6 Coses interessants que podeu fer amb el núvol de documents adobe

Els clients d'Adobe Document Cloud solen utilitzar-lo principalment com a eina de creació i edició de PDF. Però, tot i que Adobe segueix sent el rei del seu estàndard PDF, el Document Cloud és una plataforma de gestió de documents altament competitiva amb una gran quantitat de funcions que poden beneficiar la vostra organització. Des de documents fàcilment editables i amb signes fins a PDF que es poden gestionar en qualsevol dispositiu a funcions de seguretat avançades habilitades mitjançant classificació de dades; tot està disponible al núvol de documents.

Una de les eines més importants de la suite es diu Adobe Scan, una aplicació Android i iOS que permet als usuaris capturar imatges mitjançant una càmera de telèfons intel·ligents. Recentment, Adobe va afegir Adobe Sign al seu arsenal, una eina que permet als usuaris, compartir, signar per correu electrònic, aprovar i gestionar documents. Al paraigua Adobe Sign apareixen diverses funcions noves que converteixen el telèfon en un epicentre de gestió de fluxos de treball.

"A la gent li agrada consumir contingut a través del mòbil, però també ens demanen que els ajudem a crear contingut i a fer alguna cosa útil amb aquest contingut", va dir Lisa Croft, directora de màrqueting de productes del grup d'Adobe Document Cloud. "El mòbil és l'oportunitat de lliurar una experiència documental moderna."

Aquí teniu cinc coses que podeu fer amb Adobe Document Cloud que probablement no sabíeu que podríeu fer.

1. Signa un document sense pantalla tàctil

Amb Adobe Sign, podeu enviar un missatge de text de la vostra signatura des de l'aplicació Sign al vostre telèfon intel·ligent a la versió d'escriptori de Document Cloud. Des d’aquí, podreu accedir a la vostra signatura de nova creació i aplicar-la a qualsevol registre o document. Això és especialment útil per a treballadors que es troben principalment en ordinadors de sobretaula sense funcionalitat tàctil.

Per exemple, imagineu-vos que Sam es troba al seu escriptori, però prefereix signar un document al dispositiu mòbil. Si feu clic a l’opció de signatura mòbil, se li demana que Sam introdueixi el seu número de telèfon. A continuació, se li envia un missatge d’informació al seu dispositiu mòbil. Va signar, colpeja "Fet" i la signatura es transfereix al seu escriptori. "Aquesta és una manera excel·lent de proporcionar a les persones la possibilitat d'escollir, tot i que es tracta de signar, independentment de quin dispositiu estiguin", va dir Croft.

2. Posa una mica de vida als teus correus electrònics

En el passat, demanaves signatures als companys amb missatges de correu electrònic estàndard avorrits. Amb Adobe Sign, ara podeu personalitzar la vostra plantilla de correu electrònic per incorporar el logotip, les fonts i el pizazz general de la vostra empresa. Podeu utilitzar imatges de banderes per oferir un estil a les vostres sol·licituds de signatura, que el vostre departament de màrqueting us agrairà després que les firmes comencin a publicar-se amb més freqüència de l'habitual.

"Un avantatge competitiu que tenim és que els nostres clients poden marcar plenament l'experiència de signar. Puc marcar-la amb el meu logotip i la meva URL", va dir Croft. "Però ara poden comercialitzar per parlar de nous productes."

3. Gaudiu d'un servei més ràpid de bord i d'atenció al client

Les integracions recents d'Adobe amb ServiceNow i Microsoft SharePoint posen la gestió de documents, el servei al client i la gestió de recursos humans (HR) sota una sola consola. Amb aquests matrimonis, podeu afegir Adobe Sign a qualsevol flux de treball de ServiceNow i SharePoint, inclosos formularis d’acord de contractació de nous contractes, contractes comercials i respostes a les consultes resoltes del servei d’atenció al client.

En el passat, enviareu el document als vostres empleats mitjançant un missatge de correu electrònic de ServiceNow. Els vostres empleats obririen el document, el signarien amb Adobe i us ho enviarien per correu electrònic. Obriríeu el document i el carregaríeu a ServiceNow. Avui, només pot enviar el document al vostre empleat dins del sistema ServiceNow i ell farà la seva marca dins del programari.

4. Escaneja qualsevol cosa, en qualsevol lloc

Voleu recordar com eren de fantàstics els rebuts empresarials? Recolliríeu tots els vostres rebuts, els analitzéssiu en un escàner, els convertiríeu en PDF i els enviareu als gurus financers. Avui, aquest procés s’ha simplificat molt. Adobe Scan ara permet convertir qualsevol imatge del telèfon de la càmera en un PDF. Amb Adobe Sensei, l’eina d’intel·ligència artificial (IA) de l’empresa, Adobe Scan és capaç de detectar els límits d’imatges adequats, corregir la perspectiva i eliminar ombres per deixar clar el text.

Per exemple, podeu escanejar una pàgina de la revista per extreure el text, separar imatges i fer zoom a zones específiques de la pàgina. Quan el deseu, es penja automàticament al núvol de documents. També podeu extreure una imatge addicional o suprimir una imatge original.

5. Editeu i ajusteu el text escanejat

Potser més important, Adobe Scan pot convertir automàticament text imprès o escrit en text digital seleccionable, copiat o anotat mitjançant Acrobat Reader DC o Acrobat DC. Això vol dir que no haureu de desplaçar-vos per pàgina després de pàgina de notes escrites a mà per intentar desxifrar el que algú altre estava intentant dir. Amb Adobe Scan, les notes es convertiran en text clar i llegible en el qual podeu cercar o copiar i enganxar per utilitzar-lo en un document secundari.

"Com les altres ofertes d'Adobe, Sensei es troba al cor de la nostra marca", va dir Croft. "Amb ella, realment podeu fer més coses amb les vostres exploracions. Podeu fer que el vostre contingut sigui intel·ligent i que es pugui cercar i traslladar-lo a fluxos de treball digitals al núvol. Qualsevol cosa amb text o imatges impresos serà una opció per escanejar-la. Compartiu-la, realitzeu més si voleu fer-ho, podreu incloure-ho a algun altre flux de treball o ecosistema si ho necessiteu ".

6. Millora la seguretat amb la classificació de documents

Aquest requereix afegir Acrobat DC a la configuració d'Adobe Cloud, però els avantatges valen la pena. Amb Acrobat DC actiu, obtindreu accés a una àmplia gamma de funcions de classificació que mantindran els vostres documents i dades segurs fins i tot més enllà de les vostres instal·lacions o de la vora del núvol. Per exemple, podeu incorporar controls de seguretat en fitxers PDF confidencials que requereixen contrasenyes o certificats per accedir al document. O bé, pot requerir que es confirmin els remitents mitjançant identificació digital o una verificació de permisos. Mitjançant la classificació de dades, podeu afegir aquestes mesures de seguretat com a política depenent del tipus de document que s'està creant. Els administradors poden crear aquestes polítiques a Acrobat DC, assignant funcions de seguretat específiques a determinats tipus de documents. Quan aquests documents es crein en el futur, aquests controls s’implementaran automàticament.

Podeu implementar funcions similars mitjançant coses com ara Microsoft Digital Rights Management, però normalment requereixen solucionar múltiples solucions de diferents proveïdors. Obtenir-ho tot com a part del document de Adobe Document Cloud no només és més senzill, sinó que facilita que aquestes funcions avançades funcionin amb un mínim d’enrenou inicial.