Organitzeu-vos: 5 aplicacions que necessiteu per anar sense papers

El fet de passar sense paper no ha de ser difícil, sobretot si sabeu quines eines us poden ajudar a fer-ho. Si esteu intentant renunciar al paper completament, hi ha almenys cinc eines que necessiteu perquè funcioni.

On encara utilitzeu el paper a la vostra vida? Potser conserveu la vostra llista de tasques en un bloc de notes o potser teniu una pila de documents que necessiteu per iniciar la sessió. Podeu eliminar gairebé tot el paper de la vostra vida quan tingueu aquestes cinc eines:

1. una aplicació de llista de tasques,
2. una aplicació d'exploració,
3. un servei de sincronització de fitxers,
4. eines de signatura electrònica i
5. un servei de lliurament de documents.

Mirem de prop cada una d’aquestes eines i què fan. També faig recomanacions per a aplicacions específiques que podeu utilitzar per començar.

1. Aplicació de la llista de tasques pendents

Mai m’agradaria escriure el dit a algú que utilitzi una llista de tasques de paper si troba que els serveix. Si intenteu anar sense papers, un dels millors llocs per començar és moure totes les vostres tasques i llistes a una aplicació.

Les millors aplicacions de llista de tasques són molt més eficients que les llistes de paper. Amb el paper, us queden enganxats i no podeu reorganitzar les tasques fàcilment quan canviïn les vostres prioritats. Tampoc podeu assignar tasques a altres persones i obtenir alertes tan aviat com les finalitzeu.

Amb una aplicació de llista de tasques, obtindràs recordatoris de dates previstes, notificacions quan algú finalitzi una tasca, la possibilitat de reorganitzar la vostra llista en qualsevol moment i molts altres avantatges. Les meves tres millors opcions entre les aplicacions de llista de tasques són:

• Todoist Premium
• Asana (mostrat anteriorment)
• Qualsevol.do

Si intenteu anar sense papers, heu de trobar una aplicació de llista de tasques que us serveixi per a unes quantes setmanes.

Comença creant tres categories de llistes: laboral, personal i domèstica. Podeu canviar-les més tard si no són adequades a les vostres necessitats. A la secció de treball, anoteu les tasques a la feina que heu d’acabar aquesta setmana. A la vostra llista personal, anoteu qualsevol cosa personal que necessiteu per fer, com ara enviar una targeta d’agraïment o programar una cita de tall de cabell. Utilitzeu la secció de casa per començar una llista de compres de queviures.

Ja en sobren per començar. A mesura que utilitzeu l'aplicació per fer, descobrireu quines estratègies us funcionen a l'hora d'organitzar llistes, configurar recordatoris i assignar tasques a altres persones. Durant les primeres setmanes, però, el millor és que les vostres llistes siguin curtes i senzilles. Utilitzar per primera vegada una aplicació de llista de tasques és com adoptar un hàbit nou; si és massa complicat, potser no hi aneu. Quan hàgiu aconseguit el costum, podeu començar a perfeccionar les vostres estratègies de tasques per fer.

2. Aplicació d'escaneig

Una aplicació d’exploració és inestimable per convertir documents importants en paper en fitxers digitals. Quan digitalitzeu els documents, feu una còpia de seguretat dels quals significa que podeu triturar o reciclar els originals o arxivar-los de forma segura. Alguns dels elements que voleu digitalitzar són fitxers d’impostos en paper, documents d’identificació, certificats oficials (com ara naixement, defunció, matrimoni o diploma), garanties i rebuts, receptes i fins i tot documents no en paper, com ara detalls i instruccions. imprès a la part inferior del router wifi de casa.

Les aplicacions d'escaneig converteixen la càmera del telèfon en un escàner. Tot i que podeu utilitzar qualsevol impressora amb un escàner per digitalitzar documents, les aplicacions d’escaneig de mòbils són molt més convenients, per no dir-ne, les portàtils. Podeu agafar una imatge de qualsevol cosa a qualsevol lloc.

Les millors aplicacions d’escaneig detecten no només les vores de l’element que esteu escanejant, sinó també quin tipus d’element es tracta, ja sigui d’una pàgina d’un llibre o d’una targeta de visita. Els millors també inclouen la tecnologia de reconeixement òptic de caràcters (OCR) de manera que en un minut més o menys d’escanejar un document, pugueu copiar i enganxar el text. Una bona aplicació d’exploració també ha de ser capaç de compilar diverses pàgines en un sol fitxer.

Les dues aplicacions d’exploració que compleixen tots aquests requisits i estan disponibles tant per a Android com per a iOS són:

• FineScanner Pro FineScanner Pro (subscripcions des de 9, 99 dòlars anuals; o 59, 99 dòlars per tenir-ne de forma directa) i
• Scanbot Pro (6, 99 dòlars).

3. Eina de signatura electrònica

Si aneu sense papers, haureu de poder signar documents sense imprimir-los. Gairebé no hi ha cap raó per imprimir i signar mai un paper que algú us envia electrònicament. Hauríeu de poder signar la majoria dels documents digitalment, amb poques excepcions. Per fer-ho, necessiteu una aplicació que us permeti crear una signatura digital i aplicar-la als fitxers.

Alguns exemples de programari que inclou eines de signatura electrònica són:

• Adobe Reader,
• Adobe Acrobat,
• Docusign, i
• Vista prèvia de macOS (mostrada més amunt).

Per començar, primer heu de crear una signatura, que sovint és la part més difícil, perquè les signatures acostumen a aparèixer amb tendència amb un ratolí, un dit i una pantalla tàctil o un estil. La bona notícia és que només heu de fer aquest pas una vegada. Després de crear i guardar una signatura, podeu utilitzar-la una i altra vegada. Per obtenir més detalls sobre dos dels mètodes més populars, podeu obtenir més detalls sobre les històries de PCMag sobre com signar un PDF mitjançant Acrobat Reader i com signar un PDF en vista prèvia de macOS.

Si us trobeu amb problemes per signar el vostre nom amb un ratolí, un dit o un estil, comproveu si podeu optar per agafar una imatge d'una signatura en paper i en paper que pugueu penjar.

4. Servei de sincronització de fitxers

Un servei de sincronització de fitxers posa a la vostra disposició tots els vostres documents, independentment de quin dispositiu tingueu a la vostra disposició. A continuació, es mostra un exemple de com és indispensable un servei de sincronització d’arxius: fa uns anys vaig estar a l’aeroport sol·licitant l’entrada global. El meu entrevistador em va demanar prova d’adreça postal. No està al meu permís de conduir i no he enviat cap correu amb mi per mostrar-lo. Aleshores vaig recordar que havia escanejat i guardat un document immobiliari que se m’havia enviat per correu electrònic a l’adreça que necessitava. Vaig obrir l'aplicació per a mòbils del meu servei de sincronització d'arxius i vaig treure el document per mostrar-lo a l'entrevistador. Ell estava satisfet i vaig obtenir la meva entrada global.

Tres dels serveis més coneguts de sincronització de fitxers -i no tinc cap mena de vacil·lació en recomanar-ne cap- són:

• Caixa,
• Dropbox i
• Google Drive.

Molts programes de sincronització de fitxers us permeten guardar còpies fora de línia de documents als vostres dispositius, cosa que és útil per a qualsevol cosa que necessiteu en una semi-emergència, com ara certificats d’assegurança, un identificador o noms i números de telèfon en un arbre de telèfon..

Alguns dels millors serveis de sincronització de fitxers també tenen eines per compartir documents, que podrem accedir a continuació.

5. Eina per compartir documents

Una forma habitual d’enviar documents digitals és adjuntar-los a un correu electrònic. Aquesta opció no sempre és ideal, però no sempre es pot saber quan o el destinatari la va obtenir. (Podeu utilitzar els rebuts de lectura, però només funcionen si el destinatari no els ha bloquejat o rebutjat.) Un altre problema amb el correu electrònic és que alguns fitxers són massa grans o el programa de correu electrònic rebaixa automàticament la qualitat de l'original.

Una forma alternativa d’enviar documents digitals és compartir-los mitjançant algun altre servei basat en núvol. Els serveis de sincronització de fitxers, com els esmentats a la secció anterior, solen permetre-vos compartir un fitxer generant-hi un enllaç que després podeu enviar pel que vulgueu. Els serveis d'emmagatzematge al núvol (molts dels quals ara no es distingeixen dels serveis de sincronització de fitxers) també els tenen.

Normalment, introduïu els fitxers que vulgueu compartir a una carpeta de l’aplicació d’emmagatzematge de núvol o de núvol i feu clic amb el botó dret per obtenir un enllaç que pugueu compartir. Des d’aquest enllaç, el destinatari pot descarregar els fitxers. Depenent del servei que tingueu, podeu tenir l’opció de veure quan o amb quina freqüència descarrega el fitxer. Alguns serveis, inclòs Dropbox, fins i tot us permeten crear una data de caducitat per accedir-hi.

Mireu endavant, Comenceu avui

Un últim consell sobre com passar sense paper és començar avui i mirar endavant en lloc de endarrere. El que vull dir amb això és que no us penseu de digitalitzar qualsevol altra llista de paper que tingueu. En lloc d'això, adopteu algunes aplicacions que us ajudaran a deixar-vos sense paper des de ara i podreu avançar amb els vostres nous hàbits.