Organitza’t: 5 passos senzills per començar amb els gràfics de gantt

Abans d’iniciar un nou projecte, ajuda a tenir un full de ruta, algun tipus de visió general clara de tots els passos necessaris i l’ordre en què s’han de produir aquests passos. Això és essencialment el que és un gràfic de Gantt. No importa si el projecte és personal, com afegir una plataforma a la part posterior de casa o una empresa, com ara construir un lloc web nou. Cal saber-ho

• quan i on comença,
• tots els passos al llarg del camí i el temps que duran,
• qui és el responsable de cada pas,
• l'ordre en què s'han de fer els passos i
• quan finalitzi el projecte.

Els gràfics de Gantt, anomenats per a l’enginyer i consultor Henry Gantt, que els van desenvolupar i utilitzar en la dècada de 1910, són una visualització d’un projecte de principi a final. Són un tipus d'eina de productivitat molt comú i són una part clau de molts serveis de gestió de projectes. De fet, l'excel·lent servei TeamGantt fins i tot pren el nom dels gràfics., Explico què són els gràfics de Gantt, què fan i com les utilitzen les persones i proporciono cinc passos per començar-los.

Què és un gràfic de Gantt?

"Un gràfic de Gantt és una visualització dels passos que cal fer per completar el vostre projecte", va explicar Kayvon Ghaffari, responsable de programes de LiquidPlanner, quan recentment li vaig demanar que expliqués sobre com començar amb els gràfics de Gantt. LiquidPlanner és una aplicació de gestió de projectes i col·laboració guanyadora de la selecció d’Editors que posa èmfasi en els gràfics de Gantt.

Ghaffari em va recordar que un projecte és diferent dels altres tipus de treball. "Un projecte és un conjunt de treballs que tenen un començament i un final, i el compliment de la creació d'aquest projecte és un conjunt de tasques", va dir. Els gràfics de Gantt funcionen per a projectes específicament, no per a treballs en curs. Es tracta d’ajudar-vos a arribar des del principi fins al final, per la qual cosa és important que n’hi hagi un final.

Els gràfics de Gantt es llegeixen d’esquerra a dreta, de dalt a baix. (Vegeu la imatge superior de TeamGantt.) L’eix x és el temps. El gràfic s’inicia quan el projecte s’inicia i s’acaba quan es lliura el projecte. Execució de la longitud de l'eix Y són tasques, tot i que només es troben en una llista. La seva col·locació exacta en l’eix Y és irrellevant, tot i que tendeixen a caure en ordre cronològic.

"Una tasca té tres components: què és, quant temps trigarà i qui ho farà", va dir Ghaffari. En un gràfic de Gantt, cada tasca es representa amb una barra. La longitud de la barra mostra el temps que durarà la tasca. Sovint, les barres de tasques estan coordinades en color, indicant quina persona o departament és responsable de realitzar la tasca. Pel que fa al "què", el nom de la tasca apareix generalment a la barra o es torna visible quan hi feu clic.

A més de mostrar totes les tasques d’un projecte i el temps que duran, els gràfics de Gantt mostren la seqüenciació i la dependència. És a dir, mostren l’ordre en què han de passar les tasques i si una cosa ha d’esdevenir abans que una altra. Per què és tan important?

Què fan els gràfics de Gantt?

"Els gràfics de Gantt deixen clar que no es pot fer tot alhora", va dir Chris Savoie, directora de l'estratègia de producte de Workfront. Va utilitzar l'exemple de construir una casa d'arbres. Podeu comprar les ungles i la fusta alhora, però heu de tallar la fusta abans de clavar-la a l'arbre.

Els gràfics de Gantt mostren dependències entre tasques, normalment amb una línia com la que els connecta.

Abans d’incorporar-se a Workfront (que, com LiquidPlanner, és una eina per a la col·laboració en el lloc de treball i la gestió de projectes), Savoie va treballar en alguns projectes altament complexos amb United Space Alliance conjuntament amb el Johnson Space Center de la NASA. Va esmentar que si bé la seqüenciació i les dependències són importants per a projectes senzills, com per exemple construir una casa d’arbres, són crucials per a projectes massius i llargs, com la construcció de l’Estació Espacial Internacional.

Una altra cosa que fan els gràfics de Gantt és ajudar les organitzacions o els responsables de projectes a gestionar recursos. "Només perquè existeixi una tasca no vol dir que hi hagi una persona lliure de fer-ho", va dir Ghaffari.

Amb un gràfic de Gantt, podeu veure fàcilment quan estan programades persones o departaments per fer tasques versus quan són gratuïtes. "Cal que tingueu en compte els horaris de la gent i quantes hores hi ha al dia", va afegir. Els gràfics de Gantt creen una manera efectiva de veure temps, tasques i recursos.

Com començar amb els gràfics de Gantt

Un cop tingueu coneixement de què són els gràfics de Gantt i per què són útils, podeu començar a fer-los per als vostres propis projectes. Aquests cinc passos us ajudaran a començar.

1. Trieu una plantilla o Creeu-ne una a l’Scratch

Generalment, quan inicieu un nou gràfic de Gantt, teniu l’opció d’utilitzar una plantilla o començar des de zero. Les plantilles poden provenir d’una font externa, en el cas de les proporcionades pel programari de gestió de projectes o bé poden provenir d’un projecte anterior.

Un dels avantatges d’utilitzar el vostre propi treball anterior per crear una plantilla és que sovint podeu aprendre molt del que va passar en el passat. La plantilla proporcionarà informació sobre no només les tasques i la seqüenciació, sinó també si alguna tasca va trigar més del previst.

2. Marca les teves fites

La majoria del programari per crear gràfics de Gantt inclou la possibilitat d’afegir fites. Una fita és un marcador que indica que la fase d'un projecte s'ha completat. Per exemple, a l’hora de crear un lloc web, bloquejar els filferros és una fita típica.

En crear un gràfic de Gantt des de zero, sovint és útil traçar totes les fites abans d’afegir qualsevol tasca. Llistar totes les fites ajuda a desglossar el projecte en peces més petites, i aquestes peces més petites són més fàcils de conceptualitzar que tot el projecte alhora.

3. Afegeix tasques, esdeveniments de seqüència i crea dependències

El següent pas és afegir tasques, seqüenciar esdeveniments i crear dependències. Quan afegiu tasques, assegureu-vos de consultar els informes històrics o parlar amb les persones que finalitzaran les tasques per obtenir estimacions exactes durant el temps que han de passar.

Quan seqüencien esdeveniments, tingueu en compte que és possible que diverses tasques es puguin realitzar alhora, però no per la mateixa persona. En una creació d'un lloc web, una persona pot treballar en fotogrames, mentre que una altra persona recull contingut de mostra per al prototip. Però el dissenyador de trama de fil no pot crear taules d’humor simultàniament.

Afegiu dependències només després d’haver llistat totes les tasques i posar-les en el bon ordre i aneu amb compte amb elles. "El que realment us pot desordenar és si entreu a la meitat del gràfic de Gantt i veieu que, per exemple, la tasca 12 ja no depèn de la tasca 5", va dir Savoie. Va afegir que els principiants haurien de tenir molta cura de no suprimir les dependències, tret que estiguin segurs que és correcte fer-ho, perquè recuperar-les és molt difícil si creen una llarga cadena d’esdeveniments.

4. Mireu els vostres recursos

"Les tasques han d'estar en l'ordre correcte i, a continuació, heu de controlar qui està disponible per completar aquestes tasques", va explicar Ghaffari. Com s'ha esmentat anteriorment, només perquè hi hagi una tasca no significa que hi hagi algú lliure per fer-ho.

Ghaffari va assenyalar que el programari de gràfics de la companyia de Gantt no permet la revisió excesiva, és a dir, LiquidPlanner no us permetrà assignar algú a una tasca si aquesta persona ja té assignada una tasca diferent al mateix temps.

Els gràfics de Gantt us ajuden a veure no només si un recurs és sobrealimentat, sinó quines són les conseqüències en la resta de la programació del projecte quan es corregeix.

5. Col·labora

"És realment important que la gent entengui que el gràfic de Gantt no és màgic", va dir Ghaffari. "Només perquè heu planificat alguna cosa, no vol dir que tingui res a veure amb la realitat".

La manera d’assegurar-se que el gràfic de Gantt està en sintonia amb la realitat és mitjançant la col·laboració. Sovint, el programari de gràfics de Gantt forma part d’un paquet de gestió de projectes o de col·laboració més gran. Tothom en un equip hauria de tenir la capacitat de, com a mínim, veure el gràfic, si no l’actualització de les tasques i altra informació que s’hi introdueixi. D’aquesta manera, si un assignat acaba una tasca abans d’hora i té el poder d’actualitzar els seus progressos per marcar la tasca a completar i corregir el temps estimat, i fent això pot ajudar a altres assignats a realitzar les tasques abans d’hora. O també es pot indicar com a recurs disponible per ajudar amb alguna altra tasca fins a la propera tasca programada.

Ghaffari va resumir el poder de la col·laboració d'aquesta manera: "Si el gràfic de Gantt està en un buit, qui sap si és exacte? Si és col·laboratiu, hi ha comprovacions incorporades i és més probable que reflecteixi la realitat. És aquí on és el valor de la El gràfic de Gantt brilla ".

No penseu massa en els gràfics de Gantt

Tant Ghaffari com Savoie em van dir que utilitzen els gràfics de Gantt per planificar i iniciar la seva inscripció en un projecte, però no els agrada gestionar-hi el dia a dia. "Normalment, és un pla, no un calendari d'execució", va dir Savoie.

Savoie també va assenyalar que un principiant pot no adonar-se que la gent rarament, si mai, mira tot el gràfic de Gantt alhora perquè normalment és enorme. "Necessitareu una cartellera per imprimir-la", va dir.

Segons Ghaffari, "Construir el gràfic de Gantt no és l'objectiu final. És una visualització del pla de tasques i la seqüenciació. El gràfic de Gantt ajuda la gent a comprendre com funciona el pla".

Si esteu interessats en els gràfics de Gantt, probablement també us interessa la gestió de projectes en general. Per obtenir alguns suggeriments addicionals excel·lents per mantenir el vostre projecte en pista, consulteu els meus 4 consells per començar amb la gestió de projectes i també els meus consells sobre Com millorar la comunicació per a una millor gestió de projectes.