Organitza’t: 6 consells per començar amb la gestió de projectes

La gestió de projectes és una feina difícil. Els equips i les organitzacions estan intentant treballar més fluix, i sovint això significa eliminar el paper d’un responsable de projecte dedicat. Tot i que encara és possible obtenir una titulació avançada en l'assignatura, no és rar que les persones amb poca o cap experiència puguin trobar-se empès en el paper de project manager, sovint a la part superior del seu lloc de treball oficial. Tot i que aquesta pot ser una experiència aclaparadora, hi ha un programari tan potent per a la gestió de projectes al mercat que un petit projecte o dos poden no requerir del cap de projecte.

Si no teniu gaire experiència en gestionar projectes, aquí teniu alguns indicadors per començar. Moltes gràcies a Peter Clarkson, abans de Maestro Development, i a Jason Westland, conseller delegat de ProjectManager.com, per la seva comprensió sobre una versió anterior d’aquest article.

1. Assegureu-vos que teniu un projecte

Abans de començar a intentar gestionar un projecte, assegureu-vos que teniu un projecte. Aquest consell pot semblar massa senzill, però he escoltat una vegada i una altra vegada per part de responsables de projectes experts.

Un projecte és un conjunt de tasques que tenen una data d'inici, data de finalització i distribuïbles. Un lliurament és qualsevol cosa que es faci al final del treball, com ara un producte físic o un lloc web que funciona. Construir una casa és un projecte. El redisseny d'un lloc web (tal com es descriu a la pantalla de ProofHub, a continuació) és un projecte. Si, en teoria, podríeu lliurar totes les tasques del projecte a algú altre i rebreu alguna cosa de nou a la persona, aquest és un projecte.

De vegades, la gent confon el treball continu amb els projectes, així que deixo-me donar alguns exemples de treballs en curs per deixar-ho clar. L’escriptura de contingut nou per a un lloc web cada setmana és un treball continu, tot i que es pot considerar la producció d’una sola obra com un petit projecte. Oferint suport per al manteniment del codi, solucionant-lo contínuament, és un treball continu. Respondre correus electrònics o trucades telefòniques dels clients continua treballant.

2. Teniu un període de descobriment

Abans de llançar un projecte, algunes persones recomanen el que es diu descobriment. La descoberta de la gestió de projectes és diferent de la descoberta en el sentit legal. Als nostres propòsits, és un període en què les persones que sol·liciten el projecte exploren què volen fer o fer i per què. Podria ser una reunió, una sèrie de reunions o un període de temps obert per a la lliure reflexió i exploració.

A continuació, es mostren algunes preguntes per explorar mentre es troba en descobriment.

• Quin serà el projecte? Quin concret podeu arribar a definir?
• Quin és el seu propòsit?
• Quins resultats voleu?
• Quins recursos teniu per assumir aquest projecte?
• Quan necessiteu el producte final, i el vostre termini límit és raonable tenint en compte els vostres recursos?

3. Defineix l’abast

És possible que escolteu un responsable del projecte amb experiència que diu això: "Si no està dins de l'abast, no és del projecte".

Cada projecte necessita un àmbit clar. L’abast del projecte defineix exactament què comportarà el projecte. És una llista bloquejada de totes les facetes, els actius, les funcions, els lliurables i altres detalls associats amb el projecte. Un cop està bloquejat, no podeu afegir-hi. Per exemple, si esteu construint una casa, l'abast definirà quantes històries contindrà la casa, el seu metrat quadrat, quantes finestres hi haurà, quantes escales, interruptors de llum, etc.

La raó per la qual els projectes necessiten un àmbit clar abans de començar-los és perquè ningú no intenti afegir res fora de l'àmbit un cop iniciat el projecte. Si afegiu-vos a l’àmbit d’un projecte després d’haver-lo iniciat, elimineu la seva línia de temps, el pressupost i els recursos disponibles. Si continueu afegint tasques a un projecte, fins i tot pot deixar de convertir-se en un projecte, pot ser que només es converteixi en un treball en curs.

Definir l’abast pot ocórrer en una reunió de descobriment, o simplement pot provenir de converses entre el client o la persona que sol·licita el projecte i el potencial director o gestor del projecte.

4. Mantenir una reunió inicial

Una reunió d'inici és on se li presenta tothom qui treballarà en el projecte. Aquesta reunió estableix el to del treball que cal fer i assegura que tots els membres de l’equip del projecte tinguin informació clara sobre què faran i per què.

Fixeu-vos que la celebració d’una reunió d’inici no està tan sols a prop del primer que feu en gestionar un projecte! Com que el tret de sortida ajuda a tothom a la mateixa pàgina, voldreu estar segur que teniu una comprensió clara del projecte i l'abast perquè pugueu lliurar-lo a tots els altres amb confiança.

Durant una reunió d’inici, el projecte del projecte hauria de definir almenys aquestes quatre coses:

• Àmbit del projecte,
• Els jugadors i els seus papers
• Entregables i
• Fites.

Ja hem parlat de l’abast del projecte. Per als jugadors i els seus rols, el responsable del projecte presentarà els diferents equips i col·laboradors els uns als altres. A més, la reunió inicial és un moment ideal per discutir la jerarquia, és a dir, qui informa a qui i qui signa el treball.

Una discussió sobre els lliuraments es solaparà amb la discussió de la jerarquia perquè heu de respondre a la pregunta: "Qui rebrà cada lliurament?"

Les fites (tal com es mostra al programari de gestió de projectes de l’Editors Choice Choice Projects de treball en equip), són punts d’un projecte que mostren un clar progrés cap a l’objectiu final. Quan es construeix una casa, el punt en què es funda i es fonamenta pot ser una fita. Quan teniu el marc al seu lloc, aquesta és una altra fita. En el moment de la reunió inicial, heu de saber quines seran les fites del projecte, encara que encara no teniu dates bloquejades. De vegades, necessiteu altres experts de l’equip, com ara el programa de programació o el disseny de disseny, per ajudar a esbrinar exactament quan hauran de caure aquestes fites. És bo anar a una reunió inicial amb una idea aproximada dels terminis fets, però permetre que cada equip tingui la possibilitat de pesar-los i ajustar-los.

5. Identifiqueu els terminis del vostre projecte

Anteriorment, vam parlar de com cada projecte té una data d'inici i finalització. El tret de sortida pot ser la data d’inici oficial. La data de finalització hauria de marcar el tancament final absolut de tota l'obra. Després d'aquesta data, no hi ha cap treball en el projecte. És un autèntic moment de baixada de llapis.

Ara que heu tingut una reunió d’inici, tots els actors clau (com el responsable del projecte i els responsables de l’equip) poden esbrinar les fites exactes i les dates de lliurament i traçar-les en un calendari entre la data d’inici i la de finalització.

Si utilitzeu programari de gestió de projectes, és quan començareu a utilitzar-lo. Introduïu totes les vostres dates importants a l'aplicació També podeu penjar una altra documentació que hàgiu creat fins ara, com ara l'abast del projecte. Ara també és el moment adequat per començar a convidar tots els jugadors a unir-se també al programari. A mesura que les persones s’uneixen a l’aplicació de gestió de projectes, poden rebre tasques, actualitzar els seus avenços i col·laborar d’altres maneres. A continuació, es pot veure un exemple de tota aquesta informació mostrada en un gràfic de TeamGantt. Per obtenir més informació sobre els gràfics de Gantt, podeu llegir el meu article sobre 5 passos simples per començar amb els gràfics de Gantt.

6. Establiu les expectatives de comunicació

Tant després de la reunió d'inici com durant el transcurs del projecte, és important mantenir les línies de comunicació obertes. Tant si el vostre grup té un director de projecte a temps complet o no, qui sigui el principal punt de contacte del projecte ha de ser qui fomenti i faciliti la comunicació. No és una mala idea celebrar una altra reunió a mà abans que el projecte finalitzi, perquè la gent pugui fer les preguntes que queden.

Establiu les expectatives de comunicació de forma anticipada. Els líders de l'equip enviaran una actualització setmanal del progrés del seu equip? Quantes reunions de mà total tindreu durant el transcurs del projecte, de vegades no són necessàries del tot; què necessita el vostre projecte? Sovint, els equips més petits dins d’un projecte, com l’equip de disseny o l’equip de programació, tenen reunions de registre recurrents en què tothom recupera el que ha fet recentment i planteja possibles problemes. Com més gent doni veu als problemes potencials més aviat, millor serà la possibilitat de frustrar-los o afrontar-los.

Avançant

Armar amb aquests consells per començar, ja podeu cavar a la carn del projecte. El programari de gestió de projectes fa un llarg camí per ajudar a que tots els implicats en el projecte estiguin al dia dels seus avenços. També requereix una bona quantitat d’interacció humana, i tanta claredat sobre el projecte i els seus detalls com sigui possible.