Organitzeu-vos: el conjunt d’eines de col·laboració

Continguts

• Organitzeu-vos: El conjunt d’eines de col·laboració
• Gestió de tasques, Gestió de projectes, Screensharing

Dues de les meves amigues que em van dir recentment em van dir que em vaig desviar. Com? Fàcil. He axed el fil de correu electrònic que teníem sobre organitzar una gran sortida del sopar (ja sabeu com impliquen aquests fils i ningú pot estar al dia de qui va dir que eren gratuïts en quina data) i en lloc de fer servir Doodle. Doodle és un lloc web gratuït que us permet crear una enquesta en línia per a coses com el dia i l'hora en què les persones poden lliurar-se. L’he utilitzat des de fa anys per col·laborar, principalment en programar reunions amb persones que viuen a tot el món i que es troben en diversos fusos horaris.

Hi ha moltes aplicacions sorprenents per ajudar-vos amb la col·laboració. Potser vaig explotar la ment dels meus amics amb la meva eficiència, però em va donar compte que no m’havien trobat mai amb Doodle!

Per ajudar les persones amb aquest dur treball de ser l’organitzador de la col·laboració, he volgut compartir algunes de les millors eines que he trobat per aconseguir idees i idees fantàstiques.

Programació

Doodle s'ha convertit en la meva aplicació de programació exclusiva perquè és gratuïta i no requereix que els participants es registrin per utilitzar-la. Configureu una enquesta, envieu l’enllaç i permeteu que la gent respongui simplement anant al lloc web i marcant les caselles. És molt valuós per programar reunions o esdeveniments socials amb un gran grup.

Quan tothom utilitza el mateix sistema de calendari, com ara el calendari d'Outlook, generalment podeu fer visible el vostre calendari per a altres membres de l'equip, cosa que us pot ajudar a la planificació, però aquestes circumstàncies no sempre funcionen per a tots. Una altra opció és Tungle.me que conté alguns dels mateixos elements de Doodle, a més de la possibilitat de fer públic o visible el vostre temps lliure i ocupat per a algunes persones.

Compartir documents i carpetes

Com es posa els fitxers a disposició de totes les persones amb qui col·laboreu? No els envieu per correu electrònic És difícil i difícil de localitzar. Necessiteu una manera millor de compartir documents i carpetes.

Les solucions més senzilles es presenten en forma de serveis de sincronització de fitxers, com Dropbox o SugarSync. En realitat faig servir tots dos, SugarSync per a fitxers de treball i Dropbox per a fitxers personals. Els he utilitzat per compartir documents amb tot tipus de persones, inclosos els editors i fins i tot el meu advocat.

Trobo Dropbox i SugarSync molt més senzills per configurar i utilitzar, i convèncer altres usuaris perquè utilitzin els llocs FTP, que és la manera més antiga de compartir fitxers i carpetes.

Edició col·laborativament, asíncronament

Un altre motiu per utilitzar Dropbox, SugarSync o un altre servei de sincronització de fitxers per organitzar la col·laboració és perquè permeten a diverses persones editar un document, encara que solen ser asincrònicament. Dit d'una altra manera, no podeu veure que una altra persona editi el fitxer en temps real. Els canvis es produeixen localment i només seran visibles per al grup quan la persona que està editant penja el document de nou a la ubicació compartida.

Aquests serveis no us ofereixen una granularitat del que poden i no poden fer els col·laboradors (no podeu, per exemple, proporcionar la possibilitat a Kate d’editar fitxers X i Y, però no Z ), però proporcionen permisos bàsics. Per exemple, podeu compartir-ho enviant un enllaç de només lectura o podeu convidar a la gent a accedir completament a qualsevol cosa en una determinada carpeta compartida.

Edició col·laborativament, sincrònicament

Google Drive (abans Google Docs) té una de les funcions col·laboratives més impressionants que he vist mai: la capacitat d’editar de manera col·laborativa en temps real.

Una vegada vaig treballar amb un associat que es trobava en un altre estat i teníem reunions telefòniques setmanals que volien ser "reunions de treball". És a dir, es va discutir l'estat del projecte i es va treballar simultàniament la tasca que va afavorir l'estat del projecte. Hem utilitzat un simple full de càlcul a Google per registrar les tasques que calia fer i marcar-les amb una qualificació de prioritat. Durant la setmana, podríem afegir notes segons calgués. Aleshores, durant la reunió, podríem passar per la llista, completar les tasques en temps real mentre estiguéssim al telèfon i marcar-les. De vegades, però, veia alguna cosa a la llista i deia: "Què vol dir això?" Ho explicaria. I canviaria la manera com es va escriure la tasca, just davant dels meus ulls, de manera que estava segur que la seva traducció de la tasca significava el mateix que jo volia. Va ser una felicitat col·laborativa.

Les eines de Google funcionen no només per a fulls de càlcul, sinó també per a documents de presentació i text.