Vídeo: 5 maneras de hacer seguimiento a tus correos enviados en Gmail (De novembre 2024)
Hi ha moltes filosofies i metodologies per utilitzar el correu electrònic de manera més eficient. Són fonamentals per limitar la distracció i ser més productius. Però també heu de saber quines eines estan a la vostra disposició per arribar a aquell lloc més productiu.
Els proveïdors de serveis de correu electrònic i els desenvolupadors d’aplicacions de tercers han inventat algunes eines excepcionals que fan que el correu sigui molt més eficient. N’hi ha cinc que crec que tenen l’efecte més gran i són d’aplicació més àmplia. Junts us ajudaran
- escriu millors correus electrònics,
- convertir els correus electrònics en tasques,
- desfer l'enviament de correus electrònics,
- programació d'enviament de correus electrònics i
- retardar els correus electrònics.
Escriure correus electrònics innecessàriament llargs o clars és una pèrdua de temps. És possible que el destinatari no tingui temps per llegir-los en primer lloc, o pugui perdre el temps de rellegir-los per intentar tenir-ne sentit, o pot haver de respondre al remitent per aclarir-los. A més, hi ha tot el temps perdut dedicat a escriure-les en primer lloc.
Hi ha dues aplicacions que treballen de valent per ajudar-vos a escriure millors correus electrònics perquè es centren en l’escriptura mateixa: Grammarly i Crystal.
Grammarly és un complement que funciona com un corrector ortogràfic per analitzar la gramàtica i fer suggeriments intel·ligents sobre com reforçar el vostre idioma, escriure amb claredat i solucionar errors comuns. Té una capacitat notable per detectar especialment els errors d’ESL.
Crystal també és un complement i us permet indicar l'idioma del vostre correu electrònic per atraure el destinatari. Funciona així: Crystal primer troba els seus destinataris en línia (els seus comptes de Twitter, pàgines de Facebook, etcètera) i mira com utilitzen i responen el llenguatge. Són concisos i directes? O solen quedar atrapats en llargues discussions? A partir dels resultats, Crystal guia la vostra redacció.
Si no sou un escriptor fort, les indicacions molt clares de Crystal us poden ajudar realment a trobar paraules per escriure el que voleu dir. Aquesta és una proposta valuosa, però hi ha alguna cosa que em frega el camí equivocat. Hi ha una premissa sense declarar que estàs adaptant el teu idioma per treure alguna cosa de l'altra persona, i em sembla manipulador. Potser no et molesta, o fins i tot pot ser exactament el que estàs buscant. No es pot negar, de cap manera, que és bo amb el que fa.
Convertiu els correus electrònics en tasques
La vostra safata d'entrada no és la vostra llista de tasques, però probablement segueixin assignant tasques per correu electrònic. La solució és configurar una aplicació connectada per traslladar de manera eficient aquestes tasques a un lloc més adequat.
En lloc d’escriure manualment una nova tasca a qualsevol aplicació o recordatori que utilitzeu, connecteu l’aplicació directament al vostre compte de correu electrònic o configureu el reenviament de correu electrònic i, amb un o dos clics, mireu aquest correu electrònic al lloc adequat.
Algunes aplicacions que admeten la possibilitat de traslladar correus electrònics a una altra aplicació, ja sigui mitjançant connexió directa o reenviament de correu electrònic, són Wunderlist, Evernote Plus i Premium, Todoist Premium, Boxer i Newton Mail.
Desfés l'enviament
Tots hem tocat Enviar de forma prematura, ja sigui perquè passem per alt un error tipogràfic, hem deixat algunes dades o no hem deixat de replantejar-nos un correu electrònic escrit al moment. No haureu de viure amb lament i amb la ineficàcia d’haver d’escriure un segon correu electrònic. Només cal poder desfer l'enviament.
Desfer l'enviament és diferent de recordar un missatge. Amb desfer l'enviament, el missatge no s'envia mai. Bàsicament, el correu electrònic conté el missatge durant 10 o 30 segons, durant el qual pot canviar d'opinió.
Gmail té un botó Desfés l'enviament (vegeu el vídeo més avall per configurar-lo) que tots els usuaris de Gmail haurien d'habilitar. Newton Mail (que és ple de funcions riques per al correu electrònic en dispositius mòbils) també té un que funciona en qualsevol compte de correu electrònic que admet i que inclou comptes de Microsoft Exchange i iMap. Altres proveïdors de correu electrònic també ho ofereixen.
Programació d'enviament
"Ara mateix" no sempre és el moment adequat per enviar un correu electrònic. És llavors quan l’enviament d’horaris arriba molt útil. Aquesta funció de correu electrònic us permet triar un moment en el qual el vostre missatge serà enviat. Outlook, Boomerang per a Gmail i Newton Mail ho tenen tot.
Amb l'enviament de programació, sempre que el missatge encara no hagi desaparegut, també podeu editar-lo. Per tant, cobreix una mica el mateix que la funció de desfer d'enviament.
Dormitar
No sóc fan de la filosofia Inbox Zero d’intentar que el vostre missatge sense llegir es compti en res. Es triga massa temps a gestionar-se i no respon a les necessitats reals de correu electrònic de la gent, psicològicament o tècnicament. Jo sóc aficionat a la reproducció, però té la mateixa idea de mantenir al mínim el nombre de missatges a la safata d'entrada.
Posar el compte enrere no fa res més que ocultar un missatge de la safata d'entrada durant un temps. Quant de temps? Tu decideixes. L’efecte és que es pot centrar en missatges importants sense distreure’s amb altres menys importants. Els missatges menys importants apareixeran en un moment en què sigui millor que tracteu amb ells. Outlook (on es diu "programació"), Airmail, Sparkmail i Newton Mail, tots tenen un botó de retard.
Si esteu interessats en ser més productius (i qui no?) Hauríeu de fer una ullada al meu resum de les millors aplicacions de productivitat. Independentment de quins siguin els vostres problemes d’eficiència laboral, hi hauria d’haver diverses aplicacions o serveis que us ajudaran a aprofitar millor el vostre temps.
