Opinió i valoració accessible

Airtable és una eina de base de dades relacional que es duplica com a servei de col·laboració en línia. Abans d’esborrar-lo tan avorrit per la paraula "base de dades", doneu un bon cop d’ull a Airtable. És molt visual i facilita una conversa significativa. Les empreses poden utilitzar-lo per gestionar CRM i els individus poden utilitzar-lo per crear inventaris de col·leccions que posseeixen. Airtable és diferent dels sistemes de gestió de bases de dades més antics perquè sembla una aplicació que qualsevol usuari amb un iPhone podria utilitzar. I perquè utilitzeu Airtable per mirar la informació d’una altra manera, com ho fa amb les juntes de kanban, fa l’eina adequada per a usos nous i col·laboratius.

Airtable és el sistema de gestió de bases de dades menys intimidador que he vist, i inclou una excel·lent gamma de plantilles per ajudar-vos a comprendre com l’utilitzen altres persones. És l'aplicació de gestió de bases de dades per a equips que mai no volen utilitzar la paraula "base de dades". Encara té marge per créixer, però Airtable ja és un servei fantàstic per als equips que ho necessiten.

Preu i plans

Amb un pla Free Airtable, podeu crear i gestionar tantes bases de dades que necessiteu, i no hi ha límits en el nombre de persones que es puguin unir al pla. Tanmateix, hi ha un límit de 1.200 registres per base de dades, i només obteniu 2 GB d'espai d'emmagatzematge. També heu limitat a 2 setmanes de revisió i d’historial d’instantànies.

El compte Plus és el següent nivell de servei. Costa 12 dòlars per usuari al mes; un descompte pel pagament anual el redueix a l'equivalent a 10 dòlars per persona i per mes. Amb aquest pla, també podeu tenir tantes bases de dades que necessiteu i el nombre de registres per base de dades augmenta a 5.000. L’espai d’emmagatzematge augmenta fins a 5 GB i obtindreu 6 mesos de revisió i historial d’instantània.

El compte Pro té un cost de 24 dòlars per usuari al mes, amb un descompte a l’equivalent a 20 dòlars per persona i mes quan pagueu anualment. Amb aquest nivell de servei, el nombre de registres per base de dades augmenta a 50.000, i obté 20 GB d'espai per a fitxers adjunts. També obté un any de revisió i historial de captura de pantalla, assistència prioritària, formularis de marca personalitzada, visualitzacions personals i una paleta de colors ampliada per als camps desplegables.

Airtable també ofereix un compte Enterprise, però heu de contactar amb l'empresa per obtenir un pressupost. L’empresa també ofereix ofertes especials per a organitzacions que treballen en els sectors sense ànim de lucre i en l’educació. Consulteu la pàgina de preus i plans d’Airtable per obtenir més detalls.

Airtable és menys costós que Smartsheet, però té un preu força proper. Smartsheet comença a partir de 14 dòlars per usuari al mes facturat anualment i el seu pla de negoci costa 25 dòlars per usuari al mes quan es factura anualment.

Una altra aplicació que comparteix algunes semblances, però no és, en rigor, una eina de gestió de bases de dades. És difícil comparar els preus directament, perquè el dapulse cobra una tarifa mensual per a un lot d’usuaris, com ara 29 dòlars mensuals per a fins a cinc persones al seu pla bàsic (que és inferior a 6 dòlars per persona) o 352 dòlars al mes. per a 25 persones del pla Pro (la qual cosa suposa una mica més de 14 dòlars per cap).

Quick Base, un altre sistema de bases de dades, cobra taxes relativament similars a les d’Airtable. Costa 15 dòlars per usuari al mes (amb un mínim de 10 persones) per un pla essencial, i 25 dòlars per usuari al mes (amb un mínim de 20 persones) per un pla principal.

Característiques bàsiques

Al seu nucli principal, Airtable és un sistema en línia per crear i editar bases de dades entre un grup de persones, tot i que segur que podeu utilitzar-lo en solitari si ho trieu. Una base de dades no és més que un conjunt de coses agrupades, i Airtable es pren seriosament aquesta definició oberta. Podeu utilitzar Airtable per gestionar informació sobre gairebé qualsevol cosa.

Una altra cosa a destacar sobre Airtable és que també conté aspectes del programari de fulls de càlcul. Al principi sembla molt un full de càlcul i, per això, és molt accessible.

Com s'ha esmentat, Airtable ofereix una útil selecció de plantilles, que suggereixen moltes de les diferents maneres d'utilitzar Airtable. Les plantilles s’agrupen en temes, com ara Planificació d’esdeveniments, vida quotidiana i béns arrels. Dins d'aquestes categories hi ha plantilles específiques; per exemple, a la categoria Grups, Clubs i Aficions, hi ha plantilles per al Catàleg de llibres, Planificació de novel·les, Photo Tracker, Col·lecció de sabatilles, Club de futbol i altres. Per donar-vos compte d’alguns usos empresarials, hi ha plantilles per a campanyes publicitàries, seguiment d’errors i problemes, experiències de creixement, estudis d’usuaris, etc.

Col·laboració

La col·laboració és una part clau d’Airtable. Quan convideu altres persones a que s’uneixin a una base de dades, podeu accedir al rol de Creador amb un dels tres nivells de permís. Primer és Creador. Qualsevol usuari amb permisos de Creador té accés complet a la base de dades, inclosa la possibilitat de canviar els nivells de permís d'altres persones i suprimir tot el tema. El segon és només d'edició. Les persones amb permís només per editar poden afegir, esborrar i modificar tant files com vistes. Edita només els usuaris no poden modificar els tipus de camp (és a dir, la columna). El tercer és accés només de lectura, cosa que significa que la persona només pot visualitzar els registres i no editar-los de cap manera.

Per crear una base de dades, podeu iniciar-ne una des d’una plantilla, crear-ne una des de zero o importar dades des d’un altre lloc. Haureu de necessitar un fitxer CSV si voleu pujar qualsevol cosa, però una altra opció per a petites bases de dades és simplement copiar i enganxar el contingut en una finestra que proporciona Airtable. Ho vaig provar amb una base de dades que només tenia un grapat de columnes però més de 400 files i funcionava sense enganxament.

Per començar a rodar amb una base de dades, el personalitzeu com ho faríeu amb un full de càlcul. Cal congelar qualsevol nombre de files o columnes? Quin tipus de valor mantindran les diverses columnes? Airtable el manté lleuger, amb una interfície d'usuari amigable que incorpora moltes icones. Res sobre això sembla intimidador.

La capacitat de crear i guardar vistes personalitzades a Airtable és una altra de les funcions clau i una altra que és compatible amb la col·laboració. A més de la vista clàssica de la graella, altres opcions són Calendari, Galeria o, fins i tot, Kanban. Kanban no és només una manera de veure la informació d’una altra manera. També és una metodologia per treballar. Amb Airtable, vosaltres i els vostres companys d’equip podeu crear taulers de kanban i gestionar el vostre treball amb ells. Podeu canviar fàcilment de la visualització de kanban a la vista de graella quan us permeten veure les tasques previstes d'una altra manera.

La simple terminologia i l’ús de la iconografia faciliten la navegació a Airtable i comencen a personalitzar les visualitzacions de les bases de dades. Si no teniu un ampli coneixement de com utilitzar el programari de fulls de càlcul, Airtable encara se sent molt accessible. En lloc d'escriure fórmules amb el llenguatge d'Excel, a Airtable, és més com si diguessis a l'aplicació "Mostra'm això, però no això".

Airtable no té visualitzacions de gràfics de Gantt, que són visualitzacions en línia de temps que mostren la durada de les tasques i qualsevol dependència entre tasques. Amb tota probabilitat, si necessiteu visualitzacions de gràfics de Gantt, probablement us resultaria millor amb una aplicació de gestió de projectes. Algunes altres aplicacions en la mateixa línia que Airtable tenen, però, gràfics de Gantt, incloses Smart Sheet i Dapulse.

Les cèl·lules a Airtable poden ampliar-se en un full d’informació addicional, sense tornar a carregar la pàgina ni obrir una nova finestra. Quan s'expandeix una cel·la, podeu afegir molt més detalls que potser no siguin rellevants en examinar la base de dades com a graella. Per exemple, en una base de dades d'inventaris domèstics, potser voldreu reservar la vista de la graella per veure fàcilment una llista de tot el que teniu i el seu valor. Però amplieu qualsevol cel·la i podríeu veure una gran quantitat d’informació addicional, com ara garanties penjades i rebuts de l’element, imatges d’aquests o només notes. També hi ha obres de càrrega arrossegades i arrossegades. La vista ampliada us ofereix un lloc per fer comentaris, on podeu utilitzar els símbols @ abans dels noms de les persones per marcar la seva atenció.

La col·laboració va més enllà de fer comentaris. Per exemple, si feu servir Airtable per assignar i gestionar el treball, podríeu crear una columna amb el tipus de camp Collaborator i, després, assignar la tasca a qualsevol dels vostres col·laboradors. Si enllaceu amb una taula o base de dades de persones per a aquest tipus de camp, podeu assegurar-vos que totes les persones adequades es mostrin com a possibles seleccions.

Si us convertiu en un usuari més expert de Airtable, cosa que no és difícil de fer tenint en compte els seus tutorials abundants, podeu fer-ho cada cop més. Fins i tot es pot utilitzar per a la gestió de projectes, tot i que alguns poden trobar que un servei dedicat a la gestió de projectes estigui més ben equipat per gestionar aquesta tasca.

Ajustable per a ús personal

He dit anteriorment que podeu utilitzar Airtable per gestionar qualsevol tipus de col·lecció, com per exemple una col·lecció de sabatilles personals, per exemple. Vaig preguntar a alguns amics meus que són col·leccionistes quin tipus d'aplicació fan servir per gestionar les seves col·leccions. Un col·leccionista de discos de vinils em va dir que utilitza Discogs, que és específic per a la col·lecció de música. Un altre amic a qui li agrada el vi va dir que utilitza l'aplicació Celler. Un amic que té un traster ple de cervesa rara em va dir que actualment no té cap aplicació, sinó que s’acosta a la bodega, ja que s’atén lentament a altres tipus de col·leccions d’ampolles.

La qüestió és que els col·leccionistes solen utilitzar una aplicació de gestió de bases de dades específica per a allò que estan recopilant. El motiu és que les aplicacions normalment enllacen amb una base de dades que ja té registres dels elements. Quan el meu amic afegeix un vi a la seva col·lecció, ho fa amb un escàner de codis de barres. Tota la informació del vi apareix de forma automàtica i ha de fer poc més que mirar-la per si hi ha errors i, potser, afegir una nota sobre on es guarda el prestatge.

Qualsevol d’aquestes col·leccions són adequades per a gestionar-les a Airtable, però l’inconvenient és el temps que es necessita per configurar i afegir entrades manualment. L’avantatge és que podeu dissenyar la base de dades perquè sigui exactament el que voleu que sigui. Si preferiu la comoditat, us recomanem que busqueu codis de barres. Si us agrada molt controlar, Airtable és una excel·lent eina.

Aplicacions i integracions

Hi ha aplicacions per a Airtable per a macOS, Windows, iOS i Android. El servei també funciona a la web. Airtable també es pot connectar amb una gran quantitat d’altres serveis en línia, com Asana, Box, Google Drive, Basecamp, SMS Salesforce, Zendesk, Github, Trello i fins i tot Instagram (per penjar imatges). Si necessiteu un servei que no sigui compatible, podeu intentar connectar-lo mitjançant Zapier o IFTTT, serveis de tercers que connectin altres aplicacions per a vosaltres. Si no, podeu contactar amb l'empresa per accedir a la seva API.

Què hi falta

Quan vaig mirar les sol·licituds de funcions que els usuaris d’Airtable feien en línia, vaig comprovar que moltes d’elles tenien a veure amb el format. Un dels que em va cridar l’atenció va ser la incapacitat d’Airtable d’embolicar text en una taula. Amb certs tipus de fulls de càlcul, la gent vol conservar un text bastant llarg a les cel·les i és necessari que en puguin veure els detalls quan es mostren a la graella. Airtable no et permet incloure línies de text. Un representant de l’empresa va respondre a la sol·licitud de funcions dient que era una opció de disseny no permetre l’alçada variable de la fila. Però segurament seria un perjudici per a la productivitat si haguessis de poder embolicar text i no tinguis l’opció. Tingueu en compte que en imprimir, podeu mostrar el text complet com a text embolicat. Simplement no funciona quan visualitzeu una taula a la pantalla.

Els aficionats aficionats tenen altres adreces sobre el format i les visualitzacions, com ara la incapacitat d'utilitzar el format condicional (per exemple, si el valor de la cel·la és "sí", doncs fer-lo verd). L'empresa sembla estar escoltant, però. Una de les funcions més sol·licitades, la capacitat d’exportar dades d’informes a gràfics i gràfics, ja està en beta per pagar subscriptors.

També falta la possibilitat de connectar bases de dades entre elles. Tanmateix, amb Airtable, realment, no necessiteu crear bases de dades múltiples extretes de les mateixes dades, perquè en lloc podeu tenir una base de dades amb vistes desades múltiples. Aquesta solució pot no ser ideal per a diferents equips que necessitin mantenir privats els seus comentaris en col·laboració.

L’eina de base de dades més fàcil

És possible que sigui accessible si es pot utilitzar l'eina de gestió de bases de dades menys intimidadora Està pensat per a persones que volen entendre el treball que fan i fer-ho de manera eficaç, en lloc de persones que els agrada treballar de manera abstracta mitjançant números i símbols. Airtable se sent fàcil, i una gran varietat de plantilles i tutorials us guien a explorar noves maneres d’utilitzar el sistema. La col·laboració és ben suportada i el preu és just. Té un preu competitiu amb Smartsheet, i així ho és. Encara no he revisat prou programari similar per declarar la selecció dels editors, però Airtable és una opció molt forta.