La majoria dels empleats creu que els processos es trenquen: nintex

Quan se'ls va demanar definir els processos més trencats de la seva empresa, 620 dels 1.000 empleats a temps complet, basats en EUA, van dir que els processos informàtics trencats eren un problema important. A més, 580 enquestats van enunciar que els processos a bord es trencaven, segons la "Guia Definitiva dels processos més trencats de Corporate America", un informe publicat aquest mes per encàrrec de la companyia d'automatització de gestió de projectes Nintex.

Entre els principals processos informàtics trencats, el 59 per cent dels enquestats va dir que la resolució de problemes tecnològics era la seva principal preocupació, mentre que el 42% afirma que el procés per sol·licitar un ordinador o dispositiu nou es trencava. Més d'un terç dels enquestats (36 per cent) van dir que la resolució de problemes de l'aplicació era un problema important.

Els processos administratius trencats també es van citar com un gran problema corporatiu. Un cinquanta-quatre per cent dels enquestats va dir que va observar processos trencats a la seva empresa. S'inclouen infraccions menys citades com ara no cobrar-se a temps (9 per cent) i no poder prendre un dia malalt (25%). Però també es van abordar altres qüestions més relacionades amb els recursos humans (recursos humans).

Per exemple, el 53% dels enquestats va citar el procés de realització de revisions anuals de rendiment com a procés administratiu trencat. El procés pel qual es van negociar les pujades i promocions també es van citar els entrevistats (47 i 53 per cent, respectivament). Els sistemes per identificar problemes o recomanar solucions de problemes també es van citar com a trencats (37 i 34 per cent, respectivament).

La gestió de documents (DM) també es va considerar un problema important. Un quaranta-nou per cent dels enquestats va dir que es trencava el procés mitjançant el qual es localitzen documents importants i el 43% va dir que el procés per compartir i aprovar documents estava trencat. Fins i tot després que actuacions importants, com el tancament de noves vendes, haguessin arribat al punt final, el 34 per cent dels enquestats va dir que el procés per completar i presentar els nous tràmits de clients estava trencat.

1 Qui és la culpa?

"Quan es tracta de processos informàtics trencats com la resolució de problemes de tecnologia, la majoria important dels enquestats s'acusa a culpar als tècnics de les TI en lloc de grans augments corporatius", afirma l'informe. De fet, el 73 per cent dels enquestats inculpa directament a qui gestiona els processos més que a executius del nivell C que potser no estan directament involucrats en les activitats del dia a dia. "Només el 13 per cent del total dels enquestats culpen de les seves deficiències informàtiques el director general de la companyia".

Les falles a bord es troben en gran mesura en les espatlles dels directius de recursos humans. Un cinquanta-tres per cent dels enquestats considera a RRHH responsable dels problemes per començar en una nova empresa. "En termes de processos administratius –com ara promocions, negociacions de pujada i sistema de revisió anual del rendiment–, la culpa es reparteix uniformement entre els consellers delegats (34 per cent), els directius de recursos humans (29 per cent) i els supervisors directes (26 per cent)".

Per superar les mancances informàtiques, el 76 per cent dels enquestats va dir que realitza investigacions personals en línia. El seixanta-quatre per cent va dir que demana als companys que no treballen en informàtica i un 19 per cent va dir que demana ajuda a algú de fora de l'empresa.



2 Un tema comú

Dades de la companyia de gestió de projectes Wrike van trobar que les empreses tenien un moment difícil per retenir empleats a causa de la mala gestió de processos. De fet, el 42 per cent dels enquestats a la pròpia enquesta de Wrike van dir que havien buscat una nova feina per frustració amb les operacions a la feina i un 15 per cent van dir que havien abandonat. El trenta-cinc per cent dels enquestats va dir a Wrike que es van desvincular perquè estaven frustrats amb les operacions i un altre 15 per cent han rebutjat les tasques.

De la mateixa manera, una enquesta realitzada pel grup d’investigació de mercat Opinion Matters en nom de NewVoiceMedia va revelar que el venedor mitjà dedica 28 minuts al dia introduint manualment números de telèfon. Al final de l'any, són 15 dies hàbils els que es van malgastar escrivint informació en sistemes.



3 Suggeriments de l'informe

Per obtenir més informació sobre els processos trencats de la vostra empresa, l’informe suggereix que es lliga més de prop les TI amb els treballadors de la línia de negoci (LOB). "Per millorar problemes com la manca de servei informàtic ràpid i les dificultats per sol·licitar nous dispositius, les empreses primer han de tancar el buit entre les TI i la resta de negocis", afirma l'informe. "Això comença garantint que els responsables de la decisió informàtica tinguin un seient a la taula en debats empresarials d'alt nivell i estiguin més connectats amb els empleats de LOB".

L’informe també suggereix eliminar el paper del procés de bord. "Des de la paperera a bord dels documents de rendiment laboral fins als formularis d'inscripció sanitària, es tracta de processos en què el paper és culpable parcialment de perdre temps i diners", afirma l'informe. "Tant si ets un departament governamental com una empresa de tecnologia sanitària, la realització de processos sense papers ha demostrat resultats en la reducció de costos i l'eficiència de la conducció".

L’automatització no només pot millorar els processos, sinó que també pot millorar la moral dels empleats, segons l’informe. "Amb molts dels processos trencats que hem destacat, hi ha oportunitats de racionalització i automatització per exercir funcions transformadores", afirma l'informe. "Des d'automatitzar processos senzills com enviar sol·licituds de PTO a altres més sofisticades, com delinear un flux de treball per a revisions anuals de rendiment, eines d'automatització centrades en processos i contingut, poden ajudar a impulsar empreses cap a fluxos de treball més eficients, col·laboratius i optimitzats."