Organitzeu-vos: 7 senzills passos per netejar la unitat de Google

Igual que qualsevol altre lloc on guardeu les vostres coses, Google Drive es pot desordenar. Feu un fitxer o dos, importeu un parell de documents de Gmail, accepteu una carpeta compartida i abans de conèixer-ho, tot el lloc és un desastre.

Podeu organitzar fitxers al vostre Google Drive si els poseu en carpetes i utilitzeu altres eines, tant conceptuals com reals, per assegurar-vos que sempre podeu trobar el que necessiteu. Aquests consells i punts d’assessorament us mostraran com organitzar fitxers a Google Drive i també haurien de funcionar bé si feu servir Google Drive for Work.

1. Configureu la vista predeterminada

Podeu veure fitxers i carpetes a Google Drive de diverses maneres diferents. Per exemple, podeu mostrar-ho tot en una llista o en una vista de quadrícula, i també definir l'espai entre línies perquè sigui còmode, acollidor o compacte. Decidiu com voleu mirar el vostre Google Drive jugant al voltant de la configuració fins que no estigueu contents. M'agrada la vista de llista amb espaiats còmodes, així que és el que podreu veure a la majoria de les captures de pantalla aquí.

No oblideu el carril esquerre. Molta gent se centra al centre de la pantalla quan mira Google Drive. No obstant això, a l'hora d'organitzar les vostres carpetes i fitxers, assegureu-vos d'assegurar-vos d'aquest ferrocarril esquerre. Podeu veure les carpetes i les subcarpetes fàcilment i reservar el centre de la pantalla per al contingut de la carpeta que trieu.

2. Creeu un Esquelet de Carpetes

Creeu un esquelet de carpetes per a vosaltres mateixos, utilitzant qualsevol estructura i noms que us resultin més adequats. Com organitzen els teus fitxers i carpetes en altres aplicacions? Què et ve al cap quan penses en algun document que necessites? La millor manera de descobrir com configurar les carpetes és respondre a aquestes dues preguntes.

Per a moltes persones, el que em ve al cap primer és el contingut del seu treball, de manera que utilitzen noms temàtics com Project X o School Work per a carpetes. Personalment, m’aferro a les dates. Quan he de trobar un fitxer, ja sigui un escrit o una imatge, sempre penso en quan el vaig crear. Com a resultat, faig servir molt les dates a les convencions de denominació de fitxers i carpetes. Per exemple, tinc carpetes per al 2019, el 2018, el 2017, etc. També faig servir números que corresponguin a anys i mesos. Per exemple, 1906 significa l’any 2019 i el sisè mes, o juny. Quan miro una carpeta que comença amb alguns números, sé exactament què volen dir i m'ajuda a trobar els fitxers que necessito ràpidament.

He vist algunes persones en línia que recomanen que afegiu un emoji als noms de les vostres carpetes per donar-vos més indicis visuals. No! Els emoji no sempre es converteixen a altres formats bé, de manera que quan intenteu crear un enllaç compartit a una carpeta o exportar-lo, les imatges poden trencar-lo.

3. Crear subcarpetes

Les subcarpetes són una fallada organitzativa. Feu-los i utilitzeu-los! Us ajuden a ordenar i classificar els fitxers en grups més petits i específics.

Si heu creat carpetes però heu enganxat intentant esbrinar quines subcarpetes heu de fer, potser encara no les necessiteu. També podeu fer una carpeta anomenada DONE o OLD de manera que quan el treball finalitzi o una carpeta estigui fora d'ús, pugueu arrossegar-lo i deixar-lo anar allà mateix.

4. Utilitzeu el color

Els colors són una excel·lent visual visualització i Google Drive us permet afegir colors personalitzats a les carpetes. Feu clic amb el botó dret a qualsevol carpeta, ja sigui a la barra lateral o a la finestra principal, i trieu Canviar color. A continuació, seleccioneu el color que vulgueu.

Un truc que faig servir és fer les meves carpetes actives. De vegades, tinc carpetes o subcarpetes que es mantenen inactives durant una estona, però encara es fan servir una o dues carpetes. Vaig ressaltar les carpetes actives de color verd i deixar les altres grises. D’aquesta manera, quan vull saltar directament a la meva obra, tinc una llum verda que m’orienta cap a la carpeta que conté les meves obres que estan en curs.

5. Afegiu estrelles a fitxers i carpetes d'ús freqüent

Google Drive us permet afegir una estrella als fitxers i a les carpetes. Ho feu de la mateixa manera que afegeix un color: feu clic amb el botó dret al fitxer o la carpeta i trieu Afegeix a destacats.

Recomano afegir una estrella als fitxers d’ús freqüent. D’aquesta manera, podeu treure una llista de tots els materials als quals accedeixis regularment, independentment d’on es trobin a la unitat, fent clic a l’encapçalament destacat del carril esquerre.

6. Mou els fitxers importants "Compartits amb mi"

Mireu l’encapçalament del ferrocarril esquerre anomenat Shared With Me. Feu-hi clic i pot aparèixer un embolic de fitxers i carpetes. No et preocupis massa per ells. Si hi ha alguna cosa important en aquest munt de coses, hi podeu fer tres coses útils:

Afegiu una estrella. Si afegiu una estrella a un fitxer que us ha estat compartit, feu el mateix que afegir una estrella a un dels vostres fitxers. El fa aparèixer a la llista de contingut destacat.

Desa a Drive / mou a una carpeta. Una altra opció és afegir el fitxer a Google Drive i posar-lo en una carpeta. Podeu fer clic amb el botó dret al fitxer i seleccionar Mou a. A continuació, a la finestra que apareix, navegueu a la carpeta on voleu conservar aquest fitxer. Una altra opció que fa el mateix és seleccionar l’element que voleu desar i, a continuació, fer clic a la icona de Google Drive a la part superior dreta de la pantalla. Aleshores, tindreu l’oportunitat de traslladar-lo a la carpeta que escolliu. De qualsevol manera, efectivament creeu una drecera al fitxer compartit des de la nova ubicació que trieu. El fitxer continua compartit amb tothom i pertany al propietari original.

Feu una còpia. Si feu una còpia d’un fitxer que s’ha compartit amb vosaltres, la nova còpia esdevé vostra. I és només això, una còpia. Ja no està connectat al fitxer compartit i les mateixes persones no necessàriament ja tenen permís per accedir-hi.

• Google Drive Google Drive
• 35 Consells sobre Google Drive que no podeu permetre per defecte 35 Consells de Google Drive que no podeu tenir per defecte
• Organitzar-vos: Com activar els rebuts de lectura a Gmail Organitzar-vos: com activar els rebuts de lectura a Gmail

7. Escorreu la paperera

Quan suprimiu un fitxer o una carpeta de Google Drive, s’endinsa a la paperera i es queda fins que traieu la paperera. Com més temps deixeu acumular les escombraries, menys probabilitats tingueu de fer total fe que tot el que hi ha hauria de ser destruït i, a més, us penjarà a la paperera. Feu-vos un favor i buideu la brossa de tant en tant. Us ajudarà a mantenir l’espai d’emmagatzematge de Google Drive a un nivell exacte i us ajudarà a la salut quan intenteu mantenir un compte organitzat.