Sap business i valoració professional

SAP SE és un venerable fabricant de programari alemany que s’adreça principalment a empreses de Global 1000 i s’especialitza en bases de dades d’avantguarda, planificació de recursos empresarials (ERP) i programes financers, inclosa la comptabilitat de comptadors generals. SAP ERP (abans SAP R3) és una de les aplicacions ERP més àmpliament implementades al mercat mundial i s’adhereix a una ruta d’implementació tradicional que requereix normalment personalització àmplia, vies d’implementació plurianuals i centenars de milers de dòlars en taxes de consulta.

Dit això, per a aquesta revisió, analitzem SAP Business One (que comença a 82 dòlars per usuari al mes per a l’edició professional allotjada); representa la petita empresa que ofereix l'empresa (petita i mitjana empresa). La posem a prova tant des de les perspectives de comptabilitat financera general com d’ERP. La versió que vaig provar va ser SAP Business One per a la base de dades HANA i motor analític de SAP; tanmateix, Business One també està disponible en una versió de Microsoft SQL Server (en cas que estigui més a gust amb això). Tanmateix, només Business One per a HANA ofereix la capacitat multicurrency mentre que la versió del Microsoft SQL Server està dissenyada per a l'ús exclusiu als Estats Units.

La majoria de sistemes de comptabilitat per a pimes i ERP encara adopten un enfocament modular, que permet combinar comptabilitat financera, gestió de relacions amb els clients, gestió de recursos humans (RR) i gestió d’inventaris complexa. SAP Business One Professional (que també està disponible a 3.145 dòlars per a una llicència d’usuari professional local) té un nucli de comptabilitat sòlid, però integra la funcionalitat en totes aquestes altres àrees perfectament en diversos mòduls (cosa que significa que pot comprar molt més que vosaltres) en realitat té la intenció d'utilitzar), com el mòdul d'administració de beneficis (BA) detallat més endavant a la revisió.

Aquest tret només augmenta el compàs de Business One, però l’atenció del programari a donar suport a requeriments d’operacions i negocis complicats i altament personalitzables ho fa encara més complicat. Si la vostra empresa pot beneficiar-se d’aquest nivell de personalització i no t’importa una forta corba d’aprenentatge i implementació inicial, SAP Business One val molt l’esforç. Les empreses que busquen quelcom una mica més senzill i dissenyat per al núvol es veuran millor amb els guanyadors d'Editors 'Choice Intacct (del costat de la comptabilitat financera) i NetSuite OneWorld (per als sistemes ERP de tot tipus).

No us ho penseu com a Tauler de control

Vaig provar Business One mitjançant una connexió d'escriptori remota (RDP) a un servidor SAP que executa la versió HANA. Tot i que aquest compte de prova es mantenia als propis servidors de SAP, és important tenir en compte que estava treballant amb la versió local del programari, instal·lada en servidors virtuals i allotjada al núvol. La versió SAP Business One Cloud és un animal diferent, dissenyat específicament per a un accés basat en navegadors només en núvol que utilitza una capa de serveis gestionada íntegrament per SAP.

Probablement sigui per un motiu pel qual he tingut problemes per accedir a la meva instància de prova mitjançant el navegador. SAP manté que també és accessible mitjançant el navegador web del Firefox, que actualment és (i sorprenentment) l’únic navegador web compatible. Mai no va funcionar per a mi, però SAP m’assegura que hi treballen. Independentment de com accedeixi al sistema, la primera pantalla que veureu és el tauler de control de "Cockpit" de SAP. El Cockpit és altament personalitzable, mostra dades pertinents a nivell d’usuari i serveix com a portal útil per a navegar per tot el sistema.

Aquest sistema de navegació consta de tres parts: una barra de cintes a la part superior del Cockpit, una barra lateral de menú vertical a la part esquerra de la pantalla i els ginys que es mostren al tauler. La barra de la cinta superior és una manera senzilla d’analitzar els registres. Per exemple, si esteu al fitxer Comandes de compra, hi ha fletxes a la barra d’eines per avançar i retrocedir.

El menú de la barra lateral esquerra us portarà a qualsevol transacció, pantalla d’entrada de dades o informe del sistema. Es divideix en àrees funcionals com Administració, Finances, Vendes, Compres, Oportunitats (fonamentalment CRM), i d'altres, incloent una secció amb els informes. Inventari i nòmines també es troben al menú principal. Al fer clic en un encapçalament s'obren sublivells. Podeu introduir o veure transaccions o generar informes inclosos estats financers bàsics. SAP Business One proporciona tres dels quatre estats financers bàsics. Una declaració independent de canvis en els resultats obtinguts no és un dels informes, però és prou fàcil de generar a Microsoft Excel si realment ho necessita.

El Cockpit també proporciona una altra manera d’introduir, accedir i informar de dades. Els ginys a la pantalla són mòbils, cosa que significa que podeu afegir-los i suprimir-los segons les necessitats dels usuaris i hi ha una quantitat considerable de ginys preconstruits. També podeu editar ginys existents o crear la vostra informació que contingui la vostra posició en particular. Passar un punt de dades en un giny proporciona una petita pantalla amb més detall sobre aquest punt de dades. Això es defineix al giny i, com la majoria dels aspectes del sistema, es pot modificar i personalitzar. En general, aquest estil de representació de dades és típic en aplicacions de comptabilitat i ERP més grans, i el trobareu a bona part de la competència, incloses aplicacions centrades en el núvol, com Intacct o NetSuite OneWorld. Podeu crear nous ginys mitjançant l’opció Pervasive Analytics del menú de la barra lateral.

Dos dels ginys són especialment notables. El giny Funció comuna és una taula de dreceres de les operacions que realitzeu amb més freqüència. Vaig trobar una manera convenient configurar un conjunt de dreceres personalitzades per a una persona determinada, tot i que també seria aplicable a nivell departamental. Un altre widget valuós és el Workbench. El Workbench està format per tots els documents i informes relacionats amb un flux de treball específic. A la companyia de proves que vaig crear per provar, aquest widget es va configurar per al procés de vendes i era essencialment un organigrama a través de tot el procés, a partir de generar una estimació a través del sistema de comptes a cobrar. Hi ha una petita bombolla de fletxa cap avall al costat de la icona per a un sub-procés i fent clic a ella apareix els informes relacionats amb la part del flux de treball. Es proporcionen quatre bancs de treball: vendes, compres, inventaris i finances.

Hi heu utilitzat sovint altres dos ajuts de navegació durant les proves. Quan s'obre una finestra de gràfic, feu clic amb el botó dret o feu doble clic sobre el número de fila per obtenir tots els detalls de la transacció de fila. Sovint hi ha molt més detalls de dades que els que es mostren a la finestra oberta. Algunes de les entrades de la fila també tindran una fletxa taronja apuntant a un o més dels elements mostrats a la fila. Això indica que podeu analitzar les dades. Per exemple, en un informe que mostra un article d’inventari, en fer clic a la fletxa taronja s’obté la descripció, la ubicació i el cost de l’element, així com el número en estoc o si l’element es troba com a contracord.

Independentment de la vostra estructura organitzativa, el sistema de numeració del compte és prou flexible per gestionar-lo. SAP Business One proporciona quatre segments de compte predeterminats (compte general, divisió, regió i departament) i podeu definir fins a 10 segments per proporcionar més granularitat del compte.

Per fer les proves de comptabilitat de la comptabilitat general, vaig mirar principalment la secció Llibreta general del sistema general, però SAP Business One Professional té comptes igualment potents a cobrar i a cobrar, nòmines, actius fixos i inventari. En particular, l'inventari és quan els sistemes de comptabilitat de nivell d'entrada sovint són escassos. El sistema Inventari de Business One proporciona la possibilitat d’utilitzar diferents mètodes de costos en diferents tipus d’articles d’inventari i també proporciona el kit i el processament de BOM (factura de materials).

Les funcions de multicanalitat de la versió HANA de l'aplicació són robustes i podeu mantenir les divisions de divises en altres àrees geogràfiques convertint-se en moneda nord-americana al tancament del període. Business One només realitza aquesta conversió en temps real en un tancament de període, però pot simular una aproximació de la conversió als informes de mig període. En funció de les vostres necessitats, la incapacitat per a la conversió real de moneda en temps real en qualsevol moment o moment pot presentar un problema, tot i que per a la majoria dels usuaris la conversió de final de període amb la valoració del dia de tancament serà suficient.

És bo anar?

Hi ha bones i males notícies per als usuaris de telefonia mòbil. Les males notícies: en el moment d’aquest escrit, la versió basada en la web de SAP Business One Professional només admet un únic navegador: Mozilla Firefox. La bona notícia és que Firefox està disponible per als sistemes operatius iOS, Android, Windows i Mac. Tot i això, SAP continua planejant aquesta capacitat d'accés. Durant la prova no he pogut accedir al sistema SAP Business One mitjançant Firefox, fins i tot des del meu PC.

SAP és conscient d’aquests problemes, disposa dels recursos per aportar-los, i coneix el valor de l’accés mòbil i BYOD (porteu el vostre propi dispositiu), així que no tinc gaire dubtes que l’accés mòbil estarà en marxa en poc temps. T'aconsello, però, que si aquesta funció és important per al teu negoci, assegureu-vos que el distribuïdor amb què treballeu pot demostrar que funciona amb Firefox els vostres dispositius.

Administració de beneficis

En aprofundir els altres mòduls i capacitats opcionals de SAP Business One, vam començar amb la comptabilitat i després vam traslladar l’alfabet a l’administració de beneficis. Com en tots els altres mòduls addicionals que la vostra empresa pot incorporar a la plataforma SAP, el mòdul de Gestió de Beneficis és altament configurable per a plans i paquets de beneficis complexos i granulars entre empreses. Un subcomponent del mòdul HR mySAP, el mòdul BA està integrat amb el mòdul de nòmines de SAP i es basa en un marc flexible i fluxos de treball automatitzats per agilitzar l'administració de recursos humans.

El mòdul es desglossa en uns quants components clau. Per als administradors de beneficis, SAP ofereix un conjunt d’eines que inclou un assistent d’inscripció per configurar plans i beneficis personalitzats en cobertura mèdica, dental i de visió. També inclou una eina de correcció d’elegibilitat i s’integra amb els principals proveïdors de pla per obtenir detalls de cobertura. Igual que amb el programari de BA com BambooHR i Namely, el mòdul també inclou funcions d’informació d’avantatges per agrupar i resumir les dades d’avantatges de tots els empleats i plans, juntament amb la capacitat de crear informes de beneficis personalitzats.

Des del costat dels empleats, el mòdul BA ofereix un portal d’autoservei per als empleats on els usuaris poden veure el seu pla i cobertura de beneficis i fer canvis a les seleccions de beneficis. El mòdul no aprofundeix en beneficis i avantatges premium, però inclou cossos bàsics de salut, plans d’assegurances, comptes de despeses flexibles (FSAs) i plans d’estalvi com 401k.

L'experiència d'usuari (UX) és coherent amb els principis de disseny de SAP, cosa que significa que té un disseny antic i antic i similar a la de Fairsail HRMS. Ofereix personalitzacions granulars profundes mitjançant esquemes de visualització propietats de SAP i paràmetres infotípics. En general, el mòdul és una valuosa addició a les capacitats ERP totals en una de l'organització, tot i que el seu valor BA i l'execució autònoms estan molt lluny de les funcions, la funcionalitat i la intuïtiva UX dels Choice Zenefits dels editors.

Una bona relació és important

CRM és un component clau de qualsevol organització moderna de vendes empresarials, tant que SAP va decidir no etiquetar les seves funcions CRM com a "CRM", sinó que les etiqueta "Oportunitats de venda". Els clients (i clients potencials) es configuren a la secció Comandes de vendes del sistema, importades des de Microsoft Outlook o entrades a través d'una pantalla d'Oportunitat de vendes. La pantalla Oportunitat de vendes us permet importar un client o un client existent fent clic al camp "Codi de socis comercials", que després mostrarà una llista de socis comercials. Altres camps d’aquest registre us permeten introduir l’oportunitat (és a dir, quins articles o serveis voleu incloure), la data de tancament prevista i l’etapa d’aquest procés de venda.

Les etapes de venda es treuen d’una taula que creeu que etapes el procés de vendes des del plom a través de reunions i pressupostos o altres fites i, esperem, que acabin finalment amb una comanda. També introduïu un percentatge de tancament estimat a cada etapa. No heu de passar per cada etapa amb cada avantatge, però el percentatge de tancament s’utilitza per preveure la probabilitat d’obtenir una comanda realment. La utilitat d’aquest depèn en gran mesura de les vostres mètriques d’estimació, però l’aproximació de Business One és certament interessant.

La documentació "To Go" de SAP Business One, que és una guia bàsica per a l'usuari, detalla aquest procés (i d'altres) amb detall i és un document imprescindible per a qualsevol negoci que tingui en compte el sistema de programari. Com en qualsevol aplicació CRM, SAP Business One té la possibilitat de crear i gestionar campanyes, principalment a través del seu assistent de gestió de campanyes, que vaig trobar fàcil d’utilitzar. Com a part del procés de vendes també s’inclou la capacitat de crear i mantenir contractes de serveis, targetes d’equips de client i crear trucades de servei.

Bona gestió d’inventaris

SAP Business One Professional és òbviament bo per gestionar una gran varietat d’organitzacions de vendes, però també és bo per gestionar entitats de producció i emmagatzematge lleugers, tot i que les seves capacitats no seran molt inferiors a les que s’especialitzen en aquesta vertical, com Epicor.

L’inventari de SAP Business One Professional s’adapta especialment al mercat de petites i mitjanes empreses (PIME). Tot i això, si bé té algunes característiques necessàries en una cadena d’inventaris de producció, no proporciona prou per suportar una veritable operació de la botiga. Tot i així, fins i tot dins del mòdul Inventari, el sistema SAP Business One Professional té una àmplia capacitat d’anàlisi i predicció.

El mòdul de planificació de recursos de materials (MRP), que falta en diversos sistemes d'entrada, com ara el cim de Cougar Mountain Denali, us permet realitzar una bona quantitat d'anàlisi i previsió i, a continuació, es reforçaran aquestes capacitats en la funció de previsió intel·ligent. Aquesta funció utilitza "Triple Exponential Smoothing" o "Regressió lineal amb tendència deteriorada i ajustament estacional" per produir previsions precises de les vostres necessitats de vendes i inventaris futurs, i l'aplicació tria el mètode més adequat, donada la quantitat i el tipus de dades que introduïu. Aquest resultat de previsió es pot utilitzar com a entrada per a l’assistent de MRP que us porta a l’hora d’introduir els paràmetres necessaris per generar una previsió de comandes i l’inventari necessari per complir-los (és a dir, comandes de compra). O, si l'utilitzeu amb els mòduls de producció, aleshores a les comandes de producció necessàries per produir l'inventari que compleixi els requisits de venda. Podeu establir nivells d’accions mínims i màxims i realitzar anàlisis de la quantitat de comandes econòmiques (EOQ) per mantenir el nivell d’estoc òptim per satisfer les vendes previstes, al mateix temps que minimitzeu els costos generals i la probabilitat d’un estat fora d’estoc.

Per costar el vostre inventari, SAP Business One Professional ofereix una funcionalitat per als quatre mètodes de costos principals, inclosos els primers ingressos (FIFO), la mitjana mòbil, els costos estatals i els costos en sèrie / lots. El mètode de cost de sèrie / lot us permet assignar un cost a articles individuals de l'inventari, que és essencialment el cost de l'element específic. El que no trobareu és l'assistència del mètode LIFO (Last-In First-Out), però aquesta manera de fer les coses no ha estat d'utilitat, per la qual cosa és poc probable que necessitin operacions més noves i petites.

Les funcions d’inventari de SAP Business One Professional estan orientades al magatzem. Podeu especificar un magatzem com a magatzem amb caiguda, com a magatzem bin, o simplement "magatzem". Tanmateix, un cop especificat com a magatzem de paperera, cada article ha de ser assignat a una paperera, tot i que es pot tenir una paperera "general" que pugui contenir diversos elements diferents. Un cop configurat un magatzem amb papereres, totes les transaccions (rebuda, lliurament, transferències, comanda de producció o compra) han de tenir un número de paperera relacionat amb ell. Els números de la safata es poden codificar en barres i el sistema pot mantenir les llistes de materials de facturació (BoMs), de retallar i de triar mitjançant aquestes assignacions. Els mòduls de creació es creen i es mantenen al mòdul de producció, tot i que Inventari, vendes, compres, MRP i Producció estan completament integrats i aquestes funcions flueixen entre els mòduls en funció de l’element específic i de la transacció que un usuari accedeixi.

SAP Business One Professional no proporciona un gran nombre d'informes enllaunats, tot i que conté els informes que és probable que utilitzeu sovint. I podeu especificar quins indicadors de rendiment clau relacionats amb l’inventari (KPI) que voleu mostrar a la pàgina de destinació d’Inventari, que també és útil. Si necessiteu informes personalitzats, recordeu que el motor d’informes de la majoria de productes SAP, inclòs Business One Professional és Crystal Reports, que és un producte SAP. Tot i que aquesta és una excel·lent eina d’informació, no és especialment fàcil d’utilitzar. Per tant, probablement una bona idea és tenir algú a casa o un consultor en aquesta aplicació d'informes.

En general, igual que amb els altres components de SAP Business One Professional, he trobat de vegades el mòdul Inventory una mica difícil d’utilitzar. Algunes de les pantalles de dades poden ser obtuses i poc intuitives i no sempre està clar què cal introduir en un camp o on es poden trobar les dades necessàries. Tot i així, compensar-ho és un sistema d’ajuda molt complet i una documentació excel·lent per a aquells que vulguin esforçar-se.

Lluny i més enllà

SAP Business One proporciona un sistema financer complet i sofisticat que també s’estén fàcilment per afegir les funcions d’un veritable sistema ERP, inclosos mòduls per a la producció, recursos humans, CRM i MRP. Fins i tot hi ha la capacitat de fer el seguiment de projectes i realitzar anàlisis empresarials predictius mitjançant les funcions avançades de la base de dades SAP HANA.

L’inconvenient de tota aquesta capacitat és que el sistema global és bastant complex. Arribar a una funció determinada és fàcil. Normalment hi ha diverses maneres d’arribar a una transacció o informe concret i diverses capes de exploració, cosa que significa que podeu obtenir la mida tan granular com la majoria dels usuaris voldran o necessitaran. El gràfic de comparació mostra uns 150 informes estàndard disponibles, tot i que aquesta xifra és una mica enganyosa. Com en totes les opcions d’informe disponibles, podeu obtenir pràcticament qualsevol tipus d’informe que desitgeu o necessiteu.

Tanmateix, en molts casos, tenir totes les opcions d’informe disponibles a diversos nivells pot fer que la generació d’un informe no estàndard sigui una tasca considerable. Afortunadament, és molt fàcil exportar un informe a Microsoft Excel i manipular-lo allà. Crystal Reports també està disponible i, si teniu algú al vostre negoci amb experiència en aquesta aplicació, pot ser més fàcil generar alguns dels vostres informes amb això. La base de dades subjacent tant de Microsoft SQL Server com de HANA és accessible a través del Studio Manager del sistema, que us permet crear consultes complexes, així com generar pantalles de formularis i crear widgets.

La línia de fons

Una sobreabundància de riqueses no és infreqüent en els sistemes de pimes i SAP Business One pateix aquesta "malaltia", com fan molts d'altres sistemes ERP per a pimes que s'inclouen en aquest segment. I amb tots ells, la solució és entrar a la implementació amb una idea clara de quins són els papers que jugarà el vostre personal i el distribuïdor / soci en la instal·lació i configuració del sistema.

Finalment, un dels factors més importants per passar a un sistema com SAP Business One és adonar-se que la posada en funcionament i el bon funcionament no serà ràpid. Amb aplicacions de comptabilitat més petites com QuickBooks i molts sistemes de comptabilitat basats en núvols més moderns, podeu instal·lar el sistema vosaltres mateixos o amb l’ajuda del vostre comptable en pocs dies i formar a algú per utilitzar-lo en un sol dia o dos. No esperi que això sigui així amb SAP Business One o qualsevol de les altres aplicacions de gamma mitjana provades en aquest resum, sobretot si es construeixen al voltant de marcs més tradicionals a l'estil ERP, com Open Systems Traverse.

De forma realista, haureu de planificar la implementació, configuració i prova durant diverses setmanes. També heu d’aconseguir un pressupost clar del vostre soci SAP o VAR sobre quant aquests serveis afegiran al cost global del sistema. Per obtenir una idea del que hi ha a l’hora d’utilitzar i modificar l’aplicació, dirigiu-vos a YouTube. Hi ha desenes de demostracions i tutorials, que us haurien de fer una idea decent del que podeu esperar.

SAP Business One és un sistema robust i, amb el revendedor / soci adequat, serà una elecció excel·lent per a moltes pimes. Tingueu en compte, però, que la vostra empresa necessitarà tant comptabilitat com experiència informàtica per fer un ús productiu del sistema.