Vídeo: 101 Gran Respostes a les més Dures de les Preguntes de l'Entrevista (Setembre 2024)
M’encanta preguntar a la gent sobre com utilitzen el correu electrònic d’oficina, si només per comprendre millor la diferència entre com es va dissenyar el correu electrònic per utilitzar-lo, com s’utilitza més eficaçment i com s’utilitza realment la gent.
Quan se’ls pregunta, molta gent resumeix amb orgull les seves tècniques de gestió de correu electrònic d’aquesta manera: "La meva bústia de correu electrònic és la meva llista de tasques!"
Solen pensar que es tracta d’un sistema enginyós, però em fa ganes. Em torno de terror quan sento aquesta declaració ben intencionada, però en última instància, ruïnosa. (La meva reacció física, que he après, no és ideal si pretenc continuar la conversa.)
Tant de bo aquest article us convenci per canviar de manera. A la columna de la setmana que ve (reviseu cada dilluns les novetats d’aquesta sèrie Get Organized), us parlaré de l’altra cara de l’equació: com fer una llista de tasques més intel·ligent. Assegureu-vos de llegir també la columna de la setmana passada amb 11 consells per gestionar el correu electrònic.
Per a què serveix el correu electrònic?
"Correu electrònic" ja no és un nom descriptiu amb precisió per a les aplicacions i serveis de programari que utilitzem per enviar correu electrònic. Ho fan molt més que això. Amb totes les funcions i funcions del correu electrònic: la possibilitat d’enviar fitxers adjunts (canviant la vida!), Llibretes d’adreces integrades, funcions de recordació i programació, calendaris públics i privats, és una meravella que encara l’anomenem "correu electrònic".
Per a la comunicació entre organitzacions, el correu electrònic funciona de manera excel·lent. Teniu un rastre en paper de converses, totes amb data i totes les segells, que es lliuren gairebé a l'instant i amb seguretat. El correu electrònic us permet fer front a la feina al vostre ritme, donant prioritat a les respostes que considereu oportunes.
Tanmateix, per a les comunicacions intraorganitzatives (és a dir, dins de la vostra organització), el correu electrònic pot quedar desactualitzat i fins i tot es dirigeix a la morga (vegeu "El correu electrònic està mort?") Ara tenim un assortiment més ampli d’eines que ens ajuden a assolir els mateixos objectius finals, però de maneres més eficients i útils. Alguns exemples són aplicacions de missatgeria instantània, xarxes socials empresarials i portals de gestió de projectes (com Basecamp). Hi ha qui oblida que els telèfons i les trobades presencials sovint són també el millor mitjà de comunicació per a determinades tasques.
El correu electrònic té, certament, el seu lloc, però moltes persones l'utilitzen per realitzar tasques que es podrien beneficiar d'una altra solució. El correu electrònic s’ha d’utilitzar per a la comunicació que requereixi un rastre en paper, especialment els missatges interorganitzadors. Les aplicacions i funcions del correu electrònic, com ara els calendaris i la planificació, s’han d’utilitzar tal com estaven pensades. Si voleu mantenir la vostra llista de tasques al vostre programa de correu electrònic, probablement hi hagi una eina (a Outlook, per exemple, es diu Tasques). Però la safata d'entrada no estava dissenyada per indicar-vos quines tasques heu de fer dia a dia. Aquí hi ha algunes raons:
Raons per les quals la vostra safata d'entrada no hauria de ser la vostra llista de tasques
1. No hi ha control sobre els articles entrants.
Una llista de tasques només conté els elements que hi vau col·locar. La seva safata d'entrada, en canvi, és com un brollador sense espiga. No teniu cap control sobre els articles entrants, tret de considerar-los un per un i suprimir-los, una manera molt poc efectiva de cultivar una llista de tasques. Els missatges es mostren a totes les hores del dia. Poden provenir de qualsevol persona sense tenir en compte la jerarquia que pugui determinar la vostra llista de tasques reals. I molt probablement, només una fracció d’ells reflectirà el que cal fer.
2. Tasques amb nom malalt.
Per a la petita porció de material de safata d'entrada que reflecteix realment les coses que haurien de ser a la vostra llista de tasques, pregunteu-vos això: La línia de l'assumpte descriu amb precisió el que heu de fer? En molts casos, altres persones van compondre la línia de l'assumpte, que pot ser que no reflecteixi el missatge en si, i molt menys la part del missatge que li pertoca. Amb una llista de tasques adequada, utilitzeu el vostre propi idioma per obtenir informació important de manera ràpida. Una llista de tasques ben escrita és la que podeu escanejar en un segon o dos per conèixer amb precisió què cal fer. Només pots escriure de manera que et comuniqui informació ràpidament.
3. Massa llarg.
Sé que acabo de dir aquest punt, però cal repetir: una llista de tasques ben redactada és la que podeu escanejar en un segon o dos i saber amb exactitud què cal fer. Aconseguiria 50 dòlars que no pogués trobar una sola persona a PCMag amb una bústia de correu electrònic que pogués transmetre informació de cop.
No et cridis. Tots guardem missatges a la safata d’entrada que ens recorden les tasques que voldríem realitzar, però no ho farem. I està bé. Però aquests articles no pertanyen a una llista de tasques.
4. Falta d'eines per prioritzar i establir els terminis.
Marques d’exclamació vermella, banderes, estrelles, bombolles de color: els programes de correu electrònic us proporcionen un bon grapat d’eines per marcar missatges importants. En algunes aplicacions, fins i tot, podeu associar una data de "resposta per", com avui, demà, o bé "aquesta setmana". Feu servir aquestes funcions per recordar-vos que us heu de comunicar amb la gent, però no com a marcadors prioritaris o dates de venciment fermes per a tasques específiques. Com s'ha esmentat, les línies de temes mai no us diuen de manera conseqüent i cal afegir banderes no proporciona la mateixa informació valuosa que es troba en una llista de tasques. Una llista bona de fer organitza les tasques per prioritat i utilitza els terminis.
5. Evita que el vostre correu electrònic sigui de correu electrònic.
Espero que majoritàriament us he convençut que el fet d’intentar ajustar la vostra safata d’entrada per funcionar com una llista de tasques és el que resulta en una llista molt pendent. Endevina què? També crea una safata d'entrada molt pobra, per tant ara teniu dues ineficiències. Si intenteu manipular la vostra safata d'entrada per duplicar-la com a llista de tasques, us deixarà passar entre les operacions. A continuació s’explica com pot ocórrer: Ordena la safata d’entrada d’una manera de trobar els articles de tasca prioritària; detectar un nou tros de correu; quedar-se interromput; recorre la safata d'entrada; comproveu el nou correu; decideix que no t’és aplicable; recórrer de nou per banderes o estrelles; intenta recordar on estaves amb la llista de tasques…
Recordeu-vos que si el vostre programa de correu electrònic té una aplicació o funció incorporada per a llistes de tasques pendents, podeu fer-ho!
El correu electrònic és correu electrònic
Guardeu la vostra safata d'entrada de correu electrònic com a safata d'entrada i no com a llista de tasques, i sereu molt més eficients. El més probable és que la vostra vida laboral també sigui més feliç. A la columna Get Organized de la setmana que ve, explicaré amb més detall què és el que fa una llista de bones tasques, com utilitzar-la i algunes eines que fan que el procés de gestió d’una llista de tasques sigui molt automatitzat.
