Els usuaris de Microsoft Office estan rebent, però potser no ho saben

Durant els últims anys, Microsoft ha agregat tranquil·litat diverses funcions d’intel·ligència artificial (AI) a Office 365, però suposo que la majoria d’usuaris d’Office o bé no saben que existeixen aquestes funcions, o bé només s’ho donen per descomptat.

A la conferència Ignite de l’any passat, vaig veure diverses funcions d’IA noves, i entre aquestes es van trobar notables novetats per a PowerPoint i Outlook. Però enguany, moltes d’aquestes funcions han aprofundit i s’han afegit una gran varietat de noves eines, algunes anunciades a la recent conferència Inspire i d’altres anunciades precisament aquesta setmana.

Kirk Gregersen, que dirigeix ​​l’equip de gestió del programa a l’Office, va explicar que l’objectiu de l’equip és afegir “intel·ligència al producte de manera que els usuaris no s’hagin d’entendre de beneficiar”. Es tracta d’utilitzar molta informació que l’empresa té en la forma del seu “gràfic de coneixement” –tota la informació que emmagatzemeu en documents i correu electrònic, inclosa la que algunes empreses han acceptat compartir amb Microsoft–, a més d’aprofitar tant la núvol i l'experiència d'AI. "Sense moure'ns al núvol, no podríem estar fent el que estem fent", va dir Gregersen, que va explicar que molts d'aquests conceptes existeixen des dels anys 80 o 90, però que no eren possibles sense totes les dades que ara és al núvol.

Gregersen va dir que l’equip de producte ara treballa profundament amb Microsoft Research, dirigit pel vicepresident executiu d’Intel·ligència Artificial i Investigació Harry Shum, d’una manera que no podia tenir en el passat. Gregersen es va referir a aquestes noves funcions de l'AI com a "regals de l'org de Harry" i va dir que han permès escenaris que els equips de producte han previst durant anys.

Algunes de les noves funcions són força evidents, com ara la safata d'entrada "focalitzada" a Outlook, mentre que d'altres es noten menys. (Tingueu en compte que no tots els usuaris encara tenen totes aquestes funcions. Recapitularé les polítiques d'actualització al final d'aquesta publicació.)

La paraula tracta l'estil d'escriptura

En els darrers mesos, Word ha afegit una gran varietat de noves eines de prova. Les funcions ortogràfiques i gramaticals han estat millorades notablement i tenen un aspecte notablement diferent.

Entre els canvis hi ha suggeriments que es basen en part pel rànquing contextual i una funció de "llegir en veu alta", que està dissenyada per ajudar els que tenen deficiències visuals.

El més obvi és la nova "formigó d'or", que suggereix canvis d'estil als vostres documents. Cada nova publicació mensual afegeix més d’aquestes funcions, que van des de crítiques d’estil general fins a ajudar-vos a assegurar-vos que utilitzeu un llenguatge més inclusiu, com ara identificar termes o termes específics de gènere amb significats geopolítics diferents. Moltes d'aquestes són desactivades de manera predeterminada, de manera que és possible que els usuaris no siguin conscients que existeixen. (Aquesta configuració es mostra a Fitxer, Opcions, Prova, Estil d'escriptura, tal com es mostra al gràfic següent). Són eines interessants i potencialment força útils.

Gregersen va dir que això representa un ús de la IA, on es necessita una cosa basada en regles i que aporta consciència del context. En el futur, va dir, serà més fàcil veure com es pot fer servir aquest procés a LinkedIn, així com ser més personalitzat, de manera que podríeu deixar de banda algunes qüestions d'estil.

PowerPoint converteix el text en presentacions

Moltes de les funcions més interessants són PowerPoint. L’any passat, Microsoft va demostrar una nova opció anomenada Dissenyador, en què PowerPoint pot prendre una varietat de diapositives que teniu i mostrar-vos alternatives per a diferents dissenys en funció del vostre contingut.

En noves versions, Designer ha millorat el que fa l'anàlisi d'imatges en segon pla, i això l'ajuda a reconèixer regions destacades d'una foto, per coses com el reconeixement facial (de manera que no retalla les cares) o extreure color per ajudar a determinar el to del color per a la resta d’una presentació. A més, l'empresa rastreja quins dissenys tria la gent i utilitza un algorisme de classificació similar al que utilitza el motor de cerca de Bing per proposar les opcions més adequades.

La nova característica preferida consisteix a agafar el text que escriviu i convertir-lo automàticament a una visual, o escriure diversos passos en un procés i convertir-lo en un flux de procés visual. Aquesta va ser presentada l'any passat (amb el nom de "SmartArts") i la companyia l'ha actualitzat amb el pas del temps.

De la mateixa manera, una altra funció nova converteix una llista amb vinyetes amb dates en una línia de temps, i és força fantàstica. Fa temps que es pot crear visuals d’aquest tipus a PowerPoint, però requeria molt de temps i requeria una mica de sensibilitat artística. Aquesta funció la facilita molt.

A més, l’any passat PowerPoint va afegir una funció anomenada Inici ràpid, dirigida principalment als estudiants, que, si escriviu un tema, crea un esquema bàsic d’una presentació per a vosaltres, utilitzant informació i imatges del web disponibles a la creativitat. Llicència Commons. Aquesta característica també s'ha millorat.

Potser la novetat més brillant, però, és la capacitat de traduir una presentació a un altre idioma en temps real. Presentació El traductor es va demostrar per primera vegada a la nota principal de la conferència Build d’enguany i té una imatge força impressionant.

Aquest és un complement per a PowerPoint que us permet donar la vostra presentació en un idioma, però permet que el públic la segueixi en un altre idioma mitjançant subtítols. El traductor actualment treballa en deu idiomes quan parla, i pot mostrar subtítols en uns 60 idiomes. També està dissenyat per a l’accessibilitat, per ajudar les persones sordes o amb deficiències auditives del públic. Translator corre contra un microservici al núvol.

Altres característiques interessants en aquesta línia inclouen l’opció de generar un text alt que prengui una imatge i l’executa en un microservici de manera que també puguin seguir les persones amb deficiències visuals. Aquest concepte ha estat durant un temps, però les darreres incorporacions fan servir més imatges i dades de formació corporativa. Gregersen va dir que la taxa de reconeixement ha millorat un 30 per cent respecte al tipus d’imatges que fan els usuaris professionals.

Altres eines

La tardor passada, Microsoft va anunciar MyAnalytics, una eina que analitza el vostre calendari i el vostre correu electrònic i us pot explicar quina part del dia us dediqueu a la tramesa de correu electrònic a tots els vostres dispositius, així com a la manera de gestionar aquest correu. Ara per ara, aquesta característica només estarà disponible per als clients empresarials amb llicència E5 de gamma alta.

Actualitzar la programació

Quan els individus veuen les diverses funcions que he descrit en part, depèn de quina versió d'Office 365 facin servir. Els consumidors i clients de pimes (Office 365 Business) obtenen de forma predeterminada el canal actual amb actualitzacions mensuals. Els clients empresarials (Office 365 ProPlus i posteriors) es troben al canal diferit de manera predeterminada. Fins fa poc, els clients empresarials normalment tenien actualitzacions tres vegades a l'any; Microsoft ha anunciat recentment que llançarà aquestes dues vegades a l'any (orientació a març i setembre). Així, aquests clients normalment no veuen noves característiques fins als 6 o 12 mesos posteriors als consumidors. Tal com va explicar Gregersen, els clients empresaris volen més temps per entrenar, refrescar, planificar i provar aplicacions de compatibilitat. Però va assenyalar que alguns clients empresarials opten per formar part de la sucursal actual.

Michael J. Miller és cap d'informació de Ziff Brothers Investments, una empresa d'inversions privades. Miller, que va ser redactor en cap de PC Magazine des de 1991 fins a 2005, va escriure aquest bloc per a PCMag.com per compartir les seves reflexions sobre productes relacionats amb PC. En aquest bloc no s’ofereix assessorament sobre inversions. Tots els deures estan rebutjats. Miller treballa per separat per a una empresa d’inversions privades que pugui invertir en qualsevol moment en empreses els productes dels quals es discuten en aquest bloc i no es farà cap divulgació de transaccions de valors.