Organitzeu-vos: 7 consells imprescindibles per als usuaris descarreixats

Molts equips estan allunyant la seva comunicació interna allunyant-se del correu electrònic i en aplicacions de missatgeria, com Slack. Slack s'ha convertit en una de les eines més populars que els grups utilitzen per comunicar-se i col·laborar, però no és necessàriament més eficient que el correu electrònic pel seu compte.

Per treure el màxim partit a Slack, heu d'assegurar-vos que utilitzeu algunes de les funcions clau que fan que l'aplicació sigui diferent del correu electrònic.

Molts consells de productivitat que he vist per Slack consisteixen en aprendre dreceres de teclat, connectar aplicacions de tercers i configurar comandaments automàtics mitjançant IFTTT. Aquest tipus de coses són realment útils, però crec que podreu obtenir més rendibilitat del temps invertit, començant a concentrar-vos en funcions essencials, personalitzacions i bones pràctiques. Són senzills d’aprendre i és probable que tinguin un impacte generalitzat en la vostra eficiència Slack.

1. Afegiu notificacions per a paraules clau i frases

Per tenir una experiència productiva amb Slack, una de les primeres opcions que heu d’ajustar són les vostres notificacions. Heu de centrar-vos en particular en les notificacions de paraules que tinguin un significat especial.

Feu clic al vostre nom a la part superior esquerra i seleccioneu Preferències. Vés a la configuració de notificació. Desplaceu-vos cap avall fins on vegeu les paraules destacades. Qualsevol paraula o frase que escriviu aquí activarà una alerta sempre que algú les faci servir.

No heu d’utilitzar cometes per a termes de més d’una paraula i les paraules no són majúscules i minúscules.

2. Personalitzar les notificacions del canal

No tots els canals que us uneixin són necessàriament tan importants com els altres, i és possible que no vulgueu escoltar un toqueig, sonar, escotar, sonar o fer volar cada cop que algú d'un canal esmenta fa un crit a @everyone. Així mateix, pot haver-hi alguns canals que utilitzin paraules clau que siguin importants per a vosaltres, però el seu ús en un canal en particular no ho és. Podeu excloure les notificacions per a paraules clau i frases de canals seleccionats.

Comença per anar al canal que vulguis ajustar. A la part superior de la pàgina, feu clic al nom del canal i, a continuació, seleccioneu Preferències de notificació del canal. Feu els ajustos al quadre que apareix.

3. Feu servir @Everyone i @Channel amb moderació

Aquest consell de productivitat és més que l’etiqueta Slack que qualsevol característica o opció especial: utilitzeu @everyone i @channel amb moderació.

El fet d’utilitzar qualsevol d’aquests avisos és l’equivalent a enviar un missatge de correu electrònic a tothom, cosa que vosaltres i el vostre equip podríeu intentar evitar en primer lloc mitjançant Slack.

4. Afegeix alias de correu electrònic fluides als teus contactes

M'encanta que els equips puguin enviar missatges a Slack reenviant correus electrònics a una adreça especial. Però detesto que les adreces de correu electrònic siguin de caire.

Feu-vos un favor afegint els àlies de correu electrònic de Slack a la vostra llibreta d'adreces i donant-los un nom més memorable. Per exemple, si feu servir el desviament de correu electrònic per alertar al vostre equip de cobertura de premsa, poseu un nom a l’adreça de correu electrònic de Slack Slack Press Cobertura. Si l'utilitzeu per reenviar notícies, truqueu-ho a Slack News. D’aquesta manera, quan el cervell pensa enviar un correu electrònic a Slack, els dits podran començar a escriure "Slack", cosa que només té sentit.

Cerqueu els vostres àlies de correu electrònic (o configureu-los) si aneu a la configuració d'aplicacions i integracions personalitzades de l'equip. S'obrirà una pàgina nova. Seleccioneu Configura a la part superior dreta. Cerqueu correu electrònic. Per obtenir una adreça de correu electrònic ja configurada, seleccioneu Edita configuració. Podeu copiar i enganxar l’àlies d’allà.

5. Escriviu / per a comandes i dreceres

Podríeu dedicar molt temps a aprendre ordres i dreceres de teclat, però crec que un millor ús del temps per als usuaris no potents de Slack és simplement recordar que podeu escriure una barra directa al començament de qualsevol missatge i veure una llista de opcions d’ordres.

Trieu l'ordre que vulgueu de la llista simplement escrivint la següent lletra d'aquesta ordre.

6. Afegiu els recordatoris

Una vegada que obriu el món dels comandaments ràpids a Slack, un que val la pena aprendre són els recordatoris. Escriviu "/ recordatori" i deixeu que Slack us indiqui que empleneu la resta.

Podeu afegir recordatoris per a vosaltres, pels vostres companys d'equip o per a un canal sencer. Podeu configurar un recordatori, per exemple, per avisar a tots els del vostre equip perquè buidin el frigorífic el divendres a les 16:40 hores

7. Afegir color a la barra lateral

Si utilitzeu Slack per a més d'un grup o propòsit, pot resultar confús saltar de compte en compte, tret que configureu diferents temes per a les vostres barres laterals.

Us recomano triar temes que es diferencien entre si per ajudar-vos a reconèixer fàcilment de forma ràpida i senzilla quin és el vostre equip en un moment donat.