Microsoft onedrive per revisió i qualificació empresarial

Microsoft OneDrive for Business (que comença a partir de 5 dòlars per usuari al mes, que es factura anualment) és la resposta de Redmond a Google Drive for Work i serveis d'emmagatzematge de núvols de negocis comparables. Microsoft OneDrive for Business es pot combinar amb versions en línia de Microsoft Excel, Microsoft PowerPoint i Microsoft Word per compartir compartir indolors i col·laborar equips. També es pot combinar amb Microsoft Office 365, que té més aplicacions i versions d'escriptori dels programes esmentats anteriorment.

Si necessiteu eines de col·laboració i gestió de documents més sòlides, proveu la versió Zoho Docs Standard, l’elecció dels nostres editors en aquesta categoria. Pel que fa a l'emmagatzematge, Microsoft OneDrive for Business és una solució sòlida i sense opció per als que s'han estandarditzat en plataformes Microsoft Office, Office 365 o SharePoint. Tanmateix, quan es tracta de funcions de compliment i col·laboració integral, es queda una mica per darrere de Dropbox Business, el guanyador de la nostra elecció d’Editors a la categoria d’emmagatzematge en núvol empresarial.

Podeu adquirir un compte autònom de Microsoft OneDrive per a empreses registrant-vos en un dels dos plans. El pla 1 costa 5 dòlars per usuari al mes i inclou 1 TB d’emmagatzematge per usuari, càrregues de fitxers de fins a 15 GB i la possibilitat de sincronitzar fitxers a tots els vostres dispositius (Mac, PC, telèfon intel·ligent i tauleta). El Pla 2 costa 10 dòlars per usuari al mes i inclou 5 TB d’emmagatzematge en núvol per usuari per a subscripcions amb almenys cinc usuaris (altrament, 1 TB). El Pla 2 afegeix prevenció de pèrdues de dades, eines administratives més robustes i la possibilitat de preservar documents suprimits i editats.

Microsoft OneDrive for Business s’inclou a les suites Microsoft Office 365 Business i Enterprise (que comencen a 8, 25 dòlars mensuals), que inclou versions en línia de Microsoft Excel, Microsoft Word i Microsoft PowerPoint i altres programes Microsoft. També inclou accés fora de línia i suport telefònic 24 hores. Tots els plans de Microsoft Office 365 tenen una prova gratuïta d’un mes sense necessitat de targeta de crèdit. Tanmateix, si necessiteu més temps per decidir-ho, podeu ampliar la prova altres 30 dies afegint les dades de pagament.

Com començar amb OneDrive

El registre no us permet res: simplement proporcioneu alguna informació de contacte, creeu un nom d’usuari i una contrasenya, i us convé anar. En aquest cas, el vostre nom d'usuari és yourcompany.onmicrosoft.com . Alternativament, si ja teniu una subscripció a Microsoft, podeu afegir Microsoft OneDrive for Business a un compte existent. També podeu descarregar una aplicació d’escriptori que es sincronitzi amb el vostre compte. Hi ha disponibles aplicacions per a Android, iOS, Windows Phone i fins i tot Xbox.

La interfície d'usuari de Microsoft OneDrive for Business (interfície d'usuari) és molt neta i és similar a Google Drive for Work. Al ferrocarril esquerre hi ha un menú amb enllaços a tots els fitxers, fitxers recents i fitxers compartits amb vosaltres. A la part superior del tauler hi ha els botons per a nous, per penjar i per sincronitzar. A la part superior dreta hi ha un signe d'interrogació; feu clic a les diapositives del signe d'interrogació en un mòdul d'ajuda amb informació a la part dreta de la pantalla.

En iniciar la sessió per primera vegada, se us demana que sincronitzeu tots els fitxers amb Microsoft OneDrive for Business. Si teniu molts gigabytes de fitxers (i qui no), us animarem a utilitzar el client d'escriptori. També podeu penjar fitxers i carpetes individuals i convidar-los a altres. Per compartir fitxers i carpetes, podeu obtenir un enllaç públic o adreces de correu electrònic d’entrada o noms de qualsevol persona que ja hagi estat convidada al vostre compte. A continuació, podeu triar si voleu iniciar la sessió i enviar o no una invitació per correu electrònic. Això vol dir que podeu compartir documents lliurement amb usuaris externs. Els permisos es limiten a visualitzar o editar. Des d'aquesta finestra emergent, també podeu veure amb qui ja heu compartit un document o carpeta i deixar de compartir.

Al juny, Microsoft va anunciar que afegiria una funció coneguda de carpetes (KFM) per a la funció OneDrive per permetre que un sol botó transferís contingut de les carpetes d'escriptori, documents i imatges a OneDrive. Les carpetes conegudes són indicadors que us permeten transferir documents, escriptori i imatges a OneDrive.

Compartir documentació i col·laboració

Tot i que Microsoft OneDrive for Business comparteix moltes similituds amb Google Drive for Work, Microsoft no recomana OneDrive for Business com a plataforma per compartir. En lloc d'això, apunta a llocs d'equip, allotjats per Microsoft SharePoint Online, que ofereix un quadre de comandament compartit. Tot i això, Microsoft OneDrive for Business es pot fer servir com Google Drive for Work per compartir, editar i comentar fitxers amb col·legues. Podeu compartir carpetes i fitxers de forma ad-hoc i utilitzar programes en línia de Microsoft Office per col·laborar. Si voleu fer servir tots dos productes junts (Office 365 inclou un lloc d'equip) o no.

Si sincronitzeu els fitxers Microsoft OneDrive for Business amb l'aplicació d'escriptori, podreu accedir-hi fins i tot sense connexió, la qual cosa és útil per als viatgers. També podeu accedir als vostres documents mitjançant les aplicacions mòbils per a Android, iOS i Windows Phone.

Microsoft ofereix una enorme biblioteca de contingut d’ajuda, inclosa informació sobre com solucionar problemes i resoldre problemes. De vegades pot ser confús, ja que sempre hi ha diverses versions del sistema operatiu (SO) i del seu programari, així que heu de tenir-ho en compte quan feu cerques. També hi ha una comunitat en línia on podeu fer preguntes d'altres usuaris i moderadors. També podeu fer preguntes mitjançant un assistent virtual, però simplement obté els resultats de la cerca. Si compres Microsoft OneDrive for Business com a part d'Office 365 for Business, obtindràs assistència telefònica 24 hores. També podeu crear un tiquet de suport o preguntar per tuitejar a @MicrosoftHelps.

Integració i Seguretat

OneDrive for Business ofereix una bona selecció d’integracions fàcilment disponibles amb serveis web populars. Això és bo, però, com espereu, on OneDrive brilla es troba en la seva integració més profunda amb altres productes Microsoft (sobretot Office 365), la sèrie de serveis d'Office Online que inclou SharePoint Online, així com la suite d'escriptori de Productes Office 2016. A partir del 2015, també hi havia una interfície especial de programació d'aplicacions (API) OneDrive per a empreses. Com la majoria d’API d’integració web, es basa en REST i s’adapta molt bé a qualsevol negoci centrat en Microsoft. Si bé el nombre d'integracions de productes existents és ara rudimentari, hi ha moltes possibilitats per a un nou desenvolupament. Això ha de ser emocionant per a les empreses que tinguin una participació important en l’ús de productes de SharePoint i Microsoft Office en general, i amb l’enorme ecosistema de socis de Microsoft, podeu esperar que un nombre creixent d’integracions de valor afegit es vagi disponible amb el pas del temps.

Sorprenentment, donada la seva inversió massiva en centres de dades globals amb capacitats de seguretat avançades, Microsoft no garanteix que OneDrive for Business compleixi la Llei de portabilitat i rendició de comptes de l’assegurança mèdica (HIPAA), tot i que Microsoft va indicar que es deu principalment a què no es coneix la certificació per a HIPAA. compliment. Assenyala que el producte ha estat sotmès a auditories per garantir el compliment de la norma ISO 27001 i que signarà un acord d’associació empresarial HIPAA. Però això no garanteix en cap cas el compliment de HIPAA a la vostra organització, que serà entre vosaltres i el vostre auditor. Al costat dels avantatges, totes les dades es xifren de client a servidor a través de SSL. Les dades en repòs es xifren mitjançant les claus de xifratge de 256 bits AES que es guarden a la base de dades de contingut de SharePoint associada. Com que les claus estan emmagatzemades sota el control de Microsoft, l'accés a les dades és possible, però es controla estrictament mitjançant un sistema de caixa de seguretat que permet als administradors accedir a les dades auditades durant un curt període amb finalitats de resolució de problemes.

Un dels avantatges principals que OneDrive for Business té és la integració nativa amb el servei Active Directory (AD) de Microsoft i això s’estén a la seva contrapartida basada en núvol, Azure Active Directory. Tot i que AD és l’única opció d’inici de sessió única (SSO) ara mateix, això no és massa dolent, ja que AD és, amb molt, la plataforma d’administració d’identitats i de SSO més utilitzada. També hi ha una característica d'autenticació en dos passos nativa que es pot activar o desactivar de la configuració del compte, de manera que podeu afegir una capa addicional de seguretat si us convé.

Compartir fitxers simples, emmagatzematge gran

Microsoft OneDrive for Business ofereix molt d’emmagatzematge en núvol per usuari (1 TB o 5 TB, segons el pla). Però funciona millor quan s’integra amb Microsoft Office 365, que inclou versions en línia i d’escriptori del programari de productivitat de Microsoft, així com Microsoft SharePoint Online, que permet compartir documents i col·laborar amb un equip. No obstant això, per a una botiga de col·laboració única, tingueu en compte el sistema Ascensio OnlyOffice o el guanyador de la selecció dels editors Zoho Docs Standard. Dit això, com a solució autònoma d’emmagatzematge en núvol d’empreses, és una solució autònoma excel·lent, especialment per a les empreses petites i mitjanes empreses (SMB) que s’han estandarditzat en les altres eines de productivitat de Microsoft.