Adobe document cloud vs zoho docs: enfocament de gestió de documents

Emmagatzemar i accedir a documents digitals és una cosa que rarament pensa si la seva empresa fa la gestió de documents correctament. Activitats com la creació de documents, l’edició, l’ús compartit i la col·laboració poden ser tan senzilles com iniciar sessió, fer clic i començar. Tot i això, els sistemes de gestió de documents rígids o mal necessitaris poden causar la vida a les persones que entren i surten d'arxius durant tot el dia.

, Compararé dos dels sistemes de gestió de documents més populars: Adobe Document Cloud i Zoho Docs. Tot i que els dos sistemes comparteixen més semblances que diferències, un supera als altres en diverses categories importants.

1. Preu i plans

Podeu subscriure-vos a Adobe Standard Document Cloud per un preu mínim de 12, 99 dòlars mensuals amb una subscripció durant un any, o bé podeu pagar 22, 99 dòlars mensuals pel pla mensual. Aquest pla us permet crear fitxers PDF i exportar-los a Microsoft Word, Microsoft Excel i Microsoft PowerPoint. També podeu editar text i imatges en fitxers PDF que heu creat i podeu signar digitalment formularis. El pla Pro té un cost de 14, 99 dòlars mensuals per una subscripció durant un any o 24, 99 dòlars mensuals per un pla mensual. Afegeix la capacitat d’inserir fitxers d’àudio i de vídeo als fitxers PDF i d’editar documents escanejats. També podeu utilitzar aquest pla per convertir documents en paper escanejats en fitxers PDF editables i comparar dues versions d’un fitxer PDF per desxifrar diferències. També podreu editar text i organitzar pàgines en un iPad i podreu tornar a ordenar, suprimir o rotar pàgines en un iPhone. Totes les subseccions Adobe permeten accedir a 20 GB d’emmagatzematge.

Zoho Docs ofereix una prova gratuïta de 15 dies més un pla gratuït per a fins a 25 usuaris (que inclou 5 GB d’emmagatzematge per usuari). El pla gratuït també inclou compartició il·limitada de fitxers i carpetes, sincronització d'escriptori, eines d'edició, gestió d'usuaris i historial de versions. El pla estàndard costa 5 dòlars per usuari al mes amb fins a 50 GB per usuari. Inclou funcions com ara documents protegits amb contrasenya i accés basat en funcions. El pla Premium costa 8 dòlars per usuari al mes fins a 100 GB per usuari. Amb aquest pla, podreu enviar missatges de correu electrònic directament a un compte Zoho, restaurar documents suprimits i transferir la propietat de fitxers a un altre usuari.

Els dos tipus de compte poden afegir 10 GB d’emmagatzematge addicional per 3 dòlars. Zoho ofereix un descompte del 20 per cent en tots els plans de pagament si pagueu anualment. Gràcies al seu punt de preu més baix, la prova gratuïta, el pla gratuït i la capacitat d’emmagatzematge superior, l’avantatge de la categoria de preus va a Zoho. Vora: Zoho.

2. Creació i edició de documents

Els usuaris de Zoho Docs poden crear i editar documents, fer el seguiment de canvis, afegir signatures digitals i accedir a diverses eines d’edició avançades. També podeu assignar tasques i enviar recordatoris als membres de l’equip que tinguin accés al fitxer. Podeu crear macros, gràfics de colors i taules de pivot i podeu exportar documents, fulls de càlcul i presentacions a Google Drive, format PDF i Windows. També podeu editar fitxers fora de línia; els canvis es sincronitzaran un cop torni en línia.

Una de les novetats que falta a Adobe és la possibilitat d’editar un document simultàniament amb col·legues. L’aplicació Zoho Docs us permet accedir, crear i editar fitxers durant qualsevol moment. Podeu veure totes les carpetes, ordenar-les per nom o data, i cercar fitxers. Com us he esmentat anteriorment, com que Adobe confia molt en fitxers PDF, hi ha un límit al que podeu fer als sistemes operatius mòbils (SO); aquest no és el cas de la plataforma de Zoho.

Adobe és molt millor per emmagatzemar i omplir informació automàtica per a un ús posterior que Zoho. Per exemple, la funció "Omplir i signar" d'Adobe us permet guardar camps d'ús comú, inclosos el vostre nom, adreça, correu electrònic i número de telèfon. També és una eina molt millor quant a la signatura i la sol·licitud de signatures de la gent. Els despatxos d’advocats, les institucions financeres i les persones que es basen molt en el format PDF apreciaran la facilitat d’introduir i guardar informació i d’aconseguir que altres es revisin i es signin. Tanmateix, la creació i edició de documents a Adobe no és a la par de Zoho. Vora: Zoho.

3. Què li falta?

Ens agradaria que Zoho afegís assistència basada en xat a l'eina Docs. És una cosa que té Adobe que fa que sigui increïblement fàcil guiar-vos per alguns dels elements més difícils del procés de creació de documents.

A Adobe, d’altra banda, li falten elements com l’edició de grups, les carpetes compartides i la possibilitat de fer que les edicions estiguin fora de línia. També requereix que convertiu els fitxers emmagatzemats en format PDF, que és un enorme mal de cap per a qualsevol persona que necessiti convertir-la a altres formats (especialment per a persones que utilitzin fórmules Microsoft Excel, que no es transmetin al format PDF). Vora: Zoho.

La línia de fons

Tot i que l'eina de gestió de documents d'Adobe és excel·lent, especialment per a persones que treballen principalment en format PDF, no hi ha funcions de col·laboració. A més, no té la robusta compatibilitat d’arxius que necessitareu per treballar amb persones alienes a la vostra organització. Per contra, Zoho proporciona una rica edició de documents, una excel·lent barreja de col·laboració i compartició de fitxers i es pot treballar en sistemes operatius mòbils. Combina aquestes funcions amb un preu de preu més baix i una capacitat d’emmagatzematge més elevada i tens un sistema de gestió de documents més complet. Guanyador: Zoho.