Opinió i valoració de sabates

La majoria de les aplicacions d’exploració mòbil que hem avaluat en aquest resum tenen un paper diferent. Shoeboxed (que comença en un nivell de preus gratuït) posa l’atenció principalment en ajudar els propietaris de petites empreses a gestionar els rebuts i targetes de visita. Altres documents reben una atenció secundària. No vol dir que Shoeboxed consideri que és poc important, però es tracta amb una urgència sensiblement menor. Per a moltes empreses, està bé; però si busqueu un ampli ventall de funcions d’exploració, voldreu consultar els guanyadors de la nostra Edició “Abbyy FineScanner”. i Evernote Scanable.

Podeu començar amb Shoeboxed de forma gratuïta, tot i que si us interessa el reconeixement òptic de caràcters (OCR), la versió gratuïta "DIY" és més que una "És correcta per a mi?" judici; processa text només cinc documents i un rebut al mes. Podeu recopilar tants documents com vulgueu, però amb la versió DIY heu de transcriure les dades de la vostra imatge (per exemple, escrivint l’import del rebut, venedor, categoria, etc.).

De forma realista, començaríeu amb un dels plans de preus de nivell d'entrada, com ara un pla d'un sol usuari (9, 95 dòlars mensuals) que us permet escanejar 50 documents i rebuts electrònics al mes. Per 29, 95 dòlars al mes, dos usuaris poden afegir 150 documents i obtenir la integració en línia de Intuit QuickBooks Online; un pla de 99, 95 dòlars mensuals suporta 1.000 documents i més de 10 usuaris.

Tot és un rebut, tret que no sigui així

Shoeboxed (que podeu executar a Android o iOS) sintonitza totes les seves funcions per a petites i mitjanes empreses (SMB) que volen gestionar la col·lecció de rebuts de paper, targetes de visita i altres operacions efímeres que s’enfilen fins al fons d’una motxilla de viatge.. Podeu posar - se al servei de Shoeboxed com a solució de gestió de documents dedicada, tot i que limitada, però els seus punts forts es troben en altres llocs. Si la vostra necessitat principal és processar piles de paper, qualsevol de les eleccions dels nostres editors són opcions millors, i potser FineScanner mantingui una mica avantatge sobre Evernote si hi ha piles de paper molt grans.

Tanmateix, Shoeboxed brilla quan l’utilitzeu com es pretén, que inclou els menús de captació de rebuts i seguiment de despeses i, en menor mesura, la captació d’informació de targetes de visita. De manera predeterminada, Shoeboxed assumeix que qualsevol document que fotografieu sigui un rebut de transacció; Si voleu tractar-lo de manera diferent, heu de canviar deliberadament el tipus de document per "targeta de visita" o "un altre".

No hi ha cap pregunta: Shoeboxed fa un treball excel·lent per capturar rebuts, amb diverses maneres de recollir imatges i dades. Podeu enviar els rebuts per correu electrònic a un identificador de correu electrònic dedicat, importar imatges existents des d’un àlbum de fotos, instruir Shoeboxed a la importació automàtica dels rebuts d’un compte de Gmail, utilitzar un complement del navegador web per retallar un rebut a una pàgina web, carregar un fitxer des del vostre escriviu o envieu per correu electrònic a l’empresa un sobre amb un enviament ple de restes de paper (deixant que es fessin càrrec del tedi). Shoeboxed també disposa de funcions mòbils habilitades per GPS per fer el seguiment del quilometratge amb finalitats de despesa. Però com que aquesta revisió tracta sobre Shoeboxed com a escàner per a mòbils, és aquí on em va cridar l’atenció.

L’aplicació per a mòbils us ajuda a fotografiar un document i etiquetar-lo per processar-lo posteriorment, com ara "reemborsable" o una categoria empresarial tributària ("menjars" o "tarifa aèria"). L’aplicació Android i iPhone tenen una interfície d’usuari una mica diferent; l'aplicació per a Android suposa que tot és un rebut, mentre que l'aplicació per a iPhone us demana que identifiqueu si la imatge és un rebut o targeta de visita. En qualsevol dels dos casos, (de manera opcional), afegiu categories i una nota ("dinar de client") mentre introduïu el rebut o, més endavant.

La precisió del text extret és extremadament alta, ja que és supervisada pels éssers humans. Quan envieu un rebut o targeta de visita a Shoeboxed per al seu tractament, aquest s’extreu dades i després és verificat per persones reals. La companyia diu que el processament pot trigar fins a 24 hores, però sol ser molt més ràpid; mentre que l'endemà vaig afirmar que era exacta durant les proves.

Aleshores, si sou impacients, això pot ser un problema, tot i que els resultats finals són excel·lents. A més, com que cada anàlisi de text es compta amb el límit d'ús mensual del vostre pla, és possible que no vulgueu pagar-lo per cada document. En qualsevol cas, Shoeboxed us ofereix l’opció d’introduir manualment les dades, adequades per a moltes necessitats de petites empreses. La majoria de les pimes només volen fer un seguiment de la quantitat que es va gastar al magatzem de bateries i posar-lo en un cubell d’impostos de “material d’oficina” sense sentir-se obligat a registrar quina targeta de crèdit es va utilitzar encara que estigui imprès en el rebut.

Gestió de dades en una aplicació web

Siguin quines siguin les imatges o les dades que introduïu, de qualsevol manera, tot s’emmagatzema en un dipòsit central de l’aplicació web de Shoeboxed, on s’organitzen, es classifiquen i es poden cercar dades i imatges.

Un tauler de control organitza documents com a rebuts, targetes de visita i altres, amb una bona vista prèvia que mostra la descripció del text del document (és a dir, qualsevol cosa que heu escrit o l'empresa processada) i la imatge associada. És fàcil veure el que hi ha pendent per al processament manual o automàtic de text, i marcar els elements individuals per "només ho faré jo". Tot i que podríeu introduir text a mà a l’aplicació per a mòbils, és certament més ràpid fer-ho amb un teclat i un monitor reals, com ara fer zoom a la imatge per descobrir l’ortografia arrelada d’algú o emmudir sobre estranyes tipologies de targetes de visita.

Podeu exportar targetes de visita a Google Contactes, com a arxiu d’Evernote o com a fitxer CSV (i importar així a LinkedIn, a altres gestors de contactes o fins i tot a plataformes de gestió de relacions amb els clients (CRM), com Salesforce).

Es pot descarregar qualsevol format en format PDF, que és el destí probable per a la majoria de les exploracions que captura com a "altres" documents. Cap dels "altres" documents que vaig enviar a Shoeboxed per a OCR no va tornar amb cap text adjunt més enllà d'una etiqueta de text (en el cas del text del llibre de dues pàgines, es tractava del títol "50 aliments" - ni una sola línia de text del llibre). En qualsevol cas, els documents "Altres" no estan organitzats de cap manera excepte per l'etiquetatge propi.

Però, de nou, recordeu que Shoeboxed està específicament ajustat per al seguiment de despeses. És molt fàcil classificar i etiquetar els rebuts, crear informes (per exemple, totes les despeses de viatge d’aquest mes) i visualitzar cap a on van els diners. Shoeboxed també té moltes col·laboracions amb altres aplicacions de programari SaaS (Software-as-a-Service), com ara connectar-se directament a un gràfic de comptes Xero o arxivar documents automàticament a Evernote una vegada que els processi Shoeboxed.

Per descomptat, Shoeboxed és bo per fer el que diu: fa que us ajudin a cobrar rebuts i fer el seguiment de les despeses, i qualsevol cosa que aconsegueixi és un bon extra. No li demanis que faci més del que promet, i t'agradaria estar bé.