7 maneres de fer que la vostra actualització de telecomunicacions no s’interrompi

Tant si treieu d’un sistema de telefonia antiga i senzill (POTS) com si simplement migreu el vostre servei de veu-sobre-IP (VoIP) existent a un altre proveïdor, canviar els serveis de veu és difícil i potencialment perillós per a la productivitat dels vostres empleats. És crucial que prepareu. Hi ha diversos passos importants que heu de realitzar abans d’activar el servei per garantir un bon funcionament. L’ample de banda, les càrregues de trucada i les contingències d’emergència són un dels factors importants a tenir en compte durant el procés de preparació.

Hem parlat amb Jeff Valentine, director de màrqueting de NetFortris Fonality, un dels serveis de la nostra elecció d’Editors per a VoIP empresarial, per parlar dels passos que hauria de fer el teu negoci abans d’una actualització de VoIP per garantir que no es produeixi interrupció. En la seva majoria, el procés de configuració de VoIP és més ciència que art. Aquesta és una bona notícia perquè significa que, si seguiu els consells de Valentine i el del proveïdor de serveis de VoIP i serveis d'Internet escollit (ISP), haureu de tenir una implementació fàcil.

1. Assegureu-vos que la vostra connexió a Internet està preparada per a VoIP

Si teniu velocitats d’internet decents per a una oficina sense configuració de VoIP, haureu de contactar amb el vostre ISP i el vostre venedor de VoIP per determinar si pot gestionar o no la càrrega afegida de les trucades VoIP.

"La causa principal dels problemes és la mala connexió a Internet", va dir Valentine. Us recomana provar la vostra connexió per a la seva rapidesa i qualitat i, si determineu que no podreu gestionar les dades de VoIP, hi podeu fer dues coses per millorar la qualitat de les trucades sense canviar serveis. Primer, per esbrinar si la vostra connexió pot gestionar el VoIP, li aconsella que realitzeu un procés de prova amb el proveïdor que trieu.

"Si sona bé, és més probable que tingueu una bona connexió", va dir. Si trobeu que la vostra connexió provoca interrupcions, us suggereix que hi hagi una línia privada entre la vostra empresa i el proveïdor de VoIP per crear una connexió d'amplada de banda privada que no pugui pertorbar altres processos d'oficina.

En segon lloc, Valentine aconsella als seus clients amb connexions pobres per instal·lar un sistema VoIP / analògic híbrid per tal de mantenir les càrregues de treball al mínim absolut. La regla general per instal·lar un sistema de VoIP és que haureu d’augmentar l’ample de banda en 100 Kbps. Per tant, per cada 10 usuaris, haureu de disposar de 1 Mbps de transferència d'ample de banda a la vostra xarxa.

2. Compra un encaminador amb funcions de qualitat del servei

Alguns routers són capaços de dispersar el trànsit de qualitat de servei (QoS). Aquesta funció està dissenyada per segmentar l'amplada de banda de VoIP de la resta d'ample de banda de la xarxa. Bàsicament, us permetrà escollir aplicacions específiques que s’executen a la vostra xarxa en funció de la seva signatura de trànsit i, a continuació, us permetrà que l’administrador de TI assigni prioritats o un percentatge garantit de la vostra capacitat de canalització a les aplicacions segons la importància que tinguin per al vostre negoci. Això significa que el trànsit de VoIP sempre es produeix de manera que no se us interrompi en les trucades si algú decideix transmetre Netflix durant el dinar. Avui en dia, hi ha molt pocs routers que no són capaços de QoS d’alguna forma, però heu de parlar amb el vostre proveïdor per veure si tenen un soci preferit.

Una cosa a tenir en compte és que els encaminadors no us podran ajudar si la xarxa del proveïdor de VoIP està congestionada. Només ajudaran si el problema de la vostra xarxa interna és el que ens porta al següent punt important.

3. Comproveu la fiabilitat del vostre proveïdor

Es tracta d'una opció que no és important perquè, si el vostre servei de VoIP està desactivat, no importa el preu que sigui tan barat ni la clara de les trucades. La majoria dels serveis de VoIP basats en núvols us permeten veure quin és el seu temps de vida mitjà per determinar amb quina freqüència falla tot el seu sistema. Si no donen a conèixer aquesta informació al seu lloc web, hauríeu de preguntar-los directament.

Si el vostre proveïdor preferit té un registre àmplia per gestionar el temps d’obtenció, és possible que perdreu el servei telefònic a l’hora més important del dia o de l’any. Una interrupció del servei com aquesta pot estar paralitzant per a les empreses basades en el telèfon.

4. Separa el trànsit de VoIP mitjançant VLAN

A més dels encaminadors QoS, podeu utilitzar una xarxa d'àrea local virtual (VLAN) per segmentar el trànsit de veu. Podeu pensar en una VLAN com una xarxa dins de la xarxa. Les VLAN es poden basar en diverses característiques, com ara la ubicació, els dispositius, els grups d’usuaris i, sí, el tipus de trànsit. En el cas del VoIP, una VLAN simplement segmentarà el trànsit dins de la capacitat de la vostra xarxa general per proporcionar una resposta més immediata. Això és particularment útil per a empreses amb més de 50 empleats que utilitzin un servei de VoIP.

També és possible que vulgueu provar una xarxa àrea àmplia (SD-WAN) definida per programari, que proporciona una connexió a Internet que es troba a la part superior de la vostra connexió a Internet existent. Per exemple, si teniu internet Time Warner, un encaminador SD-WAN combinarà el trànsit a través d'una xarxa privada virtual (VPN) pel trànsit de Time Warner per assegurar-vos que el trànsit arriba al lloc on més es necessita. O us permetrà connectar un servei de segon ISP a la vostra VPN per determinar quin servei funciona millor en aquest moment per tal de dirigir el trànsit a aquesta xarxa.

5. Determineu la càrrega de trucada adequada

Valentine recomana una relació entre 1 i 1 entre el nombre d'empleats que utilitzen VoIP i la càrrega total de trucades disponible al vostre sistema. Això vol dir que el servei de VoIP ha de ser capaç de manejar tots els empleats que realitzen una trucada VoIP al mateix temps.

Això requerirà una mica de previsió per part vostra, ja que potser haureu d’ampliar o restar el nombre d’empleats de la vostra empresa. Per tant, si teniu previst tenir un servei de contractació important o si teniu previst acomiadar-los, teniu en compte la vostra càrrega de trucada màxima.

6. Avalueu més d'un telèfon SIP

El protocol primari que uneix les trucades VoIP i els perifèrics junts és el protocol iniciat per sessió (SIP). Gairebé tots els dispositius VoIP (inclosos encaminadors, commutadors i dispositius de mà) admetran SIP tret que formin part d’una solució propietària que utilitzi el seu propi protocol. Quan cerqueu telèfons compatibles amb VoIP, SIP serà un protocol que gairebé sempre veureu indicat com a "suportat". Però no és tot el que hi ha a un telèfon de VoIP.

Definitivament, haureu de provar diverses varietats de telèfons SIP per veure com funcionen amb el proveïdor de VoIP escollit. El vostre proveïdor normalment tindrà socis de maquinari preferits i, fins i tot, pot disposar d’un servei que preconfiguri els telèfons abans de l’enviament, de manera que només pugueu connectar i reproduir un cop arribin. No obstant això, no deixeu que aquesta comoditat us permeti variar innecessàriament, ja que hi ha altres consideracions.

Per un, heu de provar els vostres telèfons per veure com funcionen amb la vostra plataforma d’encaminament escollida, així com amb qualsevol aplicació que tingueu en funcionament que s’asseu a la part superior de la vostra xarxa de VoIP o que us connecteu - coses com ara la vostra plataforma d’assistència, el vostre client. Aplicació de gestió de relacions (CRM) i, certament, les eines de gestió de TI. Finalment, si proveïu de trucades de VoIP sense fils a dispositius mòbils i qualsevol d’aquests prové del vostre proveïdor de telèfons, també els heu de provar a fons. La veu és una plataforma de comunicacions crítica i, sens dubte, una tecnologia madura, però VoIP encara té molts entrebancs per als no provats o per als no desitjats; assegureu-vos que no esteu entre ells.

7. Establir un pla telefònic d’emergència

Si seguiu els passos descrits anteriorment, probablement haureu de fer una transició sense esforç. Tanmateix, heu d’estar preparats per als escenaris de desastres. Una de les formes de garantir el millor temps de vida és construir un sistema híbrid local / basat en el núvol de VoIP. D’aquesta manera, si el núvol del vostre proveïdor baixa, llavors podeu utilitzar els vostres recursos interns per transferir trucades. O si hi ha una inundació al vostre barri, podeu transferir tota la vostra feina al núvol del vostre proveïdor.

"Això passa amb la freqüència creixent", va dir Valentine. "Si un edifici perd energia, una empresa que es basa en els telèfons no té negoci. Si us traslladeu al núvol, podeu evitar el problema de les interrupcions locals. Però, si el núvol té una interrupció, el vostre proveïdor pot ser capaç d'enviar. truca a les línies de telèfon més que a la connexió a Internet."

Si el sistema telefònic està baixat tant al núvol com a nivell local, aleshores és crucial que dirigiu el trànsit a altres mètodes de comunicació com ara el xat i el correu electrònic. Els vostres clients encara estaran enfadats, però probablement optaran per expressar el seu descontent als agents de xat en lloc de no afegir-se a les xarxes socials.