22 consells Excel per convertir-se en un full de càlcul professional

Hi ha molt poques persones al planeta Terra que podrien dir que han dominat completament qualsevol cosa complexa sobre Microsoft Excel. És l’aplicació de fulls de càlcul d’estrena al món i ha estat l’estàndard de la indústria durant gairebé 35 anys, substituint l’anteriorment venerable Lotus 1-2-3, la primera aplicació assassina per a ordinadors dels anys vuitanta.

El domini de Microsoft Excel com a full de càlcul encara no ha estat provat, certament no per Quattro Pro de Corel (encara avui venut a WordPerfect Office Pro), les eines de codi obert d'Apache o LibreOffice o, fins i tot, de Fulls de càlcul de Google (la part de full de càlcul de Google Drive).

Hi ha una raó per això. L’excel és més que una marca que tothom sap: és potent. Fa gairebé tot el que es pot demanar en un full de càlcul. L’actual versió d’Excel 2019, disponible a Microsoft Office 2019 com a part d’una subscripció a Microsoft 365 i altres mètodes, és l’opció dels editors de PCMag.

No és només per números. Moltes persones poblen les reixes aparentment infinites d’Excel amb dades, utilitzant-lo com a base de dades de fitxers plans. Pot crear un gestor de contactes relativament eficaç o un gestor de relacions amb els clients completament eficaç. No és tan sorprenent veure gent que l'utilitza com a processador de textos, tot i que Microsoft Word està assegut al seu costat.

Una cosa gairebé tots els usuaris d’Excel tenen en comú: no saber-ne prou. Hi ha tantes maneres de tallar i fer daus els números, donant-li a les dades un aspecte nou i, a més, és impossible explicar-les totes. S'escriuen llibres sencers sobre el tema. Però és fàcil dominar alguns dels consells més interessants i complexos que us facilitaran una mica el temps mitjançant el programa i us faran semblar el guru de full de càlcul d’alta tecnologia de la vostra oficina. Així, aprofiteu tots aquests trucs o excel·leu a Excel.

Pauses de línia i text d’embolcall

Escrivint cèl·lules de full de càlcul pot resultar frustrant, ja que el valor predeterminat del text que escriviu és continuar per sempre, sense que es pugui tornar a crear a una línia nova. Podeu canviar això. Creeu una nova línia escrivint Alt + Enter (si premeu Enter només us sortirà de la cel·la). O bé, feu clic a l’ opció Ajustar text a la pestanya Inici de la part superior de la pantalla, cosa que significa que tots els textos s’emboliquen just a la vora de la cel·la en la qual trobeu. Redimensioneu la fila / columna i el text que torni a embolicar perquè s’ajusti.



Ctrl + Maj per seleccionar

Hi ha maneres molt més ràpides de seleccionar un conjunt de dades que d'utilitzar el ratolí i arrossegar el cursor. Feu clic a la primera cel·la que vulgueu seleccionar i manteniu premuda la tecla Ctrl + Maj, i després toqueu la fletxa cap avall per obtenir totes les dades de la columna següent, fletxa amunt per obtenir totes les dades de dalt, o fletxa esquerra o dreta per entrar-hi tot. la fila (a l’esquerra o a la dreta, és clar). Combina les indicacions i pots obtenir una columna sencera i tot el que hi ha a les files de l'esquerra o la dreta. Només seleccionarà cel·les amb dades (fins i tot dades invisibles). Si utilitzeu Ctrl + Majúscula + Final, el cursor saltarà a la cel·la de la part inferior dreta amb dades, seleccionant-ho tot. Així, si el cursor es troba a la cel·la superior esquerra (A1), tot ho és. Encara més ràpid: Ctrl + Maj + * (l’asterisc) seleccionarà tot el conjunt de dades independentment de quina cel·la estigui seleccionada. ( Imatge de xuuxuu de Pixabay )



Ompliment automàtic

Aquesta és una idea que no és incerta, però tan fàcilment obvia. Comenceu a escriure una sèrie de coses repetitives com ara dates (1/1/20, 1/2/20, 1/3/20, etc.) i sabeu que esteu fent un llarg dia. En lloc d'això, inicia la sèrie i mou el cursor a la pantalla a la part inferior dreta de l'última cel·la: el mànec d'emplenament. Quan es converteixi en un signe més (+), feu clic i arrossegueu cap avall per seleccionar totes les cel·les que heu d'omplir. Màxic s’ompliran mitjançant el patró que vau començar. I també pot pujar per una columna, o a l’esquerra o a la dreta seguida.

Encara millor: podeu omplir automàticament sense gaire patró. De nou, trieu una cel·la o cel·les, aneu al mànec d'emplenament, feu clic i arrossegueu. Obtindreu un menú d’opcions. Com més dades introduïu al principi, millor serà l’opció de la sèrie de farciment creant les vostres opcions d’emplenament automàtic. Consulteu aquest tutorial de Microsoft.



Rellena de flaix

El farcit Flash omplirà de forma intel·ligent una columna en funció del patró de dades que ve a la primera columna (ajuda si la fila superior és una fila d’encapçalament única). Per exemple, si la primera columna té tots els números de telèfon amb format "2125034111" i voleu que semblin "(212) -503-4111", comenceu a escriure. A la segona cel·la, Excel hauria de reconèixer el patró i mostrar el que pensa que voleu. Només cal prémer entrar per utilitzar-los. Funciona amb nombres, noms, dates, etc. Si la segona cel·la no us ofereix un rang precís, escriviu-ne alguna cosa; el patró pot ser difícil de reconèixer. A continuació, aneu a la pestanya Dades i feu clic al botó d'ompliment de flaix. Consulteu aquest tutorial de Microsoft per obtenir més informació.



Text a Columnes

Digueu que teniu una columna plena de noms, primer al costat de l’última, però voleu dues columnes que els desglossin. Seleccioneu les dades i, a continuació, a la pestanya Dades (a la part superior) feu clic a Text a columnes. Trieu separar-los per delimitadors (basats en espais o comes - excel·lents per a valors de dades CSV) o per una amplada fixa. L’amplada fixa s’utilitza quan totes les dades s’engloben a la primera columna, però separades per un nombre fix d’espais o període. La resta és com la màgia, amb opcions addicionals per a determinats números.



Enganxa especial per transposar

Teniu un munt de files. Voleu que siguin columnes. O viceversa. Vostè aniria nous movent les coses cèl·lula per cèl·lula. Copieu aquestes dades, seleccioneu Pega especial, marqueu la casella Transposa i feu clic a D'acord per enganxar a una altra orientació. Les columnes es converteixen en files, les files es converteixen en columnes.



Múltiples cèl·lules, mateixes dades

Per algun motiu, potser haureu d’escriure la mateixa cosa una i altra vegada a les cel·les d’un full de treball. Això és increïble. Feu clic a tot el conjunt de cel·les, ja sigui arrossegant el cursor o mantenint premuda la tecla Ctrl mentre feu clic a cadascuna. Escriviu-lo a l’última cel·la i, a continuació, feu clic a Ctrl + Enter: i el que heu introduït entra a cada cel·la seleccionada.



Enganxa especial amb fórmules

Suposem que teniu una quantitat enorme de números en format decimal que voleu mostrar com a percentatges. El problema és que el número 1 no hauria de ser del 100%, però això és el que us proporciona Excel si només feu clic al botó Percent Style (o feu clic a Ctrl-Shift-%). Voleu que l’1 sigui l’1%. Per tant, heu de dividir-lo per 100. És allà on entra Paste Special.

Primer, escriviu 100 en una cel·la i copieu-la. A continuació, seleccioneu tots els números que vulgueu reformatear, seleccioneu Pegar especial, feu clic al botó de ràdio " Divideix " i el boom va a la dinamita: els números s'han convertit a percentatges. Això també funciona per sumar, restar o multiplicar immediatament nombres, òbviament.



Utilitzeu gràfics en gràfics

Podeu posar un gràfic a qualsevol element d’un diagrama d’Excel. Qualsevol element. Cada barra, un pastís, etc., pot donar suport a la seva pròpia imatge. Per exemple, a la part superior, hi ha un indicador d'estat de Dakota del Sud al gràfic de taulers (col·locat mitjançant la selecció de la porció, mitjançant el menú desplegable Opcions de la sèrie i seleccionant "Omplir imatge o textura"), a més d'un logotip de PCMag incrustat (situat amb el botó Insereixi el botó Imatges de la pestanya). Fins i tot es pot anar amb "sense omplir", cosa que va provocar aquesta llesca que falta.

Les imatges clàssiques es poden retallar i enganxar a un element (factures del dòlar per mostrar els dòlars gastats, les gotes d'aigua pels costos de fontaneria). El fet de barrejar i combinar massa elements gràfics fa impossible de llegir, però val molt la pena fer-ne les opcions que teniu. Feu que el dissenyador gràfic resident les revisi abans de fer-les servir.



Desa els gràfics com a plantilles

Excel té més tipus de gràfics que els cacauets de Jimmy Carter, però és gairebé impossible trobar un gràfic predeterminat perfecte per a la vostra presentació. Afortunadament, la capacitat d’Excel de personalitzar tots aquests gràfics és exemplar. Però, quan haureu de crear-ne un? Això és un dolor. No té per què ser. Deseu el vostre gràfic original com a plantilla.

Un cop s'hagi perfeccionat un gràfic, feu clic amb el botó dret sobre ell. Seleccioneu Desa com a plantilla. Deseu un fitxer amb extensió CRTX a la carpeta predeterminada de Microsoft Excel. Un cop fet això, aplicar la plantilla és pastís. Seleccioneu les dades que voleu organitzar, aneu a la pestanya Insereix, feu clic a Gràfics recomanats i, a continuació, a la pestanya Tots els gràfics i a la carpeta Plantilles. Al quadre Les meves plantilles, trieu el que cal aplicar i, a continuació, feu clic a D' acord.

Alguns elements, com el text real de les llegendes i els títols, no es traduiran tret que formin part de les dades seleccionades. Obtindreu totes les seleccions de tipus de lletra i color, gràfics incrustats, fins i tot les opcions de la sèrie (com una ombra o un resplendor al voltant d'un element del gràfic).



Treballa amb cèl·lules a través dels fulls

Aquest, anomenat 3D Sum, funciona quan teniu diversos fulls en un quadern de treball que tots tenen la mateixa disposició bàsica, per exemple, declaracions trimestrals o anuals. Per exemple, a la cel·la B3, sempre teniu l’import del dòlar de la mateixa setmana corresponent al llarg del temps.

En un nou full de treball del llibre de treball, aneu a una cel·la i escriviu una fórmula com = suma ('Y1: Y10'! B3). Això indica una fórmula SUM (sumant coses) per a tots els fulls que es diuen Y1 a Y10 (valen 10 anys) i que es fixen en la cel·la B3. El resultat serà la suma de tots els deu anys. És una bona manera de fer un full de càlcul mestre que faci referència a dades en canvi.



Amagar-se al Plain Sight

És fàcil ocultar una fila o columna: només cal seleccionar tot fent clic a l’encapçalament de la lletra o el número, feu clic amb el botó dret al ratolí i seleccioneu "Oculta". (Podeu desactivar-les seleccionant les columnes a banda i banda alhora, fent clic amb el botó dret i seleccionant "Desaconseguir"). Però, si només teniu una petita secció de dades col·locades inconvenient que voleu amagar, però encara voleu treballar? Fàcil. Marqueu les cel·les, feu clic amb el botó dret i trieu Format Cells. A la pestanya Número de la part superior, aneu a la categoria i seleccioneu " Personalitzada ". Escriviu tres punts i coma (;;;) al camp Tipus: Feu clic a D'acord. Ara els números no són visibles, però encara podeu utilitzar-los en fórmules.



Amagueu un full sencer

El vostre llibre de treball típic d’Excel -el fitxer on esteu treballant- es pot carregar amb una gran quantitat de fulls de treball (cada full indicat per una pestanya a la part inferior, que podeu anomenar). Amagueu un full si voleu, en lloc d’esborrar-lo, fent que les seves dades siguin disponibles no només per a referència, sinó també disponibles per a fórmules d’altres fulls del quadern de treball. Feu clic amb el botó dret a la fitxa del full inferior i seleccioneu Amaga. Quan hàgiu de tornar-lo a trobar, heu d’anar a la pestanya Veure a la part superior, feu clic a Desacobla i trieu el nom del full de la llista que apareix.

També hi ha un botó Oculta al menú de la pestanya Veure a la part superior. Què passa quan feu clic en això? Amaga tot el quadern de treball que feu servir. Sembla que heu tancat el fitxer, però Excel continua funcionant. Quan tanqueu el programa, us demanarà si voleu desar els canvis al quadern de treball ocult. Quan aneu a obrir el fitxer, Excel us ofereix el que sembla ser un llibre de treball en blanc, fins que feu clic de nou a Deshidratar.



Utilitzeu el quadern de treball personal per a macros

Quan hagueu publicat un llibre complet, probablement veureu una llista de treball que no sabíeu que heu amagat: el fitxer Personal.XLSB. Aquest és realment el llibre de treball personal Excel creat per a vostè; s'obre com un llibre de treball ocult cada vegada que s'inicia Excel. El motiu per utilitzar-lo? Macros. Quan creeu una macro, no funciona en tots els fulls de càlcul que creeu de manera predeterminada (com ho fa a Word): una macro està lligada al llibre de treball en què es va crear. Tanmateix, si emmagatzemeu la macro a Personal.XLSB, estarà disponible tot el temps a tots els fitxers de full de càlcul. El truc és que, quan enregistreu la macro, al camp "Emmagatzemar la macro a", seleccioneu "Llibre de treball de la macro personal". (Podeu gravar una macro activant la pestanya Desenvolupadors; aneu a la pestanya Fitxer, seleccioneu Opcions, feu clic a Personalitza la cinta i, a la casella Pestanyes principals, marqueu Desenvolupadors, feu clic a D'acord.)



Pivoteu! Pivoteu!

S’han dedicat llibres sencers a PivotTabels. Són resums de la vostra col·lecció gegant de dades, que facilita analitzar la informació en funció dels vostres punts de referència. Per exemple, si teniu tot el conjunt de notes per a tots els vostres estudiants a totes les proves durant tot l'any, una Taula de tornada us pot ajudar a reduir les coses a un estudiant durant un mes. Veuen que qualsevol persona amb grans dades pugui jugar amb ells (faci una còpia de les dades originals per jugar-hi primer).

Per crear-ne una, comproveu que totes les columnes i files tinguin el títol com haurien de ser, i després seleccioneu PivotTable a la pestanya Insereix. Millor encara, proveu l’opció Taules giratòries recomanades per veure si Excel pot triar el tipus adequat per a vosaltres. O bé proveu el PivotChart, que crea una taula rotativa amb un gràfic inclòs per facilitar-ne la comprensió.



Format condicional

Consulteu una gran quantitat de dades i us pregunteu on són els punts destacats? Qui té la puntuació més alta (o la més baixa), quins són els cinc primers llocs, etc.? El format condicional d’ Excel farà de tot, des de posar una vora al voltant dels punts més destacats fins a codificar els colors de tota la taula. Fins i tot inclourà un gràfic a cada cel·la de manera que pugueu visualitzar la part superior i inferior del rang de números d'un cop d'ull. (A la part superior, els números més alts són de color verd ràpid, els més baixos que s’aturen en vermell, amb un espectre pel mig.) Utilitzeu el submenú Normes de cel·les destacades per crear més regles per buscar coses, com ara el text que conté una determinada cadena de paraules, dates recurrents, valors duplicats, etc. Hi ha una opció superior o menor a la que us permet comparar els canvis de número.



Validar les dades per a desplegar-los

Esteu creant un full de càlcul perquè puguin fer servir altres persones? Si voleu crear un menú desplegable de seleccions per utilitzar en determinades cel·les (així no es podran aixecar!), És fàcil. Ressalteu la cel·la, aneu a la pestanya Dades i feu clic a Validació de dades. A "Permet:" selecciona " Llista ". A continuació, al camp "Font:", escriviu una llista, amb comes entre les opcions. O bé, feu clic al botó situat al costat del camp Origen i torneu al mateix full per seleccionar una sèrie de dades. Aquesta és la millor manera de gestionar llistes grans. Més endavant podeu ocultar aquestes dades, encara funcionarà. La validació de dades també és una bona manera de restringir les dades introduïdes. Per exemple, donar un interval de dates i les persones no poden introduir cap data abans o després de la que especifiqueu. Fins i tot podeu crear el missatge d'error que veuran.



Inserció de captura de pantalla

Excel facilita la presa d'una captura de pantalla de qualsevol altre programa obert a l'escriptori i l'inserirà en una fulla de treball. Només cal que aneu a la pestanya Insereix, seleccioneu Captura de pantalla i obtindreu un menú desplegable que mostra una miniatura de tots els programes oberts. Trieu-ne un per inserir la imatge a mida completa. Redimensiona-ho com desitgis.



Inseriu dades Excel a Word

Fa trenta-cinc anys, la idea de posar dades d’Excel a Word o PowerPoint no deixava de pensar en el món d’Office Suites. Avui no hi ha res. Tant si teniu cel·les de dades com si voleu fer un gràfic complet, copieu i enganxeu a l'altre programa. El que cal tenir en compte és que es tracta d’un procés d’enllaç i integració : si canvieu les dades del full de càlcul, també canviarà al Word DOC o al PowerPoint PPT. Si no ho voleu, enganxeu-lo com a gràfic. Utilitzeu aquesta eina per enganxar a Word. O bé, en treure-ho de l'Excel, aneu a la pestanya Inici, seleccioneu el menú Copia i utilitzeu l'opció Copiar com a imatge. A continuació, podeu enganxar el gràfic a qualsevol programa.



Utilitzeu $ per evitar el canvi

Quan escriviu una fórmula, feu referència a les cel·les per la seva posició, com ara A1. Si copieu una fórmula i la enganxeu a la següent cel·la, Excel canviarà la cel·la de referència, per la qual cosa es diria A2 en lloc. Per evitar el canvi, utilitzeu el signe del dòlar ($). Escriviu $ A1 i talleu-lo i enganxeu-lo a una cel·la nova, per exemple, que impedeixi un canvi a la columna (A); Un $ 1 impedeix el desplaçament a la fila (1) i $ A $ 1 impedeix el canvi en qualsevol direcció quan es copia una fórmula.

Això és útil quan teniu una sola cel·la per utilitzar en un conjunt de fórmules. Diguem que voleu dividir-ho tot per 100. Podríeu fer una fórmula com = (A1 / 100), però això vol dir que no podeu canviar els 100 fàcilment entre tots els quadres. Poseu el 100 a la cel·la B1 i utilitzeu = (A1 / B1); però, després de tallar-lo i enganxar-lo, passa a = (A2 / B2), a = (A3 / B3), etc. El $ soluciona que: = (A1 / $ B $ 1) es pot tallar i enganxar a una fila, però la referència de $ B $ 1 no canvia mai. A continuació, podeu canviar el valor de 100 a la cel·la segons calgui per experimentar amb altres canvis.



Feu una anàlisi ràpida

Si no sabeu exactament quina informació voleu aplicar a les dades en Excel, proveu el menú Anàlisi ràpida per obtenir opcions ràpides. Seleccioneu les dades i feu clic al quadre Anàlisi ràpida que apareix a la part inferior dreta. Obtindreu un menú que apareix amb opcions per aplicar de forma ràpida el format condicional, crear gràfics, gestionar els totals, mostrar espurnes i molt més.



Tecles de dreceres excel·lents d’Excel

Excel, com qualsevol gran programari, té moltes dreceres de teclat excel·lents. Aquí hi ha alguns dels millors.

Ctrl +; -Inserix la data d’avui.

Ctrl + Maj +: -Insisteix l’hora actual (el punt negre és el que es troba en la lectura d’un rellotge, com les 12:00).

Ctrl + Maj + #: canvia el format d’una data.

Ctrl + 5: aplica un quadre de text al text d'una cel·la.

Ctrl + 0: amaga la columna actual.

Ctrl + 9: amaga la fila actual.

Ctrl + F6: commuta entre fulls de treball oberts (és a dir, obriu fitxers Excel a diferents finestres).

Ctrl + `: és la marca d'accentuat amb la tecla 1. Aquesta combinació commuta la vista al full per mostrar totes les fórmules.

Ctrl + PageUp o PageDown - Canviar ràpidament entre els fulls del quadern de treball actualment obert.

F2: inicieu l'edició de la cel·la seleccionada actual (molt més ràpidament que feu doble clic).

Majúscula + F10: Obre el menú del botó dret de la cel·la on ets



16 Consells sobre Microsoft Word que heu d'aprendre ara

Creus que ho saps tot sobre Microsoft Word? A continuació, es mostren alguns trucs ocults i processos d’estalvi de temps que cal saber sobre l’aplicació de processament de paraules de Redmond.