4 Tendències comercials a tenir en compte a l’hora de triar el programari de comptabilitat en núvol

Fins i tot per a les empreses petites o mitjanes empreses (SMBs), escollir una nova plataforma de comptabilitat en núvol o actualitzar la vostra existent pot ser un exercici difícil que sigui més difícil no només per la necessitat de satisfer els requisits immediats de la vostra organització, sinó també perquè haureu d'anticipar la futur, també. Per ajudar-vos, aquí teniu quatre tendències importants sobre les quals voldreu informar-vos quan parleu amb proveïdors potencials.

Primer voldreu saber si el programari que navegueu utilitza l'aprenentatge automàtic (ML). Aleshores, si ho fa, com es tradueix aquesta ML en assistència digital mitjançant intel·ligència artificial (AI)? Després d’això, el cautxú realment topa amb la carretera on s’entrecreuen aquelles dues primeres tendències i totes les vostres dades existents: és a dir, què tan bé gestiona el vostre paquet potencial l’analítica de dades? Finalment, voldreu saber quina extensió té el vostre programari a l’hora d’integrar les seves dades amb la d’altres aplicacions de back-office, que poden ser des de màrqueting digital fins a sistemes de punt de venda (POS).

Vaig discutir aquestes tendències amb algunes empreses de comptabilitat en núvol i de planificació de recursos empresarials (ERP) per determinar quina importància tenen per ajudar-vos a fer el vostre treball. Més important encara, es va discutir la importància de cadascú pel que fa al treball que podreu fer en un futur proper quan aquestes tendències es converteixin en la norma del programari de comptabilitat.

1. Aprenentatge automàtic (ML)

En el seu nivell més bàsic, ML es refereix a la capacitat del sistema de programari de modificar els seus propis algoritmes interns per millorar el rendiment. Sabeu com Facebook sap quins amics etiquetar quan publiqueu una foto? Això passa perquè Facebook ha estat recopilant informació de totes les publicacions etiquetades anteriorment. Heu vist mai una pel·lícula que us va recomanar Netflix? Netflix sabia recomanar-vos aquesta pel·lícula en funció de les vostres seleccions anteriors.

Ara, com es relaciona això amb el programari de comptabilitat? Bé, ML ajuda a fer coses com ara ordenar automàticament els estats de facturació, recomanar codis de compte i suggerir ubicacions de dades repetitives. El que és més important, a mesura que seguiu utilitzant el vostre programari i mentre continueu acceptant o rebutjant els suggeriments dels vostres algorismes ML, més intel·ligent serà el programari. En lloc d’utilitzar ML per rebre recomanacions i ordenar informació, el vostre programari començarà a suggerir automatitzacions de flux de treball en diversos passos.

"L'aprenentatge automàtic tindrà com a resultat una millor presa de decisions", va dir Jon Roskill, director general de l'empresa de planificació de recursos empresarials Acumatica. "També augmentarà la productivitat i proporcionarà controls més estrets i més informació sobre les dades per veure els racons. El pressupost i les previsions actuals es basen en mirar cap enrere sobre les llargues línies de tendència, no en els desenvolupaments recents i les projeccions de futur. Un millor informe produeix resultats millors."

Si tot això sona, bé, car, no us preocupeu. Moltes de les empreses més grans que utilitzen programes de comptabilitat ja utilitzen ML en els seus sistemes. No passarà molt de temps abans que aquesta tecnologia es converteixi en la norma per a la solució comptable dels negocis més petits.

"Igual que passa amb moltes novetats en programes de comptabilitat i finances, és probable que les empreses més grans dirigiran la forma de crear o necessitar solucions que incloguin alguna forma d'aprenentatge automàtic", va dir Scott Davisson, cofundador de la companyia de programari de petites empreses Acclivity. "A partir d'aquí, milions de petites empreses poden heretar aquestes innovacions segons s'apliquen a les seves necessitats / requeriments. Però els propietaris de petites empreses són utilitaris pel que fa a les innovacions tecnològiques de la comptabilitat. És a dir, estan ocupats i busquen recursos, de manera que Solen adoptar solucions que demostrin un benefici tangible. Així, tot i que pot trigar un temps l’aprenentatge de màquines a reduir-se a l’espai SMB, probablement proporcionarà avantatges clars i quantificables quan ho faci."

2. Intel·ligència artificial (IA)

Abans d’introduir l’impacte de l’IA sobre el programari de comptabilitat de les petites empreses, és important distingir entre ML i AI. Tot i que són similars, tots dos termes s’utilitzen sovint de forma intercanviable (i incorrectament). Aquí teniu la diferència bàsica entre ambdós termes: els sistemes ML utilitzen la intel·ligència per millorar el rendiment oferint-vos recomanacions i maneres d’agilitzar els processos, mentre que els sistemes que utilitzen IA donen autonomia al programari per dur a terme tasques i prendre decisions sense supervisió humana. ML és Netflix fent recomanacions de pel·lícules; L’AI és un cotxe que us condueix a la feina mentre feu una migdiada al seient posterior.

D’acord, probablement us estareu preguntant com es relaciona un cotxe auto-conduït amb la comptabilitat de les PIME. Bona pregunta. Recordeu a la secció anterior quan he mencionat que ML recomanaria i suggeriria entrades? Què passa si confies que el programari introduís dades mateixes sense necessitat de supervisar-lo?

"La intel·ligència artificial automatitzarà tasques mundanes i no hi ha escassetat de tasques mundanes", va dir Roskill. "AI proporcionarà un nivell infinit de velocitat i precisió, eliminant els errors i l'error humà, amb la qual cosa es redueix una millor precisió."

Algunes tasques, com ara ingressar i auditar despeses, respondre a les preguntes bàsiques del client i avaluar i rebutjar préstecs basats en avaluacions automatitzades de riscos, són només algunes de les moltes maneres útils que AI ja afecta a les grans empreses de comptabilitat empresarials. Però aquest nivell d’automatització arribarà aviat a eines de comptabilitat de totes les mides.

"La intel·ligència artificial obrirà programes de comptabilitat per a finances i comptabilitat a un nou grup d'usuaris que no necessiten parlar de comptabilitat per obtenir coneixement del sistema", va dir Aaron Harris, CTO de la companyia de programari de gestió financera Intacct. "Els venedors de programari de comptabilitat intel·ligent estan dissenyant la seva interactivitat d'intel·ligència artificial tenint en compte el conjunt adequat d'usuaris".

3. Dades i Analytics

Una àrea clau on s’uneixen AI, ML i reams de dades de comptabilitat és l’analítica empresarial. I, alhora, certament podeu implementar una eina de tercers, com ara el guanyador de l'Editors 'Choice Taula, per ajudar a analitzar tots aquests conjunts de dades dispars amb visions d’acció, també hauríeu de prendre el temps per examinar què fa la vostra plataforma de comptabilitat pròpia al respecte. En els darrers anys, tota mena d'aplicacions empresarials responsables de generar o tamisar a través de grans conjunts de dades han estat explorant les analítiques de dades com a valor afegit principal i la comptabilitat no és una excepció.

Els paquets comptables se centren en diversos àmbits en aquest aspecte, especialment l'auditoria i l'avaluació de riscos, així com la detecció de fraus. En integrar fonts de dades addicionals d’altres aplicacions a la cartera de la vostra organització, com ara les dades del client del sistema de gestió de relacions amb els clients (CRM), les dades del sensor de la fabricació i la compra de dades de la vostra cadena de subministrament i aplicacions de gestió d’inventaris, els comptes versats en analítica de dades poden proporciona informació més profunda i nivells de visibilitat més elevats sobre com funciona la vostra organització i guanya diners.

Per a aquelles organitzacions sotmeses a normes de compliment, la tendència a l’ús d’analítiques de dades per detectar el frau pot estalviar grans diners a l’empresa mentre es recuperen les relacions de clients i socis en perill d’extinció. Els avenços en la visualització de dades i la capacitat de separar la data de fonts alternatives permeten a algunes aplicacions de comptabilitat detectar fins i tot els problemes més subtils i determinar si el frau pot ser un factor.

4. Integracions i extensions

Qualsevol que hagi utilitzat programari empresarial basat en núvol entén la importància de lligar conjunts de dades d’una eina a una altra. Per exemple, el vostre software de gestió de relacions amb els clients (CRM) i automatització de màrqueting poden provenir de diferents proveïdors, però els diferents conjunts de dades de cada eina són rellevants per als usuaris d’ambdós sistemes. Com a resultat, poder extreure dades d'un sistema a un altre o empatar fluxos de treball en tots dos sistemes sense un fons de tecnologia profund, us facilitarà la vostra vida i el vostre treball molt més intel·ligent.

Davisson va dir que la flexibilitat dels programes de comptabilitat és important perquè permet als propietaris de petites empreses actuar com a desenvolupadors de programari. "Poden avaluar les seves necessitats internes, on necessiten fluxos de treball més eficients o quines aplicacions necessiten quines dades", va dir. "I poden implementar solucions sense embarcar-se en projectes de desenvolupament costosos i complicats".

Eines com IFTTT i Zapier no només ajunten sistemes diferents, sinó que et permeten automatitzar fluxos de treball complexos en diversos sistemes, i et permeten fer-ho amb una mínima experiència tecnològica. Un excel·lent exemple del que podeu aconseguir mitjançant la compra d’un sistema de comptabilitat que es pot enllaçar en una d’aquestes eines de connector és el següent: Quan una nova transacció s’enregistra al vostre sistema, el flux de treball crea una factura a la factura Zoho, publica una notificació a Slack., crea una fila de dades a Google Sheets, envia un correu electrònic a col·laboradors rellevants i programa un futur pagament. Et fas la idea.

"La flexibilitat per a les eines de comptabilitat és primordial", va dir Harris. "Fins i tot els consumidors que han optat per suites probablement desplegaran moltes solucions. Les solucions de comptabilitat com Intacct estan dissenyades anticipant l'accés a més que informació de comptabilitat estàndard i estan dissenyades per formar part de processos comercials a tota l'empresa. La connexió de tots aquests sistemes no només permetrà un conjunt de dades més ric a partir del qual obtenir informació, també reduirà la latència de dades."