Organitzar-se: digitalitzar documents personals

Continguts

• Organitzar-se: Digitalització de documents personals
• Què no digitalitzar

Els ordinadors són molt bons a la recerca. Els ordinadors també són excel·lents per recuperar. Per molt ràpida i eficaç que penseu que podeu trobar i recuperar informació a casa vostra a partir de trossos de paper, estigueu segurs, els ordinadors ho poden fer més ràpidament.

Aquest és el motiu pel qual has de digitalitzar molts dels vostres documents personals.

Hi ha més raons, com el fet que ni tan sols podeu accedir a la informació d’aquest document d’assegurança d’inundació quan es troba en un tros de paper a la vostra cuina mentre un vol cancel·lat us ha deixat atrapat a St Kitts, a causa d’un huracà de tornada a casa. No seria un bon moment per tenir un document digital accessible des del portàtil, telèfon intel·ligent o tauleta?

Aquí hi ha un altre: heu canviat de metges, programes d’assegurances i farmàcies diverses vegades en els darrers anys, i el farmacèutic ara us ha de saber si heu pres algun medicament. No us seria útil iniciar sessió en algun sistema segur que tingui registres de totes les receptes que els vostres metges van escriure perquè heu enganxat amb la càmera del telèfon abans d’emplenar-les?

O potser estàs motivat per digitalitzar més documentació personal només per alliberar-te de les molèsties. Les raons per fer-ho són infinites i les excuses per no començar-hi són també. Aquí teniu uns quants consells i trucs que us deixaran sense excusa per deixar de banda la tasca.

Què digitalitzar

Abans de reduir la quantitat de paper que hi ha a casa vostra, heu de decidir quins documents tenen valor en fer-se digitals. En molts casos, voldreu conservar els documents originals, fent que el digital sigui essencialment una còpia de seguretat. Aquesta llista pot ajudar-vos a generar idees:

• impostos

• Ingressos deduïbles d’impostos

• rebuts de pagament

• actes i arrendaments

• garanties

• passaports (molts països tenen normes molt específiques sobre com fer còpies de passaports; consultar amb el govern)

• arxius familiars, com ara certificats de naixement, papers d’adopció, certificats de matrimoni, certificats de defunció i documents d’immigració

• formes d’assegurança

• Registres mèdics i dentals i receptes

Si el vostre empresari no proporciona paquets electrònics, haureu de conservar els originals com a mínim durant sis mesos, si no un any complet. Els bancs i els propietaris sovint requereixen aquests documents, a més dels formularis d'impostos (W2s als Estats Units), per completar tràmits financers o d'habitatge.

Amb passaports i alguns altres documents legals oficials, tingueu cura de les normes per a la realització de còpies. Normalment és una bona idea reduir o ampliar la imatge almenys un 10 per cent (per tant, no sembla que intentis falsificar-la).

Fins i tot si no creieu que haureu de proporcionar rèpliques d’algun d’aquests documents, és cert que hi haurà moments en què haureu de fer referència al vostre número de passaport (per a una sol·licitud, per exemple) o a alguna altra dada d’aquestes. És molt més eficient cercar aquesta informació des del vostre ordinador que no pas començar a excavar per un armari ple de papers.