Perspectiva industrial: cap a on va la gestió de documents?

Les eines de gestió de documents (DM) ofereixen als usuaris empresaris el poder de no només editar fitxers, sinó transformar la creació de contingut, agilitzar els fluxos de treball i executar un negoci més organitzat en general. Aquestes eines, que sovint usen fitxers PDF, han estat tan omnipresents que probablement utilitzeu la gestió de DM en el vostre dia a dia laboral sense pensar-hi gaire. Tot i així, el camp continua evolucionant i modernitzant-se tot el temps.

Recentment hem parlat amb Eugene Xiong, fundador i President de Foxit Software Inc., sobre com canvia el panorama competitiu quan es tracta de la tecnologia PDF i alguns dels reptes que encara tenen els negocis quan es tracta d'aquesta tecnologia omnipresent. A la nostra discussió, vam abordar la direcció actual de DM i algunes prediccions sobre les funcions intel·ligents a l’espai.

PCMag (PCMag): On veieu l’espai DM en conjunt durant els propers 18 mesos?

Eugène Xiong (EX): Una cosa que estem veient en concret és que DM augmenta el seu focus en donar al document individual una nova sensació d’identitat. És molt difícil tenir un flux de treball digital complet amb els sistemes DM standard estàndard. De vegades cal descarregar el fitxer del sistema i després utilitzar una eina diferent per processar-lo. En aquest cas, aquest document està totalment fora de control del sistema de documents.

Fa diversos anys, vam desenvolupar una tecnologia que anomenem ConnectedPDF . La idea bàsica era que, si aprofitéssim les connexions incrustades al document, donaria més sentit al fitxer. El PDF connectat funciona així: un cop compartit un document, el creador pot fer un seguiment de qui el va rebre, què van fer amb ell i veure quan es van completar les tasques. També ofereix controls d'accés forts als usuaris individuals. Tot això passa en temps real. Podeu configurar els permisos de PDF fins i tot després que el fitxer s'hagi enviat.

És aquí on ens vam adonar que el paisatge canviant de l’espai DM consisteix en donar a les empreses un major control sobre el seu PDF i fer-lo sentir molt més "viu" que un document estàndard. Crec que, en el futur, en el termini que heu esmentat, d’aquí a un o dos anys, crec que els sistemes de DM canviaran l’atenció cap a el propi document. Aquesta serà la tendència en lloc de tenir sistemes diferents que no funcionen junts. Això és el que esperem fer: promocionar el document en un espai més gratuït basat en estàndards oberts i també en serveis al núvol. Construïm un núvol que connecta tots els diferents documents.

PCM: Quin tipus de tecnologies afectaran la DM en el futur? Veus l’espai PDF que implementa funcions d’intel·ligència artificial (AI)?

EX: En realitat no crec que s’ajusti bé. Hi ha moltes dades no estructurades en PDF. Si només trieu tot tipus de PDFs diferents i els introduïu en un motor AI, no genera resultats significatius. El que intentem fer és comprendre el document una mica més, a partir de la creació del fitxer assignem una identificació al document. D'aquesta manera, el document pot viatjar a diferents llocs i comprendre el que fa la gent sobre el fitxer. Un cop tinguem prou dades sobre el document, podrem aproximar-nos a l’aplicació de la IA consultant algunes de les dades més estructurades. Això generarà molt resultat més significatiu.

Els documents per si mateixos contenen les anomenades dades no estructurades. És molt difícil extreure dades de forma fiable i coherent d’alguna cosa com un llibre blanc PDF. Crec que en aquests dies és molt fàcil promocionar l’IA en el vostre producte perquè és una tecnologia molt emocionant. La veritat és que els documents van ser dissenyats només per al consum humà. Tenen una gran quantitat de dades no estructurades que la tecnologia AI actual no pot desxifrar de manera efectiva. Amb això, veurem més iniciatives per extreure dades estructurades (coses com ara informació sobre preus, títols i noms), i que generaran informació més significativa per a usuaris i gestors. Proporcionarà una ajuda molt més gran quant a la productivitat augmentada dels treballadors del coneixement.

PCM: Què haurien de pensar les petites empreses de mida mitjana (SMB) quan es tracta de DM?

EX: Aquesta és una bona pregunta i les petites empreses han de pensar molt a la DM. Foxit no és una gran empresa; nosaltres encara som un SMB. I tot i així, encara veiem que s’intercanvien grans quantitats d’informació dins de la nostra organització i entre nosaltres i altres empreses. La resposta a això és crear una solució completa de documents basada en núvol i basada en web.

Moltes empreses petites poden tenir por quan parlen de DM. Han de pagar molts diners i també fan un gran esforç per desplegar, configurar i mantenir d’aquest tipus de sistemes DM. Veiem que, en un futur pròxim, molts proveïdors, entre ells, a Foxit, proporcionaran una solució completa, no només un sistema DM, sinó també eines de productivitat documentals. Tenim una versió PDF fàcil de fer i basada en navegador que ofereix totes les funcions de personalització com qualsevol altre producte, però no requereix cap instal·lació addicional. Les empreses més petites s’han de centrar en l’adopció de solucions més lleugeres i sensates per a les seves operacions en format PDF.