Organitzeu-vos: 5 consells per complir els terminis

Una de les meves paraules preferides sempre ha estat: "Si vols fer alguna cosa, dóna-la a una persona ocupada". No és cap gran secret que les persones que es mantenen ocupades tinguin estratègies per prioritzar i gestionar totes les coses que necessiten fer. Aquestes estratègies, tot i que rarament es fan explícites, solen girar entorn d’un concepte principal: els terminis.

Els terminis proporcionen una estructura. Creen responsabilitats i ajuden a prevenir conseqüències negatives. Algunes persones els estimen, algunes persones els odien, però els que els abracen solen tenir èxit.

Per escriure aquesta columna, vaig pensar en les meves pròpies estratègies per gestionar els terminis i després vaig parlar amb els meus companys i amics que són productius i reeixits per veure com eren les seves estratègies a les meves i a les altres. Els consells es van sobreposar enormement.

A continuació, es mostren 5 consells sobre la forma en què les persones organitzades gestionen els terminis i es mantenen al capdavant del seu joc.

1. Sempre traureu el termini!

Potser pensàveu que la norma primera dels terminis era la de donar-vos terminis raonables. Es tracta de consells sòlids, però realment més importants que: Sempre fixeu la vostra data límit!

Sempre hi ha dos terminis: el termini d’enllustat que assigneu i el “termini de desplegament”. La data límit d’abandonament, també coneguda com la data "o altra", és l’últim dia i hora absoluts en què pot passar alguna cosa. Gairebé sempre és el termini que algú t’ofereix. Un exemple de termini límit d’abandonament és el termini de presentació d’impostos que estableix el vostre govern. Un altre és el termini de sol·licitud per a la universitat.

La data límit encoixinada, en canvi, és la vostra data límit autoimposada. Lliurar una data límit significa que establiu el termini lleugerament abans que el termini de presentació per deixar un petit espai per a que les coses no funcionin bé. Feu una papereta sempre de les vostres dates límit i sempre trameu els terminis que asigne a altres. Mai tingueu previst posar-hi alguna cosa per sota del filferro (no és realment un "pla", oi?). Més aviat, planifiqueu les contingències, com els dies malalts, quedar-vos encallats en un tren de metro aturat, una interrupció del correu electrònic, una vaga postal o altres parts simplement canviant d'opinió sobre el que volen i quan ho volen.

2. Feu visibles els vostres terminis.

Els terminis han de ser allà on els pugueu veure. Al igual que amb les llistes de tasques i els objectius, com més vegeu els terminis, menys probabilitats d'oblidar d'ells. Els calendaris de parets impreses funcionen de manera brillant. Si utilitzeu un quadern de paper, escriviu els terminis en un calendari d’una sola pàgina (podeu imprimir-lo a Internet), plegueu-lo per la meitat i utilitzeu-lo com a marcador. Si sou una persona sense notes de paper, configureu els terminis en una aplicació que feu servir diàriament, ja sigui Outlook, Google Calendar, Excel o una altra cosa. Fins i tot, podeu utilitzar un calendari de widgets d’escriptori, depenent de quants terminis imminents necessiteu per gestionar.

Un dels avantatges de posar els terminis en una aplicació és que els facilita compartir. Amb uns clics de ratolí o taps a la pantalla, podeu recordar als vostres companys o companys els terminis fixats.

3. Conegueu els vostres cicles de treball.

La visibilitat dels terminis depèn en gran mesura dels cicles laborals, és a dir, que acostuma a tenir terminis diaris, setmanals o mensuals. Per exemple, solia treballar en una revista trimestral, de manera que sempre havia fixat al calendari de taulell tres calendaris que es mostraven els tres mesos següents. Quan era setembre, podia veure els terminis propers més importants, tot i que no arribarien fins al novembre. També tenia un calendari d’any que mostrava terminis importants encara més llunyans, però el calendari el mantenia digital perquè no necessitava veure-ho cada dia. Les persones altament productives equilibren els terminis que necessiten per poder accedir amb els terminis que necessiten. Veure massa terminis esdevé aclaparador. Veure els terminis necessaris per als pròxims projectes més importants us manté en tasca.

4. Utilitzeu recordatoris dobles.

Quan un termini sigui llunyà però és molt important, utilitzeu un recordatori doble. Dit d’una altra manera, configureu dues alarmes o notificacions per recordar-vos uns dies abans que el termini s’acaba. Aquest truc és especialment important per als terminis que no es troben en el vostre àmbit de treball típic? Si he de presentar una xerrada (cosa que faig poques vegades) a sis setmanes a partir del dijous, establiré un recordatori al meu calendari durant sis setmanes a partir del dilluns, de manera que a l’inici de la setmana designada, recordo que l’esdeveniment s’acosta i que necessito preparar.

5. Compliu els vostres terminis de forma coherent.

Una de les coses més senzilles que fetes és "complir els terminis". Però si entens que afecta el seu valor al lloc de treball, bé, això sol pot ser força motivador.

Els terminis complits de forma constant poden augmentar el vostre valor com a empleat, membre de l’equip o soci. Penseu en com veieu la gent que compleix els terminis de forma constant. Són fiables, tenen una ètica forta de treball i es veuen com a jugadors d'equip. Els terminis de compliment rarament consisteixen en fer feina només per vosaltres mateixos. Gairebé sempre es tracta de completar un enllaç en una cadena i, on hi ha una cadena, hi ha altres persones que no poden complir els seus propis terminis fins que no la conegueu. Si encara no sou a temps, tampoc podran arribar a temps.

Tantes persones no compleixen els terminis de forma constant que destaquen els que ho fan normalment. Si compleixes els terminis durant diversos mesos seguits, la gent s'adona, i canviarà com et veuen i quina confiança estan disposats a confegir en tu.

I, com diu la dita: "Si voleu fer alguna cosa, doneu-la a una persona ocupada"? Com ​​més compleixi els vostres terminis, més probabilitats sigueu complint els terminis. És un comportament cíclic.

Feu o no… No hi ha cap 'prova' amb els terminis

Si bé tots aquests consells sobre els terminis funcionen per a la majoria de les persones, feu sempre el que tingui més sentit per a vosaltres, el vostre treball i els vostres hàbits. Per exemple, hi ha algunes persones que simplement no compleixen els terminis encoixinats. Necessiten la data escrita al calendari per ser el termini de presentació, i en el seu lloc es produeixi qualsevol lloc de rellotge. I està bé.

Però, quan els seus hàbits afectin la vostra productivitat i èxit, intenteu reconèixer-la i fer un canvi. Els sistemes de notificació o de recordació molt senzills a les aplicacions que ja utilitzeu? Des d'Outlook a Gmail a Basecamp, poden recórrer un llarg camí per ajudar-vos a crear millors hàbits. Així doncs, elaboreu un calendari, utilitzeu les funcions d’aplicació que ja estan al vostre abast i configureu alguns terminis (amb l’habitació de wiggle integrada). Us alegrarà que ho hagueu fet.