Organitzar-se: bones pràctiques per a gmail

Continguts

• Organitzeu-vos: bones pràctiques per a Gmail
• Arxius de Gmail, Laboratoris d’accions

Gmail és un dels serveis de correu electrònic més populars. Tant si l’utilitzeu per a comunicacions personals, laborals o ambdues coses, en treureu més profit si enteneu com funcionen algunes funcions bàsiques.

Aquesta edició de Get Organized, una sèrie setmanal, explica un parell de funcions de signatura de Gmail i explica la millor manera d’utilitzar-les per mantenir el vostre compte de correu electrònic organitzat de manera eficaç perquè pugueu ser més productius.

Fils de missatges

Com tots els usuaris de Gmail saben, un intercanvi de correu electrònic continu s’amuntega en un fil. El nombre de missatges d'un fil apareix sempre entre parèntesis al costat del resum dels noms de l'intercanvi, un recompte de fils, si voleu.

El fil de missatges és una de les meves funcions preferides de Gmail, quan quan sis persones responen a un únic correu electrònic de grup, el que només veig és un fil no llegit en lloc de sis missatges sense llegir. El que interioritzo és que hi ha una discussió que em requereix atenció. Si veig sis missatges sense llegir, en canvi, tinc la sensació que sis coses necessiten la meva atenció.

Quan obriu un fil, els missatges que ja heu llegit romanen col·lapsats, mentre que els missatges sense llegir s'amplien.

Millor pràctica: un dels millors trucs per gestionar fils és mantenir-los intactes sempre que no es desviï del tema. Quan canvien de tema, inicieu un nou tema simplement canviant la línia de l'assumpte quan respongueu. No heu de començar un missatge completament nou. Tots els destinataris s’inclouran al nou fil i encara s’arxivarà l’historial de la vostra comunicació dins del missatge mateix, sota l’el·lipsi que diu "mostrar contingut retallat" quan el passeu per sobre (vegeu més avall), de manera que qualsevol pot fer referència. ella

Etiquetes

Si hi hagués una característica única que signifiqui Gmail, es tractaria d’etiquetes. La manera d’entendre les etiquetes és descriure què no són: carpetes. Les etiquetes de Gmail sovint semblen carpetes i, fins a cert punt, aconsegueixen el mateix final. Però les etiquetes són fonamentalment diferents de les carpetes i confondre-les amb les carpetes realment limitarà el que podeu fer amb Gmail.

Permeteu-me començar explicant una mica les carpetes. Les carpetes de correu electrònic, sovint dissenyades en una estructura d’arbre amb la possibilitat d’afegir subcarpetes, funcionen de forma similar a com ho fan les carpetes del món real. Els arxius. Si teniu un missatge a fitxer, només podeu fitxer en una carpeta.

Les etiquetes de Gmail tenen una aparença semblant a les carpetes a primera vista. Quan creeu una nova etiqueta, apareix al carril esquerre, de manera similar a on podreu veure les carpetes (amb configuració predeterminada) a Yahoo! Correu electrònic, hotmail i Outlook. Aquestes etiquetes de Gmail també els poden assignar colors, cosa que els fa semblar encara més a les carpetes.

Quina és la diferència?

Qualsevol fil de missatge determinat pot tenir més d'una etiqueta, com ara "treballar", "octubre de 2012" i "urgent". Gmail també et proporciona dues etiquetes automàticament: estelades i "importants", designades per una etiqueta groga a l'esquerra dels missatges que t'envien directament, és a dir, no a les llistes de servei, cap a la llista de missatges o altres missatges de correu massiu.

Penseu en etiquetes més com en etiquetes. I les etiquetes visuals que veieu al carril esquerre, penseu-les en un botó ràpid per ordenar tots els missatges que tenen una determinada etiqueta. Tingueu en compte que fins i tot la vostra safata d'entrada és només una etiqueta. Quan feu clic a una etiqueta a la barra esquerra, apareixerà automàticament un text nou al quadre de cerca de la part superior.

Aquest text ajuda a restringir la cerca només als missatges amb l'etiqueta en qüestió. Recordeu que Google és l’empresa que hi ha darrere de Gmail i que Google es fundà com a eina de cerca.

Millor pràctica: utilitzeu les etiquetes de Gmail de manera liberal perquè no són un substitut de les carpetes, sinó una manera de classificar o etiquetar els elements i fer-los més cercables.

Els usuaris d’alimentació haurien d’explorar l’àrea de configuració per configurar atributs d’etiquetatge més avançats. Per exemple, podeu configurar regles o filtres per desviar determinats tipus de correu a una etiqueta i que aquesta etiqueta aparegui al panell esquerre només quan conté missatges sense llegir.