aleshores, el vostre gestor de projectes us registrarà per al seminari de primer pas.

El webinar per començar és una visió administrativa d’alt nivell administratiu de la funcionalitat bàsica de BambooHR. Els usuaris d’administració aprendran la navegació del seu compte de BambooHR, què hi ha a la pàgina principal i com gestionar les dades del cicle de vida dels empleats, des de la contractació fins a la baixa. També es proporciona una introducció senzilla als nivells d'accés i informació dels empleats. No aprendràs res molt complicat en aquest webinar. En canvi, està pensat per preparar-vos per a la propera trucada telefònica amb el gestor de projectes, durant la qual començareu a aprendre a utilitzar el sistema per a les vostres necessitats específiques.

El bàsic (3 dies)

La primera lliçó important que us ensenyarà el responsable de projecte és com utilitzar els informes del vostre sistema. Anota una llista d'informes estàndard, inclosos els complements i terminacions, els perfils de gènere, el recompte i el volum de negocis dels empleats. Simplement feu clic al nom d’un informe i veieu les dades en format gràfic. També podeu afegir informes personalitzats en funció dels camps de dades actius a BambooHR.

El següent que fareu és establir nivells d’accés per a tots els empleats. Quina informació veuran els empleats sobre si mateixos? Què veuran sobre els altres empleats? Quins canvis podran fer al sistema o als seus perfils al sistema? Seran capaços d’afegir informació a mòduls addicionals o només a l’eina estàndard de recursos humans?

A continuació, aprendràs a crear anuncis d’empresa. Es tracta d’un editor basat en text molt senzill que permet publicar notícies i actualitzacions a la pàgina principal del quadre de comandament BambooHR per a tots els empleats. A més de text, podreu afegir imatges i enllaços.

Després dels anuncis de l'empresa, el responsable de projecte us explicarà com gestionar les dades dels perfils dels empleats. Aquí, esbrinarà quina informació voleu introduir als empleats per tenir perfils complets amb dades de fàcil accés. Trobareu coses com ara els camps d'informació de contacte d'emergència. El responsable del projecte us dirigirà també al centre d’ajuda. Hi trobareu guies interactives que poden indicar als vostres empleats si necessiten ajuda amb el sistema, però no volen molestar a ningú.

Funcions avançades (2 setmanes)

A continuació, el responsable del projecte t’enviarà a casa amb una tasca. Com funciona la seva empresa a bord dels nous empleats? Quines tasques s’ha de completar quan algú nou vingui a la vostra empresa? Els enviareu al gestor de projectes. Ell o ella els introduirà al sistema. A continuació, ell o ella us dirigirà a través de les seccions AT, contractació, embarcament i fora de taula del sistema. Dins del sistema AT, aprendràs a crear noves obertures de treball, a escriure cartes d'oferta i a bord de algú un cop signada una carta d'oferta. En aquesta pàgina, veureu les tasques de bord que vau enviar; és probable que incloguin tasques com ara manuals d'orientació, documents que cal completar i configuració informàtica.

El següent pas serà fer més deures. Haureu de compilar un document que detalli les polítiques d’interrupció de la vostra empresa. Per exemple, quants dies de vacances acumula una persona cada setmana a l'empresa? Quina és l'estructura de graduació per a persones que han estat a la companyia més enllà d'un any? Quants dies de malaltia té cada persona? L’equip d’implementació prendrà les polítiques i els tipus de la vostra empresa i els integrarà al sistema de manera que s’actualitzin automàticament segons els contractes. A la propera trucada, el gestor de projectes us dirigirà per aquestes pàgines i us demanarà que comproveu que totes les polítiques estan configurades correctament.

A continuació, ell o ella us ajudaran a configurar el procés de flux de treball per a sol·licituds d’interrupció temporal (és a dir, qui pot aprovar les sol·licituds per a qui). A continuació, ell o ella us mostrarà com configurar vacances en l'empresa, cosa que permet que els vostres empleats no estiguin al rellotge, però que no estiguin atracats durant els dies que la vostra empresa hagi tancat Ho introduireu tu mateix un cop finalitzi la trucada. A continuació, haureu d’enviar les dades dures. Per exemple, "John acumula 20 vacances a l'any i li informa a Jim". BambooHR assignarà a cada empleat la política de descans correcta del sistema.

A continuació, envieu la informació dels vostres beneficis a BambooHR. Enviareu els plans que utilitza la vostra empresa i quins grups d’empleats tenen accés a aquests plans. Inclou els plans d’assegurança mèdica, de jubilació i de vida. BambooHR introduirà aquests plans al programari. Hi faràs una trucada per assegurar-te que tots els plans siguin correctes al sistema i que estiguin vinculats als grups d'empleats correctes. Un cop acabat això, enviareu les dades difícils sobre quins són els empleats en quins plans, quins empleats han afegit dependents i quins empleats han renunciat a la cobertura.

A continuació, el gestor de projectes us mostrarà com afegir formacions d'empleats al sistema. Aquests inclouen els vostres qüestionaris d’orientació estàndard i els preguntes d’assetjament a l’empresa. Si feu clic a "Afegir formació", podreu afegir un enllaç o un fitxer als vostres materials de formació per tal que els empleats puguin accedir als documents de BambooHR. Aquí podreu programar per a qui es requereixi cada formació (és a dir, tots els empleats o només el personal de vendes). També us mostrarà on establir els entrenaments periòdics i la data de venciment. A continuació, enviarà dades difícils al responsable del projecte indicant quins empleats ja han finalitzat els entrenaments, quins empleats encara deuen formació, i totes les dades de formació existents de les quals vulguis continuar treballant.

Prepareu-vos per al llançament (3 dies)

Obtindreu una altra trucada amb el gestor de projectes. Passareu per tot una última vegada. El vostre gestor de projectes us explicarà com podeu contactar amb l'assistència al client. Un cop hagueu fet totes les vostres preguntes i us sentiu còmode funcionant pel vostre sistema, el responsable de projecte marcarà la implementació com a completa. Se us dirigirà a una enquesta en què podreu expressar la vostra opinió sobre tot el procés d’implementació. Un cop finalitzada l’enquesta, sereu dirigits al vostre nou tauler de taula BambooHR.