Organitzeu-vos: 3 maneres d’utilitzar els nous consells de kanban d’asana

Algunes eines de productivitat no tenen gaire sentit fins que les veieu en acció. Per tant, si no heu utilitzat mai taulers de kanban, potser no haureu entès què és tot el que envolta el servei de gestió i col·laboració de fluxos de treball més destacats i afegint taulers de Kanban. Tanmateix, si us interessa ser més productiu a la feina, val la pena mirar-les, tal com us explicaré.

Per a l'aplicació en línia no iniciada Asana, que recentment ha guanyat molta tracció. Aquest servei és bàsicament una llista per fer sobre esteroides. Podeu utilitzar Asana amb un grup de persones, i és força popular als llocs de treball. Les novetats a Asana a la setmana passada són una funció anomenada taulers, basada en taulers kanban. Kanban és un terme genèric que descriu tant un tipus d'aplicació com un sistema per utilitzar aquesta aplicació. Una de les aplicacions de taulers de kanban més conegudes és Trello.

Kanban també és força popular entre equips informàtics i equips de desenvolupament de programari. Quan ho descriuen, es plantegen termes com Scrum i el lliurament a temps, esperant que la gent habitual entengui què volen dir. És molt confús.

Una manera molt més senzilla i clara d’entendre el kanban és veure exemples en acció. A continuació, es mostren alguns exemples de taulers de kanban que poden ser menys comuns en el lloc de treball, però que estan dissenyats per donar sentit a gairebé qualsevol persona.

1. Feu el seguiment de les tasques personals: realitzades, realitzades

Una forma d’utilitzar un tauler de kanban és organitzar una llista de tasques personals i assegurar-vos que mai assumireu massa tasques alhora. Anomenem-ho al tauler "To Do, Doing" (Fet, Fer, Fet).

En aquesta configuració, teniu tres columnes etiquetades Per fer, fer i fer. També teniu una pila de notes enganxoses, que en kanban s’anomenen targetes. Escriviu les tasques a les notes enganxoses, una tasca per nota i les enganxeu a la columna "Fer". Fins ara, tot bé.

En aquest moment, tenim una llista de tasques a la columna Per fer, i res a les columnes Fer o fer. Sé que pots veure cap a on va tot això, però encara no saltis al següent pas.

El que heu d’entendre sobre els taulers de kanban és que són visualitzacions d’informació que podríeu fer un seguiment tan senzill d’alguna altra manera. En Asana, podríeu mirar en lloc les vostres tasques a la vista de llista, utilitzant capçaleres de la llista per diferenciar diferents tipus de tasques, com a la imatge següent.

Però quan visualitzeu la mateixa informació a la vista de tauler, aquesta pot tenir un efecte psicològic diferent. Les taules de fer, fer, fer, les persones solen autoimposar-se un límit de quantes tasques poden tenir a la seva columna "fer" en un moment donat. El propòsit és crear un sistema que us orienti a centrar-vos en només algunes tasques actives. Amb una vista de llista, és fàcil sentir com totes les tasques són d’igual importància i ara s’han de completar .

El tauler de canban To To, Doing, Done funciona molt bé per a tasques complicades que tenen molts passos. A les imatges de dalt i baixes, podeu veure que moltes de les tasques són grans i no es poden realitzar en un sol dia. Limitar la llista de fer només dues o tres tasques, com a màxim, us animarà a centrar-vos en elles fins que no s'acabi.

És molt senzill aplicar el mateix concepte de limitar el treball en curs (fer) també a la configuració d’un equip.

2. Distribuïu el treball mitjançant una paperera de tasques compartides

Aquí hi ha un altre exemple força senzill. Podeu utilitzar un tauler de kanban per fer que la feina estigui disponible per a individus d'un equip per recollir-se i assignar-se a si mateixos.

Per fer-ho fàcil d'entendre, fingim que es tracta d'una llista de tasques domèstiques. Aquesta casa té tres fills: Andy, Berta i Claudio. La primera columna de kanban és Chores. Les següents columnes són Andy, Berta i Claudio. L’última columna és Fet.

La regla de la llar és que cada nen ha de triar una tasca per fer cada dissabte. De tant en tant també poden aparèixer tasques addicionals. Els nens tenen autonomia per triar la seva feina en funció del disponible. Fan una selecció, tiren aquesta targeta a la seva columna i, per tant, reclamen la seva responsabilitat. Quan acaben les tasques, traslladen la targeta a la columna Fet.

És fàcil imaginar aquest arranjament en un entorn de treball. Podríem tenir un equip de treballadors amb una pila de treballs que han de completar col·lectivament. En lloc d’esperar que un gestor els assigni treballs, aconsegueixen reclamar una tasca a la paperera de treball disponible.

3. Gestiona els contactes

Una forma més inusual d’utilitzar un tauler de kanban és mantenir les llistes de contactes basats en regió o ciutat. De nou, podria ser tan fàcilment en un format de llista, però per a moltes persones, veure columnes i targetes té un efecte psicològic diferent (positiu).

Aquesta vegada, prou senzill, el consell té columnes per a diverses regions i ciutats. Cada targeta és un contacte que es basa en aquesta regió. Quan el viatge us porta a un lloc concret, podeu veure fàcilment una llista de contactes als quals podeu arribar-hi. A més, notareu molt ràpidament si hi ha un nombre creixent de contactes importants a la mateixa ubicació, cosa que pot suposar que haureu d’augmentar la freqüència de visita.

Per automatitzar una mica aquest procés, podeu reenviar correus electrònics dels contactes a un projecte Asana directament. Canvieu la línia de l’assumpte al nom i a la ubicació del contacte per facilitar-vos una ordenació i una targeta correctament. Si veieu que molta gent inclou la seva informació de contacte completa al final d'un missatge de correu electrònic, també tindreu totes les dades desades a les targetes.

Feu més coses amb taulers Kanban

Esperem que aquests exemples van fer que les juntes de kanban fossin una mica més accessibles per als no iniciats. El seu ús pot ser molt més complicat, des del seguiment del desenvolupament de programari que vaig suggerir abans fins al control d’inventaris. Els exemples més bàsics que vaig donar estan dissenyats per ajudar-vos a comprendre per què podeu utilitzar un tauler a Asana en lloc d’una llista. Sigueu creatius i utilitzeu taulers per gestionar tot allò que tingui més sentit per a vosaltres.

Voleu obtenir més informació sobre Asana? Podeu llegir Utilitzant Asana en els negocis, 7 trucs Asana per convertir-vos en un amb fluxos de treball empresarials i Slack vs Asana.