Revisió i qualificació de pagament

El servei de nòmines basat en núvol OnPay va canviar significativament abans de la darrera revisió, i ara s’afegeix encara més funcionalitat i flexibilitat. El lloc és una solució de nòmines completa, que permet als gestors crear registres de treballadors complets i executar nòmines il·limitades al mes. Proporciona diversos informes personalitzables i gestiona el càlcul i el pagament de tots els impostos sobre la nòmina. Les noves funcions inclouen un quadre de comandament per al seguiment de converses sobre PTO, una volta de documents, documents a bord electrònics i portals d'empleats renovats. La manca d’una aplicació mòbil dedicada, però, dificulta la realització de tasques de nòmina de forma remota i la seva experiència d’usuari no és tan bona com Editor’s Choice Gusto.

Fixació de preus i configuració

OnPay ha mantingut el preu anterior d'un pis de 36 dòlars mensuals més 4 dòlars per empleat al mes, cosa que és perfecte a la meitat dels llocs que hem revisat. La nòmina de servei complet de Patriot Software té un preu base de 25 dòlars mensuals (10 dòlars si estàs disposat a presentar i dipositar els teus propis impostos), més 4 dòlars per empleat al mes. La nòmina quadrada, en canvi, és de 29 dòlars mensuals, més 5 dòlars per empleat i mes. Gusto comença 39 dòlars al mes, més 6 dòlars per empleat al mes. El servei complet de nòmines de QuickBooks és el més car, amb 80 dòlars mensuals, més 4 dòlars per empleat al mes.

La configuració és la part més difícil d’utilitzar amb mà d’obra i aplicar una aplicació de nòmines per a petites empreses. No només hi ha centenars de detalls per entrar, sinó que la precisió també és absolutament crítica. El treball que feu aquí té un impacte enorme en el nivell de vida dels vostres empleats, òbviament, i també en el seu accés als avantatges de l’empresa. A més, les agències financeres no es fixen en els pagaments endarrerits, incorrectes o que falten.

Si això us posa nerviós o us sembla massa feina, podeu obtenir ajuda contactant amb OnPay i deixant que un expert en nòmines faci l’entrada inicial de dades sense cap càrrec. De fet, OnPay introduirà dades de salaris anteriors (una tasca que pot consumir molt de temps) i l’empresa ofereix una garantia de precisió completa. Si alguna d’aquestes dades històriques s’introdueixen de manera incorrecta, OnPay es responsabilitza completament.

Si opteu per fer la configuració vosaltres mateixos, podeu aprofitar l'assistent de configuració de cinc passos d'OnPay, introduït l'any passat. Primer hauràs d’introduir informació bàsica sobre la teva empresa, incloses les dades de contacte, la informació de l’oficial i l’encaminament bancari i el número de compte. Si no es completa amb exactitud i precisió, no podreu procedir a la configuració.

El procés de configuració us porta a través de cinc passos de manera seqüencial. Primer, afegiu horaris de pagaments (setmanals, quinzenals, mensuals, etc.). Podeu crear diversos horaris si voleu i també podeu pagar els empleats en diferents horaris. Això és més flexible del que ofereix Gusto. A continuació, afegiu els llocs de treball de l’empresa. Després d’això, continueu per crear perfils d’empleats, que és una de les tasques més laborioses del procés d’instal·lació.

Aquí teniu dues opcions: Podeu crear el registre complet vosaltres mateixos o convidar els empleats a entrar-hi: excepte, per descomptat, els detalls de la compensació. El programari Patriot i altres ofereixen opcions similars. La pantalla Nou empleat mostra set pestanyes; en fer clic a cadascun us portarà a una pantalla d’entrada de dades diferent per proporcionar informació sobre indemnitzacions, impostos, deduccions i polítiques de jornada. Els documents dels empleats també es guarden aquí, inclosos els documents, com els formularis W-2, que els empleats han enviat electrònicament.

El pas dels empleats és el més implicat: cobreix molt de terreny. Aquí definiu les polítiques de meritació, com ara quantes hores han de treballar els empleats per guanyar la PTO, el temps de malaltia, etc., i quins articles de pagament utilitzeu (incloses hores regulars, sou, hores extraordinàries i bonificacions). OnPay admet camps personalitzats aquí i en altres llocs del lloc; molts d’ells. De fet, ofereix més d’aquests que els competidors (els que ofereixen qualsevol cosa).

També dedicareu molt de temps a configurar les vostres deduccions, principalment els plans d’assegurança mèdica i de jubilació que oferiu. També podeu definir altres tipus de deduccions, inclosos els guarniments. OnPay serveix d’agent d’assegurança per ajudar-vos a seleccionar i establir prestacions d’assegurances per a empleats: salut, odontologia, vida i discapacitat. L’equip d’OnPay fins i tot investigarà i generarà pressupostos.

La configuració de l’impost sobre nòmines és la següent. Aquí heu de proporcionar uns quants detalls, inclosos el vostre número d’identificació d’empresaris (EIN) i la informació de l’estat de les nòmines, però OnPay gestiona tots els càlculs i pagaments requerits per les vostres jurisdiccions fiscals. S’està convertint en estàndard per a les aplicacions de nòmines de petites empreses. Tots els llocs que he revisat ofereixen aquest servei, amb tres excepcions. La nòmina millorada de Intuit completa els formularis requerits, però us permet que els arxiveu. Patriot Software ofereix una versió bàsica de 10 dòlars mensuals que no té aquest pas, i Workful encara no és complet en aquest àmbit.

Un cop hàgiu completat l'assistent d'instal·lació, esteu preparat per executar una nòmina, tret que vulgueu integrar les dades de la vostra nòmina amb QuickBooks Online, QuickBooks d'escriptori, Xero (OnPay és un soci certificat d'aplicacions amb Xero) o qualsevol altra varietat. d'aplicacions de productivitat. El lloc ofereix un mapeig de comptes potent que us ajuda a configurar la nòmina de manera coherent amb l'estructura del compte de la vostra sol·licitud de comptabilitat. Tots els llocs que hem revisat ofereixen connexions integrades amb aplicacions relacionades, però SurePayroll té enllaços a les solucions més comptables.

Utilitzant el Tauler de control

No podeu tornar a aquest assistent de configuració un cop l'heu completat, però sempre podeu editar la vostra configuració fent clic a la icona de configuració que hi ha a l'extrem inferior esquerre del plafó de navegació vertical. Això obre una llista llarga de preferències i altres pantalles de dades en àrees com ara Configuració del compte, ítems de nòmina i deduccions de nòmines.

Feu clic al botó superior del panell per arribar al tauler. El panell horitzontal superior d'aquesta pantalla mostra els totals de tots els elements de la vostra nòmina més recent (salaris, impostos empresarials, deduccions, etc.), o la de qualsevol altre període, en un gràfic de línies interactiu colorit. Un enllaç us porta a un desglossament lineal de la nòmina, que podeu obrir a Excel o guardar-lo com a PDF. Els botons que representen les pistes de pagament recents i les pròximes jornades també apareixen al Tauler de control.

També en aquesta pàgina hi ha una llista d’enllaços a les pantalles d’ús freqüent. Feu clic a l’enllaç + Afegir programa de pagaments per introduir un nom i seleccioneu una freqüència de pagament per a cada tipus de nòmina que tingueu en pràctica. Si voleu fer-ho (quinzenalment, mensualment, entre d'altres), podeu crear diverses freqüències de nòmina. A continuació, es mostren enllaços a pantalles d’accés freqüent, com ara registres d’empleats, nova execució de nòmines i presentacions d’impostos. El quadre de comandament de Gusto cobreix menys terreny però inclou una eina que podria utilitzar OnPay: una llista de tasques pendents.

Excel·lent experiència d’usuari

La nòmina pot ser un procés exasperant i de gran detall sense la càrrega afegida d’un lloc web confús i poc atractiu que la suporta. OnPay ofereix una experiència excel·lent per a l'usuari que no aconsegueix obstruir o evitar les operacions. La seva interfície d’usuari i les eines de navegació van experimentar alguns canvis importants l’any passat, i el lloc és fins i tot més ràpid que abans. Encara tendeix a arrossegar-se i, de vegades, necessita un desplaçament excessiu, però és un lloc molt cohesionat, utilitzable i net.

La navegació es basa en sis icones a la barra d'eines vertical de l'esquerra. Feu clic a la icona del Tauler de control sempre us retornarà a la pantalla inicial. El segon enllaç de navegació obre enllaços a informació d’empleats, amb enllaços addicionals per a ajustaments de cap d’any, nous empleats i un full de treball d’hores. Novetat d’enguany: OnPay ara separa les pantalles de treball dels contractistes perquè pugueu fer-ne front als empleats. Una nova línia de temps que mostra l'activitat recent us avisa sobre els canvis realitzats en el registre.

Feu clic a la tercera icona per executar una nòmina. OnPay divideix aquest procés en quatre passos seqüencials. Feu clic a cadascuna de les pestanyes de colors de la part superior de la pantalla per passar a la següent. El quart enllaç obre la vostra llista d’informes. Es divideixen de manera uniforme entre nòmines i prestacions. Podeu personalitzar-los cada un per diversos filtres, mostrar-los directament a la pantalla i obrir-los a Excel o com a fitxers PDF.

El cinquè enllaç us porta a les eines de recursos humans. S'inclouen l'emmagatzematge de documents (els empleats i els contractistes poden completar els seus nous documents de contractació en línia) i les eines de baixa. La pantalla Time Off Employee mostra informació sobre qui és fora de l'oficina i qui ho tindrà en breu. A continuació, hi ha una taula amb una entrada per a cada empleat que mostra el temps de descans sol·licitat (que podeu aprovar o denegar) i les sol·licituds en procés, així com un historial. OnPay ofereix ara la possibilitat de mantenir converses en línia entre els empleats i l’administrador per tenir cura d’aquest element de personal. I la sisena pestanya de la barra d’eines us porta a tots els paràmetres del lloc.

Execució de nòmines

OnPay gestiona les nòmines de correcció molt com ho fan els seus competidors. Seleccioneu els empleats que voleu pagar de la llista que apareix a la primera pantalla d'aquest assistent de quatre passos. A continuació, introduïu les hores treballades per a cada tipus de salari (si n’hi ha hagut d’alguna modificació des de l’última tirada), inclòs el PTO. Gusto requereix una pantalla addicional per a aquest últim. La pantalla Enter Hours és força flexible. Podeu editar la informació dels empleats; afegir, reordenar o eliminar articles de pagament; i afegiu o anul·leu els números existents. També podeu configurar nous tipus de pagament personalitzats.

Després d’alguns càlculs ràpids i automàtics, OnPay es trasllada a la pàgina de revisió de nòmines, que mostra els salaris bruts de cada empleat, les retencions, els impostos i les deduccions. La pàgina final aquí us indica quant es deduirà del compte corrent de la vostra empresa i quan. Feu clic a Aprova la nòmina i ja heu acabat, tret de baixar i imprimir qualsevol xec si cal. OnPay s'encarrega de calcular i enviar tots els impostos necessaris sobre nòmines, cosa que també fan la majoria dels competidors.

Accés mòbil, portals d’empleats

OnPay no ofereix una aplicació per a mòbils independent, sinó que permet l’accés mitjançant un navegador mòbil mitjançant un disseny de lloc web sensible. La navegació és fàcil: la barra d’eines sempre està disponible fent clic a un enllaç situat a la part superior de la pantalla. La versió intel·ligent d'Android i iOS reprodueixen l'experiència d'escriptori en part, tot i que algunes pantalles han de mostrar les dades verticalment en lloc horitzontalment, i falten algunes opcions i dades. Això funciona bé per a alguns elements del lloc, com el tauler de control i algunes pàgines dels registres de treballadors i de la nòmina. Però en algunes pantalles, el text i els números eren massa petits i lleugers per llegir-los. Només hi ha tres informes disponibles i poques configuracions. A causa d'això, era difícil executar una nòmina en un telèfon intel·ligent.

Igual que la competició, OnPay dóna suport als portals d’empleats. Els treballadors poden iniciar la sessió a un lloc independent per veure les seves dades de nòmines actuals i històriques; accedeix als documents de l’empleat; modificar informació personal; i comunicar-se amb l’administrador de nòmines sobre les sol·licituds d’interrupció. Es tracta de comptes de tota la vida: els empleats poden accedir-hi fins i tot després de deixar la companyia.

OnPay té algunes altres característiques destacables. Ara ofereix sis nivells de permís d’usuaris, després d’haver afegit una visió global per als comptables. Els informes es poden personalitzar amb diversos filtres i es poden desar per utilitzar-los posteriorment, encara que no siguin voluminosos o tan flexibles com el que trobareu a Sage Payroll Essentials Plus. OnPay ofereix ajuda telefònica, de xat i de correu electrònic gratuïta de dilluns a divendres i ha afegit suport urgent per correu electrònic el cap de setmana. El seu KnowledgeBase en línia ha millorat molt des de la darrera revisió amb la incorporació de 100 articles nous. A més d'oferir molta més orientació, inclou informació fiscal per als 50 estats.

Poques queixes

Accés per a mòbils a part, hi ha poca cosa negativa sobre l'OnPay. És ràpid, i la seva experiència i usuaris nous millorats fan que el procés sigui encara més agradable i comprensible del que es feia abans. Fa tot el que hauria de fer un lloc web de nòmines i ho fa, en la seva majoria, senzillament i bé. La fixació de preus és transparent, sense despeses addicionals, excepte per afegir empleats. És prou assequible per a petites empreses, no obstant això, la seva capacitat de treballador i les connexions i processament de comptabilitat de fons són millors que la majoria. La seva capacitat per administrar nòmines il·limitades -i per donar suport fins a 100 empleats fàcilment- hauria de fer apel·lar a una gamma més avançada de petites empreses que els seus competidors.

Tot i així, Gusto es queda a OnPay per tornar a guanyar la insígnia de la nostra elecció d'Editors aquest any. La seva experiència d’usuari és la millor de les que vam provar. Se sent com un sistema cohesionat i ben estructurat. Utilitza un llenguatge senzill, com ara en els títols d’informes i la vista prèvia de nòmines, més fàcil d’entendre que la d’OnPay. Gusto també ofereix un camí d’actualització per a empreses en creixement o aquells que simplement necessiten més flexibilitat i suport.

Per obtenir més revisions sobre els vostres serveis financers i per a la vostra petita empresa, feu un cop d'ull als nostres ressenyes dels millors serveis de comptabilitat en línia i programari fiscal.