Microsoft Dynamic 365 per a finances i operacions, revisió i valoració d’edicions comercials

Iniciat el novembre de 2016, Microsoft Dynamics 365 for Finance and Operations, Business Edition (Dynamics 365) s’uneix a altres aplicacions de planificació de recursos empresarials (ERP) de Microsoft Dynamics, incloses Dynamics GP i Dynamics NAV. Dynamics 365 està enfocada a les petites i mitjanes empreses (pimes) i s’ofereix en un model de desplegament només en núvol. Els preus comencen a partir de 40 dòlars per usuari al mes, tot i que cada membre de l’equip (que es defineixen com a usuaris que només necessiten observar, però no introduir o canviar informació) només paga 5 dòlars al mes. Com passa amb la majoria de sistemes de comptabilitat i ERP centrats en pimes, haureu d’ocupar-vos amb un soci de Microsoft per obtenir l’aplicació. Per això, només coneixereu el cost final després que aquest soci hagi afegit els seus càrrecs. Si bé Dynamics 365 és un producte sòlid, la seva falta actual de nòmines, gestió de relacions amb els clients (CRM) i gestió de projectes (PM) la mantenen al darrere dels guanyadors de la nostra Editors 'Choice Oracle NetSuite OneWorld i Syspro en el nostre cercle de revisió ERP.

Bonic desembarcament

Microsoft em va proporcionar una instància completa i autònoma de prova de Dynamics 365, allotjada al núvol de Microsoft com qualsevol altre client. El sistema va iniciar una pàgina de destinació amb rajoles per a una àmplia varietat d'aplicacions integrades al núvol de Microsoft, incloses Microsoft Office 365 i diverses altres. Feu clic al mosaic "Dynamics 365" per iniciar l'aplicació.

Igual que amb alguns altres sistemes de comptabilitat per a pimes que he revisat, la pàgina de destinació té rajoles que representen articles oberts i indicadors de rendiment clau (KPIs). Microsoft anomena aquestes "indicacions". També hi ha un gràfic a la part dreta de la finestra on podeu especificar quins indicadors de gràfic, indicacions de recordatori i informació del gràfic que voleu mostrar. Amb el gràfic gràfic del taulell del sistema de prova, fer passar el cursor per sobre d'una llesca apareixen les dades financeres associades a aquesta porció. Fent clic al segment es genera el client, venedor o un altre registre associat a la part del gràfic. Com passa amb altres elements de la pàgina de destinació, podeu triar quins articles voleu grafitar i canviar el mida de qualsevol o tots els elements que es mostren. També es troba a la pàgina de destinació un breu resum de proves de resum, una característica útil que he apreciat. Les funcions de personalització signifiquen que els usuaris poden dissenyar essencialment els seus propis portals inicials sense gaire ni tan sols cap assistència de TI.

El principal mecanisme de navegació és un menú a la part esquerra de la finestra de destinació. El que hi apareix depèn del paper assignat a aquest usuari. Els rols disponibles inclouen Comptador, Administrador, Gestor empresarial, Gestor de projectes, Activitats de vendes, Gestor de vendes i relacions, Processador de comandes de vendes i Membre de l'equip. Com s'ha esmentat anteriorment, un membre de l'equip només pot veure les dades, no introduir-les ni editar-les.

Vaig realitzar aquesta revisió en el paper de Comptador. En aquest paper, el menú inicial del costat esquerre consistia en icones per a finances avançades, aprovacions, finances, habitatges, compres i vendes. Cada icona s’acompanya d’una breu descripció de les funcions disponibles. Per exemple, fer clic a la icona Finances us portarà a una finestra que us permet recollir i fer pagaments, preparar estats i reconciliar comptes bancaris. La icona Finances avançades us porta a la finestra on podeu gestionar els pressupostos, analitzar els fluxos d’efectiu, realitzar funcions d’immobilitzat i gestionar l’anàlisi de vendes.

Aquests menús es milloren amb els menús de cinta que hi ha a la part superior de cada pantalla que presenten diferents tasques sub-tasques que podeu realitzar en funció de la finestra de menú on actualment tingueu. A diferència d’altres programes de comptabilitat ERP i que he revisat, com ara QuickBooks Enterprise. Solutions i Sage 300, Dynamics 365 no proporciona una opció de navegació de flux de processos. Tot i així, està prou intuïtivament que em vaig familiaritzar ràpidament amb el procés de navegació de l'aplicació. Si necessiteu accedir a una funció específica i no esteu segurs on es troba, introduïu la funció o l’informe desitjat al quadre de cerca de manera immediata, que apareixen diverses opcions, una de les quals us portarà a la ubicació desitjada.

Dynamics 365 té aplicacions mòbils corresponents disponibles per a Android i iOS, i les vaig provar en una tauleta de l'iPad Air i Lenovo Yoga. Les pantalles semblen ser idèntiques a la versió de PC, tot i que una mica truncada a causa de la mida de pantalla més petita de la pantalla de la tauleta, però encara està ben dissenyada dins d'aquestes restriccions.

La robusta estructura de gràfics de comptes de Dynamics 365 pot tenir fins a 35 caràcters en total, 20 com el nombre real del compte i la resta com una cosa que Microsoft anomena "dimensions". Aquestes dimensions es poden utilitzar per delimitar coses com els departaments i la funció, una mica semblants als camps personalitzats dels sistemes de comptabilitat d'altres venedors.

Els informes són abundants i de fàcil accés. Dynamics 365 té els informes financers estàndards, que inclouen els comptes generals generals de resum, saldos d’assaig, un saldo de prova i els estats financers estàndard de balanç, compte de resultats i fluxos de caixa. Un bon efecte secundari de l'estreta integració amb la resta de la suite de Microsoft Office i Office 365 és que crear informes personalitzats és bastant fàcil utilitzar eines que probablement ja coneixeu.

Dynamics 365 també ofereix excel·lents gràfics i gràfics. Es milloren molt, permetent incorporar gràfics i gràfics addicionals de Microsoft Excel i visualitzacions de dades encara més complexes de Microsoft Power BI. Tot i això, Microsoft Power BI no estava actiu en el meu sistema de revisió, així que no vaig provar directament aquesta capacitat, tot i que la funció "Importar de Microsoft Excel" va funcionar bé.

Vendes i compres sòlides

Les funcions de vendes i de compres de Dynamics 365 són pràcticament estàndard, excepte per a un resalt. Des del costat de la funcionalitat bàsica, podeu crear pressupostos i pressupostos i convertir-los en factures. També podeu crear comandes de compra fàcilment. Tant les vendes com les compres estan estretament relacionades amb l’inventari, de manera que és fàcil saber si teniu un estoc suficient per emplenar una comanda, o si heu de tornar a ordenar alguna o la totalitat d’una comanda i emetre una comanda de compra per tornar a inventar. Tanmateix, Dynamics 365 no és un sistema de gestió d’inventaris per si sol, ja que actualment no admet diversos magatzems, codificació de barres o funcions similars que espereu en aquesta categoria.

Les funcions destacades són la dinàmica de Microsoft Dynamic 365 per a Financials per crear pressupostos de vendes i fins i tot factures directament dins d’un correu electrònic de Microsoft Outlook i que la cotització o la factura es reflecteixin immediatament a Dynamics 365. Això és el resultat de la integració molt estreta amb Microsoft Office 365 i justifica fàcilment l’obtenció de Microsoft Office 365 si encara no l’has subscrit. Quan hi ha a Microsoft Outlook 365, hi ha un botó amb la icona Financials. Feu clic a aquesta icona per obrir el registre del client i podeu crear l'estimació o la factura directament a Dynamics 365; s’adjunta a una resposta de correu electrònic enviada al client. Amb la majoria d’altres sistemes de comptabilitat, haureu de crear el document dins del sistema de comptabilitat, guardar-lo com a document d’algun tipus i, després, unir-lo a un correu electrònic.

No és prou PM

A més de vendes, compres i inventari, Dynamics 365 ofereix allò que Microsoft demana gestió de projectes. Però si espereu una veritable eina PM que admet funcions com ara el mètode crític de ruta (CPM), els gràfics de tècnica d'avaluació de programes (PERT), l'assignació de recursos mínims / màxims o els gràfics de Gantt, us deixarà decebut. Aquesta característica es podria anomenar amb més precisió gestió de treball o cost de feina. Per utilitzar-lo, creeu Targetes de Treball i, a continuació, creeu tasques i tarifes per a aquests, a més de temps de planificació i pressupost. Un cop fet això, podeu aplicar recursos a la tasca.

Tot i que les funcions PM de Dynamics 365 no inclouen gràfics de Gantt, encara podeu definir fites i determinar fins a quin punt la feina les compleix. També podeu introduir targetes horàries i assignar aquestes despeses de targeta horària al projecte o treball. Per a moltes empreses petites i mitjanes empreses (SMB), aquest enfocament funcionarà prou. Però si necessiteu més profunditat, haureu de generar el Microsoft Project (l'empresa ofereix una versió en núvol) o alguna eina PM de tercers.

Els actius fixos són una bona addició

No és tot el que és habitual trobar la capacitat d'actius fixos en un sistema ERP o comptable dirigit als estrats del mercat de pimes. Tanmateix, fins i tot quan un està disponible, sovint és un mòdul opcional de cost addicional. Dynamics 365 inclou la capacitat d'actius fixos com a part del paquet bàsic, que és un bon toc. Els actius s’introdueixen al sistema a les Targetes d’actius que contenen una descripció de l’actiu, el cost d’adquisició i la data i el mètode d’amortització desitjat.

Dynamics 365 té els mètodes de depreciació estàndard, incloent la línia recta, el saldo de disminució i la depreciació, calculats mitjançant la Convenció semestral. També podeu especificar el vostre propi mètode d’amortització. Si bé els actius fixos de Dynamics 365 no són tan complets com els de molts dels mòduls autònoms fixos disponibles per a sistemes ERP modulars, com ara SAP Business One Professional, hauria de ser satisfactori per a la majoria de la base de clients de Dynamics 365.

Inventari és lleugerament limitat

El menú Inventari de Dynamics 365 representa un subsistema de gestió d'inventaris força genèric. Tot i això, es veu bé; al sistema de prova que vaig revisar, cada element d’inventari es va associar amb una foto d’aquest element. És un bon toc i fa que sigui fàcil verificar visualment si esteu treballant amb l'element correcte.

A l’avantatge, Dynamics 365 només té un mètode de cost de l’inventari únic, a saber, First-In First-Out (FIFO). Probablement això no serà un interruptor per a molts usuaris potencials, i un representant de Microsoft em va confirmar que la companyia creu que FIFO és suficient per als seus clients previstos. Però també m'hauria agradat haver-hi vist almenys el mètode de cost mitjà ponderat inclòs. Microsoft està en procés d’afegir Kitting (creant sub-muntatges), tot i que aquesta encara no és una característica de la versió del programari que vaig revisar.

En general, després de provar aquest llançament inicial de Dynamics 365, crec que el que hi ha ha estat molt bé. Tot i així, l’aplicació està molt en curs. En el moment en què vaig provar el programari, només estava disponible als Estats Units i al Canadà, així que, si feu un negoci a altres zones del món, primer hauríeu de consultar amb Microsoft. Tot i això, Dynamics 365 sembla una bona opció per a les empreses que busquen passar d’un sistema de comptabilitat més d’entrada, com és el cas de FreshBooks. És altament escalable i, amb sort, obtindrà algunes de les capacitats addicionals que ofereixen molts dels seus competidors de mercat, especialment les nòmines i una capacitat de gestió d’inventaris més completa.