Porta el teu propi núvol: el que has de saber avui

A mesura que els consumidors es familiaritzin amb els dispositius i programes tradicionalment reservats al lloc de treball, la TI haurà d’establir bones pràctiques i normes estrictes per mantenir un funcionament eficaç i segur dels empleats. El programari de gestió de dispositius mòbils (MDM) existeix per ajudar a controlar i gestionar la forma en què els empleats utilitzen telèfons intel·ligents i tauletes personals per a treballs remots. Tanmateix, cap eina màgica no pot ajudar a controlar la forma en què els empleats utilitzen productes de programari com a servei (SaaS) al lloc de treball.

Per exemple, les eines d’emmagatzematge en núvol i d’intercanvi de fitxers com Box i Dropbox i eines de creació de documents com Google Docs i Microsoft Word són eines de núvol fàcilment accessibles que la gent porta al lloc de treball cada dia. La forma en què la vostra empresa opta per gestionar aquestes eines diferents depèn del que està intentant realitzar. Podeu) A) restringir l’ús de programari que no s’ajusti a la filosofia de la vostra empresa o B) deixar que els empleats trien els seus propis productes en núvol en funció de les seves pròpies preferències i experiència.

Aquest darrer fenomen, que ha estat anomenat Bring-Your-Own-Cloud (BYOC), comporta un conjunt de reptes específics. Vaig parlar amb Shyam Oza, responsable de màrqueting de productes a AvePoint, una empresa especialitzada en migració del núvol, sobre com les empreses poden preparar-se per implementar les seves pròpies polítiques BYOC.

Repte 1: seguretat de dades

"Des d'una perspectiva àmplia, BYOC pot ser una benedicció i una maledicció", va dir Oza. "Box, Dropbox i OneDrive poden ser excel·lents per compartir un registre amb la vostra família i penjar fitxers i fotos. Però el que preocupa a les grans organitzacions és que és tan fàcil arrossegar i deixar anar alguna cosa com la propietat intel·lectual sensible i contingut pre-llançament."

Amb el programari contractat per empreses, les empreses poden ajustar les restriccions i supervisar-ne l’ús. Les organitzacions poden fer l’autenticació d’autenticació multifactor (MFA), encriptació de dades, contrasenyes complexes, documents de filigrana i, fins i tot, esborrar dades remotes. Tanmateix, quan s’utilitzen sense supervisió informàtica, aquestes eines limiten la capacitat de l’empresa de controlar el contingut del contingut. També perdreu visibilitat sobre el que passa amb el contingut un cop sortit del tallafoc i com es pot protegir un cop s'ha penjat al compte en núvol d'un empleat.

Solució: "S'ha d'integrar directament les TI amb una línia de negoci", va dir Oza. "Cal que estiguin al davant del negoci que evangelitzi la tecnologia que prefereixen… i, a continuació, intentin establir-se en un estàndard".

Per exemple, si el 80 per cent de la companyia utilitza Dropbox i el 20 per cent de la companyia utilitza una altra plataforma d’emmagatzematge i compartició, l’empresa hauria d’oferir menjars i aprenentatges que animen la minoria a convertir-se al sistema preferit per la majoria. "A no ser que estigui disposat a mandar una eina particular (en aquest cas, en realitat no practiqueu BYOC), heu de definir la proposta de valor de l'eina preferida de la vostra empresa", va dir Oza. "No és com si puguis endinsar-te al cub d'algú i dir" Has d'utilitzar aquesta eina. " Heu d’explicar-los que és més fàcil d’utilitzar-los o preguntar-los quines penes tenen, de manera que pugueu abordar-lo des d’una perspectiva de resolució de problemes en lloc de ser un dictador ".

Al final del dia, TI sap que hi ha un nivell acceptable de risc per a qualsevol informació accessible als empleats. Els ordinadors portàtils desapareixen. Els telèfons són robats. Però, si podeu convertir el màxim de persones possible al vostre sistema preferit, podeu mantenir la minoria feliç al no suprimir completament la vostra política BYOC.

Repte 2: col·laboració

Amb centenars o milers de persones a tot el vostre negoci que utilitzen múltiples plataformes per a la col·laboració en línia, hi ha un escenari en què la necessitat d’accedir a les dades esdevé més important que el programari preferit pels vostres empleats. Penseu-hi: el vostre equip de vendes de West Coast vol transferir un fitxer al vostre equip de màrqueting East Coast. Atès que els dos equips es troben en sistemes de compartició de fitxers diferents, abans que es pugui accedir al fitxer, algú haurà de crear un compte nou i després aprendre a navegar per un nou sistema.

Què passa amb la temuda reunió de clients? Què passa quan un empleat crea una presentació, té una emergència i no pot assistir? Pot ser que s'acabi amb algú que no estigui familiaritzat amb el format de presentació que intenta accedir i presentar el fitxer, tot i que el client es queda mirant al seu rellotge.

Solució: "Un dels principals problemes és que la TI es manté fora de la majoria de treballs", va dir Oza. "Les informàtiques no poden esperar que es queixin la gent. Les TI han d'entendre íntimament el procés empresarial i el flux de treball empresarial per inserir-se al mig per intentar convèncer els empleats perquè utilitzin les mateixes eines o fer-los conscients dels problemes potencials que puguin presentar. trobar-se."

Si els empleats són conscients de tenir cura dels problemes abans que es plantegin, poden configurar les contingències adequades per assegurar-se que les operacions no pateixin mai. Així doncs, si sabeu que dos dels vostres presentadors potencials utilitzen eines de presentació diferents, les TI poden formar els dos presentadors en ambdues eines abans de la gran reunió de clients. No importa el que passi, la presentació finalitzarà sense enganxar.

"Aquí dins d'Avepoint, estàvem intentant desesperadament animar el nostre equip de vendes a actualitzar contingut a OneDrive for Business en lloc d'enviar correus electrònics o afegir-los a Dropbox", va explicar Oza. "Cada vegada que rebíem un correu electrònic que tenia un fitxer adjunt, respondríem de nou amb una foto que deia" Carregar-ho a SharePoint o el gatet ho aconsegueix ". Unes setmanes després, vam començar a rebre correus electrònics dient" Mira, vaig compartir a través de SharePoint. " Va ser una manera divertida de resoldre un problema ".

Repte 3: integració

La majoria de les qüestions que vaig tractar als reptes 1 i 2 són específiques per a empreses més petites sense cap política informàtica establerta. Tanmateix, en empreses lleugerament més grans amb operacions en diverses oficines i regions, és possible que les TI funcionin en sitges i no com un equip global. En aquest cas, trobareu que s’utilitzen diverses versions del programari empresarial, com ara la gestió de relacions amb els clients (CRM) i la gestió de despeses, ja sigui perquè algú prefereix un sistema específic o perquè les oficines regionals no es van reunir mai per decidir una eina. Aquest és un problema enorme que algú del nivell C pot solucionar al final, possiblement mitjançant l'armament fort de l'empresa a la presa d'un sistema.

Tanmateix, si la vostra empresa vol donar a oficines específiques i fins i tot a departaments la llibertat de triar qualsevol sistema que prefereixi (o bé voleu eines que es connectin a altres tipus de programari dissenyat per a tasques específiques dels empleats), hi ha maneres de garantir que les vostres dades no ho facin. No calla

Solució: "La informàtica ha de prendre decisions per invertir en proveïdors de tecnologia que estiguin oberts i disposats a connectar-se… Les solucions que hauríeu de seleccionar són les que tenen els connectors més robusts", va dir Oza.

Inclou sistemes de selecció amb interfícies de programació d'aplicacions obertes (API) que permeten als desenvolupadors crear connectors que no existeixen orgànicament entre dues peces de programari. Si no teniu desenvolupadors en personal, haureu de buscar eines que ofereixin la major integració amb el programa que heu estat anterior. Per això, busqueu integracions amb qualsevol programari que els vostres empleats hagin decidit utilitzar pel seu compte.