35 consells sobre unitats de Google que no et pots permetre perdre

Alça la mà si recordes per escrit. Una empresa de quatre persones anomenada Upstartle va llançar el processador de textos només en línia a l'agost del 2005, aprofitant una nova tecnologia de navegadors anomenada AJAX. Va permetre als usuaris guardar i recuperar de forma instantània el contingut generat al navegador però emmagatzemat al servidor. I va funcionar tan bé que Google va comprar Upstartle menys d’un any després. Aleshores, un producte com Writely era únic (el programari no venia en un CD) i es considerava un joc.

Avansa fins avui. La suite d’eines d’oficines en línia de Google no ha fet res més que créixer i millorar. Ara sota el paraigua de Google Drive, trobareu un servei de gestió i emmagatzematge de fitxers, així com les diverses aplicacions per a mòbils i web. Aquests inclouen un processador de textos (Docs, o Writely, tot gran), full de càlcul (Fulls), presentacions (Diapositives), dibuix i formularis.

Es tracta d’un conjunt complet d’eines que ara tenen a l’Office molt més madur de Microsoft; de fet, Google Drive va discutir que Microsoft va crear versions en línia de Word, Excel i PowerPoint per treballar amb el seu servei d’emmagatzematge / sincronització OneDrive.

Les empreses poden utilitzar G Suite, una versió de Google Drive amb tots els elements d’emmagatzematge i eines, a més de la integració de Gmail, Calendar, Llocs i molt més sota el propi nom de domini. El preu comença a partir de 6 dòlars per usuari al mes per 30 GB d’emmagatzematge en línia per usuari; sense ànim de lucre i les escoles poden obtenir-ho gratuïtament.

Drive (l’opció dels nostres editors per a la productivitat d’oficina) és un conjunt d’eines greus per a un treball seriós (o divertit), totalment complet. Els consumidors només paguen l'emmagatzematge addicional. Però paga saber més que els fonaments bàsics. A continuació, es mostra com treure el màxim partit al Google Drive.

L 'emmagatzematge de fitxers és gratuït

Tots els comptes personals de Google Drive, que obteniu si teniu algun servei de Google, com ara Gmail o Google Photos, inclou 15 gigaquets d’emmagatzematge gratuït. Sempre podeu actualitzar-ho mitjançant Google One, però tingueu en compte que només els fitxers no originaris, com ara fitxers Microsoft, PDF o imatges, s’inclouen en aquests 15 GB. Els fitxers Google Doc / Fulls / Diapositives que creeu no compten amb la distribució d’emmagatzematge d’emmagatzematge de Google Drive.



Sincronitza tots els teus fitxers

Google Drive sincronitza els dispositius, de manera que podeu iniciar un projecte al PC i recollir-lo al telèfon, a la tauleta o al portàtil de casa. I funciona amb qualsevol tipus de document, no només amb documents, fulls i diapositives natives. Instal·leu el programa Còpia de seguretat i sincronització de Google a l'escriptori per fer una còpia de seguretat automàtica de fitxers del vostre ordinador, càmera o targetes SD a Google Drive.

Aquest és l’aspecte de Google Drive que pot utilitzar els vostres 15 GB d’emmagatzematge gratuït, però, ja que s’adapta a altres tipus d’arxius. Si us heu esgotat, potser haureu de pagar l’emmagatzematge addicional mitjançant Google One. Però les opcions comencen a 1, 99 dòlars al mes (o 19, 99 dòlars a l'any) per 100 GB. Fins i tot 2TB només són 10 dòlars al mes o 99, 99 dòlars a l’any.



Col·labora bé amb altres

El nom del joc amb Google Docs és "col·laboració". No importa si sou tots els ordinadors portàtils, tauletes o telèfons intel·ligents, més d’una persona alhora poden treballar en un document, fins a 50 simultàniament.

Per mantenir fitxes sobre el que han fet els vostres amics, familiars i / o col·legues, consulteu un historial de revisions mitjançant Fitxer> Historial de versions> Vegeu Historial de versions. (O feu clic a Tots els canvis desats a la unitat de la part superior, si es mostra.) Una llista del costat dret us mostrarà qui ha actualitzat el document i quan; feu clic a un nom per veure què han fet. Poseu noms diferents a diferents versions per facilitar-ne el seguiment: feu clic al botó de la part superior dreta per visualitzar només les versions amb nom.



Reviseu com a Microsoft Word

Què passa si voleu que les revisions tinguin l’opció de fer un seguiment dels canvis en un document de Microsoft Word? Docs admet una funció anomenada Suggest Edits. Feu clic al botó Edició (amb la icona de llapis) que apareix als botons Comentaris i Comparteix. Obtindreu un menú que us permet editar, fer suggeriments (amb canvis de seguiment visibles que podreu acceptar o altres usuaris més endavant) o veure el document final.



Busqueu un col·laborador

Si no recordeu el nom del document que voleu, però podeu recordar qui el va compartir, feu clic a Compartit amb mi al menú esquerre de Google Drive. Obtindreu una llista de tots els documents que us han compartit. Si la llista és massa llarga per analitzar-la, escriviu el nom del col·laborador al camp de cerca de la part superior.



Feu públic un document

Per formar part de la col·laboració, s’ha de compartir el document. El límit és de 200 persones, però si més de 50 col·laboradors intenten editar un document, els arribats només podran veure els canvis.

El propietari (s) del document pot definir qui té privilegis d'edició. Però per evitar un problema, feu públic un document. Feu clic al botó "Compartir" a la part superior dreta, aneu a Avançat i, a continuació, feu clic a "Canvia" a "Qui té accés". Trieu públic al web o a qualsevol amb l’enllaç; alguns clients del G Suite només podrien posar els seus documents a disposició de tots els de la seva organització.

Els documents públics es posen a disposició dels motors de cerca… i Google també en té.



Estableix un nivell d'accés

Quan feu tot aquest compartir documents, podríeu pensar que tots són iguals. No és així. Hi ha quatre nivells d’accés als documents. Els propietaris poden fer qualsevol cosa al fitxer, fins i tot esborrar-lo, i convidar més col·laboradors. Els editors poden editar, per descomptat, però només poden convidar més col·laboradors si el propietari ho permet. Els espectadors aconsegueixen veure què passa. Els comentaris poden veure-ho, a més de deixar comentaris al respecte. Els espectadors i els comentaristes poden fer còpies de documents, de manera que no penseu que els documents siguin "segurs".



Comunicar-se mentre col·laboreu

Google Drive mostra als companys col·laboradors de documents a la cantonada superior dreta. Podeu deixar comentaris o preguntes en línia per a persones concretes mentre treballeu, però també podeu enviar-los un missatge instantani. Feu clic a la bombolla de xat que hi ha al costat dels caps de xat col·laboradors i escriviu el vostre missatge. No es tracta, però, d’un missatge privat. Tothom que sigui al document pot veure la vostra discussió també.



Abraça complements

Hi ha diversos complements que poden ampliar la funcionalitat que ja obteniu de forma gratuïta en documents i fulls de càlcul. Cerqueu-los o activeu-los fent clic a Complements> Obteniu complements quan editeu un document.



Abraça-ho amb les aplicacions

Per no confondre amb els complements, també hi ha diverses aplicacions de Google Drive, completament aplicacions basades en la web que podeu enllaçar amb el vostre Google Drive. Hi ha alguns tipus de solapament amb els complements. Probablement no necessiteu l’aplicació HelloFax i el complement. Però les aplicacions, que es troben a Chrome Web Store, faciliten la possibilitat d’editar més en qualsevol altre lloc.



Carregueu-lo mitjançant Arrossegueu i deixeu anar

Google Drive té un botó "Nou" a la interfície per crear nous fitxers. També és com pugeu un fitxer o una carpeta. Omet aquesta part: arrossega fitxers de l'Explorador de Windows o del MacOS Find a la llista de fitxers de Google Drive. A la part inferior de la pantalla del navegador, veureu un núvol amb una fletxa amunt per indicar que podeu deixar anar el fitxer que arrossegueu per deixar-lo anar directament a la unitat.



Enllaços de creació ràpida

Si voleu crear ràpidament un nou document, full de càlcul, presentació o dibuix, afegiu els enllaços següents a la barra de punts del vostre navegador:

http: //doc.new- nou document de Google

http: //sheets.new- nou full de Google

http: //deck.new- nou diapositiva de Google

http: //site.new- nou lloc de Google

http: //form.new- nou formulari de Google



Utilitzeu Companion per llançar Windows Desktop

L’extensió Drive Companion per a Google Chrome compleix una necessitat específica: trencar els documents / diapositives / fulls de Google Drive llançats a les finestres emergents del navegador que ofereixen l’aspecte d’un programa dedicat a l’escriptori. A Windows, les finestres emergents fins i tot tenen una icona de Google Drive a la barra de tasques, de manera que podeu tornar-la fàcilment. La nova finestra es pot iniciar amb un document en blanc, o obrir-ne un ja existent.



Accediu als fitxers d’unitat fora de línia: escriptori

Normalment accedeix als fitxers emmagatzemats a Google Drive quan el navegador està connectat a Internet. Però, en aquells moments en què la connexió Wi-Fi no està disponible, Google Drive admet l'accés fora de línia.

Primer, instal·leu l’extensió Chrome Documents fora de línia de Google (només funciona al navegador de Google) i després aneu a la configuració de Google Drive. Marqueu la casella que hi ha al costat de "Creeu, obriu i editeu fitxers recents de Google Docs, fulls i diapositives en aquest dispositiu mentre no estigueu fora de línia". Això activa el servei, però haureu de seleccionar els fitxers que voleu fora de línia. Desplaceu-vos a drive.google.com, feu clic amb el botó dret sobre els documents que voleu (premeu Majúscules / Ctrl o Comandament per a diversos fitxers) i activeu "Disponible fora de línia" a on.



Accediu als fitxers d’unitat fora de línia: mòbil

Si voleu treballar amb un fitxer de Google Drive al vostre telèfon intel·ligent però no teniu accés a Internet, configura el fitxer perquè estigui disponible fora de línia. Obriu un fitxer Docs, diapositives o fulls de full, toqueu el menú de tres punts ( ) a la part superior dreta i commuteu el commutador al costat de " Disponible fora de línia ". La propera vegada que entri en línia, els canvis que hagueu fet es sincronitzaran de nou amb Google Drive.



Desa més tard amb Google Drive

Evernote és un repositori en línia per a totes les vostres coses digitals. Podeu utilitzar Google Drive de manera similar. Una extensió de Google Chrome anomenada Desa a Google Drive fa brisa per estalviar gairebé qualsevol cosa que veieu en línia en una carpeta de Google Drive. Hi ha algunes advertències. En realitat no es pot guardar només les bones parts de text d'una pàgina; només es pot guardar una vista com a fitxer PNG, tot el codi font HTML o guardar-lo com a Google Doc (que eliminarà el format). Feu clic amb el botó dret a la imatge i podeu desar-ho. Per obtenir un estalvi d’informació seriu, enganxeu-lo amb Evernote, OneNote o Pocket.



Compartir documents directes a Gmail

Si feu servir Gmail i Google Drive, esteu d’enhorabona: no heu d’adjuntar mai cap document. Això vol dir que mai no arribareu a aquest límit d’adjunció de 25 MB, sinó que envieu fins a 10 gigabytes per valor de fitxers.

Primer s'hauran de penjar els fitxers a l'emmagatzematge de Google Drive. Inseriu els fitxers en un missatge de Gmail amb un clic a la icona de Google Drive ( ) a la part inferior de la pantalla de correu electrònic de redacció. Si els fitxers es troben al disc dur, arrossegueu-los i deixeu-los fora de la pestanya Carregar.



Utilitzeu aplicacions per a mòbils independents

Google ofereix des de fa temps una aplicació Drive per a iOS i Android, però l’edició d’arxius era una bossa mixta, de manera que Google va traslladar aquesta funcionalitat a aplicacions separades per a Docs (iOS, Android), Fulls de càlcul (iOS, Android) i Diapositives (iOS), Android). L’aplicació Drive continua per proporcionar accés i visualització dels fitxers emmagatzemats; quan necessiteu editar-lo, us enviarà una de les altres aplicacions, sempre que estiguin instal·lades.



Converteix al format de Google Docs

Podeu afegir gairebé qualsevol fitxer a Google Drive per emmagatzemar-lo, però, com podeu treballar amb ells després de penjar-los? Convertir un fitxer en format Google Docs, Fulls de càlcul o Presentacions és bastant fàcil. Pengeu el fitxer i feu clic amb el botó dret per seleccionar "Obre amb". Apareixerà un submenú d’opcions amb opcions que us permetran canviar, per exemple, un document de Word en un Google Doc. Crearà una còpia, deixant el fitxer original intacte.

També podeu utilitzar l'extensió de documents d'Office per a documents, fulls i diapositives Chrome per editar qualsevol document d'Office que arrossegueu al navegador. Podeu desar-los al format original o conservar-los al format de Google Drive per estalviar espai.



Convertiu totes les imatges / PDF en text

Si voleu que cada article que pengeu a l'escriptori, fins i tot PDF, es converteixin en text que podeu editar com a Google Doc, aneu a Google Drive (no a Docs) a l'escriptori, feu clic a la icona de commutació ( ) a dalt i seleccioneu Configuració. Al quadre emergent, marca el quadre al costat de Converteix càrregues. La càrrega de fitxers pot trigar una mica més, però val la pena. Acabaràs amb un Google Doc que hagi inserit la imatge amb el text editable a continuació.



Escanegeu amb l'aplicació per a mòbils

Una característica única de l’aplicació per a mòbils de Google Drive (no a les aplicacions separades de documents i fulls) és la possibilitat de penjar una imatge. Per què faries això? Google escaneja les paraules de la imatge i es converteixen en text que es pot cercar. És fantàstic per fer una foto d’una recepta, menú, horaris d’emmagatzematge, qualsevol cosa que necessiteu trobar més endavant, però no voleu tornar a escriure. (L'aplicació iOS no fa que el text sigui editable amb OCR, però només funciona des de l'escriptori o des d'Android.)



Recopilar dades d'altres

Una de les aplicacions del col·lectiu Google Drive que no crida l'atenció és Forms, però pràctic. Penseu en això com el vostre propi SurveyMonkey personal. Configureu una enquesta, enquesta, què tingueu i compartiu-la. Les dades recollides s’insereixen en un fitxer de full de càlcul de Fulls de càlcul. Els formularis són igual de col·laboratius per crear qualsevol document. Els formularis admeten barres de progrés (per mostrar als enquestats quant de temps han de passar per acabar), imatges i vídeos de YouTube.



Dibuix de Google Docs

L’aplicació Dibuixos a Google Drive no és realment per a l’edició de fotos. Però es pot utilitzar per fer xipatge de gràfics. Si necessiteu una part d’aquesta creativitat d’imatge en un document, la teniu. A Google Docs, fulls o diapositives, aneu a Inserir> Dibuix> + Nou: obtindreu una versió posterior reduïda de l'aplicació Dibuix que us permetrà incloure el vostre art. Si ja heu desat l’art que heu creat a Drive, seleccioneu Dibuix> Des del cotxe del menú Insereix.



Anar a pantalla completa (dues vegades)

Necessiteu temps d’escriptura sense distraccions? Seleccioneu Veure> Pantalla completa per desfer-vos dels menús de l'aplicació i de les barres d'eines a la part superior (premeu la tecla Esc per tornar-los). Feu clic a F11 en mode de pantalla completa per ocultar els menús del navegador i, de nou, per tornar-los.



El panell de recerca en troba més

Quan tinguis un cap de vapor d’un projecte immobiliari i d’una pantalla limitada, l’últim que vols fer és deixar la pàgina per fer una cerca. El panell de recerca (només disponible en Docs) té una solució al voltant. Feu clic a Eines> Explora (o Ctrl + Alt + Maj + I) per accedir-hi. Facilita la inserció d'una citació a la nota de peu al document que enllaça amb els resultats. Utilitzeu Ctrl + Maj + Y quan el cursor estigui en una paraula i el panell mostra la definició. Fins i tot podeu utilitzar el panell Explorar per inserir imatges que troba.



Inseriu enllaços amb la cerca

És fàcil inserir un enllaç en un Google Doc. Seleccioneu el text, feu clic a la icona de la cadena o feu clic a Ctrl-K i apareixerà un menú on podeu enganxar l’URL. Però si encara no teniu una URL per a l’enllaç, Google en trobarà un, ja que la cerca a Google està integrada. Cercarà primer el terme que heu destacat. Si això no funciona, escriviu una consulta diferent: no canviarà el text del document. Un cop trobeu un enllaç que us agrada, feu clic sobre ell per inserir-lo a l’instant.



Mostra cada drecera

Abraça les dreceres del teclat i seràs un déu de Google Drive. Excepte què són i com els trobeu? Independentment de quina sigui l’aplicació Drive, fins i tot a la pàgina principal de Google Drive, només cal escriure Ctrl + / i el menú de drecera que us mostrarà totes les opcions de teclat disponibles.



Traduir al vol

Teniu un document en un idioma estranger? Carregueu-lo a Google Drive, obriu-lo (com a Google Doc), feu clic a Eines> Tradueix document. Obtindreu un document duplicat al vostre idioma preferit.

• Tipus de veu en documents

  Obriu un fitxer completament en blanc de Google Doc per a processament de textos a l'escriptori i, si el vostre ordinador té un micròfon, podeu fer l'opció Tipus de veu. Cerqueu-lo al menú Eines o premeu Ctrl + Majúscula + S. Col·loca una icona al micròfon al costat del document; feu clic sobre ell per parlar-ne, i el que dius apareix al document. La icona del micròfon es torna vermella i obtindrà un esquema de destinació quan el senti.

  Google ha fet molt per perfeccionar el reconeixement i el dictat de la veu durant els últims anys, i això funciona força bé. No només per anotar el que dius (inclosa la puntuació bàsica; digueu "període" quan finalitzeu una frase, per exemple), sinó també per fer correccions i canvis de format mitjançant la veu i navegar pel document sense tocar un ratolí. La llista d’idiomes admesos supera també l’anglès nord-americà. No obstant això, censurà la maledicció amb asteriscs. Haureu de tornar a escriure aquesta merda més endavant.



Perfecciona la cerca de fitxers

Esteu buscant un fitxer o document específic a Google Drive? Google ha reduït les coses de cerca, per la qual cosa sol ser fàcil. Si necessiteu fer una cerca avançada, obriu les opcions per fer-ho amb la fletxa cap avall al quadre de cerca. A partir d’aquí, busqueu el tipus de fitxer, el propietari, si es va escriure o es va traspassar, quan es va modificar per última vegada, amb qui ho comparteix i molt més.

Millor encara, utilitzeu Processament del llenguatge natural quan cerqueu unitat. Això vol dir que podeu ometre els operadors de cerca esotèrics i provar alguna cosa com "trobar els minuts de la reunió de vendes del juliol passat".



Coloreja les carpetes

Ajuda a mantenir les carpetes en ordre, però de vegades només vol que l'ull atragui a les carpetes més utilitzades mitjançant una opció de color. Google Drive ofereix un arc de Sant Martí d’opcions. Feu clic amb el botó dret a qualsevol carpeta i seleccioneu Canvia el color per obtenir el menú.



Obteniu una nova perspectiva

Si feu servir Outlook.com o l’aplicació Outlook per a iOS o Android, no us limitareu a utilitzar Microsoft OneDrive per accedir a fitxers al núvol. També podeu obtenir-los de Dropbox, Box, Facebook i, sí, de Google Drive.



Protegiu les cèl·lules específiques

Podeu configurar la protecció de tot un full de treball en un full de Google mitjançant Eines> Protegir full, fins i tot si compartiu el full. No obstant això, encara més granular i útil, és la capacitat de protegir només seccions de dades. A Dades> Protegir fulls i rangs, podeu definir l’interval de cel·les que ningú més vosaltres o els vostres escollits poden tocar.



Troba més tipus de lletra

Si creieu que les opcions de tipus de lletra dels documents de Google Drive limiten la vostra creativitat, afegiu-ne una mica més. Al menú Tipus de lletra (a la barra d’eines), l’opció superior és Més fonts. El quadre de diàleg que apareix us permet mostrar tipus de lletra per tipus d'escriptura a mà, monospai, serif o sans-serif; llavors podeu ordenar per popularitat o data afegida o per tendència. Cerqueu un nom de tipus específic. A continuació, fixeu una comprovació al costat de qualsevol tipus de lletra al qual vulgueu accedir ràpidament des del mateix document. Els tipus de lletra no són específics del document; si en seleccioneu un de nou, ja estaran disponibles a tots els vostres documents, fulls i presentacions de Google. Totes les fonts de Google es poden veure a fonts.google.com, però no totes estan disponibles per utilitzar-les a Google Drive.



Organitzar aquesta unitat

Si sou usuaris seriosos de Google Drive, probablement heu estat prou temps per convertir el contingut de la unitat en un embolic implicat. Si és així, consulteu 7 passos senzills per netejar el vostre Google Drive.