Opinió i valoració de Freeagent

FreeAgent va començar la seva vida el 2007 a la ciutat d'Edimburg, Escòcia, creada per dissenyadors que consideraven que gestionar les finances de la companyia era massa difícil per a la majoria de petites empreses i autònoms. FreeAgent (24 dòlars al mes), un servei de comptabilitat basat en núvol, no intenta ser QuickBooks Online o Xero. S’acosta més a FreshBooks, ja que simplement intenta fer més comprensible el procés de pagament i de pagar per als no comptables. Ho aconsegueix, en la seva major part. Hi ha un excel·lent quadre de comandament que proporciona una visió general de les finances de la vostra empresa i una base domèstica útil per als contactes. Fins i tot podeu enviar factures i estimacions i pagar factures, i fer un seguiment bàsic del projecte i del temps.

FreeAgent també proporciona eines senzilles per a la gestió de despeses i quilometratge, i us permet connectar-vos als vostres comptes bancaris en línia i / o introduir transaccions de forma manual. A mesura que classifiqueu els ingressos i les despeses, el lloc trasllada aquests números a les línies de comanda adequades a la planificació C de l’IRS, tot i que no ajuda a calcular els impostos. Podeu configurar i aplicar diversos nivells d'impostos sobre vendes i podeu configurar diversos paràmetres específics de l'empresa, inclosa la moneda.

La comptabilitat de doble entrada de FreeAgent és evident quan veieu un enllaç de navegació per a les entrades de les revistes, així com els informes financers bàsics requerits. Malauradament, hi ha pocs informes més enllà d’aquests i les seves opcions de personalització són mínimes. Podeu obtenir informació sobre els nivells d’estoc d’inventari, però és difícil i massa complex per a una aplicació que es pretén dissenyar per a principiants. Si trobeu FreeAgent amb voluntat en una àrea determinada, teniu molt poques opcions per millorar la seva utilitat amb complements.

Eines capaces

Si ja teniu una base de dades de contactes en format.CSV, podeu importar-los a FreeAgent amb una mica d’ajust. El lloc també importa projectes i contactes de Basecamp, i permet l’entrada manual de persones i empreses. Els registres de contacte completats estan ben dissenyats. La seva estructura ajuda a minimitzar els clics del ratolí i estalvia temps.

L’adreça del contacte actiu i altres detalls apareixen en un panell vertical a la dreta, mentre que el gruix d’aquesta pantalla mostra diversos tipus d’informació financera accessible, fent clic a les pestanyes. Inclouen un resum de 12 mesos de factures i factures per a aquest contacte, una llista de projectes i factures relacionats, un extracte de compte amb un interval de dates personalitzables, un historial de comptes i un fitxer de notes.

FreeAgent conté pantalles dissenyades per introduir estimacions, escorcolls i fulls de temps (amb un temporitzador), factures, factures, despeses i quilometratge. Aquestes són les transaccions bàsiques que pot necessitar un únic propietari o una empresa molt petita, i el nivell de detall permès em sembla adequat. Un marc esquelètic per a projectes us ajuda a mantenir juntes transaccions i notes relacionades. Un cop creat, cada projecte té la seva pròpia pantalla amb accés a totes aquestes activitats.

Podeu rebre pagaments de clients mitjançant la configuració de comptes de comerciants amb PayPal, Stripe o Dwolla, però els competidors ofereixen més varietat aquí. La comptabilitat de GoDaddy va més enllà, permetent als usuaris gestionar les seves vendes en llocs de comerç electrònic com Etsy i eBay.

Les despeses es gestionen de manera capaç. Podeu classificar-les i especificar una moneda, enllaçar-les a projectes i fer-les recurrents i penjar fitxers adjunts (probablement rebuts). Pel que fa a les factures, FreeAgent suggereix que no introduïu les que apareixeran al vostre compte bancari, com ara l’allotjament web o la factura del telèfon, sinó que només documenteu les que pagareu després de rebre una factura, per exemple, o que es pagui amb un targeta de crèdit que no feu un seguiment al lloc. Això garantirà que hi hagi un registre d’aquestes despeses.

Diferents enfocaments

Com qualsevol altre lloc que es revisa aquí, FreeAgent us permet connectar-vos als vostres comptes financers introduint el nom d’usuari i la contrasenya que normalment utilitzeu per accedir-hi. També podeu penjar estats bancaris directament al lloc.

FreeAgent tracta dos processos importants de manera que els usuaris no siguin familiars. Primer, no ofereix la reconciliació tradicional del compte quan es correspon amb un extracte bancari amb el saldo en línia. Més aviat, us permet "explicar" les transaccions del vostre compte bancari que no s’ajusten automàticament mitjançant l’assignació d’una categoria i l’entrada d’una descripció. Els altres serveis per a empreses molt petites que he revisat simultàniament funcionen de manera semblant.

En segon lloc, el seu seguiment d'inventaris és atípic per a les aplicacions de comptabilitat de petites empreses basades en Estats Units. Tot i que podeu introduir una quantitat disponible quan creeu un registre d’ítems i aquesta quantitat canvia quan es compra o ven aquest article, la comptabilitat real es fa dins dels informes i entrades de diari. No saps quan crea una factura si tens prou producte per vendre.

Problemes complexos

Quan arribi el moment de preparar els impostos, ja tindreu un esborrany de la vostra Planificació C com a referència (basada en dades de FreeAgent), ja que les categories de FreeAgent es basen en les mateixes categories que utilitza l’IRS a la Planificació C. No us ajudarà a calcular els impostos estimats, com fa GoDaddy Bookkeeping, i no podeu importar aquestes dades a un programa fiscal. Podeu copiar els totals de forma manual durant la preparació d’impostos o donar accés al vostre comptador si aquest fa els vostres impostos.

Té sentit convidar el vostre comptable al fitxer FreeAgent, ja que la majoria dels pocs informes disponibles són els informes estàndard requerits en la comptabilitat de dues entrades (balanç, balanç de prova, etc.). Són més complexos que els informes bàsics de deutes envellits i creditors envellits que produeix FreeAgent. Un autònom o un petit empresari seria capaç d'entendre-les. A més, hi ha un enllaç al menú de comptabilitat de les entrades de diari. L’entrada de dèbit i crèdits és una cosa que millor fan els professionals de la comptabilitat.

Alguns dèficits

El quadre de comandament de FreeAgent, anomenat Vista general, és la pantalla d'obertura. És una bona eina, que proporciona les dades claus que necessiteu per entendre el vostre lloc econòmic en només un minut o dos. Un gràfic de fluxos d’efectiu corre horitzontalment a la part superior; podeu configurar-la perquè es mostri tres, sis o 12 mesos. A continuació, hi ha una finestra amb pestanya que us permet entre llistes de factures, estimacions, projectes i interrupcions horàries.

Finestres addicionals del tauler mostren els saldos dels vostres comptes, les vostres despeses i factures, els vostres beneficis i pèrdues i una línia de temps dels propers terminis d’impostos. I el botó QuickLinks a la part superior dreta obre una llista d’enllaços a activitats individuals, com ara Nova despesa. Tot el que hi ha a la pàgina de visió general, consta d’enllaços interactius, de manera que podeu saltar ràpidament a les pantalles relacionades del lloc.

Una barra d’eines de navegació a la part superior de la pantalla divideix el lloc en agrupacions lògiques de contingut, semblantment a la manera en què es fa la competència. La pestanya Contactes s’obre a una taula de tots els vostres contactes i hi ha diverses opcions de visualització (clients actius, proveïdors actius, clients amb factures obertes, etc.). Feu clic a la pestanya Treball per accedir a tots els tipus de transacció, excepte les factures i despeses; tenen les seves pròpies pestanyes. Les tres pestanyes restants són Banca, 1040 Programa C i Comptabilitat (Informes i Registres).

Les pantalles de treball de FreeAgent utilitzen convencions de Windows estàndard com llistes desplegables, botons i camps en blanc per a l'entrada de dades. Feu clic al menú Treball i, per exemple, Estimacions, i veureu una llista d’estimacions que heu creat. Les llistes desplegables us permeten comparar-ho a Totes les estimacions o estimacions recents i, a més, per estat (Esborrany, enviat i rebutjat, per exemple). La taula que mostra el grup de destinació conté columnes per a data, referència, contacte i projecte, valor total i estat. Podeu obrir-ne i modificar-ne qualsevol cosa fent clic al botó Edita i en podeu crear un de nou fent clic a la barra Afegeix un nou estimi a la part superior dreta.

Els formularis de transacció es gestionen lleugerament diferent que en molts llocs competidors. Molt sovint, els formularis s’assemblen als seus homòlegs de paper i tota la informació s’introdueix en una sola pantalla. FreeAgent presenta una sèrie de camps en una llista que representa el contingut que normalment apareix a la part superior del formulari. Heu de fer clic a Més opcions i a crear nova estimació per especificar les vostres preferències i afegir els elements reals.

Les pantalles de FreeAgent en general no són tan comprensibles ni tan atractives com les de competidors com FreshBooks i GoDaddy Bookkeeping.

Competidors difícils

No vaig revisar FreeAgent de cap a cap amb llocs com QuickBooks Online i Xero; es va avaluar en comparació amb llocs com GoDaddy Bookkeeping i FreshBooks, solucions de comptabilitat en línia que es construeixen específicament o autònoms i empreses molt petites. FreeAgent admet els tipus de tasques de comptabilitat necessàries per a molts propietaris autònoms i autònoms, però és diferent del guanyador de la nostra redacció, FreshBooks, de diverses maneres. La interfície d'usuari i l'esquema de navegació de FreshBooks són més atractius i intuïtius. Ofereix més complements i informes, i les eines individuals incorporen més profunditat i flexibilitat. La versió de FreshBooks que hem revisat és molt menys costosa que FreeAgent, i FreshBooks no cobra per la seva aplicació mòbil com FreeAgent. FreeAgent fa algunes coses bé, però no és prou prou per desafiar aquest any a FreshBooks.