Triar entre el programari de comptabilitat de petites empreses gratuït i de pagament

Els sectors de serveis amb molta competència solen generar ofertes d’ofertes cada cop més barates per atraure nous clients. A la indústria del programari comptable, l’última tendència és oferir programari sense cap cost mentre es busca capitalitzar el camí. De vegades, aquestes ofertes poden tenir molt de sentit per a determinades empreses, però cal tenir cura de les empreses que experimenten un ràpid creixement.

Amb les eines de freemium, petites empreses i empreses disponibles, pot ser difícil per a les petites empreses de mida mitjana determinar les solucions adequades. És possible que tingueu diners per comprar programari car com ara Cougar Mountain Denali Summit i Microsoft Dynamics GP, però realment necessiteu tota aquesta funcionalitat i escala de personalització? Per contra, potser podríeu escapar d’utilitzar eines gratuïtes per part d’empreses com Wave, però l’eina és prou intel·ligent per gestionar tasques més complexes?

Per conèixer què haurien de buscar les pimes per triar un programari de comptabilitat de pagament, vaig parlar amb Scott Davisson, cofundador d’Acclivity, proveïdor d’eines de comptabilitat de petites empreses basades en escriptori AccountEdge. Li vaig preguntar sobre preus, flexibilitat, seguretat i atenció al client.

El vostre programari pagat fa molt més que els quatre principals?

Davisson va dir que la majoria de les eines de comptabilitat gratuïtes poden gestionar la gestió del compte, el seguiment de despeses, la facturació i les vendes. Aquestes són les tasques mínimes que qualsevol eina hauria de poder ajudar a realitzar, independentment del que esteu disposat a pagar.

"Aquest és el nucli", va dir Davisson. "Si només necessiteu fer-ho, probablement us trobeu bé en un model freemium. A mesura que es compleixen aquestes necessitats… és on podreu començar a avaluar les vostres necessitats sobre el que hi ha al mercat i el que costa".

Podrien sorgir necessitats addicionals que la vostra eina freemium no pugui atendre. Si necessiteu programari que pugui gestionar coses com la facturació del temps, el seguiment d’inventaris i les nòmines, és probable que haureu d’invertir en una eina de pagament. A més, tot i que la majoria d’eines gratuïtes poden gestionar dades de vendes, si la vostra empresa té diversos departaments, potser voldreu plantejar-vos anar amb una eina més complexa, ja que la majoria d’eines freemium no us permetran introduir dades de vendes per departament (més aviat, cal introduir les dades com a unitat única).

Què tan flexible és la vostra eina de comptabilitat?

Un dels principals motius per als quals les empreses seleccionen un programari de comptabilitat a nivell d’empresa per a aplicacions de freemium o de menor cost és que les eines empresarials sovint proporcionen personalitzacions il·limitades que poden doblar i capaçar el programari específic a les necessitats de cada client. Les eines per a petites empreses, com la que proporciona Acclivity, no ofereixen aquest nivell de complexitat.

Tanmateix, això no vol dir que us quedin enganxats amb el que surt de la caixa. Penseu en les integracions de tercers que ofereix el vostre programari SMB. S'integra amb una eina de gestió de relacions amb els clients (CRM)? Afegeix dades del vostre programari de comerç electrònic? Si una eina de comptabilitat per a petites empreses us pot proporcionar diverses integracions i complements, potser no haureu de gastar grans diners en una plataforma a nivell d’empresa.

"El programari ha de ser prou flexible per satisfer les vostres necessitats", va dir Davisson. "Però és un objectiu complicat. El nostre programari no és per a un tipus específic d'indústria. Hem de tenir una solució que s'adapti a les vostres necessitats, però no tenim aquesta personalització excepcional. Estem ordenats com un ganivet de l'exèrcit suís. Els nostres complements proporcionen als clients components addicionals que es fixen en el programari per continuar fent-lo rellevant per a les seves necessitats."

El vostre programari és segur?

Un dels principals punts de diferenciació que trobareu entre el programari de comptabilitat de classe empresarial, SMB i freemium és el nivell de seguretat que el vostre venedor té la intenció de proporcionar. Si no pagueu el centenar pel vostre programari, espereu realment seguretat al nivell de Fort Knox?

Aquesta és una de les raons per les quals Davisson va dir que els seus clients prefereixen el programari local a les eines basades en núvol. "Molta gent es tira al núvol contra la seva voluntat", va dir. "Però no confien en les seves finances al núvol. Es tracta de seguretat i control".

AccountEdge és una eina basada en escriptori que es pot ampliar al núvol amb una aplicació complementària. Tot i això, Acclivity no ofereix una versió només amb el núvol de l'eina. "En part per què veiem molta activitat i interès és perquè, un cop autoritzem el programari d'escriptori, el podeu posar a la vostra pròpia xarxa, darrere d'un tallafoc, és vostre", va dir Davisson. "En termes de seguretat, això et proporciona el màxim control."

Això no vol dir que les eines basades en núvols siguin inherentment menys segures que les aplicacions d'escriptori. Per exemple, Intuit QuickBooks Online Plus emmagatzema dades en servidors protegits per tallafocs on les dades es xifren. Quan les vostres dades surten del navegador web, es transmeten mitjançant la tecnologia de xifrat de Secure Sockets Layer (SSL). Intuit també permet als administradors limitar qui pot accedir a tipus específics de dades dins de l'eina en cas que decideixin posar certa informació només a empleats de nivell executiu.

Servei d'atenció al client

Aquest hauria de ser una persona que no explota. Com més mercat sigui competitiu, més important ha de ser el servei al client. Podeu arribar al vostre venedor de programari comptable si i quan alguna cosa no funciona correctament? Els podeu arribar al mitjà que escolliu o us obliguen a triar una plataforma de comunicació específica? Els representants del servei parlen el vostre idioma o el proveïdor ha subcontractat el seu equip d'assistència?

Són preguntes molt importants que haureu de fer a cadascun dels vostres proveïdors potencials. És molt probable que el programari de comptabilitat a nivell d’empresa ofereixi suport 24 hores al dia, sobretot si està disposat a fer pagaments anuals de cinc xifres o més. Tanmateix, si intenteu triar una llista d’eines freemium i amb pimes de pagament, voldreu investigar de prop les opcions de servei.