Organitzar-se: 7 maneres d’organitzar automàticament els contactes | jill duffy

Quantes adreces de correu electrònic utilitzeu? Quantes bases de dades de contactes teniu com a resultat? Mantenir la vostra llibreta d’adreces és un dolor, ja que requereix una actualització freqüent. Per sort, hi ha algunes maneres d’automatitzar el procés d’actualització i de còpia de seguretat de la vostra llista de contactes.

Aquí compartiré amb vosaltres set maneres d’organitzar automàticament la vostra llista de contactes. Cinc dels trucs utilitzen IFTTT, un lloc web i servei gratuïts que són "si és així, aleshores". IFTTT funciona així: L'autoritzeu a tenir accés a diferents comptes en línia que utilitzeu, com ara Gmail, Evernote, contactes amb iOS, etc. Aleshores, creeu "si és així, aleshores" escenaris (o "receptes" com es diuen) que realitza el servei. Us mostraré alguns exemples en un moment. No cal saber codificar ni escriure scripts per crear les receptes. És realment molt senzill.

Prefereixo utilitzar el lloc web d’IFTTT en una pantalla d’ordinador o portàtil de mida completa, però hi ha una aplicació IFTTT iPhone i una aplicació IFTTT Android recentment publicada si preferiu treballar en un dispositiu mòbil.

A continuació, es mostren cinc maneres d’utilitzar IFTTT (i dues maneres d’utilitzar eines diferents a IFTTT) per ajudar-vos a organitzar, fer una còpia de seguretat i, generalment, mantenir la vostra llibreta d’adreces. Inscriviu-vos a un compte IFTTT gratuït i busqueu aquestes receptes a la secció "Navegar" del lloc. Notareu que les receptes incloses aquí tenen una naturalesa similar, però utilitzen serveis diferents. Per obtenir més suggeriments per a automatitzacions, consulteu les 101 millors receptes de ifttt.

1. Si arriba un correu electrònic nou de Gmail, a continuació, afegiu "Des de l'adreça" a Google Drive

Habiliteu aquesta recepta i quan arribi un nou missatge de Gmail, automàticament tindreu un registre de l’adreça de correu electrònic del remitent afegida a un full de càlcul de Google Drive. Al provar aquesta recepta, he notat que obtindreu duplicats, cosa molesta i menys que ideal. Si teniu un mètode intel·ligent i automatitzat per eliminar aquesta llista, compartiu-la als comentaris.

2. Si s’afegeix un nou contacte als contactes d’iOS, a continuació, afegeix "Des de l'adreça" a Google Drive

Aquesta automatització funciona igual que la d’abans, tret que utilitzi Contactes iOS en lloc de nous missatges de Gmail entrants. Com a resultat, no pateix el problema duplicat anteriorment esmentat. A la part inferior, només està dirigit als usuaris d'Apple.

3. Si s’afegeix un contacte nou als contactes d’iOS, inviteu a connectar-vos a LinkedIn

Activeu aquesta recepta i us ajudaran a mantenir la vostra base de dades de connexions de LinkedIn. Podeu utilitzar-lo a més d'altres receptes de Contacte amb iOS (no us heu limitat només a una), però de nou, només si sou usuaris d'Apple.

4. Si arriba un correu electrònic nou a Gmail, a continuació, afegiu l’adreça de correu electrònic del remitent a una nota d’Evernote

Aquesta recepta és l’única d’aquesta llista que no estava feta prèviament a IFTTT i disponible a la secció “Navegar”, però l’he compartida, per la qual cosa hauria d’estar disponible públicament ara. Igual que amb la recepta de Gmail anterior (número u d’aquesta llista), tindreu entrades duplicades a mesura que arribin nous missatges de correu electrònic, però com a mínim tindreu una còpia de seguretat dels vostres contactes.

5. Si s'afegeix un contacte nou als contactes amb iOS, a continuació, afegeix la nota a Evernote

Aquí hi ha un altre per als usuaris d’iOS. Fes una còpia de seguretat dels teus contactes amb iOS a Evernote. Tal com s’escriu, aquesta recepta recollirà el nom de l’emissor, el número de telèfon, l’adreça de correu electrònic, l’adreça, l’afiliació (organització / empresa), el títol del treball, les notes i la data afegida. Podeu editar la recepta per excloure qualsevol d'aquests camps, si voleu.

Dos trucs bonus

Si bé IFTTT és un servei excel·lent, fàcil d’utilitzar, tinc altres dues tàctiques per organitzar la informació de contacte.

6. Reenvia missatges a una variació personalitzada de la vostra adreça de Gmail

Un fa servir un antic truc de Gmail. Resulta que els períodes de la vostra adreça de Gmail no afecten la publicació del correu. Per tant, i tots dos es lliuren al mateix compte. El truc, doncs, és configurar una regla a Gmail que filtre diferents variacions a la vostra adreça de Gmail. Vaig configurar una regla de tal manera que si s’envia un correu electrònic a la meva adreça de Gmail personal amb dos períodes especialment col·locats en el nom, el missatge salta la safata d’entrada i es titula “Contactes”. Utilitzo aquesta adreça quan envio un correu electrònic a la meva adreça de treball que des d'algú que també s'està convertint en un contacte personal: reenvio el missatge a la meva adreça o resposta de Gmail de variacions especials. El resultat és que aquestes persones i l'historial de correu electrònic es troben ara al meu Gmail personal, que es pot cercar totalment, però es pot retirar de la vista des de la safata d'entrada.

7. Afegeix automàticament als contactes Correu electrònic entrant i existent

Un segon truc és utilitzar l’aplicació gratuïta EasyilyDo per a Android o EasyilyDo per a iPhone. És una aplicació d’assistent personal amb desenes d’automatitzacions que opcionalment podeu habilitar. Disposa d’una automatització anomenada Informació de contacte, que cerca informació de contacte nova i existent a partir de comptes de correu electrònic que li permeten accedir. A continuació, afegeix les persones que troba als vostres comptes de contactes, Evernote, Salesforce i LinkedIn o qualsevol dels que trieu. EasyilyDo sol reconèixer quan ja existeix un contacte, eliminant-se del problema de duplicació que he notat en algunes de les altres automatitzacions, i fins i tot té una automatització que no pot duplicar-la que podeu executar per netejar els vostres contactes existents.

Una de les tasques que requereix una mica de manteniment és la de mantenir els contactes organitzats, fer una còpia de seguretat i actualitzar-la. Però quan automatitzeu aquest servei, pràcticament no hi ha feina a les espatlles.