Organitza’t: 3 mètodes per a una millor gestió del temps

Per ser més productiu, heu de gestionar el vostre temps amb eficàcia. Com milloreu la vostra gestió? Independentment d’on estiguis amb les teves habilitats de gestió del temps, el primer que has de fer és fer un seguiment de com passa el teu temps actualment. No podeu canviar la vostra estona si no sabeu com l'utilitzeu ara.

Hi ha tres maneres principals de fer el seguiment del vostre temps i cadascuna té avantatges i avantatges. La manera que es pensa generalment que és la més senzilla és la menys precisa. La que és més precisa és que necessita molt temps. Finalment, hi ha una manera de fer el seguiment del vostre temps mitjançant una tecnologia extremadament fàcil, però exacta només per a determinats tipus de tasques.

Aquí teniu el que heu de saber sobre aquests tres mètodes:

1. Estimació del temps (també conegut com a mètode d’estimació de la setmana de treball)

Què és una estimació del temps? Una estimació de temps és una llista de tot el que heu realitzat durant un període de temps, juntament amb quantes hores i minuts calculeu que heu passat a fer-ho.

Com fer una estimació del temps: les estimacions del temps sovint es fan al final d’una setmana. Penseu en la vostra setmana o en el període de mirada que desitgeu i calculeu les hores que creieu que heu treballat, dormit, que heu recorregut, cuinat, netejat o vist pel·lícules, per exemple. Si us en conserveu, podeu consultar la vostra agenda.

Prospectius: les estimacions del temps triguen molt poc temps a crear-se. Com que podeu desar-les fins al final de la setmana, la vostra rutina diària no es veu interrompuda per tasques prèvies de registre de temps.

Contres: les estimacions de temps són la manera menys precisa de mesurar com dediqueu el vostre temps. Els investigadors han descobert que quan les persones estimen com dediquen el seu temps a través d'un enfocament de mirada enrere, sovint acaben amb un total de més hores del que hi ha en una setmana real (168). Les persones solen sobreestimar el que treballa i subestimar el seu temps de lleure.

2. Registre de temps (també conegut com a diari total del temps)

Què és un registre de temps? Un registre de temps és un registre del que heu fet tot el dia, dividit en blocs de temps que compten durant tot el dia. La idea és tenir en compte tots els blocs de temps durant un període de 24 hores.

Com fer un registre de temps: per fer un registre de temps, necessiteu poc més que un full de paper o un full de càlcul. Creeu una columna i introduïu-hi blocs de temps consecutius per increments de 15, 30 o 60 minuts. Podeu combinar diversos blocs de temps per a les hores en què estàs adormit. De forma periòdica durant tot el dia o al final del dia, heu d'omplir l'espai del costat de cada bloc amb el que esteu fent durant aquest moment. L’especificitat que obteniu amb la vostra descripció depèn del que voleu saber de vosaltres mateixos o del tipus de transformació de gestió del temps que voleu fer.

Pros: Els registres de temps són més precisos que els dietaris de temps. Ells són més importants quan els ompliu més sovint i menys, més temps espereu a completar-los. És molt fàcil classificar el temps en categories, sumar els números i analitzar els resultats.

Contra: Anotar una resposta pel que heu fet entre, per exemple, entre les 9 i les 10 del matí pot ser que no sigui un reflex realista de com realment heu utilitzat aquesta hora. Diguem que has treballat. Va deixar el seu escriptori i prendre una beguda d'aigua durant aquest temps? Heu fet una trucada telefònica ràpida? Heu llegit notícies en línia durant uns minuts a la meitat del vostre treball? Els registres de temps es generalitzen sobre blocs de temps sense entrar en el detall real del que estaves fent.

3. Aplicacions de seguiment del temps

Què és una aplicació de seguiment de temps? Una aplicació de seguiment de temps és un programari que utilitzeu per fer el seguiment del temps que dediqueu a fer diferents coses, principalment a l’ordinador i el telèfon. Hi ha aplicacions actives i de seguiment del temps passives. Les passives, com RescueTime, mesuren el temps que invertiu en diferents aplicacions i en diferents llocs web. Les aplicacions actives de seguiment del temps, com Toggl, us proporcionen un temporitzador a la pantalla que s’executa mentre treballeu, de manera que podeu utilitzar diverses aplicacions i llocs web mentre treballeu en una tasca.

Com utilitzar una aplicació de seguiment de temps: amb un rastrejador de temps passiu, la instal·leu al vostre ordinador o dispositiu mòbil i simplement la deixeu funcionar. Captura automàticament tota la vostra activitat per registrar-la, classificar-la, analitzar-la i analitzar-la. Normalment, podeu fer una pausa d’aquestes aplicacions sempre que vulgueu i configurar-les perquè es desactivin en moments que no vulgueu fer el seguiment de l’activitat. Els temporitzadors actius depenen de tu per prémer un botó per iniciar-los i aturar-los. Us permeten introduir informació sobre el que esteu fent mentre s’estava executant i l’aplicació afegeix automàticament aquesta informació a un registre, que podreu veure i analitzar encara més quan vulgueu. Les versions d'aplicacions per a mòbils de seguidors de temps actius poden ser útils per permetre-vos executar un temporitzador quan esteu a reunions, viatgeu per feina i feu altres treballs no computadors que vulgueu mesurar.

Hi ha algunes aplicacions mòbils de seguiment del temps que controlen la vostra ubicació i suposadament us ajuden a classificar el vostre temps d'aquesta manera, però encara no són molt intel·ligents i requereixen una entrada manual massa elevada per ser de gran valor en aquest moment. Potser algun dia milloraran.

Avantatges: les aplicacions de seguiment del temps són excel·lents a l’hora de donar-vos detalls sobre les vostres activitats digitals. Tenen eines per classificar el temps i escopir gràfics i gràfics. Els millors són molt fàcils d’utilitzar i la majoria tenen opció gratuïta.

Contra: les aplicacions de seguiment del temps us ofereixen una rica anàlisi del que feu al vostre ordinador, però no es fan un seguiment durant tot el temps, de manera que es perdran les hores que dediqueu a plegar la bugada, cuinar, llegir, jugar amb els vostres fills. o mascotes, o qualsevol altra cosa que facis.

Feu un seguiment de dues setmanes i, a continuació, analitzeu-lo

Si ets nou al seguiment de temps, recomano combinar el mètode de registre de temps amb una aplicació de seguiment de temps. D’aquesta manera, podreu obtenir una visió general de com dediqueu totes les hores del dia i una anàlisi detallada del temps del vostre ordinador.

Voleu registrar el vostre temps com a mínim dues setmanes abans d’analitzar-lo. Durant els primers o dos dies, potser canviau lleugerament el vostre comportament perquè esteu pensant en el fet que feu un seguiment del vostre temps. El vostre comportament tornarà a la normalitat ràpidament.

A més, si us trobeu dient: "Ah, aquell dia no hauria de comptar perquè era altament inusual", pare. Com més rastregeu el temps, més us adonareu que tindreu dies més inusuals del que probablement us vau adonar. La idea és entendre millor com realment dediqueu el vostre temps, no el que és un dia mitjà. Un cop sàpigues com dediques el teu temps en general, pots començar a prendre decisions informades sobre què vols fer més o menys, o si vols començar a fer alguna cosa completament nova.