Revisió i valoració de llibretes

Aquest és el segon any que revisem ZipBooks, una aplicació de comptabilitat relativament nova per a petites empreses. El lloc s'ha expandit ràpidament durant l'últim any, afegint funcions com la facturació, integració amb el servei de nòmines de Gusto, una nova aplicació iOS i permisos d'accés d'usuari basats en tasques. ZipBooks té una de les interfícies d’usuari més fàcils de navegar entre solucions de comptabilitat de petites empreses i aproximadament dos terços de les funcions que ofereix el millor d’aquests serveis. Podeu crear registres per a contactes i articles, enviar factures; i el servei pot fer el seguiment de temps, projectes i tasques. Malauradament, manca d’algunes funcions que ofereixen els llocs de competència, com ara registres de contactes robusts, biblioteca de complements integrats i seguiment d’inventaris.

Preu i plans

El preu de ZipBooks pot fer que sigui atractiu per a propietaris exclusius o microempreses. Una versió gratuïta d’inici permet fer contactes i facturació il·limitats, un alimentació bancària i una gestió d’ingressos i despeses. El nivell que hem revisat, més intel·ligent (15 dòlars mensuals), afegeix eines com el seguiment del temps, els registres d’elements, la col·laboració d’equips, la facturació i les connexions bancàries il·limitades. El pla sofisticat (35 dòlars mensuals) afegeix etiquetes, conciliació de comptes, compartició de documents i informes avançats. Per 125 dòlars mensuals, ZipBooks us subministra un llibreter personal que crea informes mensuals, fa una anàlisi d’estalvi d’impostos i fa recomanacions. Hi ha una prova gratuïta de 30 dies a totes les versions de pagament.

Ajuda necessita ajuda

ZipBooks ofereix una ajuda mínima en la configuració en línia, però no hi ha competidors que no siguin Sage Business Cloud Accounting. Després d'una breu introducció a cada secció, entra i inicia l'exploració. De fet, el lloc realment no té cap suport, tret d’un quadre de xat, que afirmava que es responen les preguntes en uns cinc minuts. Al primer intent, vam esperar 35 minuts sense que el nostre es vegués i vam haver de tancar el quadre de xat per fer una altra cosa, però vam obtenir una resposta molt més ràpida en una altra hora del dia.

Una paraula sobre la funció de suport al xat aquí: ens va sorprendre saber quan vam sol·licitar ajuda que el representant ja sabia que havíem entrat el mateix contacte quatre vegades. Els contactes no es designen com a clients ni venedors fins que no pagueu una factura o rebin el pagament d’una factura; només són contactes genèrics, que és una manera poc habitual i confusa de gestionar-ho. ZipBooks permet als representants d’assistència al client accedir a informació limitada per fer més ràpides les sessions de xat.

Un representant pot saber, per exemple, que heu creat un registre de client o una factura o que heu importat 100 transaccions. Aquesta política va accelerar la nostra sessió d'assistència, però és una mica sorprenent aprendre que el representant sabia alguna cosa sobre el fitxer de la nostra empresa. Un representant de la companyia va explicar que això està permès per la política de privadesa i que no hi ha dades financeres específiques disponibles per al personal d'assistència. Seria útil que ZipBooks us deleteri això en algun lloc del propi lloc, potser a Configuració. Per contra, Billy requereix que marqueu una casella per permetre l'accés del personal d'assistència per solucionar problemes.

Hi ha una petita base de coneixement al lloc web de l’empresa, però no hi ha cap enllaç des del lloc un cop que us hagueu registrat. ZipBooks és fàcil d’utilitzar, però cap lloc web financer (especialment l’orientat cap a les empreses) no hauria de tenir opcions d’ajuda múltiples. Zoho Books, per exemple, ofereix moltes, incloses ajuda telefònica, de xat i de correu electrònic, a més d’una documentació en línia robusta.

Configuració i perfils públics

Cada lloc web de comptabilitat té una secció de configuració que permet adaptar la solució a les seves necessitats. ZipBooks és bo en aquest aspecte, demanant informació que alguns no fan (estructura empresarial i ingressos anuals, per exemple), però no és tan en profunditat com Zoho Books. Podeu crear el perfil de la vostra organització; configureu un processador de pagaments (s’ofereixen quatre); afegir membres de l’equip i assignar permisos per tipus de tasca (nova flexibilitat aquí); adjuntar documents; i establiu Preferències (tipus de moneda, termes predeterminats, text de missatges de correu electrònic de la placa de calor i més).

ZipBooks ofereix una funció inusual que trobareu a través de les pantalles de configuració: perfils públics. Es tracta de mini-llocs web creats per a vostès mitjançant dades i gràfics que proporcioneu. Aquesta eina és totalment gratuïta i totalment opcional; simplement us proporciona una altra manera d’ampliar la vostra presència en línia. Cap competidor que hem revisat no ofereix res semblant.

Tauler de control i experiència d’usuari

La pàgina inicial de ZipBooks (el seu tauler de comandament) s’obre a un gràfic que mostra els ingressos, despeses i beneficis o pèrdues de la vostra empresa durant els dotze mesos anteriors. També mostra gràfics i números addicionals per fer un seguiment del temps, vendes del client, ingressos mensuals i despeses. Us assigna un punt de salut empresarial basat en una anàlisi de les vostres finances. Es tracta d’una excel·lent col·lecció de dades financeres de la vostra empresa, però li falten recordatoris per fer, com els que trobeu a InXero.

ZipBooks fa un ús eficaç del color, els gràfics i la disposició de la pantalla; l'experiència general de l'usuari és bastant bona. I perquè el seu conjunt de funcions encara és jove (tot i que ha crescut en l’últim any), la navegació és molt fàcil. El lloc té dues barres d’eines. Un panell vertical a l’esquerra conté enllaços a àrees d’aplicació principals: Factures, Transaccions, Informes, Contactes, Seguiment i dos de nous: Nòmines (Gusto) i Creixement. Aquesta última és una característica nova i única. ZipBooks us ajuda a animar els usuaris a revisar el vostre negoci i, a continuació, a col·locar-ne el contingut a Facebook, Yelp i Google, després informant sobre el vostre progrés. És una opció interessant, però comença a partir de 49 dòlars al mes.

Quatre icones de la part superior de la pantalla duplicen algunes de les opcions del menú, però també hi ha un botó Més. Feu clic en això i una sèrie de panells es desplega en una finestra, duplicant la barra d’eines a l’esquerra, però desglossant cada àrea en tasques individuals. Molts llocs fan el mateix, proporcionant diverses maneres d’arribar a les mateixes pantalles. Una vegada que estigueu en una pàgina de tasques, feu servir les mateixes convencions amb les que us heu utilitzat, com ara botons, llistes desplegables i camps de relleno en blanc. Kudos a ZipBooks per mostrar un avís quan esteu a punt de sortir d’una pantalla inacabada sense completar-la ni guardar-la. No tots els serveis fan això.

Creació de registres

ZipBooks encara és jove, però ha començat a subministrar plantilles de registres de contacte per a clients i venedors. Un cop hàgiu introduït les dades de contacte bàsiques, el registre final mostra els resultats actuals dels ingressos i despeses, així com una llista de les factures recents, les estimacions i els perfils recurrents. Zoho Books, però, inclou més informació als seus registres de contacte, com ara un gràfic d’ingressos, un historial d’activitats complet, un estat de client i una llista d’intercanvis de correu electrònic.

La característica de Records Records també il·lustra la joventut de ZipBooks, tot i que els registres rastregen més dades de les que van fer fa un any. Podeu introduir els conceptes bàsics, com ara un nom, descripció, preu, SKU i categoria. Si compres articles i els reveleu, no podreu introduir el preu de compra i el compte. I no podeu fer el seguiment dels nivells d'inventari. Intuit QuickBooks Online Plus i Xero ofereixen totes aquestes funcions.

Transaccions i facturació

Tots els llocs web de comptabilitat de petites empreses que hem provat, inclosos ZipBooks, admeten connexions en línia amb institucions financeres. Introduïu les credencials d’inici de sessió al lloc web del vostre banc i ZipBooks inclou les transaccions que s’han suprimit des de la darrera importació. Igual que els seus competidors, ZipBooks us encoratja a categoritzar aquestes transaccions que necessitareu per a informes significatius i preparació d’impostos. Les categories estàndard estan integrades, però es poden editar. Com en molts competidors, el lloc fa idees sobre com s'han de classificar algunes transaccions. ZipBooks també admet la conciliació en línia dels comptes.

Les operacions de factura i estimació són tarifes pràcticament normalitzades, tot i que ZipBooks té algunes revisions. Un cop hàgiu seleccionat un client de la llista proporcionada, heu comprovat la data i el número de la factura i, si cal, heu introduït un número de comanda de compra, heu d’introduir una data de venciment manual, fins i tot si n’heu establert un a Configuració. El cos del formulari es divideix en tasques i vendes d'articles (la majoria de llocs es combinen). També podeu aportar temps i despeses que s’hauran de facturar al client actual. Un cop seleccionat un article dels registres de producte i servei que vau crear, introduïu la tarifa i les hores o bé el preu i la quantitat. Malauradament, ZipBooks no realitza un seguiment de les quantitats d’estoc, no és tan sofisticat com Zoho Books en termes de seguiment d’inventaris.

No hi ha cap camp al formulari de factura per l’impost de vendes ni cap eina de configuració d’aquest cost, però si feu clic a la icona d’engranatge al final de cada línia, podeu crear i editar articles d’impostos a la finestra que es desplega des de la part dreta de la pantalla. A continuació, podeu afegir l’impost de vendes i un descompte si voleu. Sage Business Cloud Accounting no només proporciona un camp per a l’impost de vendes, sinó que també inclou els tipus d’impostos adequats per a cada regió geogràfica.

ZipBooks ho resoldrà tot i diposita el total degut a la part inferior. Podeu desar la factura o finalitzar-la per enviar-la a la finestra del costat dret; aquest últim consisteix en comprovar l’adreça de correu electrònic i el missatge i adjuntar la factura en format PDF o un altre format de fitxer. ZipBooks admet transaccions recurrents i recordatoris de clients. També ofereix una passarel·la de pagament (amb un cost addicional), de manera que els vostres clients poden pagar factures amb targeta de crèdit.

També podeu entrar i pagar les factures ara a les llibreries ZipBooks. Un cop heu creat un o més, apareixen en una llista que es pot veure per estat (Oberta, Retardada, Parcial, etc.).

Seguiment, informes i aplicacions

ZipBooks ofereix un seguiment de temps i projectes. No us permet fer un seguiment dels costos per projecte com Kashoo, però podeu crear un projecte especificant el seu nom, contacte, mètode de facturació, tarifa horària, pressupost i membres de l’equip. Podeu introduir hora de forma manual o utilitzar el temporitzador del lloc i assignar hores treballades a usuaris, contactes i projectes. Totes aquestes es poden designar com a facturables. ZipBooks també inclou la possibilitat d’etiquetar transaccions, contactes i projectes.

El lloc ha afegit diversos informes nous des que el vam revisar per última vegada. A més dels informes financers estàndards com el compte de resultats i el balanç, ofereix múltiples opcions en quatre categories: vendes, equips i seguiment, comptabilitat i impostos i despeses. La personalització és mínima però adequada, tenint en compte l’àmbit general de ZipBooks.

L’aplicació iOS de ZipBooks (encara no hi ha cap aplicació per a Android) és força bona. Podeu afegir i visualitzar els registres de clients, les estimacions i les factures i el temps / els projectes. Hi ha un tauler de control i un enllaç de correu electrònic per obtenir ajuda. La llista de transaccions bancàries apareix aquí i podeu afegir despeses introduint manualment les dades o fent una foto del rebut. No podeu fer tot el que podeu al lloc web, com ara informes d’execució, però l’aplicació proporciona bona part de la funcionalitat que necessiteu quan esteu fora de l’oficina.

Avançant, amb espai per créixer

Els llibres de correus Zip van augmentar les nostres valoracions aquest any; ara és un lloc de tres estrelles. Els nivells gratuïts o més intel·ligents del lloc poden ser bones opcions per a un negoci molt petit i basat en serveis, donada la seva usabilitat i capacitats de seguiment. No obstant això, per 35 dòlars al mes, el Pla sofisticat encara no supera el que ofereixen alguns competidors en aquest mateix punt de preu. Per competir amb les solucions de comptabilitat més avançades de doble entrada que hem revisat, caldria afegir diverses funcions, inclosos complements més integrats, contactes i registres d’elements més detallats, seguiment real d’inventaris, millor automatització d’impostos de vendes, una aplicació per a Android i un sistema de suport ampliat.

QuickBooks Online, l'elecció dels editors d'aquest any, té tots aquests atributs i molt més. És una mica més difícil d’utilitzar per aquesta complexitat, però el seu servei de subscripció de tres nivells, una aplicació mòbil excepcional i centenars de complements permeten començar petits i ampliar-se a mesura que la vostra empresa creix.