Revisió i valoració de tasques de Microsoft

Amb la seva aplicació To-Do de gestió de tasques, Microsoft s'ha convertit en un racó. Aquí teniu el que va passar. La companyia va adquirir una excel·lent i molt estimada aplicació anomenada Wunderlist el 2015. Microsoft va anunciar que abandonaria Wunderlist definitivament, però no abans de reconstruir totes les millors funcions de Wunderlist en una nova aplicació que la substituiria. Aquesta aplicació és Microsoft To-Do. Des del moment en què la companyia va adquirir Wunderlist fins a la publicació de To-Do, havien passat aproximadament dos anys, tot i això, To-Do ni tan sols estava a punt d'acabar-se. Dos anys més tard, i To-Do encara està fora de pas amb les millors aplicacions de llista de tasques pendents. To-Do és prou decent per a les necessitats bàsiques de productivitat, però no és tan ric en funcions com Wunderlist (que Microsoft actualitza per motius de seguretat) i moltes altres aplicacions competidores.

Per tant, Microsoft ha tallat les potes d’una aplicació que tothom estimava i ha creat una alternativa mig cuita. Podria fer-se una aplicació fantàstica? Sens dubte té potencial. El que espera la gent és una integració plena i estreta amb altres aplicacions de Microsoft Office. Al ritme que passa, però, caldran uns quants anys més per arribar a fer allò on es trobava Wunderlist el 2015 i, mentrestant, altres aplicacions de llista de tasques van millorant i millorant. No serveix per a cap cas convincent.

Ara que heu escoltat una mica d’història sobre To-Do, anem a fer una ullada més detallada d’on es troba en termes de funcions, usabilitat i com es mesura fins a les millors aplicacions per fer del mercat, Totist i Asana.

Com fer el Microsoft

Microsoft To-Do és gratuït i per obtenir l’aplicació necessiteu un compte de Microsoft d’algun tipus, com ara un correu electrònic d’empresa o d’escola gestionat per credencials de Microsoft o Skype. L’aplicació està disponible per a Android, iOS, macOS, Windows 10 i la web. He provat totes les aplicacions, algunes amb més èxit que d’altres.

Un cop inicieu la sessió al vostre compte i escolliu configurar Microsoft To-Do, podreu crear llistes diferents per organitzar les vostres tasques.

Què hi ha dins de Microsoft?

La interfície de To-Do s’assembla a moltes altres aplicacions de gestió de tasques, amb una barra de navegació a l’esquerra que mostra diferents opcions de visualització de les tasques, les tasques elles mateixes al centre i informació addicional a la dreta quan estiguin disponibles.

Al ferrocarril esquerre, teniu llistes de tasques que creeu a més de filtres. Podeu crear llistes anomenades Llista personal, de treball o de compres. A les teves llistes, hi ha algunes visualitzacions que funcionen com filtres. No podeu crear ni personalitzar visualitzacions; vénen carregats prèviament.

La primera vista és My Day, que mostra totes les tasques que s'han de fer avui. La següent vista, important, mostra totes les tasques a les quals heu afegit una estrella. Planificat mostra una fitxa de tasques en execució amb dates de venció properes. Finalment, hi ha Tasques, que probablement s’haurien d’anomenar Inbox o una altra cosa perquè és totalment confús com és. Es tracta de ser la ubicació predeterminada on anoteu i emmagatzeneu les tasques fins que tingueu temps d’ordenar-les en una llista adequada.

Com amb qualsevol aplicació de gestió de tasques decent a mig camí, podeu afegir detalls a les vostres tasques, com ara una data de venciment, un recordatori, fitxers adjunts (limitats a 25 MB per tasca), comentaris i subtascos (anomenats "passos"). Quan trieu una data de venciment, no podeu afegir una hora, tot i que podeu afegir una hora a un recordatori. Podeu crear tasques recurrents configurant-les des d'un menú, però no podeu escriure-les utilitzant un llenguatge natural ("avui", "tots els altres divendres"), de la manera que podeu fer a Totist. Podeu afegir una estrella a una tasca per marcar-la com a important, però no hi ha valoracions d'importància ni de prioritat, com ara baix, mitjà, alt, tal com es troba en moltes altres aplicacions.

To-Do ofereix etiquetes que utilitzen el mateix mètode que Wunderlist, difícilment sofisticat. Per afegir una etiqueta, escriviu un símbol # abans de la paraula que vulgueu al camp de nom de la tasca. Podeu fer clic a una etiqueta o cercar-la a la barra de cerca i obtenir una llista de totes les tasques que l'utilitzen. El que no obteniu és una llista completa de les etiquetes que heu creat; crec que hauria d'aparèixer al carril esquerre. Tampoc podeu utilitzar etiquetes per a cerques avançades, una oportunitat perduda, segur. A Todoist, podeu fer consultes de cerca avançades, com ara "mostrar totes les tasques etiquetades per trucades telefòniques i amb puntuació d'alta prioritat" i, a continuació, guardar la consulta com a filtre per poder obtenir els resultats en qualsevol moment.

Com s'ha esmentat, podeu afegir subtasques a una tasca, que To-Do truca passos. Els passos no són més que una llista de control lleugera. No podeu afegir cap detall a cap pas. No poden tenir una data de venciment, ni destinatari ni adjunt. Si els subtasques són importants per a vosaltres, és bo saber que Todoist i Asana no només els inclouen, sinó que els proporciona el mateix pes que qualsevol altra tasca que hàgiu creat.

Tal com està, To-Do recolza fins a cert punt la col·laboració. Podeu convidar les persones a unir-se a qualsevol llista amb un missatge de correu electrònic d'invitació o simplement donar-los un enllaç a la llista, però hauran de tenir o crear un compte de tasques per incloure-ho. Actualment, To-Do no té cap opció per compartir una llista de tasques en mode de només visualització o exportar una llista de tasques que puguin veure altres persones.

Què fa diferent?

El que fa diferents tasques diferents que altres aplicacions per fer és que Microsoft és propietat. La promesa a llarg termini és que To-Do un dia estarà estretament tallat amb altres aplicacions de Microsoft. Encara no hi és, i en comptes de dir-vos com penso que això funcionarà, deixaré que la gent es pensi sobre quines expectatives haurien d’haver basat en la història de Microsoft d’integrar aplicacions.

Una de les funcions més noves de To-Do és la integració entre Outlook i Outlook que us permet marcar un correu electrònic a Outlook i mostrar-lo a To-Do com a tasca. Tot i que només funciona si compleixes un munt de criteris. Heu de tenir un compte de treball o d’escola de Microsoft i heu d’utilitzar To-Do només mitjançant l’aplicació web o Windows. A més, només apareixen els deu últims correus marcats de les dues setmanes anteriors, de manera que heu de limitar quant utilitzeu aquesta funció per tal que funcioni. Tot just em sembla atractiu.

Durant un temps, To-Do s'ha integrat amb les tasques d'Outlook. Podeu sincronitzar les tasques d'Outlook amb Microsoft To-Do i les podeu gestionar des de qualsevol versió d'aplicació de To-Do. Suposo que és beneficiós si Outlook Tasks ja és una aplicació essencial i voleu accedir a les vostres dades en un dispositiu mòbil, tot i que em sento malament si heu viscut molt de temps sense tenir la llista de tasques al vostre telèfon.

Una de les funcions es factura com a única, però realment no és Suggeriments. Només està disponible en algunes versions de l'aplicació. Per exemple, és a l'aplicació iOS, però no a macOS. En qualsevol cas, feu clic a una icona de bombeta i Microsoft To-Do us suggereix tasques que us podeu afegir al dia o reprogramar-les per després, segons el vostre historial de tasques puntuals. No em va impressionar quan ho vaig provar, tot i que se suposa que milloraràs més. Els meus suggeriments, per exemple, haurien de fer més tasques avui, tot i que ja en tenia unes quantes al meu plat. Todoist té una característica similar que sembla més útil. Us suggereix com tornar a planificar la tasca quan hagueu perdut els terminis, en funció de la vostra història de finalització de tasques i del que hi ha a la vostra llista per avui.

Espera i veuràs

Atès que hi ha tantes altres aplicacions de gestió de tasques excel·lents al mercat, em costa trobar una raó per la qual algú hauria d'adoptar Microsoft To-Do ara i esperar que es millori. No està malament; està bé… està bé. To-Do se sent mig cuit i no crec que Microsoft oculti una mica aquest fet. L’empresa ha estat transparent segons afirmar que està intentant que To-Do sigui tan bo com Wunderlist, amb les mateixes funcions i, després, algunes, a més d’una estreta integració amb altres aplicacions de Microsoft. És un ordre alt. Si sou un primerenc adoptador de To-Do, puc imaginar el frustrant que encara és estar pendent de funcions bàsiques, com ara carpetes per a l’organització de llistes i detalls sobre subtassons.

Si necessiteu una aplicació fantàstica, us recomano encomanat Todoist Premium i Asana. M’agrada una mica més de Totist per la gestió de tasques personals i prefereixo Asana per projectes de grup més complexos. Totes dues són altament capaces i no us deixaran esperant anys per tenir funcions clau.