Revisió i valoració de tsheets

Característiques i interfície d'usuari

Hi ha dues maneres clau d’afegir el vostre temps als fulls de comandaments: una és fer clic a la icona Programació del menú de l’esquerra i una altra és seleccionar programació, accions i, a continuació, Afegir majúscules. Quan creeu un canvi, apareix un missatge que us demana si voleu notificar-lo al vostre empleat. Al calendari, podeu visualitzar per empleat o per feina. També hi ha un giny de seguiment de temps que us permet fer un seguiment de la targeta de temps, de qui treballa i d'eines. Per despertar-se, premeu el rellotge horari i, a continuació, feu clic al botó vermell "Rellotge fora" del rellotge. O podeu fer clic a Rellotge horari i, a continuació, seleccionar la tasca i canviar Clock In a Clock Out o viceversa.

Al gener de 2018, Intuit va adquirir TSheets i aquesta adquisició va comportar una integració amb Intuit QuickBooks Online. Els usuaris no hauran d’executar cap connector web per connectar-se amb QuickBooks Online, però en necessitaran un per a QuickBooks Desktop si funcionen una versió a partir del 2016 o superior.

Una característica clau que ens va agradar a TSheets és el widget "Qui està treballant", que us mostra quins individus estan al rellotge, quins grups treballen i un mapa d'on es registren les persones a tot el món. Això és filtrable, de manera que només trieu qui voleu veure. També podeu fer clic a la casella per comprovar manualment els treballadors dels treballadors.

La funció del mapa utilitza GPS des de l'aplicació per a mòbils per rastrejar la ubicació i el moviment mentre es troba en rellotge. Hem pogut arribar als 53, 5 metres de precisió. El seguiment d’ordinadors portàtils i d’escriptori es fa en funció de l’adreça IP (i per tant no és tan precisa). Podreu veure quin dispositiu i sistema operatiu utilitzen els vostres treballadors. Podeu retreure els empleats automàticament si el seu GPS baixa.

Els permisos se situen en quatre nivells: administrador, gestor de nòmines, personalitzat i empleat. A Empleat, que és el nivell de permís més comú, teniu nou nivells de permís, incloent l'entrada de temps mòbil, gestionar fulls de temps per a tots els empleats, gestionar treballs i gestionar altres comptes d'usuari. Podeu afegir regles personalitzades per a tots els empleats, incloses coses com hores extraordinàries, codis PTO i opcions per a mòbils, o podeu fer restriccions, com ara desactivar aplicacions mòbils per a determinats treballadors. El mateix passa per a qualsevol nivell, inclòs el Gestor de nòmines, que es troba principalment al sistema per aprovar i rebutjar fulls de temps i pagaments.

El sistema us permet afegir adreces IP per limitar les ubicacions on treballen les persones. Per exemple: si voleu garantir que la gent només treballa a l’oficina, podeu restringir totes les altres adreces IP. Si voleu permetre que algú treballi des de casa, podeu concedir-li una adreça IP de casa, sempre que sigui estàtica.

El rellotge es realitza mitjançant un cronòmetre de finestra flotant. Aquesta és una característica agradable perquè us permet veure el vostre temporitzador en funcionament, però podeu treballar en qualsevol altre lloc del sistema. El botó "Fer una pausa" us permet aturar el rellotge durant un període de temps determinat sense haver de desviar-se del tot. Els empresaris poden configurar quines són aquestes pauses i les poden automatitzar de manera que l’aplicació notifiqui a l’usuari que l’aturada està a punt d’acabar. Els usuaris també poden introduir temps mitjançant una targeta de temps manual. La targeta de temps s'ajusta automàticament quan els usuaris afegeixen entrades noves o registren nous horaris a través del cronòmetre.

Informe robust

Les capacitats d’informe són destacades. Un informe que és particularment útil és l '"Informe programat vs. treballat". Podeu obtenir una comparació d’hores programades i de treball per a una setmana o període de pagament determinats. Les opcions inclouen la visualització per setmana, el període de pagament o l’interval personalitzat. Podeu trobar-ho fent clic a Informar de programació del menú del costat esquerre> Programat i treballat. A continuació, seleccioneu un període de pagament o un interval de dates personalitzades i feu clic a Executar informe. Anar a Informes> Informes de programació> Tardies us ofereix una visió de les persones que van arribar tard i podeu especificar que han tardat els 0, 1, 5, 10 i 20 minuts.

Hi ha alguns complements com ara la targeta de temps Punch In / Punch Out i la targeta de temps manual, el control lliscant del temps, l’editor de fulls de temps i l’eina de temps de pagament. L’eina ofereix una gran varietat d’informes pre-enllaç excel·lents basats en el desglossament horari dels empleats, el pagament, la ubicació GPS i, bàsicament, qualsevol altra cosa per la qual el sistema us ofereix un camp de dades. El que sorprèn de TSheets és la possibilitat de fer el seguiment de dades avançades i convertir aquestes dades avançades en informes "personalitzats". Hem pogut seleccionar un registre de fulls de temps i descarregar un fitxer CSV organitzat per període de pagament. Es tracta d’un fitxer CSV ordenat amb informació sobre quan els usuaris van fer un recorregut, fer clic i canviar codis de treball.

Aplicació mòbil

L’aplicació mòbil nativa s’anomena TSheets Time Tracker. És increïblement fàcil d’utilitzar. Quan inicieu la sessió, obteniu una pantalla de rellotge horitzó amb opcions despullades amb opcions com la data i l'hora d'entrada, la feina i les notes. Les opcions per a mòbils de "altres" són: visió general, rellotge horari, fulls de temps, programació i més.

Ens ha agradat com a l’aplicació mòbil el Rellotge horari és la primera opció. Després de connectar el telèfon mòbil, apareixerà un mapa de la ubicació per mostrar-vos on esteu. Obteniu una opció de botó vermell per rellotjar i el botó verd per canviar l'hora i la feina. A l’esquerra es visualitzarà una vista del temps total del dia en dia i a la dreta l’hora actual registrada durant el torn.

A més dels botons Clock In i Clock Out, podeu afegir una opció taronja per a Take Break. Un cop trobeu aquesta opció, és una bona incorporació a les opcions de seguiment de temps. Per afegir un botó "Pausa per dinar", només cal que aneu a "Afegir funcions" i, a continuació, "Pauses" i, a continuació, afegiu regles per a determinats empleats amb una durada determinada.

Teniu l’opció de fer un descans automàtic o un descans manual amb els empleats que comencen o s’aturen una pausa. Hem pogut afegir el botó Take Break a l'ordinador, però no hem pogut aparèixer al telèfon. Aquest problema es va corregir quan varem donar la sessió i tornar a iniciar la sessió. Un truc és que heu de desactivar "automàticament" les parades de dinar i les pauses de descans.

Hem pogut afegir una foto al canvi horari mòbil. L’aplicació per a mòbils presenta una visió fàcil de seguir els torns de treball de diversos projectes de la setmana. Vam crear els projectes "Treball assistent legal", "Millora de la infraestructura elèctrica per a XYZ City", "Tècnic de l'empresa de cable", "pintura d'oficines governamentals" i "informes de SEO per a botigues XYZ".

Quan feu clic al botó Planifica al mòbil, podreu veure la meva Programació a l'esquerra o la planificació completa per als empleats. Si feu clic a una tasca i no se t’assigna, obtindreu un missatge d’error. El gestor necessita assignar la feina a l’empleat. "Aquest treball no se t'assigna. Poseu-vos en contacte amb el vostre gestor per resoldre aquest problema." Si intenteu guardar un full de temps i entra en conflicte amb un altre cop, obtindreu "Conflict Found".

Les funcions de seguiment i geofencing del GPS són funcions clau en fulls de comandes. Podeu visualitzar la ubicació a la versió d'escriptori del lloc on es troba el dispositiu mòbil d'algú. Geofencing us permet fer un seguiment del perímetre geogràfic d’on es troba un empleat en comparació amb el seguiment GPS, que rastreja una única ubicació.

Seguiment i personalització avançats

La majoria de les solucions de seguiment basen les seves solucions gairebé completament a temps. Hi ha 24 hores al dia, multiplicades per set dies, multiplicades per aproximadament quatre setmanes, multiplicades per 12 mesos. Agafeu totes les dades recollides en aquests paràmetres i envieu-les a factures, informes, pagaments i projeccions de càrrega de treball. Aquesta és la lògica que condueix altres sistemes de seguiment de temps. El que fa extraordinàriament els TSheets és reconèixer que es pot fer i mesurar el treball fora de l’horari, dia, setmana, mes, any i càlculs habituals.

L’eina ofereix un seguiment avançat de les quantitats que, si ets conductor de camió o artesà, en realitat pot ser més beneficiós que fer el seguiment de les hores que ha treballat. Amb TSheets, podeu crear sis camps completament personalitzables, després utilitzar-los com a informació per a cada sortida. Si teniu una empresa de construcció, podeu demanar la pregunta ràpida: "Hi va haver un incident? Sí. No." Si els treballadors no responen, no podran sortir al servei. Podeu preguntar a camioners quants quilòmetres van recórrer. Aquests camps seran inclosos en els informes per proporcionar-vos una visió més àmplia de com es treballa, com són els equips productius i de qualsevol altra informació rellevant del lloc de treball que pugui necessitar per crear una imatge completa de la jornada laboral o torn. No trobareu aquest nivell de seguiment avançat a Mavenlink, Zoho Projects o Wrike. Recordeu que aquestes eines ofereixen funcions de gestió de projectes que són més avançades que millores que les funcions que trobareu a Hubstaff i TSheets.

Els empresaris també poden utilitzar aquesta funció per requerir una foto a l’hora d’entrada i de sortida. Potser us interessa si la gent neteja la seva estació de treball o si els productes es traslladaven d’un lloc a l’altre. Aquesta capacitat permet als administradors i als gestors una supervisió més gran (sense el dware espia que trobareu en eines com els fulls de càlcul). Si realment necessiteu controlar els empleats en el minut per minut, utilitzeu l'API oberta per crear el seguiment mitjançant una aplicació de tercers.

Flexibilitat de seguiment del temps

TSheets permet als treballadors utilitzar les trucades de telèfon per rellotjar. Aquesta és una funció addicional que és d'1, 50 dòlars mensuals per usuari. És ideal per a treballadors amb baix salari que potser no tenen un telèfon intel·ligent o un ordinador pràctic però necessiten treballar per treballar. Marquen un número gratuït, diuen els seus noms, fan el registre i pengen. Si voleu tenir més seguretat per aquesta funció, també podeu fer que les trucades de veu es converteixin en text per un valor de 0, 05 dòlars per transcripció.

Quan entreu a TSheets us mostra una pantalla per indicar el motiu pel qual feu el seguiment del vostre temps, és a dir, que planifiqueu el treball, el seguiment de projectes, els informes de nòmina o els clients de facturació. Tens la possibilitat de rastrejar el teu temps a l’aplicació mòbil, a l’ordinador o en un quiosc de rellotges de temps. Ens ha semblat fàcil d'utilitzar les pantalles de configuració. De manera predeterminada, hi ha una pantalla de configuració que permet "que els empleats puguin corregir el seu propi temps". Els tutorials útils apareixen quan inicieu la sessió. La visió general us mostra com serà quan inicieu la sessió a l'aplicació per a mòbils. La funció de qui treballa és clau. Podeu fer clic al nom per veure el mapa on es troba l’empleat.

Des del menú Introducció podeu configurar la vostra empresa, a bord dels empleats, fer el seguiment de projectes, preparar-se per a la nòmina i consultar recorreguts i formació. Hem pogut afegir projectes com "Actualitzar la infraestructura elèctrica de XYZ City". Se'ns demana que establim com executar les nòmines. Ho establim quinzenal.

Vam entrar a temps per al fals projecte "Informes de SEO per a botigues XYZ" per a la setmana de l'11 de març de 2019. Aleshores vam voler retrocedir i entrar per la setmana anterior. Feu clic a "(sense feina)" per obtenir un menú de treballs per rastrejar. Quan l'hora canvia de gris a "vermell", vol dir que vau passar hores extres. Ens ha semblat útil la codificació del color.

El programari té opcions de configuració robustes. A El meu perfil, podeu definir recordatoris sobre quan cal ingressar i sortir i quan s'ha publicat o canviat un canvi assignat. També podeu marcar que us heu oblidat de fer la sessió després de començar un torn. Sota les notificacions, també podeu registrar-vos al butlletí mensual, fer un missatge digital setmanal o invitar l'usuari a un correu electrònic de benvinguda.

Una limitació que vam trobar va ser quan vam intentar introduir temps futurs per a un empleat mitjançant l’Editor de fulls de temps. Quan vam intentar introduir temps futurs, vam obtenir el missatge emergent "No podreu crear fulls de temps en el futur". Pensem que aquesta capacitat pot ser útil si un equip ha de gestionar qui treballarà els torns en les properes setmanes. Tanmateix, entenem el perill que suposa la facturació accidental de temps futur.

Una osca a la part superior

TSheets és la millor solució de seguiment de temps de joc pur del mercat. En la seva majoria, els fulls TS són fàcils d’utilitzar. Està ben organitzat amb el menú esquerre de Rellotge horari, programació, qui funciona, entrades de temps, temps pagat fora, aprovacions i informes. Tot i que no tenen els elements de PM que trobareu en solucions com Mavenlink, Wrike i Zoho Projects, té prou projecció de mà d’obra i funcionalitat de gestió de temps per aconseguir-vos una gestió bàsica de torns i personal de projectes. TSheets tampoc no ofereix la funcionalitat de programari espia que trobareu en una eina com Hubstaff, de manera que, si necessiteu captures de pantalla del treball dels empleats incrustats en una eina de seguiment del temps, probablement voldreu buscar-lo en un altre lloc.

Si el que necessiteu és la capacitat de mesurar el temps, la producció i altres criteris de facturació en un sistema fàcil d’utilitzar, aleshores TSheets us ofereix la millor eina que hem provat. És personalitzable, fàcil d’utilitzar i molt intel·ligent.