Vídeo: Zoho Docs For Desktop (Setembre 2024)
Compartir documentació i col·laboració
Compartir fitxers també és similar a Google Drive, on podeu introduir adreces de correu electrònic i establir permisos seleccionant un fitxer i fent clic al botó Compartir. Els documents també tenen enllaços enllaç per compartir fora del programari. Els usuaris també poden compartir carpetes senceres i crear grups per fer més fàcil compartir amb diversos col·legues. Una bona característica és que podeu compartir un document però protegir-lo amb contrasenya per obtenir més seguretat; fins i tot podeu establir una data de caducitat, moment en què tots els que heu compartit el document perden accés. Es poden registrar i esborrar fitxers (és a dir, bloquejar-los) per evitar solapaments d’edició.
Podeu afegir tasques als documents si voleu enviar-lo a un company perquè el revisi o revisi. Quan assigneu una tasca a un company, el destinatari rebrà una alerta i un enllaç al document associat; al seu torn, rebràs una alerta quan finalitzi la tasca.
Si ja utilitzeu la G Suite de Google (abans anomenada Google Apps for Work), podeu integrar el vostre compte amb els productes Zoho. Zoho Docs Standard es pot integrar amb Google Drive i la gestió d’usuaris de Google. He intentat enllaçar els meus comptes de Zoho Docs Standard i Google G Suite. Després d’haver permès alguns permisos i iniciar la sessió a Google, se’m va demanar que continués la configuració, i em va quedar fantasma. La pantalla es redirigí al meu compte de Documents de Zoho sense cap signe que Google s'hagués integrat. Després de consultar un article d’ajuda, vaig descobrir una solució de solució: vaig prémer el botó Carrega, vaig seleccionar Google Drive al menú desplegable i em van demanar que s’autentifiqués. Un cop connecteu els vostres comptes amb èxit, podeu penjar fitxers i carpetes des de Google Drive. També podeu sincronitzar una carpeta Dropbox amb una carpeta Zoho Docs contínuament o només una vegada. Ambdues integracions són una manera excel·lent d’aprofitar les funcions de Zoho alhora que continuen utilitzant programari d’emmagatzematge en núvol familiar. També podeu vincular-vos a Adobe Sign per habilitar signatures digitals.
Dins de la norma Zoho Docs, els usuaris poden crear i editar documents mitjançant Zoho Writer, que inclou una funció de canvis de pista, signatures digitals i diverses eines d’edició avançades. Podeu crear macros, gràfics de colors i taules de pivot, per exemple. Els documents, fulls de càlcul i presentacions es poden exportar en format PDF, Windows i altres fitxers. També podeu editar fitxers fora de línia; els canvis es sincronitzaran un cop torni en línia.
Una de les millors funcions és la possibilitat d’editar un document simultàniament amb els vostres companys. Els comentaris dels vostres companys apareixeran a la pantalla de tots, marcats pel nom de l’editor. Els usuaris poden fer comentaris i xerrar durant tot el procés. Cada fitxer té un historial de versions i podeu decidir tornar a una versió anterior en qualsevol moment.
Una aplicació estàndard Zoho Docs està disponible per a Android i iOS, on podeu accedir, crear i editar fitxers mentre no sigui possible. He baixat l’aplicació Android, que té una interfície d’usuari (UI) coincident i s’obre a una carpeta Docs recents. Podeu veure totes les carpetes, ordenar-les per nom o data, i cercar fitxers.
