Revisió i qualificació de nòmines ràpides de Intuit

Intuit va introduir un servei de nòmina en línia el juny de 2018 per substituir la versió que vam revisar l'any passat (Intuit Enhanced Payroll, que encara és compatible amb Intuit, però que ja no està disponible per als nous usuaris). Aquesta nova nòmina de QuickBooks es pot utilitzar com a lloc autònom de processament de nòmines o integrat amb QuickBooks Online. Per a un producte tan jove, QuickBooks Payroll és una aplicació de processament de nòmines totalment funcional que sobresurt en algunes àrees, però no té la flexibilitat i la profunditat dels competidors en altres. En general, QuickBooks Payroll ofereix una experiència d’usuari senzilla i comprensible i admet correccions de nòmines il·limitades.

Vam revisar la nòmina de servei complet de QuickBooks, que és la versió més cara de la nòmina de QuickBooks a 80 dòlars al mes, més 4 dòlars per empleat al mes. Si necessiteu una eina més senzilla per a carteres, QuickBooks Self-Service Payroll és l’oferta de nivell d’entrada de l’empresa; és de 35 dòlars al mes, més 4 dòlars per empleat al mes. L’autoservei no té algunes de les funcions avançades que es troben a la nòmina de servei complet de QuickBooks, com ara ajuda extra a bord, pagaments automatitzats d’impostos sobre nòmines i dipòsits directes del mateix dia.

Assistència anticipada

L'abordatge és, amb molt, l'element més complicat i complex de qualsevol sistema de nòmina. El servei complet de nòmines de QuickBooks ofereix assistència addicional allà quan ho necessiteu. Si utilitzeu el lloc per pagar al vostre primer empleat i no disposeu de dades de nòmines anteriors, haureu de poder realitzar la configuració pel vostre compte (tot i que el servei de xat i de telèfon està disponible de 6 a 18 h. Hora del Pacífic, de dilluns a divendres).

Si ja heu pagat empleats o viviu en un estat que complica els requisits d’impostos sobre nòmines, podeu enviar informes històrics i deixar que un agent de nòmines us faci la configuració. Els fitxers d’ajuda al lloc són encara bastant escassos i les nostres consultes van generar molts èxits de QuickBooks Online, no de nòmines completes. No necessariament confiar en l’orientació proporcionada per la comunitat d’usuaris en línia, que Intuit ofereix com a recurs, perquè no té personal exclusivament expert en nòmines. Hi ha altres opcions d’ajuda disponibles, com ara xat i correu electrònic.

Molts competidors ofereixen una àmplia ajuda amb la configuració, també, com a part del seu servei. Si això és més o menys del que proporciona el servei complet de nòmines de QuickBooks, depèn del venedor i de la situació.

Configuració estàndard

Igual que els seus competidors, QuickBooks Payroll ofereix una guia de configuració multietapa per fer-vos arribar al punt on podeu executar la vostra primera nòmina. Primer proporcioneu informació sobre el vostre negoci i les nòmines anteriors. A continuació, connecteu el lloc al compte que finançarà la indemnització dels empleats i els impostos sobre les nòmines.

Afegir els vostres empleats és el pas més llarg en la configuració. Alguns llocs, com OnPay, tenen àrees per realitzar tasques com crear programes de pagaments, definir beneficis i altres retencions. Altres, incloses les nòmines de QuickBooks i les nòmines quadrades, incorporen tot això al registre dels empleats. QuickBooks Payroll divideix aquesta tasca en tres seccions, accessibles fent clic a les pestanyes: Pagament, Perfil i Ocupació.

El primer apartat, Paga, és el que més participa. Introduïu un nom, una data de contractació i una adreça de correu electrònic i, seguidament, aneu a la programació de pagaments. Aquí, com en altres zones del lloc, QuickBooks Payroll utilitza un llenguatge senzill per descriure cada element, tot plantejant-lo sovint com a pregunta, com ara "Amb quina freqüència pagues Tina?" Escollireu entre les quatre opcions més habituals i, després, poseu-li un nom i introduïu la data de pagament següent i l’últim dia de treball d’aquest període. Si voleu utilitzar aquest sou per a altres empleats que voleu entrar, podeu marcar una casella per fer-ho. Podeu executar un nombre il·limitat de pistes de nòmines.

"Quant pagues a Tina?" és la introducció a la següent tasca; podeu introduir una tarifa per hora, un sou o només per comissions i, a continuació, escollir qualsevol altre tipus de guanys que pugui aplicar-se (hores extraordinàries, bonificació, reemborsament). QuickBooks Payroll ofereix 21 tarifes estàndard i us permet crear tipus d’ingressos addicionals il·limitats.

Si proporcioneu beneficis, com ara una remuneració per malaltia i per vacances, heu d’omplir els espais en blanc per descriure la fórmula per cobrar-los. Les deduccions o aportacions i guarniments seran a continuació. Esteu limitat a plans HSA, assegurança mèdica, plans de jubilació i comptes de despeses flexibles, tot i que podeu afegir amortitzacions de préstec i de bestreta en efectiu i altres deduccions posteriors als impostos. Les tres últimes preguntes aquí són fàcils: se us demanarà el permís de retenció W-4 de l’empleat, la data de naixement i el sexe i el mètode de pagament (dipòsit o xec directe).

Les dues següents pestanyes obren pantalles molt menys complicades. Feu clic a Perfil per afegir informació de contacte (camps que s’ofereixen com les ofertes de Rippling serien benvingudes aquí) i Ocupació per obtenir informació com la data de contractació i la ubicació del treball. Un cop hàgiu completat el registre d'un empleat, podeu obrir-lo fent clic a Treballadors i, després, a Empleats. Totes les dades que heu introduït apareixen a la pestanya "Detalls de l'empleat". Si feu clic a la llista de pagaments s’obrirà això. També podeu convidar els empleats a accedir a la informació W-2 i a la informació de pagament des d'un lloc separat, protegit amb contrasenya. Patriot Software ofereix més dades i eines per als empleats dels seus portals.

Gairebé tot el que queda en configuració és introduir la informació sobre impostos sobre nòmines federal, estatal i local, cosa que pot suposar un repte. QuickBooks Payroll envia els fitxers i els pagaments, però cal que proporcioneu els detalls de fons. El programari Patriot ofereix molta ajuda en aquesta àrea, enllaços a agències estatals i locals que us poden ajudar a proporcionar la minució necessària. Els agents de nòmines d’Intuit haurien de poder ajudar-los amb aquest element del procés a bord.

Els contractistes són entitats separades de la nòmina de QuickBooks. Creareu els seus registres (que, per descomptat, són molt més abreujats que els dels empleats) en una pantalla independent. També hauríeu de fer una prova nòmina per ells. OnPay, per un, us permet gestionar ambdós tipus de treballadors en un mateix procediment.

Nòmines

Com és cert per a tota la competència, la realització d'una nòmina en QuickBooks Nòmines només hauria de tenir uns quants minuts, depenent de la quantitat de treballadors que tingueu i de quina variació tenen els seus tipus i hores de guanys. Feu clic a l’enllaç Executa la nòmina des de la pantalla Vista general o Empleats per obrir la vostra llista d’empleats. Assegureu-vos que hi hagi un control davant de tots els treballadors que han de ser inclosos en aquesta carrera i indiqueu el nombre d’hores que hi ha a la casella de la columna adequada (salari regular, sou de vacances, comissió, etc.).

Amb la pantalla encara activa, hi ha un parell de coses que podeu fer per comprovar la vostra feina o fer canvis. Feu clic a la icona de l’engranatge a la cantonada superior dreta per veure una llista de verificació dels tipus d’ingressos disponibles. Feu clic al quadre que hi ha al davant de qualsevol cosa que vulgueu afegir o suprimir. Si voleu assegurar-vos que la compensació i la retenció del treballador són correctes, feu clic a la icona del llapis situat al costat de la paga total. La pantalla que s'obre proporciona una visió completa de la revisió: aquest pagament (corrent) i la paga actualitzada, els impostos i deduccions dels empleats i els impostos i contribucions empresarials.

Si per algun motiu el salari no ha de acumular vacances i vacances per malaltia, podeu desmarcar-la. A la part inferior de la pantalla hi ha un total de les hores de descans utilitzades i disponibles. Feu clic a D'acord si heu fet canvis que voleu desar o feu clic a Cancel·la (o a la gran X de la cantonada superior dreta) per tancar i tornar a la pàgina Executar la nòmina.

Quan estigueu satisfets que la vostra nòmina és correcta, feu clic a Vista prèvia de la nòmina (o Desa més endavant si voleu sortir i tornar). La pantalla següent ofereix una visió completa de les nòmines abans d'aprovar-la. A la part superior de la pàgina, hi ha el cost total de la nòmina, que es desglossa en funció del sou net, dels empleats i dels ocupadors en números i en un gràfic. A continuació, es mostra una taula en què es detallen els empleats que es paguen amb les columnes de Total Hours, Total Pay, Impostos i Deduccions dels empleats i Net Pay.

La columna final, amb l'etiqueta Compare to Last, obre una petita taula que fa exactament això: compara el salari actual amb l'anterior. No ho he vist en cap lloc competidor. També podeu fer clic a la icona del llapis per veure una llista completa de les compensacions i retencions abans de fer clic a Enviar nòmina (o bé guardar per més endavant). Tot el que queda per fer és introduir els números de verificació si és necessari i imprimir matèries de pagament a la pàgina següent, i després fer clic a Finalitzar nòmines per tornar a la visió general.

La nòmina del mateix dia és una opció per als subscriptors de nòmines de servei complet de QuickBooks. Si envieu la nòmina abans de les 7 del matí del Pacífic, la nòmina estarà a punt per anar aquell dia. Altres ofereixen aquest servei.

Aplicacions i informes mòbils

Les aplicacions mòbils de nòmines ràpides estan disponibles per als sistemes operatius Android i iOS, però no són tan àmplies com la interfície d'escriptori. L’aplicació d’Android s’obre amb quatre icones. Podeu introduir hores i executar una nòmina, però no podeu fer cap altre canvi a l'execució.

Tanmateix, podeu previsualitzar la vostra nòmina i veure quins xecs i dipòsits directes han de ser o es tramitaran. La icona Historial de pagaments obre una llista de nòmines anteriors; podeu esborrar en aquestes dates per veure els detalls subjacents. Impostos i formularis mostra els formularis i pagaments que s’han enviat. A més, podeu veure registres d’empleats molt abreujats: només contacte i informació de pagament bàsica.

La versió d'iPhone és diferent. S'obre a la vostra llista d'empleats amb un gràfic de barres que mostra els totals de les quatre nòmines més recents. Feu clic al nom d'un empleat per obrir el mateix registre breu que a la versió d'Android, i un enllaç de Payday a la part superior dreta us portarà a una execució de nòmines. Feu clic al nom del treballador per introduir hores, feu clic per previsualitzar i feu clic per aprovar. Un enllaç a la part superior esquerra de la pantalla obre el menú de navegació. A més de la nòmina, podeu accedir a la informació fiscal i a l’historial de nòmines, però també hi ha un enllaç a la configuració, que no hi havia a la versió d’Android. Aquí, podeu configurar recordatoris, configurar Touch ID o passcode, activar i desactivar els sons i contactar amb les fotos i optar perquè l’aplicació recordi les vostres hores de nòmina.

Els informes són bons; n'hi ha 16, amb opcions de personalització limitades, normalment rang de dates. És un grup millor i més centrat que el que ofereix Square Payroll. Van des de les dades dels empleats fins al resum de les nòmines fins al cost total de la nòmina fins a la compensació dels treballadors. Podeu imprimir-los o exportar-los a Excel; Gusto ofereix més opcions aquí.

El servei complet de nòmines de QuickBooks prepara automàticament i arxiva els formularis W-2. Per descomptat, té la informació que necessiteu per a 1099, però tindreu aquí alguns costos addicionals per enviar-los a l'IRS i als vostres contractistes. Abans del 16 de gener, els tres primers formularis són de 12, 99 dòlars. Els formularis 4 a 20 tenen 2, 99 dòlars cadascun i els formularis 21 i posteriors són gratuïts. El 16 de gener, el preu puja fins als 14, 99 dòlars / 3, 99 dòlars / gratuït. O podeu adquirir un kit de 1099 a Intuit (58, 99 dòlars per a 10 formularis i sobres); Haureu d’imprimir-les i enviar-les per vosaltres mateixos. La majoria de llocs ofereixen aquest servei com a part dels seus preus de subscripció.

Característiques futures?

És intel·ligent començar a poc a poc quan introduïu una nova aplicació, especialment una tan exigent com les nòmines. QuickBooks Nòmines són prou detallades per executar una nòmina amb èxit, i el seu nivell de detall és bo i fins i tot excel·lent en alguns llocs. Però manca una mica de la flexibilitat i la profunditat que ofereixen llocs com Gusto i Workful, inclosos portals d’empleats robustos, ajuda en línia centrada, camps de clients en els registres d’empleats i una presència mòbil més gran. Esperem que veurem que les nòmines de QuickBooks augmenten amb els anys.

Gusto torna a ser la nostra elecció d’editors. Hem revisat el seu nivell bàsic, però hem vist una nova i emocionant funcionalitat en les seves versions completa i consergeria, incloent el seguiment de temps integrat, in situ i les nòmines a demanda (actualment en proves limitades). Gusto Core combina un conjunt intel·ligent de funcions per a una àmplia gamma de petites empreses amb una experiència d’usuari neta i comprensible que simplifica l’element més complex de la comptabilitat.

Per obtenir més revisions sobre els vostres serveis financers i per a la vostra petita empresa, feu un cop d'ull als nostres ressenyes dels millors serveis de comptabilitat en línia i programari fiscal.