Organitzeu-vos: 10 consells per gestionar les vostres notes digitals

Els fans de Seinfeld recordaran una gloriosa escena del programa quan Jerry i Elaine es presentin en una agència de lloguer de cotxes. Jerry demana que agafi un cotxe mig que el reservés. L’agent del taulell respon que no els queden cap model de mida mitjana perquè s’han esgotat. "Mireu", diu Jerry, "ja sabeu com agafar la reserva. Simplement no sabeu com celebrar la reserva." Crec el mateix de les notes digitals. És molt fàcil prendre notes, però és molt més difícil utilitzar -les.

Per fer servir les notes que preneu, heu d’organitzar-les i saber com trobar-les. Aquests consells per començar amb una aplicació per prendre notes i organitzar les notes us ajudaran.

1. Trieu una aplicació genial de presa de notes

L'aplicació de presa de notes que trieu molt influeix en si veureu les notes de nou i com la tornareu a veure. L’aplicació bàsica de presa de notes que es va instal·lar preinstal·lada al telèfon o a la tauleta probablement no és gaire bona. Cert, ja l'heu utilitzat i funciona bé, però potser no sabeu quines funcions us falten, que separen aplicacions merament satisfactòries de les excel·lents.

Tres funcions que fan que les aplicacions de presa de notes siguin realment útils són:

• carpetes,
• etiquetes i
• reconeixement òptic de caràcters (OCR).

Aprofundiré amb més detall sobre cada punt en un moment.

Les tres aplicacions que més recomano, basades en les proves personals de moltes aplicacions de presa de notes al llarg dels anys, són:

• Microsoft OneNote, si voleu una aplicació gratuïta de presa de notes,
• Evernote, si no us importa pagar una subscripció Premium i
• Consulteu la presa de notes en col·laboració.

2. Creeu una safata d'entrada

Quan anoteu una nota ràpidament, necessiteu un lloc per desar-lo on no es perdi. Creeu una carpeta de la safata d'entrada a l'aplicació de presa de notes i configureu-la com a ubicació d'emmagatzematge predeterminada.

Aneu a través de la safata d'entrada regularment per afegir més informació sobre les vostres notes i ordenar-les. En els propers consells, veureu com fer-ho. No cal netejar la safata d'entrada segons un calendari establert, sinó que intenteu fer-ho quan tinguis oberta l'aplicació de presa de notes en una pantalla completa (vegeu el número 10, a continuació). Fa que sigui més fàcil veure el que fas i veure totes les opcions que tens.

No cal disparar cap a Inbox Zero en una aplicació de presa de notes. Una safata d'entrada és un lloc ideal per guardar les notes que reviseu amb freqüència. Per exemple, conservo una nota amb els noms i les contrasenyes de la xarxa Wi-Fi de tots els meus amics, així que si porto un dispositiu nou a casa seva o esborro la contrasenya de desat, puc tornar a unir-me a la xarxa sense haver-los molestat pels detalls. Aquesta nota té una llar permanent a la meva safata d'entrada.

3. Ordena les notes en carpetes o quaderns

Les carpetes, que algunes aplicacions també diuen Quaderns, us ajuden a organitzar les vostres notes de forma manual. Es fan útils més tard quan voleu explorar notes sobre un tema determinat, com ara totes les notes que són receptes.

Les carpetes que creeu i com les poseu en funció depèn del tipus de notes que preneu i de com les feu servir. Si no esteu segur, comenceu amb les carpetes per a Bústia de entrada, lectura, llar, personal i treball. Sempre podeu canviar-los i crear-ne un cop tingueu idea de com els utilitzeu.

4. Feu dreceres per a les carpetes preferides

Qualsevol aplicació de presa de notes ben utilitzada té carpetes que veuen més accions que d'altres. Feu que aquestes carpetes siguin fàcils d’arribar creant-hi dreceres o marcant-les com a preferides. Aquestes són les carpetes en què observeu freqüentment les notes que heu fet i n'afegiu de noves.

Probablement tingueu altres carpetes que només contenen notes fins a un moment inesperat quan les necessiteu. No han de ser frontals i centrals.

5. Utilitzeu Etiquetes

Les etiquetes us ajuden a trobar les notes existents. Poden reduir el que veieu en una carpeta determinada o mostrar-vos totes les notes etiquetades amb un tema comú a diverses carpetes. També us ajuden a trobar notes relacionades amb algun tema, fins i tot si la paraula temàtica no apareix a la nota. Permetin-me donar alguns exemples.

Exemple 1: digueu que teniu una carpeta anomenada Receptes i que esteu planificant una festa per a alguns vegetarians. Podeu obtenir totes les notes només des de la carpeta etiquetada com a vegetariana per obtenir idees sobre què heu de fer.

Exemple 2: Potser sou un escriptor que escriu per a publicacions diferents. Podeu fer notes sobre els articles i organitzar-los en carpetes en funció de la publicació. Hi pot haver vegades, però, quan vulgueu explorar totes les notes que teniu sobre un tema determinat, independentment de qui hagi publicat la peça. Si heu etiquetat les notes amb aquest tema, podeu cercar l’etiqueta i veure-les totes, independentment de quina carpeta hi hagi.

Exemple 3: reenvieu un correu electrònic relacionat amb un projecte on esteu treballant a l’aplicació de presa de notes. El missatge mai no diu el nom del projecte ni de què es tracta. Així és com les persones es comuniquen quan estan a l’altura d’alguna cosa. En aquest cas, podeu afegir etiquetes per definir la nota (nom del projecte, client, descripció del treball) de manera que pugueu trobar la nota quan la necessiteu.

6. Etiquetes Cull

Hi ha tal cosa com tenir massa etiquetes. Com més afegiu etiquetes, més inclinades s’obtenen. Així que de tant en tant, talleu les etiquetes. A continuació us detallem com fer-ho.

Tireu una llista de totes les etiquetes que s’utilitzin. Sovint, podeu veure el recompte de notes al costat de l’etiqueta. Primer, busqueu duplicats propers. Si teniu etiquetes tant per a "aplicacions" com per a aplicacions, elimineu-vos la que tingui menys notes. Obriu les notes afectades i afegiu l’etiqueta que conserveu. Suprimeix l’altra etiqueta.

A més, si teniu etiquetes amb dues o menys notes, considereu que us podeu eliminar. Probablement no us facin cap bé.

7. Creeu una drecera al vostre telèfon

Feu una drecera al telèfon per iniciar una nova nota a l’aplicació de presa de notes de manera que la captació d’idees i informació sempre estigui a l’abast ràpid. Als dispositius iOS, podeu fer una drecera de Siri i a Android buscar una opció per a un nou widget de notes a l'aplicació.

8. Dictat

Quan et ve al cap alguna cosa, vols anotar-te, però estàs de pressa seriós o estàs caminant el teu gos i amb prou feines aconsegueixes mantenir la corretja i el telèfon alhora.

La majoria dels telèfons intel·ligents tenen una funció de veu a text. Utilitza-ho! Inicieu una nova nota, premeu la icona del micròfon del teclat i parleu tot el que vulgueu anotar. També podeu gravar una nota de veu i transcriure-la més endavant. Si us feu l’hàbit i acabeu dictant passatges llargs sovint, potser voldreu utilitzar un servei de transcripció per estalviar-vos una mica de temps. Hi ha moltes bones opcions gratuïtes i de pagament disponibles, tot i que les opcions de pagament solen ser considerablement més precises.

9. Adjunteu imatges i PDF, utilitzeu OCR

Si la vostra aplicació té OCR, pot cercar el text que es troba en imatges, PDF i altres fitxers que hi pengeu. No siguis tímid d’afegir fitxers a les notes quan els necessiteu. S'inclouen fotografies de signes informatius, notes escrites a mà, pàgines de llibres, etc.

Podeu veure com és útil mitjançant un exemple. Suposem que adjunteu un PDF d’un rebut per a un àpat que heu de reclamar en un informe de despeses. Has oblidat etiquetar-lo com a "rebut" i no saps on és. Si recordeu el nom del restaurant, podeu introduir-lo a la barra de cerca i OCR us farà un seguiment.

Fixeu-vos en els límits que la vostra aplicació de presa de notes o tipus de compte posa en l'ús i l'emmagatzematge de l'OCR. Per exemple, la versió gratuïta d’Evernote executa OCR en imatges, però no en PDF i documents d’Office. Per això necessiteu un compte Premium o Business. Si la vostra aplicació no té un rastreig integrat, potser considereu que es pot combinar amb una aplicació d'exploració per a mòbils.

10. Organitza’t a una gran pantalla

L’ideal seria que l’aplicació de presa de notes disposi d’una aplicació web i d’una aplicació web. Utilitzeu-ne una (en general, les aplicacions d'escriptori són millors per a aquest propòsit) per ordenar la safata d'entrada i organitzar les notes. Tenir una pantalla gran us ajuda a veure més de l’aplicació i, per tant, més de la vostra estructura de carpetes, etiquetes i altra informació que afegiu a les notes per mantenir-les organitzades. Si veieu totes les vostres opcions, és més probable que escolliu les més adequades.

Preneu la nota, manteniu la nota, reviseu la nota

Quan organitzeu la vostra experiència de presa de notes, milloreu les possibilitats de no només prendre notes més rellevants, sinó també emmagatzemar-les de manera que us permeti revisar-les quan sigui el moment.