Organitzeu-vos: 3 consells per obtenir una millor safata d'entrada de gmail

La sobrecàrrega de correu electrònic pot afectar la vostra productivitat. Si teniu un número de comptes de distintius de missatges sense llegir en centenars o milers, el sistema de notificacions no serà efectiu. Si les eines predeterminades no us funcionen i és hora de plantejar-vos fer alguns canvis. Si sou un usuari de Gmail, hi ha tres trucs molt senzills que podeu utilitzar per filtrar missatges i recuperar el control de la safata d'entrada. Han estat durant tot el temps que gairebé ningú ja en parla, però són poderosos com sempre per ajudar a netejar la safata d'entrada.

1. Afegiu punts a la vostra adreça de correu electrònic

Amb Gmail, afegir períodes o punts a l'adreça de correu electrònic d'algú no afecta. Per exemple, si teniu l’adreça i alguns envien un missatge a o fins i tot, us arribarà igual.

Si la vostra safata d'entrada està desordenada, podeu utilitzar-la al vostre avantatge.

Per exemple, potser digueu als vostres amics i familiars que enviïn correus electrònics a l'adreça de "johnsmith", però digueu als coneguts de les empreses que sou "john.smith". D’aquesta manera, podeu crear un filtre a Gmail per separar els dos tipus de missatges automàticament quan arribin.

No heu de fer res per començar a utilitzar les noves adreces, però heu de configurar filtres si voleu que els missatges enviats a un dels vostres àlies es saltin la safata d'entrada i aneu directament a una altra carpeta.

Configura un filtre amb els passos següents:

1. Des de la icona de commutació que hi ha a la part superior dreta, aneu a Configuració.
2. Seleccioneu Filtres i adreces bloquejades.
3. Seleccioneu Crea un filtre nou (es troba a la part inferior).
4. Al camp Per introduir l'adreça de Gmail amb els períodes.
5. Trieu Crea un filtre.
6. A la pantalla següent, trieu on voleu que vagin els missatges entrants. Si voleu que els missatges entrants d'aquesta adreça entrin directament a una carpeta designada, seleccioneu dues opcions: a) Omet la safata d'entrada i b) Apliqueu l'etiqueta (després seleccioneu l'etiqueta que vulgueu o creeu-ne una de nova). Heu d'aplicar tots dos filtres, o bé, el nou correu encara finalitzarà a la safata d'entrada.
7. Feu clic a Crea el filtre per desar els canvis.
8. Finalment, si ja heu rebut missatges a aquest àlies, potser voldreu afegir l’opció "També apliqueu filtre a les converses coincidents X ". En fer-ho, arrossegueu immediatament tot el missatge rellevant a la nova carpeta.

El següent consell és similar a aquest. És una variació diferent a l’hora de crear àlies de correu electrònic. Aquest amb els punts és subtil. És bo utilitzar-lo amb les persones perquè no poden dir que filtreu els missatges. La següent variació per crear àlies és millor fer amb robots i processos automatitzats.

2. Filtreu els missatges automatitzats amb àlies de signe més

El segon truc és gairebé el mateix que el primer, però aquí utilitzeu un signe més i paraules abans del símbol @ per fer àlies, en lloc de períodes. Si teniu la vostra adreça, tots aquests àlies funcionen sense que hagueu de configurar res especial en la vostra configuració:

Aquest és un truc excel·lent per utilitzar quan us registreu a un nou compte o aplicació web. Si creeu un compte al lloc web de JCrew, podeu utilitzar l'adreça com a nom d'inici de sessió. Es beneficia de dues maneres. Primer, podeu filtrar automàticament tot el correu de JCrew en una carpeta independent. En segon lloc, si la vostra adreça de correu electrònic es filtra o es ven mai, podreu saber qui era la font.

A mesura que comenceu a utilitzar les vostres noves adreces de correu electrònic '+ word', assegureu-vos de crear filtres mitjançant els passos indicats anteriorment.

3. Personalitzeu la vostra safata d'entrada amb un clic

L'últim consell és personalitzar el que entra a la safata d'entrada amb un clic. Si no esteu a punt de crear un conjunt de carpetes i filtres, aquest és el consell que val la pena utilitzar.

Passa el cursor per sobre de la paraula d'entrada a la part esquerra del compte de Gmail. Feu clic al triangle orientat cap avall per obrir el menú. Veureu algunes opcions per personalitzar la vostra safata d'entrada:

• Per defecte
• Primer important
• Primer no llegit
• Primer protagonisme
• Inbox Priority (que combina aspectes d’important, no llegits i destacats per intentar posar els missatges més significatius davant dels teus ulls).

Quan apliqueu una de les opcions (diferents de les predeterminades), Gmail reserva la part superior de la safata d'entrada per al tipus de missatge que heu triat. També us proporciona una alternança per poder esborrar i ampliar els missatges a les diferents seccions.

• 11 consells per gestionar el correu electrònic de manera més eficient 11 consells per gestionar el correu electrònic de manera més eficient
• Com matar el correu electrònic amb el programari de gestió de projectes adequat Com matar el correu electrònic amb el programari adequat de gestió de projectes
• Com fer una còpia de seguretat del vostre compte de correu electrònic i accedir-hi fora de línia Com fer una còpia de seguretat del vostre compte de correu electrònic i accedir-hi fora de línia

Feu el que us funcioni

Aquestes funcions de Gmail són especialment útils per a persones que volen gestionar millor les bústies de sortida sense crear noves adreces de correu electrònic. És perfectament acceptable simplement crear més adreces de correu electrònic i utilitzar-les per a propòsits diferents. És més important fer el que funcioni per a vostès que seguir algun "camí correcte" prescrit. Sempre que trieu un mètode amb el qual podeu seguir, us ajudarà a mantenir la salut amb la vostra safata d’entrada.

És possible que, naturalment, pugueu decidir que Gmail no és per a vosaltres. En aquest cas, hauríeu de llegir el nostre primer text sobre com deixar de Gmail i començar amb un proveïdor nou.