Revisió i qualificació de servei complet de programari Patriot

Qualsevol petita empresa que utilitzi un servei de nòmines en línia per gestionar els pagaments dels seus empleats sol necessitar molta assistència, especialment durant el procés d’instal·lació. La nòmina de servei complet de Patriot Software sobresurt en proporcionar ajuda als seus clients des del principi fins a la finalitat. Gestiona les tasques bàsiques necessàries per crear registres d’empleats, a més de definir deduccions i contribucions, processar les execucions de nòmines i enviar automàticament els impostos sobre la nòmina. Tot i això, la interfície d'usuari de Patriot Software no és un dels últims nivells, i la seva combinació de comptabilitat i nòmines pot ser confusa. A més, si teniu en compte totes les funcions que Patriot Software cobra de forma addicional per als que els competidors ofereixen de forma gratuïta, l’aplicació pot obtenir un preu car.

Fixació de preus i comptabilitat

La nòmina de servei complet de Patriot Software ha augmentat de preu des que la vaig revisar per última vegada, passant de un preu base de 25 dòlars al mes (inclòs un empleat) a 30 dòlars al mes, més 4 dòlars per empleat al mes. Hi ha una versió bàsica menys costosa que costa 10 dòlars al mes més 4 dòlars per empleat al mes, però heu de presentar els vostres propis impostos sobre la nòmina si aneu per aquesta ruta. També és obligatori que envieu els vostres propis impostos sobre la nòmina i té un cost base mínim de 50 dòlars al mes. El preu de Workful, però, inclou la funcionalitat de rellotge horari integrat, mentre que el complement de temps i assistència de Patriot Software comença a partir de 5 dòlars mensuals per a un empleat.

El lloc també cobra per l’emmagatzematge de documents (a partir de 4 dòlars mensuals, més 1 $ per empleat), que Workful i altres ofereixen de forma gratuïta. Afegeix que els diners de Patriot Software de 10 dòlars mensuals per fer el seguiment de contractistes i venedors i imprimir 1099 i 1096 (gratuïts en altres llocs), i el lloc acaba sent el segon lloc més car que hem revisat, després de l’oferta més alta de QuickBooks Payroll..

Si voleu afegir la funcionalitat bàsica de comptabilitat, podeu registrar-vos a una de les solucions de comptabilitat integrades de Patriot Software. Basic (15 dòlars mensuals) inclou pagaments a contractistes i venedors i creació, impressió i informes de 1099/1096 (el fitxer electrònic és opcional). Podeu fer el seguiment d’ingressos i despeses, acceptar pagaments amb targeta de crèdit i crear i rastrejar factures il·limitades. El Premium (22, 50 dòlars mensuals) afegeix diverses funcions, com ara estimacions, factures recurrents i recordatoris de pagament de factures. La comptabilitat bàsica és realment una bona part si voleu utilitzar totes les seves funcions; Premium no afegeix moltes funcionalitats significatives. Cap altre producte de la categoria, a part de QuickBooks Payroll, ofereix aquest tipus de connexió de comptabilitat.

Bones opcions d'assistència

El suport excepcional de Patriot Software es fa ràpidament evident. Com alguns dels seus competidors, Patriot Software posa a la seva disposició els experts en nòmines per completar aquesta tasca tan onerosa. És possible fer-ho pel vostre compte, però us recomano que deixeu que l’empresa us ajudi si no heu fet mai una nòmina. És l’element més complex de la comptabilitat de les petites empreses i requereix precisió i puntualitat absolutes. No només cal obtenir una compensació dels empleats exactament, sinó que també cal fer pagaments a proveïdors de beneficis i agències fiscals. Si els vostres empleats tenen múltiples deduccions, això requereix molta coordinació. Podeu recolzar-vos en el servei gratuït de telefonia, correu electrònic i xat gratuït de Patriot Software, però en algun moment, més ampli (en directe) pot ser que l'ajuda estigui en ordre i el personal de la companyia estigui preparat i capaç.

Assistència a la configuració

Patriot Software va afegir l’any passat un assistent de configuració dedicat, cosa que abans li mancava. En lloc de treballar el menú Configuració, el lloc us ofereix una sèrie de pantalles que descriuen el que és necessari per començar a executar les nòmines. A aquest assistent, podeu veure enllaços a recursos útils, com ara obtenir un número d'estat d'atur (SUTA). A diferència d'altres tipus d'aplicacions financeres, amb nòmines, cada element de configuració s'ha de completar abans de començar a emetre cheques de pagament.

La configuració consisteix a definir totes les formes en què es poden compensar els empleats i totes les deduccions que s'han de realitzar. Inclou, per exemple, tipus d’ingressos. El programari Patriot és molt flexible en aquest aspecte tant per les hores que els empleats poden treballar (vacances, regular, per partida doble, etc.) com pel tipus de paga que poden rebre (inclosos els bonus, comissions i reemborsament de despeses). El lloc es refereix a aquests com a codis horàries i codis de diners. Aquestes opcions apareixen com a opcions quan inicieu el processament de pagaments al servei de Patriot.

Si oferiu beneficis als vostres empleats, com ara una assegurança mèdica o plans de jubilació, podeu configurar-los de manera que es puguin assignar als empleats quan creeu els seus registres. Hi ha dos llocs on podeu definir-los: dins d’un registre d’empleats real o fent clic a un enllaç al menú Configuració. M’agrada aquesta flexibilitat i no tots els productes l’ofereixen. Nòmines quadrades i QuickBooks La nòmina només està disponible dins dels registres de treballadors.

La informació sobre les deduccions a nivell d’empresa i les aportacions pagades per l’empresa s’introdueix de la mateixa manera, tot i que els seus camps de dades són lleugerament diferents. Per crear una deducció per al vostre 401 (k), per exemple, feu clic a Afegeix un nou i, a continuació, seleccioneu el tipus d'una llista desplegable. Podeu introduir una descripció que es mostrarà als informes i al corrent de pagaments i, a continuació, proporcioneu l'import predeterminat del dòlar que se li restarà a les quotes de pagaments com a percentatge o un import fix. També podeu introduir els límits requerits i especificar la casella W-2 correcta, si cal.

Més configuració

També heu d’introduir les configuracions d’impostos de l’empresa i les taxes d’atur estatals. Patriot Software ha reunit una excel·lent pàgina amb enllaços a informació específica de l'estat que podeu consultar si no teniu aquests números. També us indica com sol·licitar un número federal d'identificació d'empresaris (EIN) i complir els requisits de registre de l'estat. Proporciona enllaços a formularis que han de completar els nous empleats i que heu d’enviar. Heu d’aportar informació del compte bancari per a la retirada de nòmines, empleneu un formulari d’autorització i introduïu la configuració d’impressió de pagament de pagament o de dipòsit directe.

Si voleu que els vostres empleats puguin iniciar la sessió en portals protegits amb contrasenya on puguin visualitzar les matèries de pagament i altra informació personal de nòmines, podeu crear nombres d’usuari i contrasenyes temporals per a cada membre del personal i enviar invitacions. Els portals d’empleats del lloc són excel·lents, alguns dels millors que hem vist. Quan inicieu la sessió per primera vegada, veureu enllaços a les tasques més habituals (Veure paquets de pagaments, imprimir estades de pagament, etc.). El panell vertical esquerre conté enllaços de navegació a altres dades i eines que es troben aquí, com l'Impost Federal (retenció), els documents d'empresaris, l'historial de nòmines i l'informe de resum de temps. Si voleu fer servir aquesta funció, els empleats poden punxar i sortir (manualment o segons el temps real) als seus portals; Les targetes de temps es poden enviar a nòmines.

És per això que Patriot Software i competidors com SurePayroll s’ofereixen per ajudar els usuaris nous a través del procés de configuració i l’entrada de dades necessària per subministrar l’historial de nòmines. És molt complicat. Sempre podeu tornar a les pàgines de configuració un cop hàgiu completat l'assistent per fer canvis quan calgui.

Informació personal

Una vegada finalitzats els paràmetres de nòmina de la vostra empresa, podeu crear un registre per a cada empleat. Aquest és un procés senzill però que requereix molt de temps. Ompliu els camps en blanc per obtenir informació que encara no s'ha introduït (nom, adreça, SSN, data de contractació, etc.) i seleccioneu de les llistes de les opcions que acabeu de crear (com ara el tipus de pagament i la freqüència). Quan heu subministrat totes les dades sol·licitades, podeu accedir a registres individuals des d’una pantalla fent clic a les pestanyes que obren diferents seccions del registre, com ara Informació de pagaments, Historial de pagaments, Deduccions i contribucions i Informació horària.

Aquesta és una manera eficaç de fer disponibles tots aquests detalls. Cap altre producte ho fa molt millor, realment, tot i que alguns llocs fan un ús més econòmic de l’espai de la pantalla i posen l’èmfasi en l’aspecte de les pantalles i el seu contingut.

Eines de navegació

L'experiència d'usuari de Patriot Software pot ser confusa si només utilitzeu els elements de la nòmina, ja que les funcions de comptabilitat i nòmines es combinen en un lloc. Quan inicieu la sessió per primera vegada, veureu dues barres d'eines diferents, una al panell vertical esquerre i una a la part superior. Aquest últim és l’eina principal de navegació; té fitxes etiquetades Tauler de control, Comptabilitat, nòmines, informes i configuració. Hi ha un botó d'ajuda a la dreta. Desplaceu-vos sobre un dels primers tres botons amb el ratolí i baixa un menú d’enllaços relacionats. Feu clic en un i a la barra d'eines vertical de l’esquerra es canvia per mostrar enllaços semblants als de la llista desplegable esmentada anteriorment.

El quadre de comandament global del lloc és diferent del de la competència. Només conté missatges de Patriot Software i icones que representen enllaços que us porten a set de les activitats més habituals tant en les nòmines (Executar la nòmina, per exemple) com en les aplicacions de comptabilitat (Crea factura). No hi ha articles per fer, com ara Gusto, ni informació sobre l'activitat de nòmines actuals i anteriors, com les ofertes d'OnPay.

Si no utilitzeu el mòdul de comptabilitat, només podeu fer clic a la pestanya Nòmines per obrir la pàgina inicial de la Nòmina. Podeu realitzar la major part dels vostres treballs després de la configuració des d'aquesta pantalla. Mostra enllaços a les tasques de nòmines habituals a la part superior. A sota d'ells, hi ha una taula de tres pestanyes on podeu alternar entre els totals de les nòmines més recents, cobraments d'impostos i dipòsits d'impostos. Els enllaços a articles d’ajuda populars apareixen al panell vertical dret. Podeu accedir a Informes i configuracions mitjançant enllaços al panell vertical esquerre o a les pestanyes de la part superior de la pantalla.

Tanmateix, un cop fet clic en un enllaç, les pantalles de treball són intuïtives. Utilitzen convencions estàndard d’entrada de dades en línia. Ompliu els espais en blanc o feu clic als enllaços o seleccioneu de les llistes desplegables. De vegades, hi ha fletxes direccionals marcades al pas següent per orientar-vos, com a la pantalla Executar la nòmina. Tots els serveis que hem revisat ofereixen guies de navegació per traslladar-vos a través dels processos multistep Però d'altres, com el Gusto premiat per l'Editors 'Choice, resulten més gràfics i estèticament agradables.

Temps de pagament

Seleccioneu l’entrada Executar la nòmina de la pàgina principal per preparar-vos per a la jornada de pagament. Per definir les dates d'inici i finalització del període de pagament i la data de pagament, feu clic als calendaris que hi ha al costat dels camps de dades en blanc que hi ha a la part superior de la pantalla que apareix. Les opcions avançades aquí us permeten saltar-vos deduccions i aportacions si ho preferiu. A continuació es mostra una llista dels vostres empleats. Cada línia conté quadres per als tipus de pagament estàndard (hores extraordinàries), així com la tarifa horària de l'individu. Simplement introduïu el nombre d’hores als quadres correctes i canvieu l’interruptor al costat de Mostra tots els codis d’hora i diners a la part superior dreta si voleu introduir hores per obtenir coses com ara temps de vacances i bonificacions. El mateix passa amb el vostre personal assalariat.

Quan feu clic a la fletxa Següent pas, es mostra una llista d’empleats amb el salari brut i la neta neta en resum. Feu clic a Mostra els detalls i apareixerà el brot de sou de cada empleat. El dèbit d’impost total apareix clarament a la part superior de la pàgina. Els totals proporcionats en diversos llocs per Patriot Software són molt importants. Tanmateix, el que volen els gestors -i què ofereixen altres llocs com SurePayroll- és un total visible clarament, l’import que surt del compte bancari en la data especificada, abans d’aprovar els pagaments. Les vostres úniques opcions aquí són aprovar o cancel·lar l'execució o tornar al primer pas.

Després d’aprovar una carrera, la pantalla que apareix no té números, només enllaç al Registre de nòmines i a la factura d’impostos de nòmines. En cap lloc us indica exactament quant sortirà del vostre compte corrent i en quina data.

Informes mòbils

La nòmina de servei complet de Patriot Software inclou molts informes preformatats, no tants com OnPay ni tan personalitzables, però el que està disponible és satisfactori per a les funcions que ofereix el lloc.

Pel que fa a l’accés per a mòbils, no hi ha aplicacions dedicades com les ofertes d’Intuit, però podeu mostrar llocs web optimitzats per a mòbils que funcionen bé en dispositius Android i iOS. Semblen i funcionen molt com els seus homòlegs basats en l'escriptori, amb poques diferències d'interfície d'usuari.

Per exemple, obriu el panell vertical esquerre fent clic a un enllaç situat a la part superior esquerra de la pantalla i seguiu les indicacions per accedir a la pantalla desitjada. Alguns continguts s'han de mostrar verticalment per la seva amplada. Però podeu fer tot el dispositiu mòbil que pugueu fer a l'escriptori, inclosa la utilització d'una nòmina.

Una elecció robusta

El programari Patriot ofereix suport i orientació sòlids per als nous usuaris. El programari cobreix les bases en què es tracta la nòmina i els seus impostos associats i sobresurt en àrees com l’accés mòbil i els portals d’empleats. Si voleu que les funcions de nòmina necessiten la majoria de les petites empreses i una interfície excel·lent, us recomanem Gusto, la nostra elecció d’editors.

Mentre penseu en el vostre flux de caixa, mireu els nostres ressenyes sobre els millors serveis de comptabilitat en línia i programari fiscal.