Revisió i classificació de la comptabilitat al núvol de negocis de Sage

Sage, líder mundial en solucions de comptabilitat, ha llançat recentment Sage One Accounting com a Sage Business Cloud Accounting: el canvi de nom del servei en dos anys. El canvi de nom no va anar acompanyat de millores que haurien ajudat a la comptabilitat de les petites empreses a destacar entre la competència. De vegades sembla (i actua) una aplicació més adequada per als professionals de la comptabilitat, més que per als gestors de petites empreses. No rebeu l’enfocament més modern i d’última generació que veieu a ZipBooks o a l’intuit QuickBooks Online Intuit QuickBooks de la selecció dels editors. Tot i així, Sage Business Cloud Accounting aconsegueix la mecànica interna correcta, i pot ser que sigui un bon preu assequible per a empreses molt petites que no necessiten QuickBooks Online o Xero.

El lloc web compta amb diverses eines bàsiques (gestió d’ingressos i despeses) i d’altres avançades (multicanalitat, permisos d’usuaris flexibles), però manca d’algunes funcions entre aquests dos nivells, com ara el seguiment de temps i les comandes de compra. Ara bé, és compatible amb les connexions als vostres comptes financers en línia. També ofereix diversos processadors de pagament, de manera que els clients poden pagar les seves factures mitjançant una targeta bancària o un compte en línia, i la seva estable d’informes és impressionant. El servei costa 25 dòlars al mes. Sage encara ofereix una versió inicial, Sage Business Cloud Accounting Start, que costa 10 dòlars al mes i només ofereix administració de comptes d’ingressos i despeses. Els dos nivells ofereixen una prova gratuïta de 30 dies.

El preu de Sage es compara bé amb el d’Intuit QuickBooks Online, que comença a partir de 20 dòlars mensuals pel seu pla d’inici senzill; Essentials afegeix funcions de facturació, multiusuari i seguiment de temps per 35 dòlars al mes; i Plus (60 dòlars al mes) us permet fer un seguiment complet de l'inventari i el projecte. Però el pla d’inici de ZipBooks és gratuït, oferint contactes i facturació il·limitats, un feed bancari i gestió d’ingressos i despeses. Wave també és lliure d’utilitzar, tot i que cobra taxes de transacció.

Un inici familiar

Sage Business Cloud Accounting ofereix més ajuda per configurar que la majoria dels competidors. Primer demana els conceptes bàsics, com ara l’adreça d’empresa i la data en què va començar l’empresa. Un cop fets els primers passos, s’obrirà una nova pantalla plena de configuració del lloc. Això és bo: la majoria dels competidors us ho deixen per trobar el vostre camí. Aquesta pantalla conté enllaços a altres pàgines, on podeu crear o importar clients i venedors en format CSV; connectar-se als seus comptes bancaris; revisar la Carta de Comptes; ingressar saldos inicials; i revisar l’informe del balanç de prova. També hi ha eines de configuració opcionals que no heu de completar, com ara la personalització de les factures i una revisió de les preferències predeterminades.

Sage Business Cloud Accounting adopta un enfocament diferent del seu tauler de pàgina (pàgina d'inici) del que fan els llocs de competència, utilitzant-lo per a aquestes eines de configuració. En lloc de mostrar una pàgina de gràfics i números que us ofereix una panoràmica ràpida de l’estat financer de la vostra empresa (saldos del compte, ingressos i totals de despeses), consta de cinc pantalles accessibles fent clic a les pestanyes: Començar (configuració, la primera pàgina que s’obre), vendes, despeses, estat de fluxos d’efectiu i previsió de fluxos de caixa.

Les pestanyes de vendes i despeses obren pantalles separades amb els gràfics i les dades que altres llocs es mostren a la pàgina d’obertura. Les visions generals d’una sola pàgina dels llocs de comptabilitat competitius són més accessibles i consolidades que aquest enfocament a pantalla multispectiva, però les pàgines de despeses i despeses de Sage Business Cloud Accounting continuen sent resums efectius, mostrant gràfics que proporcionen les dades diàries necessàries (Bills venedors vençuts, Factures de vendes pendents, etcètera).

També voldreu fer clic a Configuració a la part superior dreta de la pantalla, ja que us prepareu per començar a utilitzar el lloc. Aquesta pantalla duplica part del que ja vau fer si feu una configuració, però afegeix elements com els pagaments i el tipus d'anàlisi, que us permet definir fins a tres categories (departament, projecte i codi de cost). També fa alguna cosa durant aquest procés que cap dels competidors que hem provat: proporciona taxes d’estat, vendes locals i estatals per a la vostra ubicació geogràfica. Aquestes pantalles de configuració estan disponibles a tot el lloc; visitant-les, podeu aprofitar tota la personalització i la profunditat de funcions que s’ofereixen.

L'experiència d'usuari de Sage

L'estructura de la interfície d'usuari del lloc és similar a la d'altres llocs que hem revisat. Hi ha una barra d’eines horitzontal a la part superior que divideix les dades de la vostra empresa en agrupacions lògiques d’informació i activitat: resum, vendes, despeses, contactes, productes i serveis, banca, revistes, informes i configuració. La majoria d’aquestes agrupacions s’obren en menús desplegables per a les seves funcions individuals. Feu clic a Vendes, per exemple, i podeu triar entre pressupostos i estimacions, factures de vendes, notes de crèdit de vendes i entrades ràpides.

Un cop seleccionada una pantalla per a l'entrada de dades, per exemple, Vendes de factures: Sage Business Cloud Accounting utilitza convencions de Windows estàndard per a l'entrada i navegació de dades. Seleccioneu entrades de llistes que heu creat de clients, venedors o productes, i feu clic als botons etiquetats i empleneu els camps en blanc quan no hi hagi diverses opcions disponibles. Les plantilles de registre i formulari funcionen així. El lloc fa una altra cosa que no és freqüent, però recomanable: si deixeu una pantalla sense acabar i deseu, apareix un quadre d'advertència i us donarà la possibilitat de completar la pàgina abans de sortir.

Visualment, tot i que s'ha millorat amb els anys, Sage Business Cloud Accounting sembla datat en comparació amb un lloc com ZipBooks. També tendeix a funcionar més lentament que els altres llocs que hem revisat, i les seves eines de navegació no estan disponibles en algunes pantalles, obligant-vos a utilitzar el botó Enrere del navegador. Al costat brillant, Sage ha suavitzat una mica del llenguatge utilitzat a tot el lloc canviant o eliminant algunes de les seves frases poc conegudes.

Sage ofereix una experiència raonablement bona tant en la seva aplicació iOS com en l’aplicació Android, però no fa tant com la interfície basada en el navegador. L'aplicació s'adapta al treball de comptabilitat que és més probable que realitzeu quan esteu fora de l'oficina o visiteu un client. Per exemple, podeu veure els vostres contactes i transaccions; crear factures i pressupostos; registrar pagaments; i introduïu transaccions. La versió mòbil no té els informes en profunditat que es troben a la versió completa, però podeu veure l’entrada i la sortida dels vostres diners i consultar els gràfics de rendiment comparatius.

Registres, Transaccions, Informes

Sage Business Cloud Accounting ofereix opcions d'importació generoses i admet les importacions de CSV de nombrosos tipus de dades. Les formes de rècord són tan completes com han de ser, i són comparables a les de la competició, millors que algunes, inclosa Kashoo. Els formularis de client, per exemple, contenen camps estàndards per a informació de contacte, límit de crèdit, termes i activitat (vendes fins a la data, última venda, saldo vençut, etc.).

Els registres de productes i serveis de Sage també són bons. En primer lloc, el lloc ofereix la possibilitat d’establir tres nivells de preus d’articles. Això vol dir que podeu assignar preus diferents a articles i escollir-ne el més correcte quan factureu clients, en lloc d’haver de canviar els preus manualment. Els registres de producte són prou complets i a la pantalla d'activitat de l'element es mostra tota la informació clau sobre cada producte en una visió general visual, com ara la quantitat en estoc, el nivell de reordenació, l'última venda i el cost mitjà. També és fàcil ajustar els nivells d’estoc. El lloc no ofereix una funció dedicada al seguiment de temps que inclou un temporitzador i la capacitat de marcar els articles com a facturables, però es poden reservar com a serveis els registres d’elements.

No hi ha res que destaqui especialment sobre les formes de transacció del lloc, a excepció del desglossament de l'impost sobre vendes (estat, ciutat, comtat) i la disponibilitat dels nivells existents en les formes de venda. Podeu crear i imprimir factures per correu electrònic; pressupostos i estimacions (el lloc distingeix entre tots dos, cosa que és bona); notes de crèdit de clients i venedors; i factures (sense comandes de compra). Sage Business Cloud Accounting també ofereix una funció anomenada Entrades ràpides, que us permet introduir factures i notes de crèdit ràpidament, a la mateixa pantalla.

Els llocs web de comptabilitat de les petites empreses no han d’oferir dotzenes de plantilles d’informe per ser útils per als gestors que necessiten visions generals específiques de les seves dades financeres. El nombre inclòs i el seu nivell de personalització haurien de coincidir, però, amb la profunditat i l'amplitud de les funcions del lloc. Sage Business Cloud Accounting ofereix un nombre suficient, tant els informes que han de ser gestionats regularment per part del personal comptable (envelliment de comptes a cobrar, moviments d’accions i informe de llibres de caixa) com els que han de ser generats i analitzats periòdicament per un professional de la comptabilitat, inclòs l’estat de fluxos de caixa, Resultat i pèrdues i beneficis. Tot i això, la seva personalització pot ser millor i cal canviar algun llenguatge poc conegut (Book Book, Cashbook) per termes més habituals.

Moltes visualitzacions de llista de dades serveixen de mini-informes; sovint podeu veure subconjunts de dades que necessiteu aplicant diversos filtres.

Una elecció de Sage?

Tot i que resideix al núvol, Sage Business Cloud Accounting té una aparença obsoleta. Llocs com ZipBooks i WorkingPoint han fet una tasca recomanable de fer allò que pot ser un procés molt regimentat, complex i fàcil d’entendre que el del programari de comptabilitat fa 20 anys. Sage Business Cloud Accounting té els fonaments bàsics, però, es distingeix en algunes àrees, com ara nivells de preus múltiples, entrada automàtica d’impost de vendes i anàlisi per departament i projecte. Però el seu preu, la seva interfície, la navegació, el conjunt de funcions i la usabilitat general no són iguals amb QuickBooks Online, la nostra elecció per als programes de comptabilitat de petites empreses.