16 consells sobre paraules de Microsoft que heu d'aprendre ara

Microsoft Word és el programa de processament de paraules més omnipresent del mercat; és intuïtiu fins i tot per als usuaris d’ordinadors més analfabetitzats tecnològicament i compta amb la potent suite de Microsoft Office.

Dirigit per programes basats en núvols com Google Docs, Word ha evolucionat al llarg dels anys amb subscripcions en línia que ofereixen accés en diversos dispositius, així com una versió gratuïta basada en núvol de Word. Però, malgrat la competència, el programari de Microsoft continua sent l'eina per produir documents importants. I per què no? És confiable, personalitzable i té moltes funcions al forn que potser encara no heu provat. Seguiu llegint alguns tractes semi-ocults que només saben els usuaris de potència.

Determineu les vostres estadístiques de llegibilitat

Word té el poder de no només jutjar la vostra gramàtica i ortografia, sinó també la complexitat de la seva redacció. Per exemple, la vostra redacció compleix el nivell de comprensió d’algú que segueix un postgrau, o algú encara aprèn les seves formes i colors?

Word utilitza proves linguals com el test de Flesch Reading Ease, que calcula una puntuació en una escala de 100 punts. Com més gran sigui el nombre, més fàcil és entendre. La documentació pròpia de l'Office suggereix que voleu una puntuació entre 60 i 70.

A més, Word realitzarà una prova lingual similar, la prova de nivell de grau de Flesch-Kincaid, que us indicarà a quins nivells de grau nord-americà està escrit un text; Microsoft diu que la majoria de documents han de tenir entre 7.0 i 8.0 segons Microsoft.

Per utilitzar aquesta característica, primer haureu d’activar-la si aneu a Fitxer> Opcions> Prova. A continuació, seleccioneu Mostra estadístiques de llegibilitat a l’ortografia i la gramàtica. Ara, quan demaneu a Word que executi un corrector ortogràfic, també generarà estadístiques de llegibilitat del vostre document.



Ressalteu un camp quadrat de text

Aquí teniu una característica que només es pot utilitzar en casos molt concrets. Si manteniu premuda la tecla Alt a Windows o la tecla Opció en un Mac, mentre feu clic i arrossegueu el ratolí, podreu dibuixar un quadre dins del document que destacarà tots els caràcters d’aquest quadre. Si alguna vegada heu volgut crear un quadrat perfecte de text morat al mig d'un fragment de text, és així.



Genereu text aleatori

Si heu d'afegir Lorem Ipsum al document com a marcador de posició, Word us ha cobert. Simplement escriviu: = lorem (p, l) i substituïu la "p" pel nombre de paràgrafs que vulgueu i substituïu la "l" pel nombre de frases que necessiteu. També podeu incloure un número entre parèntesis i creareu molts paràgrafs. Quan estigui llest, col·loca el cursor al final de l’equació i toca Enter per generar el text.

També podeu fer servir gobbledygook de documentació aleatòria d'Office com a material d'origen per al vostre lloc d'ompliment. Feu servir l'equació = rand (p, l) al seu lloc.



Afegeix una calculadora a Word

Word té una calculadora integrada que us pot ajudar a resoldre equacions en el vostre document. Primer, afegiu-lo al menú Word navegant a Fitxer> Opcions> Barra d’eines d’accés ràpid i seleccionant Totes les ordres al menú desplegable. Localitza Calcula i fes clic a Afegeix per desplaçar-la a la columna Barra d’eines d’accés ràpid. Feu clic a D'acord per tornar al document.

Notareu que s'ha afegit un petit cercle gris a la part superior del document de Word. Ara podeu escriure equacions matemàtiques i, si les ressalteu, aquesta icona canviarà de color. Premeu la icona i Word calcularà la resposta.



Ressalteu una frase amb un clic

Per ressaltar ràpidament una frase sencera, manteniu premuda la tecla Ctrl de Windows o la tecla Command en un Mac i feu clic al començament de la frase. Word s’ocuparà de la resta.



Saltar a l’entrada a l’edició d’hotspot

Si premeu Shift-F5 us permetrà recórrer les parts del vostre document que heu editat recentment. Aquest truc fins i tot recordarà on es va editar l’última vegada després de tornar a obrir un document.



Escriu text en qualsevol lloc

Podeu utilitzar Word com a pissarra de tipus i posar fàcilment text a qualsevol lloc de la pàgina. Feu clic dos cops a qualsevol lloc de la pàgina i Word us permetrà començar a escriure-hi. Word insereix de forma automàtica les devolucions dures i les pestanyes per permetre-li entrar text. Poetes d’avantguarda, aquesta funció és per a vosaltres.



Actualització automàtica de la data i hora

De vegades tens un document que fas servir una i altra vegada, actualitzant només uns quants detalls clau. Si es tracta d’un document com una carta que inclou la data i / o l’hora, un petit truc és permetre a Word actualitzar la data automàticament.

A la pestanya Insereix, feu clic al botó Data i hora i apareixerà una finestra emergent. Feu clic al format de data que vulgueu i, seguidament, assegureu-vos de fer clic al quadre "Actualitzar automàticament" a la cantonada inferior dreta. Ara la data s'actualitzarà automàticament cada vegada que obriu (o imprimiu) el document.



Convertir a un document PDF i HTML

Word facilita la conversió del vostre document a un fitxer PDF o HTML. Quan "deseu com a fitxer", apareixerà un menú desplegable "Desa com a tipus", que us oferirà una gran quantitat d'opcions, com ara PDF i pàgina web.

Tingueu en compte que la funció de la pàgina web pot incloure molts codis addicionals. Això no necessàriament afectarà la pàgina, però pot fer que les coses siguin una mica desordenades si cal canviar res. Una altra opció és utilitzar un lloc de conversió gratuït com Word to Clean HTML, que –com el nom indica– crearà codi HTML a partir d’un text que es copiï directament i s’enganxi d’un document de Word.



Canviar les majúscules per la via fàcil

Podeu canviar fàcilment les majúscules de qualsevol text amb un clic de botó. Ressalteu una selecció i feu clic al menú desplegable "Aa" per canviar el text entre majúscules o sentències, majúscules o minúscules. També podeu fer que cada paraula comenci amb una majúscula i canvieu entre els casos.



Mostra personatges ocults

Si esteu treballant en un document complex amb diferents estils, columnes i formats, l’edició pot esdevenir un exercici tediós. La millor manera de veure el que passa amb la formatació del document és fer visibles totes les marques invisibles (devolucions dures, devolucions suaus, pestanyes, espais). Premeu Ctrl-Shift-8 a Windows o Command-8 en un Mac.



Substituïu els personatges i els formats invisibles

L’eina Trobar i substituir a Microsoft Word és un salvador. Podeu fer canvis de massa ràpidament i fàcilment sense haver de caçar i picotejar cada cas d’alguna cosa que necessiteu. Però també podeu fer una cerca i substituir els caràcters ocults del document.

Feu clic al botó Cerqueu i substituïu a Word, després feu clic a Més al quadre de diàleg. Feu clic a Format per cercar el format del document: el menú desplegable inclou marges, tipus de lletra, estils i interlineat. Així, per exemple, podríeu cercar i substituir un tipus de lletra verd per un tipus de lletra morat. Feu clic a Especial per cercar caràcters especials (guionet, espai blanc, etc.).

També podeu inserir ordres al camp de text per cercar el format i els caràcters directament. Utilitzeu ^ p ^ p per cercar / substituir espais dobles i substituir-los per ^ p per a un espai únic. També podeu utilitzar ^ t per cercar pestanyes, ^ # per cercar dígits, ^ $ per a lletres i ^ w per a espais blancs.



Insereix objectes al Word

Si mai teniu la sensació que el vostre document pogués utilitzar una mica d’alguna cosa afegida a la còpia corporal, Word us permet inserir objectes directament a la pàgina. Feu clic a Insereix> Objecte per obrir un quadre de diàleg que us mostri què podeu afegir. Així és com afegir un gràfic al document, però també podeu incorporar un PDF o un full de càlcul Excel.



Inseriu equacions

Podeu afegir equacions matemàtiques complexes a Word fent clic a Insereix> Equació i, a continuació, seleccionant l'equació que voleu afegir. Un cop inserida al document, podreu canviar la formatació o substituir lletres per números.



Protegiu el vostre document

Word té una bona quantitat de protecció integrada que encripta l'escriptura. Feu clic a Fitxer> Informació per gestionar els permisos de visualització i edició, activeu el xifrat de contrasenyes i creeu una contrasenya per al document.



El quadre de cerca és el teu amic

No estic segur d’on està alguna cosa? A les versions més recents de Microsoft Word, podeu introduir el que busqueu al quadre de cerca per accedir ràpidament.