Microsoft visio pro per a revisió i qualificació d’Office 365

Solia ser una càrrega per dibuixar diagrames de diagrama, organigrames, plànols, diagrames de xarxa i altres visuals que s'utilitzen habitualment en negocis. Visio va ser una de les peces més primeres del programari per simplificar el seu funcionament proporcionant formes i objectes prematurs en lloc de plomes virtuals i portadores. Visio, propietat de Microsoft des del 2000, continua sent una de les aplicacions de diagrama de flux i diagrama més importants disponibles. És potent i ple d’opcions, però és millor per a empreses més grans amb una mica de suport informàtic, ja que el procés de compra i configuració és confús.

Compres i configuració

Obtenir Visio és complicat per algunes raons. Una part del problema és que no només podeu anar a un lloc web i comprar Visio. En primer lloc, us heu d'assegurar que teniu o us registreu pel tipus de compte Microsoft adequat, ja sigui un compte empresarial (quan us registreu, obteniu una adreça de correu electrònic que finalitzi a "onmicrosoft.com") o un compte amb un Office 365 subscripció Aleshores, segons quin tipus de compte tingueu i quina versió d'Office heu instal·lat, heu d'esbrinar quina versió de Visio podeu instal·lar. Un cop que inicieu la sessió al vostre compte de Microsoft, el lloc web com a mínim comprova la vostra elegibilitat i us demana cap a les opcions correctes, però arribar a aquest punt cal fer-ho.

Un altre obstacle és que Visio només està disponible com a programari instal·lat localment a Windows. No podeu utilitzar-lo en un equip Mac o Linux i no hi ha una versió basada en el navegador. Malgrat el seu nom, Visio Online no és una aplicació web de ple funcionament. Més sobre això una mica. En una època en què tant programari comercial només es basa en la web i es pot accedir a ella des de qualsevol màquina amb connexió a Internet, pot ser que sigui prou frustrant per allunyar-te del principi. Totes les altres aplicacions de diagramació que he provat - Creately, Draw.io, Gliffy, Lucidchart i SmartDraw- ofereixen aplicacions web.

Suposant que arribeu fins ara, hi ha tres versions actualitzades de Visio: Visio Standard 2016, Visio Pro 2016 i Visio per Office 365 (que és la versió que he revisat aquí). Dues versions anteriors, Visio 2010 i Visio 2013, segueixen donant peu i pot ser que sigui la versió adequada per a algunes persones, segons els requisits del sistema i el compte de Microsoft. Consulteu el gràfic de comparació de Visio de Microsoft per obtenir més informació sobre Visio 2010 i 2013.

Visio Pro per a Office 365 (la versió que vaig provar) i Visio Pro 2016 són gairebé idèntics, tret que amb Pro per a Office, esteu comprant una subscripció que inclogui actualitzacions del producte a mesura que estiguin disponibles. La versió Pro per a Office també inclou algunes plantilles i formes més, especialment aquelles relacionades amb l'educació. Visio Standard, però, és diferent perquè no inclou cap suport per a la col·laboració i té molt menys plantilles i formes.

Comparació de preus i preus

Visio Pro per a Office 365 es ven per subscripció. Té un cost de 15, 50 dòlars al mes o 13 dòlars al mes, amb un compromís anual, que suposa 156 dòlars per a l'any. Visio Standard 2016 costa 299, 99 dòlars, i Visio Pro 2016 costa 589, 99 dòlars. Aquests dos últims preus són tarifes úniques.

En comparació amb altres aplicacions de diagramació, Visio és car. Lucidchart, per exemple, és una de les millors opcions d’aquest tipus de programari, i només costa 5, 95 dòlars al mes o 59, 40 dòlars anuals per a un compte bàsic d’usuari únic. Un compte Pro, que és el nivell que recomano, costa 9, 95 dòlars mensuals o 107, 40 dòlars anuals. Lucidchart només està disponible al navegador, de manera que no cal que es preocupi per la compatibilitat.

SmartDraw és també una elecció d’editors i el seu preu és més proper al de Visio. La versió en línia, anomenada SmartDraw Cloud, costa 179, 40 dòlars anuals. SmartDraw també té una aplicació d'escriptori per a Windows i està disponible en tres nivells: 297 dòlars per a estàndard, 397 dòlars per a empreses i 2.995 dòlars (preu inicial) per a empresa.

També hi ha altres eines de diagramació que costen encara menys. Draw.io és totalment gratuït i ofereix un servei força bo. Altres dues aplicacions, Gliffy i Creately, tenen uns preus molt baixos. Gliffy ofereix uns quants nivells de servei, però el que costa menys costa 14, 85 dòlars cada tres mesos, cosa que equival a uns 3, 99 dòlars mensuals o 59 dòlars anuals. Creuadament costa gairebé el mateix. Una subscripció en línia a l’aplicació web de Creately s’executa 5 dòlars al mes o $ 49 a l’any per un pla personal. Una versió d'escriptori descarregable de Creately costa una tarifa única de 75 dòlars per a particulars (anomenada Desktop Personal) i està disponible per a Windows, OS X i Linux.

Començant

L’adquisició d’una còpia de Visio pot resultar confusa, però començar amb ella un cop heu llançat l’aplicació no ho és. Té un disseny familiar de Microsoft Office per navegar per menús i opcions bàsiques. El vostre espai de treball es troba al centre amb una barra de menús amb pestanyes (interfície de cinta) a la part superior. A l'esquerra hi ha un plafó que conté objectes. El que hi trobeu canvia en funció del tipus de diagrama que creeu o editeu. Més opcions apareixen a la dreta quan són rellevants, com ara les opcions de format quan s’el·leccionen determinats objectes.

Les plantilles poden crear o trencar una aplicació de diagramació, ja que en primer lloc són útils les aplicacions de diagramació que són útils perquè us ajuden a crear diagrames de diagrama, plànols i altres visuals sense haver de dibuixar-los a mà tal com faríeu si uséssiu. programari vectorial. Visio té desenes de plantilles. Alguns exemples de les categories de plantilles que trobareu són empreses, organigrama, enginyeria, xarxa i pla.

Dins de qualsevol de les categories hi ha moltes plantilles més específiques. El grup Floorplan té opcions per a un pla d’inici, un pla de lloc, un disseny d’oficines, un mapa 3D direccional, un pla elèctric i de telecomunicacions, entre d'altres. Seguiu explorant i trobareu gràfics de Gantt, diagrames de pluja d’idees i fins i tot diagrames molt específics relacionats amb l’ús de SharePoint.

Algunes de les plantilles tenen contingut en obrir-les. Per exemple, quan vaig començar un organigrama, per exemple, es va omplir un conseller delegat, uns quants directius per sota d’aquest càrrec i uns empleats per sota d’aquest. Però altres plantilles us comencen amb un llenç en blanc i una llista de formes i objectes probables que feu servir des del tauler de l’esquerra.

Usant Visio

És molt fàcil arrossegar i deixar anar objectes, redimensionar-los, rotar-los, afegir text, afegir línies de connexió per mostrar relacions, etc. Les eines són senzilles, però n'hi ha moltes, i és probable que la interfície es pugui reduir. És complicat de la mateixa manera que ho són molts productes de programari Microsoft. Hi ha moltíssimes paquetes en una aplicació que es pot canviar de menú i les opcions poden resultar molestes. Adobe, una altra empresa que va lluitar per combinar centenars de funcions en una sola aplicació, ha tingut un cert èxit en crear un espai de treball personalitzat, de manera que en funció del tipus de treball que realitzeu, la interfície s’adapta a les vostres necessitats. Les aplicacions de diagramació, incloses Visio, solen fer el mateix pel que fa a oferir seleccions d’objectes adequades, però, en el cas de Visio, pot funcionar bé per comparar la resta de la interfície també en funció de la plantilla que seleccioneu.

Feu clic amb el botó dret sobre un objecte o un grup d'objectes també es mostren eines pertinents. Podeu alinear i distribuir fàcilment els objectes, agrupar-los i desagrupar-los i fer altres canvis, tot i que una altra vegada la llista d’opcions és més llarga del que cal.

Visio té algunes comoditats, la majoria de les quals també s'ofereixen a la competició. Per exemple, vaig dibuixar un pla i volia agrupar alguns objectes. Quan vaig colar el cursor al voltant dels objectes que volia, l’aplicació no va seleccionar intel·ligentment les parets ni la forma que representés l’espai del sòl general. Un altre exemple és la possibilitat de remenar de forma ràpida l’organigrama que havia realitzat en un arranjament diferent, com ara al costat, vertical o horitzontal. També hi ha opcions d’estil, com la que s’observa a Microsoft PowerPoint, que canvien l’esquema de colors de tot el diagrama en un clic. Si treballeu amb una màquina Windows activada amb tacte, també podeu utilitzar un llapis o un dit per treballar amb Visio.

Fitxers gestionats per dades

Un dels punts de venda més grans de Visio és que podeu connectar un diagrama a un conjunt de dades d’un altre producte d’Office i generar diagrames en funció de les dades. És similar a crear un gràfic a Excel basat en dades d'altres cel·les. Quan canvieu les dades bàsiques, el diagrama s’actualitza automàticament.

Podeu fer diagrames i gràfics basats en dades mitjançant dades d’algunes fonts diferents, com ara Excel (s’ha d’allotjar a SharePoint) i Microsoft Access, i podeu sortir els gràfics finals com a dibuixos web perquè qualsevol pugui visualitzar-los, fins i tot persones. que no tinguin una còpia de Visio.

Tipus de fitxers compatibles

Quan es tracta de treballar amb una gran varietat de tipus d’arxius, Visio és l’aplicació que ha de combatre. Té més opcions d'importació i exportació que qualsevol altra aplicació de diagrama del mercat. Visio pot exportar-se a BMP, EMF, GIF, JPG, PNG, SVG, TIF, WMF i molts més formats quan utilitzeu l'opció Desa com, més que no pas a Exportar. En són alguns exemples el PDF, el dibuix AutoCAD, la plantilla VSS i la plantilla VST. Visio també compta amb el suport més fort per als tipus de fitxers que podeu importar: BMP, DIB, DWG, DXF, EMF, EMZ, GIF, JPG, PNG, SVG, SVGZ, TIF, TIFF i WMF.

La compatibilitat amb tots aquests tipus de fitxers pot ser important per al vostre treball si canvieu els esquemes sovint amb persones que utilitzen altres eines, com ara AutoCAD.

Tingueu en compte que Visio no admet la importació de formats d'aplicacions de diagramació competitives, però, com ara els tipus de fitxers propietaris utilitzats per l'Editor 'Choice Lucidchart.

Col·laboració i Integració

Visio admet una mica de col·laboració, però primer cal complir uns requisits per a que funcioni. La col·laboració només és compatible amb Visio Professional 2016 i Visio Pro per Office 365 (no Visio Standard 2016), cosa que significa que tots els col·laboradors han de complir tots els requisits necessaris per obtenir una d'aquestes aplicacions. Aleshores, tothom qui vulgui col·laborar necessita ja sigui SharePoint o un compte d’Office 365, a més de tenir el programari Visio.

Si compleix els requisits, obtindràs eines de coautorització, comentari i anotació. Igual que amb altres productes Office, també podeu configurar Skype per a la integració empresarial per satisfer pràcticament Skype mentre treballem junts.

Per dir-ho de manera més concreta, podeu col·laborar completament amb altres persones a Visio, però només si tothom té una còpia de treball de Vision Professional o Visio Pro ja instal·lada. Així, pot ser que funcioni per a la col·laboració intraorganització.

Com compartiu diagrames amb persones de fora de l’organització o aquells que no tinguin una còpia de Visio? Microsoft va llançar Visio Online recentment (havia estat en beta des de finals del 2016), però no s’emociona massa; el nom és una mica enganyós. Si el que espereu és, per exemple, una aplicació en línia que ofereix les mateixes funcions que les versions de Windows de Visio, us deixarà decepció. Visio Online és molt més limitat que això. Diguem que creo un diagrama i vull compartir-lo amb Susan, que no té còpia de Visio. Puc enviar-li un enllaç a una versió només de visualització del meu fitxer que apareixerà al seu navegador web. Susan pot veure el fitxer i afegir-hi comentaris. Però no la pot editar. Encara necessitaria una còpia de Visio instal·lada localment per això.

Si Susan té una còpia de Visio, pot anar a mirar la versió en línia a editar el diagrama en un sol clic o dos. Visio Online troba el fitxer perquè no ha d’anar a buscar-lo. No és especialment impressionant.

Si la col·laboració és important per al vostre treball, us recomanaria rascolar Visio i mirar Lucidchart en lloc, perquè ofereix una col·laboració en temps real i no heu de passar per cap cèrcol per aconseguir-ho. Funciona senzillament i fàcilment, i funciona per a tots els nivells de servei. L’única paraula d’avís és que les limitacions de diferents tipus de compte encara s’apliquen en col·laborar. Per exemple, si algú amb subscripció a un equip convida a un titular de compte gratuït a col·laborar en un diagrama, l’usuari gratuït només pot editar el fitxer si té menys de 60 objectes i si no inclou cap objecte limitat a usuaris de pagament.

Millor per a empreses més grans

Visio és una aplicació indiscutiblement potent amb un munt de capacitats. També és complicat començar, car i només funciona en equips Windows. A més, no podeu col·laborar amb usuaris que no siguin de Visio enviant-los un enllaç a un diagrama i fent-los iniciar la sessió en una aplicació web. Hi ha altres aplicacions de diagrama que són més fàcils d’aconseguir, costen menys i fan el que la majoria de la gent necessita.

Visio és un programari de qualitat, però probablement s’adapti més a grans organitzacions amb administradors d’informàtica responsables de la compra i configuració. Malgrat el poder de Visio, els propietaris de petites empreses podrien trobar altres opcions més atractives. Les opcions dels editors Lucidchart i Smartdraw en particular són molt més fàcils d’iniciar i utilitzar.