Organitzar-se: com desfer l'enviament de perspectives | jill duffy

De vegades, la millor manera de ser productiu per correu electrònic és no enviar cap missatge, sobretot si el seu contingut és incorrecte o mal considerat. Després d'haver provat durant anys el botó Desfés l'enviament entre un grup d'usuaris de Gmail des de fa anys, Google ha posat a disposició de tots aquesta entranyable funció. Desfer l'enviament és un error que garanteix fins a 30 segons per cancel·lar l'enviament d'un correu electrònic. És prou temps per xafar, treure el peu de la boca i assegureu-vos que el missatge no vegi mai la llum del dia. No tothom s’adona que Microsoft Outlook també disposa d’una sèrie de configuracions i opcions per rememorar un missatge, retardar l’enviament d’un missatge, etcètera, potser perquè no són fàcils de trobar ni d’entendre. Hi ha una opció similar al botó de desfer l'enviament de Gmail, però no és intuïtiu trobar ni utilitzar-lo. A continuació, es mostra el funcionament i la configuració.

Com funciona desfer l'enviament

Per entendre el funcionament de l’enviament d’enviament a Outlook, ajuda primer a entendre el seu funcionament a Gmail. Per obtenir el botó Desfés l'enviament de Gmail, heu d'activar la funció i seleccionar un temps que voleu dedicar a vosaltres mateixos per poder impedir l'enviament d'un missatge. La quantitat màxima de temps és de 30 segons, i és l'opció que recomano.

Quan activeu la configuració, el que realment esteu fent és crear una parada automàtica o retard per a cada missatge enviat, la qual cosa crea al vostre torn una finestra d'oportunitat per cancel·lar-la. Per tant, en realitat no esteu desfent res. Simplement, atureu una acció abans que comenci. Per descomptat, "desfer l'enviament" és més succint i més fàcil d'entendre que "retardar l'enviament amb una oportunitat limitada de cancel·lació".

Microsoft, en la seva típica falta de punxó, ofereix el mateix a Outlook, tret que es tracti d'un procés de dos passos i requereixi més treball per configurar.

Com configurar desfer l'enviament a l'Outlook

Com he dit, configurar l'equivalent al botó Desfer l'enviament de Gmail a Outlook és un procés de dos passos. Primer, heu de crear una regla que retardi la publicació de tots els missatges. Aquí resumiré les instruccions:

1. Vés a Fitxer> Gestiona regles i alertes> Nova regla.
2. Aquí, mireu la secció Comença des d’una regla en blanc. Trieu "Aplica la regla dels missatges que envio". No afegiu cap altra regla (és a dir, deixeu les caselles en blanc).
3. A la llista d’accions, trieu "ajornar l’entrega en un nombre de minuts". Podeu endarrerir el lliurament fins a 120 minuts, però és massa llarg. Us recomano 1 minut, així que introduïu "1" (o quants minuts vulgueu) on digueu "un nombre de".
4. Seguiu les indicacions per desar i anomenar la regla i assegureu-vos de seleccionar la casella de selecció "Activar aquesta regla" abans de sortir.

El següent pas és el que feu quan toqueu accidentalment Enviar en un missatge i vulgueu aturar-lo abans que realment passi.

El missatge serà a la bústia de sortida. És allà on es penja durant un minut de retard.

La manera més ràpida d’assegurar-se que no va a cap lloc és fer clic al botó Treball fora de línia (a la pestanya Envia / Rebi). Ara podeu arrossegar el missatge a la carpeta d'esborranys per editar-lo una mica més, o fer clic amb el botó dret al missatge i eliminar-lo.

Qui pot utilitzar desfer l'enviament?

Malauradament, la funció de desfer l'enviament d'Outlook no està disponible per a tothom. L'aplicació Outlook Mac simplement no la té. Està disponible a Outlook per a Windows 2016, 2013 i 2010, però.

He esmentat anteriorment que Outlook té altres opcions per "recordar" els missatges. Per què no només utilitzeu això en lloc del mètode de retard i eliminació? Hi ha unes quantes respostes molt bones.

En primer lloc, no tots els usuaris d'Outlook tenen característiques de recordació a la seva disposició. Amb els comptes de Microsoft Exchange, l’administrador ha de posar les opcions disponibles. Moltes organitzacions opten per ometre-ho i, en la seva defensa, és una característica força confusa. En segon lloc, només podeu recordar els missatges enviats a altres persones de la vostra organització, de manera que no funcionen a tota la taula. En tercer lloc, si els destinataris ja han obert el missatge, no teniu sort. En quart lloc, els destinataris poden habilitar la seva pròpia característica que impossibilita essencialment que es produeixi un record.

Esperem que un negoci confús de missatges recordats sigui suficient per convèncer-vos per habilitar la funció de missatge de retard i utilitzar-la al vostre avantatge. És la millor opció i us podria estalviar molt de dol.

Per obtenir més consells sobre el correu electrònic, també podeu llegir 5 maneres d’enviar per correu electrònic millor, com matar el correu electrònic amb l’aplicació adequada de Gestió de Projectes i deixar de combatre el correu electrònic amb més correu electrònic.