Opinió i qualificació en línia de Efilecabinet

efileCabinet Online (que comença a partir de 15 dòlars per usuari al mes) és un sistema complet de gestió de documents empresarials (DM) que ha integrat una nova interfície d'usuari basada en web (IU) més intuïtiva, amb una digitalització i un funcionament d'emmagatzematge més intensos de fitxers. eFileCabinet Online destaca per oferir funcions de control de versions, intercanvi de fitxers i retenció de documents i compliment. El seu conjunt de característiques s’adapta a les necessitats de les petites i les petites empreses. Si aquestes funcions avançades semblen aclaparadores o si la col·laboració és més alta a la vostra llista de desitjos, la nostra selecció de selecció d'Editors Zoho Docs Standard ofereix funcions de col·laboració millors.

Paquets en línia eFileCabinet

eFileCabinet Online ofereix als usuaris una àmplia gamma d’opcions per a les seves necessitats de DM. Però no hi ha proves gratuïtes disponibles i l'estructura de preus ha canviat des que la vam revisar per última vegada. eFileCabinet Online comença a partir de 15 dòlars per usuari al mes (es factura anualment) amb 25 gigabytes (GB) d’emmagatzematge, però només per compartir fitxers i sense cap funcionalitat DM. El nivell d'avantatge de 30 dòlars per usuari per mes és un punt de partida més robust ja que ofereix 1 terabyte (TB) d'emmagatzematge, accés al sistema DM eFileCabinet, compartició de fitxers segura i accés a plantilles útils. El nivell Avantatge també inclou integració de Microsoft Office, retenció (governança), eines de compliment i autenticació de dos factors (2FA). L’únic inconvenient d’aquest nivell és el requisit mínim de tres usuaris. Aquest pla també inclou la integració amb eSignature i Intuit QuickBooks.

Una oferta més completa és el seu nivell comercial, que costa 55 dòlars per usuari al mes sense necessitat mínima d’usuari. Inclou totes les funcions del nivell d'Avantatge, però afegeix a la barreja una automatització de processos empresarials, un encaminament de fitxers específics de dades, una denominació / emmagatzematge automàtic de fitxers i una captura de reconeixement de caràcters òptics zonificats (OCR). També hi ha disponible un nivell Enterprise, però els preus poden variar en funció de les llicències i de les funcions.

Com començar amb eFileCabinet Online

Per registrar-se a eFileCabinet Online, primer heu de configurar una demostració amb l'equip de vendes, emplenant un formulari en línia o trucant a un número gratuït. Un representant de l’empresa us oferirà una demostració de 15 minuts, us ajudarà a determinar quin pla us funciona millor i us ajudarà a configurar-vos. Des de la darrera revisió, eFileCabinet Online ha estat redissenyat i reconstruït a la plataforma HTML5, per la qual cosa ja no requereix Microsoft Silverlight. Això significa que ara es pot utilitzar en qualsevol navegador i també és compatible amb Mac.

La nova interfície d'usuari en línia eFileCabinet és molt més neta que l'antiga, amb menús simplificats i funcions d'ajuda integrades. A la part superior del tauler hi ha els menús desplegables per a nous, compartir, editar, començar i "Necessiteu ajuda?" botons. Els fitxers s’organitzen igual que els seus homòlegs de paper, és a dir, en armaris, calaixos i carpetes. Al menú Nou, podeu crear calaixos, carpetes i armaris. El menú Compartir inclou opcions per compartir per correu electrònic, SecureDrawer i molt més. Començar i "Necessiteu ajuda?" els botons obren una finestra lliscant amb dues pestanyes: Ajuda i aprèn els fonaments bàsics, l'últim dels quals ofereix un recorregut pel programari i guies per a tasques senzilles. Un menú d'hamburgueses a la part esquerra del tauler us permet accedir a configuracions d'administració, opcions de signatura electrònica, l'opció de canviar a la vista clàssica del programari i molt més.

Les noves funcions inclouen la integració amb Citrix ShareFile. Si utilitzeu Citrix ShareFile per col·laborar en documents, podeu mapar les carpetes Citrix ShareFile dins d'eFileCabinet Online. També podeu cercar text del document mentre sigui llegible; efileCabinet Online automàticament OCR PDF i fitxers d’imatges.

eFileCabinet ofereix la seva aplicació gratuïta d'escriptori SideKick. Es representa amb una icona circular i flotant que podeu arrossegar i deixar anar a qualsevol lloc de la pantalla. Feu clic a aquest tema per ampliar-lo i podreu accedir al vostre compte, administrar documents, penjar documents nous, cercar i molt més. L’aplicació d’escriptori SideKick es sincronitza amb el vostre compte en temps real, i és una manera còmoda d’accedir als vostres fitxers sense iniciar-vos en un navegador.

Compartir documentació i col·laboració

Amb eFileCabinet Online, podeu compartir fitxers amb usuaris interns i externs i fer el seguiment de versions il·limitades de documents. Les funcions de registre i de sortida permeten fer un seguiment simultània dels fitxers i de diverses edicions al mateix document. Una de les millors característiques és que, quan compartiu un fitxer, podeu protegir-lo amb contrasenya i fins i tot incloure una data de caducitat si es tracta de contingut sensible. Els usuaris poden afegir metadades a cada fitxer per millorar la cerca i proporcionar informació d'un sol cop d'ull. Tots els fitxers es poden previsualitzar en línia de manera que no haureu d'esperar que es descarreguin.

Si teniu un compte amb DocuSign o Citrix RightSignature, podreu integrar-los al vostre tauler de comandament en línia eFileCabinet per poder capturar signatures electròniques. Podeu enviar documents a qualsevol persona per signar-lo i només l’enviador necessita un compte, tal com es pot fer a Adobe Document Cloud Standard. eFileCabinet Online també ofereix una integració completa amb Salesforce. Des de Salesforce, podeu accedir a fitxers i moure fitxers a eFileCabinet Online.

També hi ha eines d’organització útils. Com a administrador, podeu crear i aplicar plantilles per als vostres gabinets. Per exemple, si voleu crear un gabinet per a diversos departaments, tots amb les mateixes carpetes al seu interior, podeu configurar-lo una vegada i aplicar la plantilla a cada un. Tanmateix, per crear una plantilla, primer heu de crear una biblioteca. M’agradaria que ja existís una biblioteca d’exemple al meu compte.

Per crear una biblioteca, utilitzeu el menú desplegable Nou menú, que a la pàgina d’administració inclou biblioteca, sub-biblioteca i plantilla. Hi ha un avanç en aquesta pàgina que es diu "Com puc afegir una plantilla", però quan la vaig fer clic, va aparèixer un missatge que deia que no estava disponible. Després de dos intents, un missatge va aparèixer amb instruccions. Així mateix, podeu crear fluxos de treball formats per accions automatitzades activades per determinats esdeveniments. Tanmateix, això només està disponible quan s'utilitza la vista Clàssica. Altres funcions avançades inclouen programes de retenció de documents, auditoria i destrucció de documents.

eFileCabinet Online té aplicacions per a Android i iOS. Mitjançant les aplicacions, podeu previsualitzar, gestionar i compartir els vostres fitxers. També podeu fer servir la càmera per capturar i guardar documents durant el viatge. L'ajuda en línia que es pot cercar està disponible des de la interfície d'usuari del programari i inclou articles, vídeos i guies d'usuari que es poden descarregar. També hi ha consells d’eines disponibles per a determinades funcions. També podeu contactar directament amb eFileCabinet Online via xat en directe, correu electrònic i telèfon. La pàgina principal d'ajuda mostra el temps mitjà d'espera del telèfon i del xat, que és un bon toc. L’assistència en directe via xat o telèfon està disponible els dies laborables des de les 8 del matí fins a les cinc de la tarda (hora de muntanya).

Totes les funcions DM en un sol lloc

És possible que eFileCabinet Online no tingui el nom més emocionant, però ofereix una gran quantitat de funcions per ajudar la vostra empresa a mantenir-se organitzada i conformadora. Si necessiteu fer un seguiment de documents o gestionar projectes, eFileCabinet Online us pot ajudar. La seva interfície d'interès redissenyada ho fa tot més fàcil i les noves integracions ofereixen més opcions de compartició i signatura electrònica. Però, per a un conjunt similar de funcions de col·laboració i la possibilitat d’editar documents en línia i en dispositius mòbils, la nostra elecció d’elecció dels Zoho Docs Standard és una excel·lent solució.