Microsoft, google, zoho: la millor suite d’oficines per a professionals

Trasladar el vostre negoci a una suite de productivitat d’oficines servida per núvols no és una empresa que es comprometi lleugerament. Hi ha molts factors que poden motivar aquesta mudança i, fins i tot, elements del vostre negoci que es veuran afectats per la decisió. Per tant, hauríeu de tenir en compte tots ells abans de saltar. Els motivadors podrien ser qualsevol cosa, des d’usuaris clau enamorar-se d’una nova funció fins a la necessitat de noves eines per ajudar a una mà d’obra més mòbil.

Les llicències també solen ser un motiu, amb les suites de productivitat d’oficines servides en núvol que es consideren un pas efectiu de reducció de costos. Però un factor obviament obtingut és l'efecte que aquest moviment té sobre els professionals de la TI. Ignorar això pot ser un error, perquè TI té la tasca d’integrar la nova suite amb tots els servidors de fons de la vostra organització i magatzems de dades, a més de mantenir els usuaris de la nova suite treballant de forma segura i fiable, sense importar on es trobin.

Administrar un gran nombre d’usuaris i el seu programari de productivitat d’oficina pot ser una tasca difícil, i tenir aquesta suite servida des d’una organització separada a través del núvol en lloc d’instal·lar i gestionar localment presenta nous avantatges i noves dificultats. Per exemple, es fa agudament dolorós si cal fer un gran nombre de canvis (com per exemple, eliminar l’accés a un document específic o compartir fitxers) que afecta una llarga llista d’usuaris. L’automatització d’aquestes tasques es converteix aleshores en essencial, ja que s’assegura que la nova suite funcioni bé amb les eines d’automatització que utilitzarien el seu personal informàtic. Podria ser simplement un motor de script, com Microsoft Windows PowerShell, o un directori corporatiu governat per una plataforma de gestió d'identitat (IDM), com Okta Identity Management.

La còpia de seguretat és un altre àmbit que hauria de preocupar-se de tots els serveis informàtics. Amb els atacs recent de ransomware, la còpia de seguretat ha de ser un problema central i central. On es guarden els documents de la vostra nova suite de productivitat d’oficines? Aquesta ubicació és segura no només del ransomware, sinó dels atacs d'altres formes de programari maliciós? Si la resposta breu a la primera pregunta es troba "al núvol", potser la resposta a la seguretat de si les vostres dades són o no són "potser". Si els vostres documents locals es sincronitzen amb l'emmagatzematge en núvol i el sistema local es veu compromès, és molt possible que els dos es sincronitzin i perdreu les dues còpies, no només la local.

Mantenir les dades segures s’ha convertit en un focus clau per als gestors d’informàtica. Hi ha moltes solucions excel·lents de còpia de seguretat de núvols de qualitat empresarial per ajudar-les, especialment Zetta Data Protection, guanyadora de la nostra elecció d’Editors d’aquesta categoria. Productes com Zetta Data Protection tenen agents ubicats als servidors i als diversos dispositius informàtics dels usuaris que els permeten gestionar operacions de còpia de seguretat sofisticades per a tot aquell equip local i mòbil al núvol. Això inclou no només els dipòsits d’emmagatzematge en núvol gestionats pel proveïdor de còpia de seguretat, sinó també qualsevol altre objectiu d’emmagatzematge que designi el vostre personal informàtic, com ara un servidor local o un altre proveïdor de núvols com Amazon Web Services (AWS). A part d’una còpia de seguretat bàsica, aquestes eines també implementen còpies de seguretat incrementals i normalment una capacitat de restauració PIT (Point-in-Time) (PIT). Aquest últim és quan el programari aconsegueix una còpia de seguretat d’un sistema complet de dispositius per a una marca de temps específica. Si s’organitza correctament, això significa que podeu tenir efectivament una o més instantànies de tot l’entorn abans que es produeixi un atac. Aleshores, només cal trobar una còpia de documents crítics que es van arxivar abans d’un atac de ransomware o, simplement, fer rodar tot l’entorn en un moment anterior a la infecció.

Això és només una petita visió dels problemes que el programari desplegat àmpliament, com ara les suites de productivitat, pot tenir sobre operacions de TI. Així, mentre que les nostres revisions bàsiques sobre les millors suites de productivitat servides en núvol, incloses Google G Suite, Microsoft Office 365 i Zoho Office (que inclou Zoho Docs) se centren en les funcions que els usuaris necessiten, hem decidit examinar els mateixos productes de el punt de vista d’un professional informàtic. Ens vam preguntar: quina d’aquestes suites és la que més s’aprofita per a un professional informàtic encarregat de desplegar, gestionar i assegurar una suite de productivitat d’oficines tant per a petites i mitjanes empreses (PIME) com per a empreses?

Google G Suite

Google ha crescut lentament la seva suite de productivitat d’oficines durant els últims anys, amb la seva oferta inicial destinada a particulars o, en el millor dels casos, a equips petits. En els darrers anys, però, ha fet un gran avenç amb l’oferta, que probablement recordeu com a "Google Apps", però que l’empresa ha rebatejat recentment com a "G Suite" i que ha actualitzat amb un focus més important en els usuaris comercials. Des de la perspectiva d'un administrador de TI, la interfície d'usuari (IU) és neta i senzilla. Per gestionar tasques com els restabliments de contrasenyes i l’administració de grups cal un nombre mínim de clics. La fàcil integració amb altres serveis de Google, com ara Google Drive, fa que la manipulació i l’ús compartit d’informació siguin puntuals. Els usuaris també poden desar fitxers adjunts a Google Team Drives, que són similars a la funció de llocs de equip que es troba a Microsoft SharePoint. Les Unitats de Google Team permeten un grup fàcil accés i controlat als documents per part d’un grup més que només per una persona.

L’oferta bàsica de Google G Suite té un cost de 5 dòlars mensuals per usuari. Inclou Gmail per a conferències de negocis, veu i vídeo i calendaris compartits, documents, fulls de càlcul i presentacions intel·ligents compartits. També inclou 30 GB d’emmagatzematge al núvol. L’oferta empresarial costa 10 dòlars al mes i afegeix diverses funcions, incloses polítiques d’arxiu i de retenció de correu electrònic i xat, eDiscovery per a correus electrònics, xats i fitxers; fins a 1 TB d’emmagatzematge i informes d’auditoria. L’oferta d’empresa proporciona una prevenció de pèrdues de dades per a Gmail i Google Drive, integració d’arxiu de tercers i seguretat millorada, a més d’anàlisi de registre mitjançant BigQuery.

Podeu implementar una mica d'automatització mitjançant la interfície de programació d'aplicacions de Google (API) mitjançant diversos llenguatges de programació diferents, tot i que això significa que necessitareu una mica de programació o talent de DevOps al vostre personal informàtic. Per a tots els treballs d'automatització, heu d'utilitzar el kit de desenvolupament de programari d'administració (SDK), disponible al lloc web de Google. Però, de nou, això requereix habilitats de programació reals per utilitzar-les. Google proporciona documentació i tutorials amb codi de mostra per ajudar-vos a començar i també hi trobareu bastants vídeos de YouTube sobre el tema, però aquesta no és una tasca senzilla que els neòfits programin. Com a alternativa, l’oferta empresarial també proporciona accés a Google App Maker, la forma de desenvolupament de codi de Google de baix codi per crear aplicacions empresarials mitjançant una interfície arrossegada i soltada i basada en formularis que no requereix cap codificació per a la creació d’aplicacions bàsiques.

Les notificacions proporcionen una manera d'alerta per a un administrador informàtic quan es produeix un esdeveniment que necessita atenció. Google utilitza un interruptor d’encesa / desactivació per activar o desactivar les alertes d’una llista d’esdeveniments possibles. Tot i que la llista és una mica limitada, abasta la majoria d’esdeveniments que serien d’interès per a un administrador informàtic, inclosos problemes de seguretat i alertes de serveis per a interrupcions d’aplicacions.

Des de la seguretat, com que un compte corporatiu de Google G inclou un correu electrònic, la gestió eficaç dels usuaris es converteix en un directori bàsic, especialment per a petites i mitjanes empreses (SMB) que potser no necessiten una funcionalitat més profunda que ofereix una plataforma IDM a escala completa. Tot i així, Google admet algunes funcions força sofisticades aquí, com ara l'autenticació de dos factors (2FA) a nivell del compte. Els administradors informàtics poden requerir 2FA que consisteix en una contrasenya i un codi de verificació. A nivell de subscripció Enterprise, un administrador informàtic pot triar permetre només claus de seguretat que requereixen un dispositiu físic, com ara un dongle USB o un telèfon intel·ligent. Això elimina la necessitat d’un codi especial i afegeix la capa addicional que requereix un dispositiu físic. Els administradors informàtics poden permetre la integració amb serveis d’autenticació externa, com ara Microsoft Active Directory (AD) o Microsoft Azure Active Directory (Microsoft Azure AD) i altres fonts compatibles amb el llenguatge de marcatge d’Assertion de seguretat (SAML). Google també utilitza encriptació AES de 128 bits o més gran per a totes les dades en repòs. Les dades en trànsit utilitzen HyperText Transfer Protocol Secure (HTTPS) i secret secret (FS). Aquesta última és una tècnica destinada a protegir canals de comunicació bloquejant els intents de desxifrar de manera retroactiva les sessions antigues

Google ofereix tant els informes enllaç que podeu executar en qualsevol moment des del tauler d'administració com una API d'informes que us permetrà crear els vostres propis informes personalitzats. Els informes enllaçats inclouen Activitat, ús de l'aplicació, seguretat i diversos informes d'auditoria. Els informes d’Auditoria proporcionen informació detallada sobre coses com ara la creació de comptes i grups, l’activitat d’inici de sessió d’usuaris, la creació i supressió de fitxers i la cerca de correu electrònic. Cadascun d’aquests informes d’Auditoria té una capacitat de filtratge per reduir la quantitat d’informació retornada. Els noms d'esdeveniments són específics per a cada tipus d'auditoria, però proporcionen una manera de veure ràpidament coses com els inicis de sessió fallits.

Com s'ha esmentat anteriorment, Google ofereix Team Drive, que actua com a dipòsit d'arxius per a un grup d'usuaris destinat a compartir i col·laborar ràpidament els fitxers. Les funcions administratives inclouen la gestió de membres, el control de permisos per a coses com ara la migració de fitxers i l’ús compartit d’enllaços i la transferència de propietat d’un usuari a un altre. L’administrador informàtic també té controls molt granulars sobre com els fitxers són compartits pels membres de l’equip. Els valors predeterminats globals estan definits a la pàgina "Configuració per a unitats i documents".

Microsoft Office 365

Microsoft sempre s'ha arxivat amb els negocis en ment, i aquesta experiència es mostra a Office 365. El Centre d'administració de la plataforma és el punt d'entrada principal per a totes les tasques d'administració d'Office 365. La pàgina inicial del tauler presenta activitats habituals com afegir, suprimir, editar un usuari, gestionar la facturació i molt més en panells individuals anomenats targetes. Aquestes targetes es poden suprimir o reordenar per adaptar-se a les vostres necessitats, cosa que facilita la creació d’una pàgina personalitzada que mostra només la informació que un proveïdor informàtic necessita per supervisar l’estat actual, gestionar els usuaris o gestionar la configuració del compte corporatiu.

Microsoft ofereix una aplicació mòbil d’administració d’Office 365 per a Android, iOS i Windows Phone. Aquesta utilitat útil us permet complir la majoria de funcions d’administrador informàtic de TI des del vostre telèfon. Per obtenir més seguretat, l’aplicació per a mòbils proporciona un PIN d’inici de sessió per evitar accions no autoritzades en cas de perdre el telèfon. Tot i que podeu accedir a les pàgines d’administració informàtica tant de Google G Suite com de Zoho Office des del vostre navegador mòbil, actualment Office 365 és l’únic dels tres amb una aplicació mòbil dedicada. I, per descomptat, també té versions de les seves aplicacions bàsiques orientades als usuaris per a Android, iOS i Windows Phone.

Microsoft va introduir Windows PowerShell el 2003 amb el nom de codi "Monad". Des d’aleshores, l’empresa ha invertit molt en ampliar aquest nou motor d’automatització i scripts, que ha suposat PowerShell Core i Office 365 PowerShell. Aquesta extensió a PowerShell proporciona diverses eines per gestionar comptes i llicències d’usuari. Microsoft ofereix un centre d’administració d’Office 365 per gestionar les funcions principals i punts de configuració necessaris per un administrador informàtic; tanmateix, és important tenir en compte que algunes funcions només es poden gestionar mitjançant PowerShell. Això significa que caldrà una certa familiaritat amb els scripts perquè Office 365 funcioni de manera òptima.

Tanmateix, les botigues informàtiques que utilitzen productes Microsoft tant en el front com en el back end poden trobar beneficis importants per invertir en alguns coneixements de PowerShell. Per exemple, fer operacions massives amb un gran nombre d’usuaris és molt més fàcil utilitzar PowerShell. PowerShell també brilla quan necessiteu filtrar dades o realitzar operacions com ara calcular el nombre d’elements de totes les llistes en línia de Microsoft SharePoint en línia que es troben sota el vostre control. I, si gestiona Office 365 al núvol amb altres productes de Microsoft locals o en qualsevol altre lloc del núvol, lligar-los junts també pot ser molt més fàcil utilitzar PowerShell.

Per als professionals de les TI que vulguin desenvolupar les seves habilitats d'Office 365, Microsoft ofereix una certificació especial de Microsoft Certified Solutions Associate (MCSA) per a Office 365. Aquesta certificació requereix que passis dos exàmens inclosos l'examen 70-346: Gestió d'identificacions i requisits d'Office 365 i examen 70-347: Habilitar els serveis d'Office 365. Microsoft ofereix dues sessions de preparació d’exàmens de vídeo al lloc web de la xarxa de desenvolupadors de Channel 9 que podeu veure per preparar-vos per a aquest examen. Aquests recursos d'aprenentatge no només us preparen per a l'examen, sinó que també proporcionen coneixements útils per a persones amb administració de Office 365 a un gran nombre d'usuaris, incloent tasques com ara la seguretat de dades, la gestió d'usuaris i Office 365 PowerShell.

La creació de nous comptes d'Office 365 també es pot fer amb PowerShell. Utilitzant el cmdlet PowerShell New-MsolUser (que significa "comando-let"), és possible llegir una llista de noms d'un fitxer de valors separats per comes (CSV) i crear automàticament aquell usuari, incloent no només el permís a Office. 365 però també a un compte de correu electrònic d'Outlook i a una entrada AD subjecta a la configuració predeterminada o a la política de grup personalitzada. Per ajudar-ho, Office 365 està profundament relacionat amb Microsoft Azure AD, que es pot enllaçar amb un domini AD local. Aquesta integració proporciona una autenticació perfecta de l’usuari entre ordinadors locals, recursos i Office 365. Amb AD és l’estàndard de la indústria de facto per a l’autenticació d’ordinadors, és molt més fàcil l’adopció d’Office 365, especialment per a organitzacions que ja l’utilitzen locals.

Office 365 admet múltiples mètodes per a 2FA, incloses trucades o text a un telèfon mòbil, trucades a un telèfon d’oficina o mitjançant una aplicació especial de notificació disponible per a dispositius Android, iOS i Windows Phone. La configuració per a l'autenticació de múltiples factors (MFA) es pot assignar de forma individualitzada. Supervisar l'estat de l'activació d'aquesta configuració es produeix a la pantalla Usuaris del centre d'administració d'Office 365. La vista Usuaris actius mostrarà Desactivat, Activat o Obligat per a cada usuari. Activat significa que l’usuari s’ha inscrit a MFA però encara no ha completat el procés de registre. Per obtenir més seguretat, Microsoft utilitza diverses capes de xifrat per protegir les vostres dades. Cada administrador del compte té accés al portal de Vista prèvia del servei de confiança, que proporciona detalls sobre l’estratègia de seguretat completa de Microsoft.

Microsoft ofereix un ventall de plans de preus per a Office 365, que va des de 8, 25 dòlars per usuari per a petites empreses i 20 dòlars per usuari al mes per a la subscripció a Enterprise E3. Des de la perspectiva d’un pro de TI, no hi ha cap nivell de preus preferit per gestionar Office 365; les eines de gestió són les mateixes a tots els nivells de preus. Les funcions més altes, com ara la prevenció de pèrdues de dades, l'ajuda al compliment i la protecció avançada contra les amenaces, requereixen una llicència E3, que costa 35 dòlars per usuari al mes. Igual que amb l'eina de codi baix de Google, Office 365 també ofereix accés a Microsoft PowerApps per crear aplicacions sense necessitat de cap experiència de codificació.

Finalment, Office 365 també facilita als professionals de les TI combinar la suite bàsica de productivitat d’oficines amb eines més avançades per donar més possibilitat als seus usuaris perquè s’integra fàcilment amb moltes de les altres plataformes de negoci de Microsoft. Aquestes plataformes inclouen la nova plataforma de gestió de comptabilitat i relació de clients (Dynamic 365 Dynamics 365), l’aplicació de BI (Microsoft) d’intel·ligència empresarial Microsoft Power BI i l’esmentada plataforma Microsoft SharePoint Online, per citar-ne algunes. Zoho també ofereix aquest tipus d’integració amb la seva llarga llista d’aplicacions, però la suite de Microsoft ofereix una profunditat de funcions i un disseny empresarial sense igual.

Oficina Zoho

Zoho Office forma part d’una subscripció de Zoho Docs, amb la plataforma d’emmagatzematge, col·laboració i compartició d’arxius en núvol de Zoho. Proporciona un conjunt similar d’aplicacions i emmagatzematge d’arxius al de Google G Suite i Office 365. Una oferta d’entrada és gratuïta per a fins a 25 usuaris i ofereix 1 GB d’emmagatzematge en línia més controls d’administració en línia. Els nivells pagats augmenten l’emmagatzematge per usuari fins a 100 GB per 5 dòlars al mes i 1 TB per a 8 dòlars al mes. Per aprofitar totes les funcions, inclosa la integració AD i SAML, heu d’estar al nivell Premium. El nivell Premium també és necessari per a les funcions de govern de dades de gamma alta, inclòs el seguiment de tots els documents creats amb el producte.

Per afegir usuaris a Zoho Office cal iniciar un procés de registre que s’inicia des d’un correu electrònic. Una llista d'usuaris a convidar es pot introduir des d'un fitxer CSV que mostra totes les adreces de correu electrònic de l'usuari. Es pot realitzar la mateixa funció programàticament mitjançant l'API de Zoho Mail. A la G Suite de Google, per exemple, si heu de canviar el nom del departament per a un grup sencer d’usuaris, ho faríeu mitjançant l’API de Google escrivint un programa breu que llegeix la llista d’usuaris d’un fitxer (normalment un fitxer CSV) i, a continuació, truca a la funció API necessària per afegir aquests usuaris al nou grup de departaments. A Zoho, això és simplement l'API de correu de Zoho. Això sembla complex, però amb una mica de programació, no és tan difícil de fer. Tot i això, és més complicat que dur a terme la mateixa tasca amb Microsoft AD, per a la qual cosa seria principalment una operació basada en assistent. Zoho Office utilitza una API basada en representació d’estat de transferència representativa (REST) ​​per a totes les interaccions externes, de manera que podeu utilitzar qualsevol llenguatge d’escriptura que vulgueu automatitzar les tasques i també integrar-lo (almenys a un nivell alt) amb un gran nombre d’altres programes. Aplicacions -a-Service (SaaS) que també s'han normalitzat en REST.

Des de la perspectiva de l’automatització, la funcionalitat de l’API per a Zoho Office és una mica diferent dels altres dos productes. Totes les aplicacions de Zoho estan integrades de manera predeterminada. Per manipular programàticament els usuaris, cal accedir a l'API de Zoho Mail. La llista de funcions disponibles és força àmplia, incloent la possibilitat de canviar l'estat 2FA d'un usuari. L’API de comptes afegeix funcions addicionals, inclosa la possibilitat de canviar les regles de desviament de correu electrònic i els missatges de resposta automàtica de vacances.

Zoho Office admet el xifratge en trànsit quan es sincronitza fitxers entre el dispositiu d’un usuari i el núvol. La tecnologia subjacent inclou una clau única basada en RSA, de 2048 bits, generada mitjançant Perfect Forward Secrecy (PFS) juntament amb el protocol Transport Layer Security (TLS). Les dades es protegeixen en diverses ubicacions per evitar la pèrdua de dades. A més, 2FA es pot habilitar per als usuaris com a primer pas de verificació.

Zoho Office es presenta com una aplicació per a mòbils tant per a Android com per a iOS. La companyia no ofereix una aplicació d’administrador d’informàtica mòbil, però podeu accedir al lloc web complet des de qualsevol navegador. Si bé la majoria de les tasques d’administració es poden fer des d’un navegador mòbil, una pantalla més gran facilita el procés.

En general, la força de Zoho sembla menys en les funcions avançades que ofereix Zoho Office que en el nombre d’altres productes que Zoho té a la seva cartera, que s’integren bastant fàcilment amb la suite de productivitat. Aquests productes són variats, inclosos els de comptabilitat, BI, CRM, punt de venda (POS) i molts altres, inclosa la plataforma de codi baix Zoho Creator de la companyia per rivalitzar amb les capacitats de creació d'aplicacions visuals de G Suite i Office 365. Això significa que els professionals de les TI poden crear un conjunt d’eines prou objectiu per a molts tipus d’empreses diferents simplement seleccionant la combinació adequada de programari. L’inconvenient és que aquestes eines no són tan personalitzables des d’un punt de vista d’automatització, interfície d’interès i flux de treball com les de la cartera de Microsoft. D'altra banda, tenen un bon preu i posen Zoho un pas per davant de Google, ja que aquest últim simplement no ofereix la majoria d'aquestes altres eines (a excepció de l'anàlisi de dades de BI i BI).

Linia inferior

L’Office 365 és la nostra millor opció des d’una perspectiva d’informàtica. Com que està basat en un programari i una plataforma de gestió d’usuaris orientats a les TI en forma d’AD, Office 365 simplement té més eines informàtiques perquè els professionals de les TI s’aprofitin que els altres jugadors. Microsoft ho afegeix amb una gran quantitat d’eines i recursos addicionals, com els del Trust Center i l’Office TechCenter, a més d’oferir una rica font d’infraestructura i eines de gestió en núvol a Microsoft Azure que permeten fonamentalment la integració “snap-in” amb Office 365

Si bé Google i Zoho ofereixen una part d’aquesta funcionalitat, no s’ajusten puntualment a punt, tot i que Google s’acosta amb les eines de gestió i infraestructura que ofereix a través de Google Cloud. Tanmateix, quan considereu que Office 365 es pot estendre fàcilment amb versions en núvol dels productes de servidor posterior més populars de Microsoft, com Dynamics 365, Exchange Online i Microsoft SharePoint Online, Google es converteix en el jugador més feble, només Zoho té una competència. la cartera de programari (tot i que els seus productes es concentren més en les SMB, mentre que Microsoft té un objectiu exclusiu en l'empresa).

En general, Google G Suite avança i atraurà a aquells que busquen una alternativa Microsoft. Tot i que no coincideix amb les seves funcions d'autenticació o autenticació, sí que aporta la simplicitat de Gmail per realitzar tasques d'administració de TI. Zoho Office és el menys car dels tres i ofereix algunes funcions interessants, com ara 1 TB d’emmagatzematge al mes per 8 dòlars. Al revés, mancaven les eines d’administració i d’informes. L’automatització es pot realitzar però no al mateix nivell de funcionalitat que es troba en els altres dos productes.