Vídeo: HACCP 7 Principios Sistema de Gestión de Inocuidad de Alimentos ISO 22000 versión 2018 7 principles (De novembre 2024)
Si la vostra empresa està en compte de programari de gestió de documents comercials, deixeu que els números us orientin. Segur, probablement estigui preocupat per una altra quota de llicència de programari perpètua, que s'incrementarà mes rere mes, i any rere any, però estigueu segurs, aquestes eines finalment estalviaran més diners del que costen. Una eina d’elecció dels editors com Zoho Docs us proporciona més flexibilitat, funcions de col·laboració i capacitat d’emmagatzematge que mai tingueu amb paper, carpetes d’arxius i armaris d’emmagatzematge.
Vaig parlar amb Lisa Croft, directora de màrqueting de productes de grup a Adobe Document Cloud, una eina de gestió de documents empresarials capaç i rendible, sobre les maneres en què la gestió de documents empresarials pot estalviar temps, espai i, més important, molts diners. A continuació es presenten les quatre maneres més evidents que aquestes eines proporcionen una excel·lent rendibilitat de la inversió.
1. El cost de la impressió
Si podeu lliurar-vos dels documents en paper, feu que tota la vostra operació sigui digital, acabareu comprant paper molt menys que els vostres competidors. A més, acabareu gastant menys diners en impressió, que inclouen els costos d’energia, la tinta i el franqueig associat a l’enviament físic de documents a llocs remots.
Les empreses que imprimeixin 10.000 documents estalviaran aproximadament 2.740 dòlars passant a documents digitals (10.000 documents són aproximadament 1/6 d’un GB; més sobre això més tard), segons els càlculs d'Adobe. Si el cost del paper no us varia, penseu en la vostra quantitat per ajudar al medi ambient. Deu mil documents requereixen 11.427 galons d’aigua, 961 lliures de residus i 3.725 lliures de fusta per produir. Això fa molt mal al nostre ecosistema.
"Intenta no imprimir mai res", va dir Croft. "Una vegada que imprimiu un document, introduireu un cost per a la gestió d'aquest document. Si el manteniu digital de punta a punta, estalvieu diners des del principi."
2. Costos d’emmagatzematge
El cost dels immobles comercials a Midtown Manhattan, on es troben les oficines de PCMag, és aproximadament de 73 dòlars per metre quadrat. Si només dediqueu 100 peus quadrats a l’emmagatzematge de documents, gastareu aproximadament 7.300 dòlars al mes, o 87.600 dòlars a l’any, només emmagatzemeu paper.
Tanmateix, si haguéssiu de digitalitzar completament l’operació basada en paper, podríeu emmagatzemar 64.800 pàgines de documents de Microsoft Word en menys d’1 GB d’emmagatzematge en núvol digital. Per exemple, amb Zoho Docs podríeu pagar només 96 dòlars per 100 GB d’emmagatzematge a l’any. Cent gigabytes equival a 64.800.000 pàgines de Word. Amb Zoho Docs, també accedireu a funcions com ara compartir fitxers de grups, edició en línia i simultània d'equips, i fins i tot registres d'auditoria que us indiquen exactament qui va accedir i va fer canvis als vostres documents (més informació sobre això més endavant).
3. Feu més per menys i feu-ho més ràpid
Anteriorment he esmentat algunes funcions digitals que fan que els sistemes de gestió de documents comercials siguin més valuosos per al vostre negoci que els documents en paper estàndard. En aquesta secció, aprofundiré una mica més. Amb Adobe Document Cloud, per exemple, podeu enviar un sol fitxer a diversos usuaris i sol·licitar signatures de cada destinatari. Penseu sobre com seria més complex i costós aquest procés amb el paper i el servei postal dels Estats Units. Ara, multipliqueu aquest cost per moltes vegades que pugueu repetir el procés durant tot l'any.
"La signatura electrònica d'un document us estalvia diners", va dir Croft. "No cal que us el FedEx. No heu d'esperar que es torni a enviar. Això redueix el temps i les còpies addicionals del document. També elimineu els problemes amb les persones que canvien el document, per la qual cosa sabeu el document que Va sortir i em vaig signar és el document que heu enviat. " Entraré en seguretat a la següent secció.
Què passa amb l’edició de grups? Amb eines com Zoho Docs, podeu agrupar-vos junts i fer canvis simultanis als documents sense haver d’enviar-los d’anada i tornada de membre a membre. Encara que ja utilitzeu Microsoft Word i correu electrònic, aquest procés seria molt més lent i menys col·laboratiu. Probablement haureu de crear un document i enviar-lo a la cadena de comandaments per a diverses revisions, moment en el qual el document us seria enviat per a revisions. Amb el programari de gestió de documents empresarials, totes les parts invertides podrien fer modificacions al document alhora, tot dins del mateix visor de documents.
"Sens dubte, " pot col·laborar en un document ", va dir Croft. "El valor que té és que estalvieu diners per als viatges i també reduïu els cicles de revisió. Esteu prenent un document del principi al final a través d'un cicle força complex. Cada cop que podeu reduir aquest temps, estalvieu diners. Aquelles coses perifèriques a les quals la gent no hi pensa, però estalviareu diners a llarg termini ".
4. Les moltes facetes de la seguretat de documents
És impossible quantificar quant de seguretat de documents pot estalviar la vostra empresa fins que no sigui massa tard. Per exemple: Què passa si algú pren un contracte que li envies en un tros de paper físic i fa canvis no confirmats als termes de l’acord? És possible que no veieu els canvis reflectits al document fraudulent abans de signar-lo. Ara és legalment responsable dels termes del nou acord fals i fals.
A més, què passa si algú perd un tros de paper que conté informació corporativa vital i aquesta informació arriba a les mans equivocades? Podríeu perdre el vostre avantatge competitiu o podríeu ser demandat. Tot i que no hi ha manera d’explicar el nombre que pot suposar aquest dany per al vostre negoci, és gairebé cert que inferior al preu d’una subscripció anual de gestió de documents comercials.
Les eines de gestió de documents empresarials us permeten saber qui té accés i què poden fer amb un document ", va dir Croft. "Puc enviar-vos un fitxer i dir-vos quan l’heu obert, si el heu mirat, l’heu imprès. Sé on és el document. Aquest document entrarà a les mans equivocades? Aquestes eines eliminen el risc completament "És una cosa en la qual no penseu estalviar diners, però a la llarga podria ser".
Cerqueu l'eina adequada per a vosaltres
Tot i que Zoho Docs i Adobe són una de les millors eines del mercat, altres productes com Google Drive, Microsoft SharePoint i Dropbox Business ofereixen conjunts de funcions exclusius que poden adaptar-se millor a les vostres necessitats.
Per exemple: Google Drive ofereix accés en línia complet als documents, pot llegir fitxers de Microsoft Office i ofereix un magatzem il·limitat per a més de cinc usuaris. SharePoint és l’eina ideal per a empreses que es basen principalment en eines de Microsoft Office 365 com Word, PowerPoint i Excel. Dropbox és el millor per emmagatzemar, gestionar i transferir fitxers. La companyia fins i tot recentment va afegir eines d’administrador d’informàtica per donar-li més flexibilitat sobre qui veu quins documents.
