Revisió i qualificació transversal dels sistemes oberts

Open Systems i la seva plataforma de finançament Traverse potser no són un "nom de la llar" entre els operadors de petites i mitjanes empreses (SMB), però en realitat hi ha hagut un temps molt llarg. Fundada el 1976, Open Systems oferia originàriament un sistema de comptabilitat de comptabilitat general basat en ordinadors clau en mà escrit en Business Basic. Amb els anys, la companyia va cedir la seva divisió de maquinari i va oferir una versió actualitzada del programari de comptabilitat obert de sistemes (OSAS), que encara ofereix per a sistemes operatius (SO) diferents de Windows, inclosos Linux, Mac OS X i Unix.

L’Open Systems Traverse que analitzem aquí (que comença a 175 dòlars per usuari al mes) és un sistema de comptabilitat i planificació de recursos empresarials (ERP) modular, basat en Windows, de comptabilitat general i de gestió d’inventaris que està disponible local o com a paquet de programari com a servei (SaaS). A diferència de molts altres sistemes de comptabilitat per a empreses petites (PME), Open Systems Traverse està disponible només a través de la xarxa de distribuïdors d'Open Systems, sinó directament del venedor. Tot i que, si bé la seva flexibilitat de compra i desplegament és excepcional, la complexitat d’Open Systems Traverse a nivell de manipulació de dades la manté lleugerament al darrere del guanyador de l’Editors’Choice Intacct en aquest formulari.

Com moure's

En lloc d’un organigrama o un gràfic de processos, com el que es pot crear amb Intacct o Oracle NetSuite OneWorld, Open Systems Traverse utilitza una interfície de l’explorador de fitxers de Windows, amb categories funcionals ampliables que es mostren en un plafó que ocupa la part esquerra de la pantalla. Una taula de tauler personalitzable ocupa la majoria dels béns immobles de la pantalla restant. A la part esquerra del tauler similar a l'Explorador es divideix la part inferior mostra les icones de la carpeta de fitxers etiquetades amb els mòduls d'aplicació disponibles al sistema instal·lat. Feu clic a un d’aquests i l’aplicació s’expandeix fins a la meitat superior del tauler, mostrant les funcions i els informes disponibles al subcartell. Es poden accedir a les mateixes parts del sistema mitjançant menús desplegables en una barra de cintes que s’estén horitzontalment a la part superior de la pantalla.

Per obtenir un desplegament més granular, feu clic a un punt de dades en un gràfic de tauler (el pas del cursor mostra el detall d'aquest punt de dades). Hi ha més baixades disponibles, però només a través de la majoria dels informes.

Una mica confús

Per treure el màxim valor de qualsevol sistema de comptabilitat o ERP, la formació és imprescindible. Tot i que un distribuïdor pot instal·lar i fer la configuració inicial, la majoria de sistemes de comptabilitat per a pimes o ERP són encara prou complexos per requerir una persona (o departament) de suport a casa preparada per ajudar-vos en tasques quotidianes, com la configuració personalitzada d’entrades de dades i pantalles d’informes. Això és particularment cert amb Open Systems Traverse. Amb l'entrada de dades, les transaccions s'emmagatzemen en una taula de transaccions adequada fins que es publiqui el lot. Hi ha diferents taules de transacció per a diferents tipus de transaccions (A / R, A / P, G / L), i entendre les relacions entre les taules d’emmagatzematge de dades és crucial per configurar correctament pantalles i informes. Això passa perquè com a configuració predeterminada, Open Systems Traverse realitza lots per comptes de publicacions i processaments en temps real.

Afortunadament, Open Systems Traverse inclou Design Studio, una eina d’utilitat d’administrador visual que s’utilitza per configurar i personalitzar formularis i pantalles. És una cosa amb la qual probablement l'administrador de sistemes Traverse s'hauria de desenvolupar amb eficàcia. Utilitzant Design Studio, un administrador pot crear pantalles personalitzades per introduir dades de processos de negoci específics i, a continuació, crear informes individualitzats.

Massa bona cosa?

Com s'ha esmentat anteriorment, Open Systems Traverse és un dels pocs sistemes de comptabilitat i ERP de pimes que podeu comprar directament al proveïdor. Però, a menys que tingueu un departament informàtic molt fort que pugui treballar estretament amb el vostre personal de comptabilitat, gairebé segur que us serà millor tractar amb un soci de sistemes oberts que us pot ajudar a adaptar i instal·lar el sistema de manera ràpida i eficaç. Sense aquest tipus d’ajuda, el desplegament inicial, la configuració i la personalització, i fins i tot moltes operacions del dia a dia, no només són desafiants, sinó que necessiten temps i costosament.

Si necessiteu també alguns consells, podeu reunir els mòduls adequats per formar el vostre sistema. Els mòduls transversals de sistemes oberts disponibles inclouen CRM, immobilitzat, gestió de magatzems i inventari de producció, entre molts altres. Necessiteu ajuda experta per associar els processos empresarials de la vostra empresa i adaptar-los a les funcions disponibles en tots aquests mòduls, no només per assegurar-vos que obteniu el que necessiteu, sinó per evitar la redundància, la superposició i les despeses innecessàries.

També voldreu parar atenció al que veuen els vostres usuaris, sobretot utilitzant la versió basada en núvol que vaig provar, ja que és la versió més fàcilment accessible per diversos dispositius mòbils. Vaig provar l’accés mòbil mitjançant el navegador Chrome (el mateix navegador que vaig utilitzar al PC durant la resta de les proves) mitjançant una tauleta Android Lenovo, una Apple iPad Air 2 i una tauleta Microsoft Surface 3 amb Windows 10. Tots tres em van deixar. accedir i desplaçar-se a l’aplicació, però era sensiblement més fàcil a les dues tauletes (iPad i Surface 3), que tenien teclats opcionals juntament amb els touchpad. Sens dubte recomanaria que els usuaris mòbils tinguin un teclat opcional o potser un ratolí Bluetooth si necessiten accedir al sistema Open Systems Traverse des de qualsevol lloc.

Alguns informes intel·ligents

Un altre lloc on Open Systems Traverse mostra la seva maduresa és la informació; Open Systems mostra més de 800 informes disponibles. Afortunadament, tot això no és només per als usuaris del registre principal, sinó per als sistemes ERP totalment coberts. Tot i així, el mòdul de registre general que vaig revisar incloïa tots els informes estàndards que podríeu desitjar, amb l’única omissió notable que es tractés d’una declaració independent de resultats obtinguts. Tanmateix, amb els filtres d’informes d’Open Systems Traverse i Design Studio, la creació d’aquest informe és una tasca senzilla; de totes maneres algunes circumstàncies necessiten, en qualsevol cas, un quart estat financer independent.

Un informe que he notat és un saldo de prova de treball (de vegades anomenat saldo de prova ajustat), cosa que és rar en aquests dies (però que està inclòs a l'edició comptable de QuickBooks Desktop Enterprise. Aquest informe s'utilitza durant els tancaments de finalització d'any o de període, i consisteix en una llista de saldos de comptes no ajustats, ajustaments de tancament i saldos de comptes ajustats.Un saldo de prova de treball és molt fàcil de crear a Microsoft Excel, però va ser agradable veure'l inclòs als informes disponibles.

Construir el sistema

Si decidiu evolucionar Open Systems Traverse des de la comptabilitat de gamma mitjana fins a l’ERP complet, coneixereu que és un procés senzill que cal completar. Però assegureu-vos que el seu conjunt de funcions ERP coincideixi amb les necessitats del vostre negoci. Com en molts dels sistemes ERP que es revisen aquí, Open Systems Traverse és més fort en algunes àrees que en altres. Si bé els complements poden proporcionar programacions puntuals de venda, venda al detall i serveis comercials, així com la funcionalitat d'enviament i enrutament, els punts forts de Open Systems Traverse són la distribució i la fabricació.

Tanmateix, diversos subsistemes són aplicables a una àmplia gamma de tipus de negoci, inclosos la gestió de relacions amb els clients (CRM) i la gestió d’actius fixos. CRM és una funció ERP comuna, gairebé roca, i Open Systems Traverse ho fa bé. A més de la informació de contacte estàndard del client, que es desenvolupa en els mòduls de vendes i comptes a cobrar, el CRM de Open Systems Traverse permet interactuar amb Microsoft Outlook i Microsoft Office per desenvolupar i realitzar un seguiment de campanyes de vendes i materials i correus electrònics de campanyes.

La majoria dels mòduls d'Open Systems Traverse us permeten definir els vostres propis camps i CRM també admet aquesta capacitat, de manera que podeu afegir les vostres pròpies activitats i altra informació que considereu útil si s'associa amb un registre de clients. També podeu establir relacions entre contactes de la mateixa organització, com ara mostrar un organigrama de dalt a baix, per exemple. Això és útil quan tracteu amb diferents persones d’una mateixa empresa per a productes o serveis diferents o per prendre nota del contacte adequat per a problemes o activitats concretes.

Seguir amb la depreciació

La gestió d’actius fixos d’Open Systems Traverse no és necessària tan universalment aplicable com CRM, però està propera. No tots els negocis necessiten fer un seguiment dels actius fixos, però molts tenen actius que l'IRS requereix es poden depreciar durant un cert nombre d'anys, en lloc de simplement informar-se de despeses quan es compren. El mòdul "Fixed Asset" d'Open Systems Traverse ho facilita perquè calcula automàticament la depreciació d'un determinat actiu mitjançant qualsevol mètode d'amortització prescrit. També ofereix fins a quatre conjunts de llibres per a situacions en què l'informe ha de ser calculat d'una altra manera. Per exemple, l’IRS pot requerir un mètode d’amortització diferent de la forma en què voleu que l’actiu es reflecteixi als vostres llibres i estats financers. En aquest cas, podríeu mantenir dos o possiblement tres conjunts de registres d'amortització.

El mòdul d'actius fixos presenta altres funcions útils. La seva capacitat d'anàlisi "Arrendament contra compra" és un bon exemple, com també són les seves funcions de "Depressió de prova" que permeten provar diversos escenaris abans de realitzar una adquisició. A més, l’informe de resum de l’impost de final d’any reflecteix el formulari 4562 IRS, convenient. I, tot i que molts sistemes d’immobilitzat passen per alt les amortitzacions, ja que realment no s’apliquen als actius amortitzables, Open Systems Traverse disposa d’una calculadora d’amortització de préstecs, útil per crear programes d’amortització per a coses com préstecs i despeses prepagades.

Gestió d'inventari

És impossible revisar ERP sense tenir en compte que la comptabilitat financera és una peça important. Per exemple, quan parlem de capacitats de distribució, no només ens fixem en una sola aplicació, sinó que és un sistema interrelacionat de funcions discretes. Tant la distribució com la fabricació es relacionen molt estretament amb l’inventari, l’entrada de comandes de venda i la compra, per exemple, sense oblidar la integració important amb mòduls no comptables com la gestió de magatzems i la planificació dels requisits de fabricació (MRP).

Estem íntimament relacionats amb la gestió d’inventaris integral, on Open Systems fa un treball sòlid. Això em va resultar fàcil, ja que el sistema de prova que feia servir per a aquesta revisió es va configurar amb el que Open Systems anomena Suite de distribució. Inclou Inventari, Bill of Materials (BoM) amb equipament, gestió de magatzems i planificació de requisits a més de les aplicacions de vendes i comandes de compra. Tots ells estan estretament integrats, però estan disponibles com a mòduls d'aplicacions separats o també en diferents combinacions. Tots els mòduls admeten el funcionament multicanal.

El mòdul Traverse Inventory admet diversos magatzems i, si cal, poden existir articles en diversos magatzems. Els articles també es transfereixen fàcilment entre magatzems per satisfer canvis bruscos de demanda. Les transferències de magatzem poden incloure el cost de la transferència en el càlcul del cost de l’element. També podeu fer un seguiment dels moviments d’elements dins d’un magatzem.

Traverse proporciona suport per a tots els mètodes de costos comuns, i inclou costos bin o serialitzats i també costos específics. Quan utilitzeu el mòdul Inventari per complir una comanda, podeu especificar articles alternatius que s'enviaran quan els nivells d'estoc són baixos, suposant que els articles siguin equivalents. Open Systems és compatible amb dispositius mòbils i exploració de codis de barres, però la majoria de les funcions d’aquest àmbit es troben a l’aplicació Ordre de vendes on es poden escanejar articles o entrar en una comanda de venda des d’un dispositiu. També s’admet l’importació per a comptes físics, de manera que podeu realitzar recomptes d’inventaris ja sigui mitjançant les fulls de treball generades pel sistema, o bé important-les d’un full de càlcul si es registren recomptes físics d’inventari mitjançant aquest enfocament. Les pantalles d’informes d’inventari tenen excel·lents capacitats de reducció i, mentre que no hi ha una sobreabundància d’informes d’inventari, les que es proporcionen són rellevants i útils.

El Bill of Materials (BoM) és bastant estàndard i inclou el kit per proporcionar un enfocament més granular quan el BoM tingui subassemblees. Podeu utilitzar la BoM per crear articles no serialitzats que continguin subassemblees i kits serialitzats i, per separat, fer el seguiment del cost dels components, però assignar el preu global al kit. També podeu crear lots per al processament d’inventaris basats en la classificació ABC (on els ítems “A” proporcionen els millors ingressos i els articles “C” els menys rendibles). L’inventari transversal també us permet especificar diferents colors d’alerta per nivells d’estoc, de manera que les condicions de baix o d’estoc són més visibles.

La planificació de requisits es fa en un sol mòdul en lloc de requerir una operació integrada de Planificació de Requisits de Material (MRP) i Planificació de Requisits de Distribució (DRP), com és més freqüent. Els informes de previsió són flexibles i podeu mostrar els requisits previstos en formats bucket o sense bucket i en diverses pantalles com ara gràfics o taules. Les previsions es fan mitjançant dades històriques i no semblen tan sofisticades com els múltiples mètodes disponibles a SAP Business One Professional. Han de ser suficients per a molts usuaris.

En molts aspectes, Traverse Inventory és un mòdul d'aplicacions bastant genèric, fins i tot en la configuració de la suite de distribució que vaig provar. Té els requisits bàsics i hauria de ser capaç de gestionar el dia a dia de la majoria de les empreses. Hi ha un estudi de disseny que us permet crear informes personalitzats i l’inventari és compatible amb camps definits per l’usuari per aquells que necessiten una mica de personalització. Si bé hi ha mòduls d’inventari més complets i sofisticats d’altres proveïdors d’ERP, com ara els nostres editors “Choices Syspro i Acumatica”, l’àmplia selecció de mòduls d’aplicacions disponibles de Open Systems fa que sigui una bona elecció per a una empresa que vulgui construir un sistema més ajustat segons les seves necessitats.

És tot sobre producte

Tot i que alguns dels sistemes ERP que vaig revisar, com ara Epicor ERP i NetSuite OneWorld, inclouen capacitats de gestió de projectes (fins i tot incloent gràfics de Gantt i determinació de ruta crítica) com a part de les seves capacitats ERP fora de caixa, Open Systems Traverse se centra en gestió de producció. Sembla semblant, però, a la pràctica, en realitat ho és més de l’ordre del MRP. Aquesta funció uneix les dades de les comandes de vendes, així com l’inventari i la nòmina, per tal de determinar què cal fer a tota l’organització per complir les comandes de venda. La gestió de producció suposa que en realitat estàs produint els articles que vens (és a dir, fabricació) en lloc de comprar-los per distribuir. El producte final és una Ordre de producció, que detalla els articles i materials que necessitaran de l’inventari per crear els productes indicats a la comanda de venda. Si això s’ajusta al vostre procés empresarial, és un mòdul molt capaç. És pràcticament capaç, ja que et permet recórrer molt per sota d'un simple inventari de fabricació quan es detalla el que es necessita per omplir les comandes de vendes (incloent l'anàlisi dels costos laborals requerits, les eines i molt més).

En general, m’agrada Open Systems Traverse des d’una perspectiva ERP. Amb la seva orientació modular, es pot configurar ràpidament perquè sigui un bon ajust per a moltes empreses més petites que necessiten funcionalitat empresarial. Pot donar cabuda a aquelles empreses amb múltiples ubicacions i filials, i fins i tot suporta les necessitats multicura. Open Systems Traverse és assequible i no és difícil d'utilitzar un cop obtingueu la funció. Tanmateix, molts usuaris encara voldran treballar amb un consultor o revendedor, almenys mitjançant la instal·lació i configuració inicials, només per ajudar a ajustar el sistema. El programari va obtenir una excel·lent qualificació en la nostra revisió sobre les seves capacitats de General Ledger i conserva la mateixa qualificació des de la perspectiva de ERP.

Amb un preu per a la competició

La majoria dels venedors es van negar a oferir-nos preus específics, però Open Systems va ser molt obert respecte als seus. Open Systems Traverse inclou una llicència perpètua local, amb un preu basat en el nombre d’usuaris concurrents i les aplicacions que es compren. Per exemple, una compra de cinc aplicacions de sis usuaris seria de 11.000 dòlars més costos de manteniment, assistència, formació, implementació i valor afegit similar. El preu del núvol és de 175 USD per usuari al mes, que inclou la subscripció Open Systems Traverse i l'entorn virtual de Microsoft Azure que utilitza els servidors al núvol del sistema.

Traverse té totes les campanes i els xiulets que podríeu desitjar en un sistema de comptabilitat per a les PIME i pot evolucionar a ERP complet si cal. Com passa amb altres sistemes de comptabilitat i ERP d’aquest segment de mercat, proporcionar una extrema flexibilitat també comporta una certa complexitat, especialment quan es tracta de la manipulació i personalització de dades. Però amb l'experiència i l'estudi de disseny, Open Systems Traverse es pot adaptar a les vostres necessitats operatives i, una vegada totalment personalitzat, ofereix una solució potent que és pròpia amb qualsevol competidor.